13 november 2013 Eelko van den Boogaard Patrick Dekkers Bernadette Elbers

1. 13 november 2013 Eelko van den Boogaard Patrick Dekkers Bernadette Elbers Werkconferentie Shared Services Bedrijfsvoering Veranderende rol en werk van communicatie bij vraagsturing

2. Veranderende rol en werk van communicatie bij vraagsturing Thema’s - Veranderende rol overheid/communicatie (Patrick) • Verandering rollen/taken en organisatie (Eelko) • Waar lopen we tegen aan/dilemma’s (Eelko) • Gedragsverandering medewerkers (Patrick)

3. Veranderende rol overheid/communicatie Netwerksamenleving : instituties niet meer vanzelfsprekend de enige oplossers voor een maatschappelijk vraagstuk Oplossing komt uit kennis van vragen van de stad en samenwerking tussen individuen, bedrijven en instituties Verbinding maken met die samenleving en als vertrouwenwekkende partner voor burgers en bedrijven samen de stad maken Dit besef is randvoorwaarde om de nieuwe rol van communicatie te vervullen. In Tilburg is die vervuld met de reorganisatie van 2011 Tilburg Transformeert.

4. van‘alle wijsheid komt uit het stadhuis’ • naar‘we doen het samen’

5. Nieuwe samenwerkingsvormen ontwikkelen zich Via spindoctor Van stadsomroeper Naar deelnemer

6. Trends in communicatie flexibele teams online community building factor C open data communicatieve organisatie dienstverlening webcare scrum omgevingsbewust werken dialogiseren social marketing content marketing storytelling Accountability monitoring social news room cross-mediale toepassingen social media transparantie omgevingsanalyse resultaatmeting/-sturing stakeholdermapping

8. Gevolgen Deze maatschappelijke verandering heeft gevolgen voor de organisatie, taken en rollen van de communicatiefunctie

9. Verandering organisatie • Van lijn naar netwerkorganisatie • Per werkveld liaison: tandem met lijn • Liaisons: sturen op inhoud en samenhang • Management: bedrijfsvoering en professionalisering • Decentralisatie: opdrachtgever, uitvoering • Centralisatie college/concern communicatie en digitaal kanaal

10. Netwerkorganisatie

11. Taken en rollen • Van zenden naar verbinden • Communicatie midden in primair proces • Lijnmanager is verantwoordelijk • Tandem: communicatie en lijn • Meer strategisch advies, minder uitvoering • Faciliteren en ondersteunen • Organisatie communicatiever maken • Factor C bijeenkomsten

12. Alle ballen op binnen van: Communicatieburo 'regelt' gemeentelijke communicatie naar: Lijnmedeweerker communiceert zelf

13. Sociale media: zenden of interactief

14. Van Naar Communicatie stimuleert dit nieuwe gedrag Gevolgen voor gedrag bij medewerkers Weten Boodschap maken Eigen boodschap Uitdragen Onderzoeken Vraag formuleren Vraag van de ander Luisteren, bespreken, presenteren, vertellen

15. Ervaringen bij communicatie • Moeilijk afscheid nemen van het bekende Voelt comfortabel maar ook: Was het niet goed dan? • Zoeken naar rol in het nieuweHoe helpen we met ‘luisteren’ en ‘bespreken’? • Adviesrol professioneel invullen: Van ‘antwoord op de vraag’ naar ‘bespreken van het probleem’ Discussie is geen conflict

16. Ontwikkelen bij communicatie Durf (kritische) vragen te stellen Durf verbinding te maken met de wensen van de maatschappij en houd beleidsmakers een spiegel voor Kijk naar wat jijzelf kunt/moet bijdragen in plaats van te wijzen op wat de ander moet doen

17. Ervaringen buiten communicatie Vragen van collega’s variëren sterk Sommigen komen nog met‘oude’vragen: regel …..; maak …….; Velen staan nog op modus zenden Sommigen vragen hulp in nieuwe opdracht

18. Werkt dit? • Praktijk is weerbarstig • Wel gunstige randvoorwaarden • Hele organisatie is in verandering • 20% kleiner én veranderen • Neiging om naar onszelf te kijken, ter weinig naar buiten • Bestuur wil 'oogsten‘ in verkiezingsjaar • Gedragsverandering kost (veel) tijd/gaat niet vanzelf

19. Dilemma’s • Omgeving houdt (veranderend) communicatiebureau in haar greep • Focus binnen (op organiseren, veranderen) ipv buiten • Als primair proces zelf uitvoering doet zijn dan: - communicatieadviseurs niet meer betrokken? - communicatiemiddelen kwalitatief minder?

20. Ervaringen Is het nodig? Ja Is het makkelijk? Nee Is het leuk? Ja Sleutel: aan de voorkant aansluiten bij de ontwikkeling van de organisatie, durf initiatief te nemen.

21. Gesprek Vragen, opmerkingen, suggesties?