Inspiratiedag 23 oktober 2014

1. Administratieve interacties tussen de Vlaamse overheid en gemeentebesturen van op de werkvloer bekeken Inspiratiedag 23 oktober 2014 Jolien Dewaele (Vlaamse overheid) Prof. Dr. Filip De Rynck (UGent)

2. Inhoud

3. Situering

4. Situering Bredere inbedding van dit project Focus: administratieve interacties Doelstellingen

5. Situering • Bredere inbedding van dit project • Complementair aan andere projecten rond administratieve vereenvoudiging (vanuit BZ en andere beleidsdomeinen) • Aansluiting bij diverse bestaande initiatieven • Open Standaarden Lokale Overheden (OSLO) • Geo-Monitor • …

6. Situering Focus: administratieve interacties De manier waarop de Vlaamse overheid in sectorale stromen (digitale) informatie opvraagt waarvoor de Vlaamse overheid bepaalde uitwisselingsplatformen, standaarden en procedures vastlegt.

7. Situering • Focus: administratieve interacties • Interacties in kaart gebracht vanuit breedteperspectief • Focus op reguliere processen met een regelmatig karakter (minstens jaarlijks), niet in focus: occasionele enquêtes via Vlaamse overheden • Methodologische beperkingen • Planlastendecreet en BBC niet in onderzoek opgenomen • Interbestuurlijke relatie beperkt tot relatie gemeente-Vlaams • Federale instanties niet meegenomen, vanuit lokaal niveau is dat vaak een irrelevante opdeling • Geen OCMW’sen politiezones meegenomen

8. Situering • Doelstellingen inspiratiedag • Plenaire terugkoppeling: voorstelling onderzoeksresultaten • Interactieve workshops: dialoog lokaal-Vlaams • Vervolgtraject: • verwerking ervaringen die vandaag aan bod komen • overkoepelend rapport: aanbevelingen en vergelijkingen over de vier lokale besturen heen

9. Aanpak

10. Aanpak • Analyse in vier lokale besturen, variërend naar schaalgrootte • Pittem: 6.773 inwoners • Aalter (piloot): 19.986 inwoners • Leuven: 98.539 inwoners • Gent: 250.284 inwoners • Analyse opgebouwd in verschillende fases • Inventariseren en beschrijven van administratieve interacties • Evalueren van ‘last’ bij administratieve interacties (lokaal en Vlaams) • Terugkoppeling op lokaal en Vlaams niveau • Verklaren van de (uiteenlopende) evaluaties • Formuleren van aanbevelingen die tot efficiëntiewinsten moeten leiden

11. Aanpak • Motivatie voor 4 lokale besturen • Differentiatie naar schaal en naar interne processen • Verwachting dat deze variabelen een impact hebben op ervaringen en evaluaties van ‘last’ • ‘Last’ heeft misschien te maken met de uiteenlopende interne kwaliteit van processen in gemeenten en de interne organisatie in die gemeenten

12. Aanpak • Gevisualiseerde ketenreconstructies • Vanop de werkvloer van lokaal bestuur getekend: uitvoering als start van de analyse en start van de ketenreconstructie • Reconstructie aan de hand van verschillende stappen in het proces vanuit lokaal niveau tot op niveau van verwerking en dossierafhandeling op Vlaams niveau • Zowel op lokaal als op Vlaams niveau bevraging van die ambtenaren die instaan voor verzamelen, verwerken en uitwisselen van informatie

13. Administratieve interacties geanalyseerd

14. Administratieve interacties geanalyseerd • Beschrijvend luik • Analyse inkomende en uitgaande brieven • Administratieve interacties: een breedteperspectief • GIS als bijzondere problematiek • Evaluerend luik • Hoe evalueren lokale ambtenaren administratieve interacties? • Hoe evalueren Vlaamse ambtenaren administratieve interacties? • Verklarend luik • Wat verklaart ervaringen van ‘last’? • Wat verklaart lokale differentiatie? • Wat verklaart Vlaamse differentiatie?

15. Administratieve interacties geanalyseerd • Beschrijvend luik: analyse postregistratie Voorafgaand aan inventarisatie en beschrijving: analyse van uitgaande brieven in referentiejaar 2013 • Aanpak: screening van elke uitgaande brief in 2013, op basis van adresgegevens bestemming bepaald en op basis van onderwerp aard van de interactie bepaald • Analyse niet in elk lokaal bestuur mogelijk, afhankelijk van de wijze waarop briefwisseling al dan niet (elektronisch) wordt bijgehouden • Resultaten beschikbaar voor gemeente Aalter en gemeente Pittem • Aalter: 9% van alle uitgaande brieven naar Vlaamse overheid • Pittem: 5% van alle uitgaande brieven naar Vlaamse overheid

16. 3. Administratieve interacties geanalyseerd Uitgaande brieven: gemeente Aalter (2013)

17. 3. Administratieve interacties geanalyseerd Uitgaande brieven: gemeente Aalter (naar beleidsdomein)

18. Administratieve interacties geanalyseerd • Beschrijvend luik • Conclusies over de briefwisseling: • Het aantal interacties via briefwisseling vanuit Vlaanderen is beperkt • Als er sprake is van ‘administratieve last’,dan komt die niet van de briefwisseling • Limieten van onderzoek: e-mails niet geanalyseerd

19. Administratieve interacties geanalyseerd • Beschrijvend luik • Aantal interacties • Graad van interactie • Object van de interacties • Frequentie van de interacties • Kanalen en technologische inbedding van interacties • Aantal betrokken actoren (lokaal en Vlaams) in ketens • GIS als bijzondere problematiek

20. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Aantal interacties Aantal onderzochte administratieve interacties per lokaal bestuur

21. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Aantal interacties Vaststellingen: Niet alleen schaalgrootte van lokale besturen bepaalt het aantal en de aard van de administratieve interacties, maar ook het producten- en dienstenaanbod van een gemeente. Inductief onderzoek: kans dat bepaalde ketens niet in kaart gebracht zijn, omdat die door lokale medewerkers als banaal worden ervaren.

22. Administratieve interacties geanalyseerd 1. Aantal interacties • Verschillen naar aanbod van diensten en producten • Gemeente Pittem biedt geen kinderopvang, noch onderwijs aan • Gemeente Aalter • Buitenschoolse Kinderopvang • Deeltijds Kunstonderwijs (DKO) • Stad Leuven en stad Gent • Kinderdagverblijven en buitenschoolse kinderopvang • Stedelijk onderwijs en deeltijds kunstonderwijs (DKO) • Sommige oproepen voor projectsubsidies zijn enkel naar centrumsteden gericht

23. Administratieve interacties geanalyseerd 2. Graad van interactie

24. Interacties vanuit de stad Leuven met de Vlaamse overheid Vlaamse overheid DAR AGIV WSE VDAB WVG K&G FB EWI BZ LV OV CJSM iV MOW RWO LNE Directie sociale zaken Directie data- en facilitair beheer Directie ruimtelijke ontwikkeling Directie personeel Directie cultuur Directie algemene zaken Directie burgerzaken Directie openbaar domein Politie Leuven Directie financiën Directie communicatie en stadsmarketing Directie sport Stad Leuven

25. Administratieve interacties geanalyseerd 2. Graad van interactie Vaststelling: Als er plan- en administratieve lasten zijn in de interbestuurlijke relatie tussen lokale en Vlaamse diensten, dan verschillen die sterk naargelang de gemeentelijke dienst.

26. Administratieve interacties geanalyseerd Geografische informatie 3. Object van interacties • Personeelsgegevens • Financiële gegevens • Eenmalige subsidies • Recurrente subsidies • Datatoelevering huisvesting / wonen • Datatoelevering milieu • Perceelsgebondeninformatie • Plannen en vergunningen • Gegevens over doelgroepen • Inspectie / verificatie / toezicht • Gegevens over gemeentelijke instellingen

27. Administratieve interacties geanalyseerd 4. Frequentie van de interacties

28. Administratieve interacties geanalyseerd 4. Frequentie van de interacties Vaststellingen: • Meer dan de helft van de onderzochte interacties op jaarlijkse basis • Permanent verwijst naar het voortdurend bijhouden van gegevens (bv. plannenregister, GRB,…) • Maandelijks aanleveren voornamelijk in kader van personeelsgegevens (bv, prestatiestaten gesco’s) • Regelmatige tijdstippen (bv. teldagen in het onderwijs voor de omkadering)

29. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding • Diverse informatiedragers op Vlaams niveau: webapplicaties, elektronische zendingen en papieren standaardformulieren • Eigen lokale systemen naast de door de Vlaamse overheid opgelegde systemen • Al dan niet geautomatiseerde overdracht

30. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding • Lokale besturen moeten data aanleveren via verschillende webloketten die Vlaamse overheid hen oplegt • Bijvoorbeeld: BIOS2, e-subsidieloket, online afvalstoffenenquête,… • Geografische informatieuitwisseling: verschillende toepassingen vanuit verschillende beleidsdomeinen en entiteiten (komt later nog aan bod) • Verschillende manieren om in te loggen • Federaal token, e-ID • Gebruikersnaam en wachtwoord • Lokale besturen kiezen er soms ook zelf voor om data zowel via e-mail als per post op te sturen omwille van termijnen, hoewel de Vlaamse overheid hen daartoe niet verplicht (bv. aanvraag subsidie Finse piste)

31. Verschillende webapplicaties

32. “Alles is wel online, maar je moet overal apart inloggen: ofwel met een e-ID, ofwel met gebruikersnaam en wachtwoord. Dat is een beetje de frustratie die nu naar boven aan het komen is: bij de Vlaamse overheid heb je verschillende departementen die elk met hun eigen ding bezig zijn.” (lokale ambtenaar Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving, gemeente Aalter)

33. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding Niet alleen webapplicaties om informatie uit te wisselen: Bijvoorbeeld: elektronische zendingen (personeelsadministratie onderwijs) Bijvoorbeeld: standaardformulieren in kader van verificatie Deeltijds Kunstonderwijs

34. Personeelsadministratie onderwijs (Leuven) Elektronische zendingen (bezoldigingsvoorwaarden) ~ omzendbrief indiensttreding van een tijdelijk personeelslid in het onderwijs Deeltijds Kunstonderwijs - academie - conservatorium WIZA (academie) DKO3 (conservatorium) Stad Leuven (directie sociale zaken, afdeling onderwijs en scholen) Basisonderwijs - gewoon type - buitengewoon onderwijs Elektronische zendingen (persoons- en opdrachtgebonden gegevens) ~ omzendbrief indiensttreding van een tijdelijk personeelslid in het onderwijs INFORMAT Administratieve opvolging/informatieverstrekking (bv. vaste benoeming, loopbaanonderbreking,…) Onderwijs en Vorming (AgODi) Geldelijke opvolging/informatieverstrekking Uitbetaling van de lonen Stad Leuven (directie sociale zaken) - Diploma - Attest van goed gedrag en zeden - Bankrekeningnummer - Attest medische geschiktheid nieuwe indiensttreding EDISON / algemeen e-mailadres

35. Deeltijds Kunstonderwijs: voorbeeld standaardformulier

36. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding Bijvoorbeeld: leegstandsregister • Elk van de 4 onderzochte lokale besturen gebruikt naast het door de Vlaamse overheid opgelegde systeem (RWO Data Manager) nog een eigen systeem om aan dossieropvolging in kader van leegstand te doen. • Naast leegstandsregister nog voorbeelden waar lokale besturen voor eigen systeem kiezen naast het door de Vlaamse overheid opgelegde systeem • Afvalstoffenenquête (gemeente Aalter bv. houdt kwantitatieve gegevens daarnaast ook in Excel-bestanden bij om facturen later te controleren) • Geografische toepassingen: stad Leuven doet aan dossieropvolging in G@lileo (intern GIS) en gebruikt opgelegde webloketten enkel voor verplichte uitwisseling

37. Ketenreconstructie leegstandsregister (Gent) Terreincontroles op basis van administratief vooronderzoek Stad Gent (afdeling bouw- en woontoezicht) Administratief vooronderzoek in kader van leegstand Controle bevolkingsregister Invoer leegstandsdossiers in intern systeem Mogelijkheid indienen bezwaarschrift Screening GRIP Belasting leegstaande woningen Screening ROL2000 RWO Data Manager Screening studentenkamers (o.b.v. lijsten brandweer) Controle taks 2e verblijven

38. Ketenreconstructie leegstandsregister (Aalter) Uitsorteren van bestaande lijsten Cel Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving (ROL) Cel Burgerzaken (o.b.v. bevolkingslijsten) Gemeentelijke heffing op leegstand Politiezone Aalter-Knesselare (vaststelling domicilie) • Leegstandsregister (2 delen: gebouwen en woningen) • het adres van het leegstaande pand; • de kadastrale gegevens van het leegstaande pand; • de identiteit en het adres van de zakelijk gerechtigde; • het nummer en de datum van de administratieve akte; • de indicaties die aanleiding hebben gegeven tot de opname; • eventueel, de feiten die aanleiding geven tot een vrijstelling van de leegstandsheffing overeenkomstig artikel 3.2.21 van het decreet, met de vermelding van de begin- en einddatum van de vrijstelling; • eventueel, de datum van de indiening van een beroep overeenkomstig artikel 6, en de datum en de aard van de beslissing in beroep. • (bron:https://www.wonenvlaanderen.be/ondersteuning_voor_professionelen/grond_en_pandenbeleid/leegstandsregister_en_leegstandsheffing/leegstandsregister_algemene_principes?f03f25ee475a65ab2bbbec6bae9205efa65a581e=6o8i9c62l0p5khtl8pbd0p9vg0 Gesorteerde lijsten Eandis BPost Gemeente organiseert minimaal jaarlijkse controle voor actualisatie leegstandsregister. Interne systemen - Flexiweb - Remmicon - CRM - Klapper - dossiers hernummering Manuele ingave

39. Administratieve interacties geanalyseerd 5. Kanalen en technologische inbedding Bijvoorbeeld: energieprestatiedatabank • Stad Leuven: geautomatiseerde gegevensuitwisseling; dossiers worden automatisch uit G@lileo geëxporteerd. • Gemeente Aalter: manuele gegevensuitwisseling; dossiers moeten manueel ingegeven worden.

40. Ketenreconstructie Energieprestatiedatabank (Leuven) Aanvraag aan het loket (burger / architect / …) Dossierbehandelaar (directie ruimtelijke ontwikkeling, afdeling bouwen, wonen en milieu) Directie data- en facilitair beheer G@lileo • Export vanuit G@lileo • Indien ontbrekende informatie • datum- en beslissingsvelden • gekoppelde acties Energieprestatiedatabank E-mail ter bevestiging Vlaams Energieagentschap (VEA) Aanmaak van een nieuw dossier in de databank = basis voor startverklaringen en vergunningen, maar ook een instrument voor handhaving

41. Ketenreconstructie Energieprestatiedatabank (Aalter) Gemeente Aalter (cel Ruimtelijke Organisatie en Leefomgeving) Afgeleverde bouwvergunning (ROL2000) Informatie vanuit Remmicom beschikbaar Interne opvolging dossiers Energieprestatiedatabank Energieprestatiedossier(s) toevoegen Aantal toegevoegde dossiers invullen Vlaams Energieagentschap (VEA) Aanmaak van een nieuw dossier in de databank = basis voor startverklaringen en vergunningen, maar ook een instrument voor handhaving

42. Administratieve interacties geanalyseerd 6. Aantal betrokken actoren (lokaal en Vlaams) in ketens Verschillende types mogelijk • 1-op-1 relatie Bijvoorbeeld: kwaliteitscontrole zwembaden Zwembadbeheerders voeren controles uit en bezorgen die informatie aan een Vlaamse administratie: toezicht volksgezondheid • 1-op-meerdere relatie Bijvoorbeeld: verificatie Deeltijds Kunstonderwijs (stad Leuven) Lokale ambtenaren bezorgen vanuit de instellingen van DKO informatie zowel aan AgoDi als aan de onderwijsinspectie

43. Administratieve interacties geanalyseerd 6. Aantal betrokken actoren (lokaal en Vlaams) in ketens • Meerdere-op-1 relatie Bijvoorbeeld: pesticidendatabank(stad Gent) Milieudienst vraagt gegevens over gebruik pesticiden aan gemeentelijke diensten op, verzamelt die en verwerkt de gegevens om ze door te geven aan 1 Vlaamse overheidsdienst: Vlaamse Milieumaatschappij (VMM) • Meerdere-op-meerdere relatie Bjivoorbeeld: gemeente Aalter: rapportering Buitenschoolse Kinderopvang (BKO) Personeelsdienst, dienst buitenschoolse kinderopvang leveren aan Kind & Gezin, departement WSE en FCUD informatie aan

44. Ketenreconstructie buitenschoolse kinderopvang (Aalter) Cel Budget Cel Personeel Leveren informatie Buitenschoolse Kinderopvang aan Cel Buitenschoolse Kinderopvang Datatoelevering gegevens personeelsleden BKO Formulier in geval van nieuwe aanwerving VDAB Formulier FCUD Formulier uitbreidingsronde Formulier Kind & Gezin Fonds voor Collectieve Uitrustingen en Diensten (FCUD) Per kwartaal: overzicht personeelsverloop, personeelswissels, nieuwe aanwervingen, wijzigingen contracten,… Bijkomende vragen via e-mail! Digitaal webloket departement WSE Kind & Gezin Jaarlijks: lijst van personeelsleden in dienst Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie Maandelijks: aanlevering personeelsgegevens (weerwerk gesco’s)

45. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek • Sectorspecifieke informatieuitwisseling: informatie met een geografische component • GIS-Monitor (2013) geeft de GIS-maturiteit van lokale besturen weer • GIS wordt sinds 2010 in steeds meer beleidsdomeinen ingezet • Lokale besturen maken sinds 2008 voor steeds meer toepassingen gebruik van GIS • Slechts 14% van de Vlaamse lokale besturen slagen erin om GIS-bestanden op een geautomatiseerde wijze aan andere overheden aan te leveren (Bron: Vlaamse overheid (2014). Rapport: Analyse van het gebruik van geografische informatie bij de Vlaamse lokale besturen.)

46. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Gemeente Aalter: type 3 (Geo-Monitor) “We zijn naar die GIS-verplichtingen aan het toewerken, we weten al waar we naar toe moeten, dat is al een voordeel, er is tenminste al een bewustzijn.” (GIS-coördinator, gemeente Aalter)

47. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Stad Leuven: type 5 (Geo-Monitor) “Wij willen de kost van het updaten van data zo laag mogelijk houden. Onze besparing zit in het gegeven dat onze werkprocessen op hetzelfde platform draaien, zodanig dat we geen aparte personen data moeten laten invullen. Dat is meteen ook onze drijfveer: het bijhouden van al onze data” (directeur directie data- en facilitair beheer, stad Leuven)

48. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Gemeente Pittem: type 2 (Geo-Monitor) De gemeente Pittem is sinds september 2014 ontvoogd en geniet bijgevolg stedenbouwkundige autonomie. Ervaringen rond die ontvoogding komen in deel 2 aan bod door dhr. Eddy Truyaert (stedenbouwkundig ambtenaar, Pittem)

49. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Stad Gent: type 4 (Geo-Monitor) “We proberen zoveel mogelijk te automatiseren, maar dat kost heel wat tijd, geld en energie.” “Er zijn in het verleden wel zaken geweest, zeker waar steden en gemeenten al veel investeringen hadden gedaan en waar ze dan naar een ander systeem moeten migreren dat nog meer geld gaat kosten of meer mankracht vragen. Maar dat is dan even de zure appel door om er dan de voordelen van te kunnen zien. Het lukt wel.” (GIS-medewerker, stad Gent)

50. Administratieve interacties geanalyseerd 7. GIS als bijzondere problematiek Tabel: Informatieuitwisseling met geografische component (stad Leuven)