Susana Guerreiro , Gestora de Frota SMAS de Oeiras e Amadora

As mais-valias do Sistema de Localização Geográfica O caso prático dos SMAS de Oeiras e Amadora Susana Guerreiro, Gestora de Frota SMAS de Oeiras e Amadora DET – Divisão de Equipamento e Telegestão Algébrica | Intra Gestor de Frotas Conferência | 23 de Maio de 2012 | Hotel Fénix | Lisboa

Sumário Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual Apresentação Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas As mais-valias da Georreferenciação Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

Apresentação Vídeo Institucional

Apresentação Factos: A Gestão de Viaturas não é o “Core Business” dos SMAS As Viaturas são Ferramentas Indispensáveis ao bom Funcionamento dos Serviços É necessário Otimizá-las (gestão mais eficiente dos dinheiros públicos) Contexto Atual de Contração Económica e Constrangimento Orçamental Crescentes Exigências da Sociedade Serviços Públicos cada vez mais Capazes (servir melhor e com menos gastos) “A Implementação das TIC vem assim atuar como um Processo Facilitador”

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual Redução da Despesa Pública (menos custos e desperdícios) Crise Económica Contração Constrangimento Orçamental Maior Racionabilidade, Transparência e Credibilidade Desenvolvimento de TI’s (modernização) Relatórios de Gestão (suporte à decisão) Aumento da Qualidade (foco no cliente) Maior Controle / Monitorização (menos abusos) Aumento da Produtividade (maior flexibilidade) Otimização de Recursos Gestão de Frota Eficiente Sustentabilidade Financeira “Fazer + com –” Meta: Atingir a Excelência Operacional

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual “A gestão de frotas é assim hoje um processo complexo e crítico, sobretudo nesta era da informação, transparência e eficiência, e em que a orçamentação é cada vez mais criteriosa e rigorosa” Com esse intuito os SMAS têm associado TIC à Gestão da Frota, nomeadamente através da: Implementação de um Software de Gestão de Frota Georreferenciação de Viaturas (e dentro em breve) de um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora Propriedade das Viaturas e Máquinas e Tendências ANTERIORMENTE ATUALMENTE Retração do Mercado de 2ª Mão

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora “Por norma as Frotas são responsáveis por uma percentagem significativa dos custos de uma Organização, sendo crucial o recurso às TIC para uma Gestão mais Eficiente” Nos SMAS essa percentagem de custos corresponde apenas a: 3,2 % Não obstante tratam-se de Dinheiros Públicos impondo-se uma Gestão Rigorosa Daí a aposta dos SMAS nas TIC como uma mais-valia para os seus Gestores (em termos de Presente e Futuro)

GESTÃO DE FROTAS TIC Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas Era da Informação e do Conhecimento Acesso a um vasto conjunto de relatórios Maior capacidade de análise Maior número de KPI’s Software de Gestão Partilhada de Viaturas + Controle e Rigor - Custos + Transparência e Credibilidade Visão + alargada Gestão + Eficiente NOVO Por via da Integração das TIC, entre si, e com a Gestão de Frotas Localização Geográfica de Viaturas Business Intel (GOP’s) Software de Gestão de Frotas Plataforma de Aquisições e de Compras Públicas KPI’s Software de Gestão de Combustíveis (on-line) GOP’s – Grandes Opções do Plano (Orçamento)

Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas “Não basta ter uma grande quantidade de informação, é necessário geri-la e integrá-la agregando valor às tomadas de decisão”

As mais-valias da Georreferenciação Para os SMAS esses Vetores são: Aumento da Performance/Produtividade Redução de Custos Aumento da Segurança Poupança de Combustível Controlo da Frota (com uma Visão Global da Atividade das Viaturas) “Independentemente da Solução da Implementada a Georreferenciação produz Vantagens em diversos Vetores” “A frota passou a ter... controlo remoto!”

As mais-valias da Georreferenciação - Aumento da Performance/Produtividade: Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente (↑ Controle; ↓ Kms realizados; ↓ Tempo despendido fora do serviço) Maior Capacidade e Rapidez de Resposta (Por via da localização em tempo real das viaturas e escalonamento da mais próxima) - Redução de Custos: Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente (↓ Kms realizados; ↓ Desgaste; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos) Rentabilização e Otimização da Frota (↑ Noção das taxas e períodos de utilização; ↑ Capacidade de reafetação e/ou partilha de viaturas; ↑ Probabilidade de redução do nº de viaturas da frota) 1º VETOR 2º VETOR

As mais-valias da Georreferenciação - Redução de Custos (continuação): Redução dos Excessos de Velocidade (↓ Acidentes; ↓ Desgaste; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos) Sensibilização dos Utilizadores para uma condução mais económica (↑ Noção do perfil dos condutores; ↑ Ações de Formação/Sensibilização; ↓ Desgaste de pneus; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos) Outros Fatores que contribuem para a Redução de Custos: Planeamento de Rotas (↑ Eficiência; ↑ Rentabilização; ↑ Produtividade; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos) Possibilidade de Evitar o Roubo de Combustível (↓ Combustível roubado; ↓ Perdas/Custos) 2º VETOR “Pouco notório em Frotas com Utilizações Casuísticas” “Dispositivos não instalados nos SMAS”

As mais-valias da Georreferenciação - Aumento da Segurança: Redução dos Excessos de Velocidade (↓ Risco de Acidentes; ↓ Riscos para os utilizadores) Possibilidade de Evitar o Roubo do Bem/Património (Por via da identificação em tempo real da localização exata das viaturas e eventual disponibilização desses dados às autoridades ) Outro Fator que o poderá vir a potenciar: Possibilidade de Evitar o Roubo de Combustível – Válido para alguns softwares e mediante a instalação de um dispositivo adicional 3º VETOR

As mais-valias da Georreferenciação - Poupança de Combustível: Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente (↓ Kms realizados; ↓ Consumo de Combustível) Otimização da Frota (Escalonamento da viatura mais próxima de um serviço inesperado; ↓ Kms realizados; ↓ Consumo de Combustível) Redução dos Excessos de Velocidade (↓ Consumo de Combustível) Sensibilização dos Utilizadores para uma condução mais económica (↑ Noção do perfil dos condutores; ↑ Ações de Formação/Sensibilização; ↓ Consumo de Combustível) Fatores que o potenciam: O Planeamento de Rotas A Deteção de Roubos de Combustível 4º VETOR

As mais-valias da Georreferenciação - Controlo da Frota: Acesso a Novos Indicadores de Suporte à Decisão (Mapas; Imagens de Satélite; Gráficos dos Alertas; Relatórios; Histórico por Viatura) Visão Global da Frota (3/4 das viaturas afetas a outras U.O.) Identificar onde intervir Maior Eficiência e Rentabilização (com redução efetiva de custos sem comprometer a disponibilidade) 5º VETOR Rotas do último mês Percursos de 1 dia Rota em Tempo Real Requer no entanto uma constante: Monitorização Informação/sensibilização dos colaboradores e suas chefias “O que NÃO é observado, monitorizado, registado e comunicado, NÃO é analisado, ajustado e/ou alterado comprometendo o desenvolvimento”

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas Ao permitir-nos constatar: As Movimentações das Viaturas E as Taxas de Utilização e Períodos de Ocupação O que aliado aos indicadores retirados do Software de Gestão de Frotas, nos proporcionou: A comprovação de uma realidade (passível de melhoria) Suporte à justificação da proposta de melhoria apresentada “O Know How obtido por intermédio da Georreferenciação facultou-nos uma Visão Global do Funcionamento da Frota”

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas Ao permitir comprovar: A Existência de um número razoável de viaturas subutilizadas Baixas Taxas de UtilizaçãoVsElevados Períodos de Ocupação Poucos Kms realizados => (Custo por Km elevado, em AOV) Foi assim possível: Contrapor os diversos obstáculos criados pelas U.O. face a uma eventual Redução de Viaturas Obter uma decisão favorável para a criação de um Novo Modelo de Gestão, recorrendo à partilha=> “A Georreferenciação contribuiu para a decisão por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas”

“If you keep doing what you’ve always done, you’ll keep getting what you’ve always gotten” Kenneth Blanchard QUESTÕES Muito Obrigado Algébrica | Intra Gestor de Frotas Conferência | 23 de Maio de 2012 | Hotel Fénix | Lisboa

Susana Guerreiro , Gestora de Frota SMAS de Oeiras e Amadora