JOURNEE DU 12 FEVRIER 2013 LA DEMATERIALISATION

1. JOURNEE DU 12 FEVRIER 2013 LA DEMATERIALISATION

2. POURQUOI DEMATERIALISER ?

3. La dématérialisation permet entre autre : - le « 0 papier » - de simplifier les processus de traitements - de diminuer les coûts - de faciliter l'archivage des documents

4. LA DEMATERIALISATION DE LA PAIE

5. La dématérialisation de la paie permet d'éditer uniquement le bulletin de paie des agents et quelques états : CDG, CNFPT, RAFP, CNRACL et 1 % solidarité. Les bulletins pour votre structure et pour la trésorerie ainsi que les autres états (URSSAF …) n'ont plus à être édités. L'outil XEMELIOS vous permet de lire les bulletins dématérialisés. Ces bulletins peuvent être joints aux mandats en tant que pièce jointe.

6. COURRIERELECTRONIQUESECURISE

7. COURRIER ELECTRONIQUESECURISE Mont-de-Marsan vendredi 26 septembre 2014

8. Courrier électronique sécurisé Equivalent à la lettre avec accusé de réception, Acheminement du courrier par un Tiers de Télétransmission qui garantit à l’expéditeur la remise ou non du courrier et pour le destinataire l’identité de l’expéditeur, La récupération du courrier peut être sécurisé par un mot de passe. 26/09/2014

9. Courrier électronique sécurisé L’ALPI est Tiers de Télétransmission agréé pour le protocole ACTES, Utilisation de la même technologie, de la sécurité des accès et de la traçabilité des opérations, Conservation des courriers, notifications, des fichiers, La date et l’heure d’émission du courrier sont garanties, La date et l’heure d’ouverture (ou pas) du courrier sont garanties 26/09/2014

10. Comment ça marche ? Pour envoyer un courrier, il faut se connecter à la plate-forme ACTES avec son certificat électronique L’identité de l’expéditeur est donc vérifié L’expéditeur rédige son mail et joint les pièces qu’il souhaite avec la possibilité de protéger son accès (donc sa lecture) par un mot de passe La plate-forme horodate l’émission du courrier Le ou les destinataires reçoivent un mail qui notifie la réception d’un courrier avec AR L’ouverture du courrier provoque immédiatement l’horodatage du courrier 26/09/2014

11. Cas d’utilisation Transmettre les convocations aux élus (accompagnées par exemple de l’ordre du jour, d’un projet de délibération…) Transmettre des documents à des organismes tels que la trésorerie, fournisseurs… En fait, à toutes personnes ayant une adresse électronique ! 26/09/2014

12. Plus d’informations ALPI - M. Guillaume BOULOM ----- e-@dministration guillaume.boulom@alpi40.fr Tel: 05 58 85 81 90 www.alpi40.fr 26/09/2014

13. LA DEMATERIALISATION COMPTABLE

14. QUE PEUT-ON DEMATERIALISER ?

15. Les pièces comptables : - les mandats - les titres de recette - les bordereaux de mandats et de titres signés électroniquement Les pièces jointes : - la paie - les délibérations, arrêtés et décisions - les factures dépenses - les documents budgétaires - les pièces de passation des marchés - ...

16. LE PES V2 (Protocole d'échange standard V2)

17. Les protocoles traditionnels en ligne RCT puis Indigo ne permettaient pas de véhiculer toutes les informations nécessaires à une bonne qualité comptable. Cette situation conduisait les comptables à effectuer de nombreux retraitements dans Hélios. Le PES V2 oblige à davantage de précision et d’exhaustivité: - pour les opérations de recettes - pour les opérations de dépenses - pour les opérations d’ordre et de fin d’exercice - pour les caractéristiques des créanciers et des débiteurs

18. Au 1er janvier 2015, toutes les structures devront dématérialiser les écritures comptables. La dématérialisation des PJ ne sera pas encore obligatoire. Cependant toutes les structures qui utilisent le prélèvement automatique et/ou le ROLMRE devront impérativement basculer au PES V2 au 1er février 2014.

19. LES CONTRÔLES

20. LES TIERS Vérifications à faire sur les tiers Il existe 3 grandes catégories de tiers : - les personnes physiques - les personnes morales - les tiers fonctionnels rattachés

21. IDENTIFICATION DU TIERS - le nom du tiers : il doit être explicite. Votre trésorerie ne doit pas être un tiers. Les écritures d'ordre par exemple doivent être faites au nom de la structure. Le nom des tiers collectifs et des régisseurs doit être précis. Par exemple : - DEBITEURS DIVERS ALPI - REGISSEUR CANTINE XXX - le n° SIRET : obligatoire pour tous les tiers sauf les particuliers. Il est interdit de saisir le NIR. - le référent client (permet les exports) doit être sans espace et être compréhensif Attention le '-' et le '_' sont acceptés comme caractères spéciaux

22. Les civilités Voici la liste des civilités reconnues par HELIOS :

23. L'adresse • Respect de la norme AFNOR XPZ 10-011 : • Informations ordonnées • 6 lignes maximum • 38 caractères par ligne espace compris • Pas de signe de ponctuation ni de mise en page (pas de gras, souligné …) • Toutes les lignes écrites en MAJUSCULE • Les logiciels comptables et de facturation ordonnent correctement les informations.

24. La nature juridique / la catégorie Ces 2 zones sont obligatoires et permettent de classer les tiers. Ex : Tiers (code nature/catégorie) URSSAF (04/60) , CNRACL (05/70) , IRCANTEC (05/71), RAFP (05/73) , ATIACL (07/20), Fonds de solidarité (07/20), CNFPT (08/20) , CDG (09/22), CIAS (09/26), Préfon (05/73) Personne physique (01/01), Artisan/Commerçant (02/01) Indemnités élus (09 / 23 ou 24) Salaire des agents (09 / 23 ou 24)

25. L'IBAN dans les logiciels de comptabilité A partir du 1er février, le RIB que nous connaissons disparaît. Il est remplacé par l'IBAN. Le logiciel CIVIL calcule l'IBAN à chaque saisie du RIB. Cosoluce vous propose un outil pour calculer tous les IBAN de vos anciens tiers. Pour les nouveaux, le calcul se fait automatiquement. Par contre, pour tous les éditeurs, il faut saisir le BIC

26. L'IBAN dans les logiciels de facturation Les logiciels de la gamme APOLOGIC calculent l'IBAN à chaque saisie du RIB. Pour OMEGA, vous êtes obligés de le saisir manuellement. ABELIUM WEB propose aussi un outil. Ce dernier permet déjà de créer un fichier de prélèvement avec le SEPA HOL va prévoir dans une nouvelle version la saisie manuelle de l'IBAN

27. Les outils de COSOLUCE COSOLUCE met à disposition différents outils pour travailler sur vos tiers. Ces outils se trouvent dans CORAIL\TIERS - Traitements : • Suppression des tiers • Affectation des catégories et des natures juridiques • Découpage du nom/ prénom des personnes physiques • Affectation des civilités • Tiers avec une adresse non conforme • Calculer les n° IBAN

28. L'outil CIRIL CIVIL propose un outil unique qui se trouve dans OUTILS. Cet outil se nomme MAJ des tiers en masse. Différents tris vous sont proposés. Une fois le tri fait, vous obtenez divers outils de mise à jour.

29. AUTRE CONTROLE Le délai global de paiement est actuellement de 30 jours (20 jours pour la collectivité et 10 jours pour la trésorerie). Il est obligatoire dans le PES V2. Le délai global de paiement court à partir de la date de réception de la facture. Les logiciels finances calculent automatiquement ce délai, mais vous devez saisir la date de réception de la facture.

30. LES SUJETS DE REFLEXION

31. Vous pouvez profiter de la mise en place de la dématérialisation pour revoir la mise en place : • de la numérisation des pièces jointes • des bons de commande • des factures L'ALPI propose un logiciel de gestion des courriers qui vous permet de gérer la numérisation du courrier, le nommage et l'archivage. Le logiciel CIRIL propose un workflow pour le suivi des bons de commandes et des factures.

32. 2 exemples d'organisation de la numérisation des PJ

33. Schéma général de déroulement des opérations Mandat – Titre – Bordereaux + Pièces jointes retours Signature de l’élu de façon électronique Parapheur électronique Tiers de télétransmission Intégration directe dans le plan de classement de la GED (gestion électronique de documents) – rubrique 5 finances Portail Hélios de la trésorerie (XML) Archiland – plateforme d’archivage électronique

34. LE PARAPHEUR ELECTRONIQUE

35. Vue du parapheur électronique

36. Vue du parapheur électronique

37. Vue du parapheur électronique

38. Vue du parapheur électronique

39. ACTES BUDGETAIRES

40. La méthode de télétransmission reste identique quelque soit les actes à transmettre. La particularité de ACTES Budgétaires : les budgets doivent être formatés exclusivement au format XML. Le budget en XML doit respecter un schéma strict. Le budget doit faire l'objet de contrôle avant sa télétransmission via l'outil TOTEM.

45. TOTEM Outil de dématérialisation des budgets

46. Totem est un outil qui permet la dématérialisation des documents budgétaires. Le document budgétaire dématérialisé peut être : - envoyé directement à la Préfecture par ACTES BUDGETAIRES. - envoyé à votre trésorerie après avoir été transformé au format PJ par XEMELIOS Une convention doit être signée avec chacune des structures. Vous pouvez télécharger TOTEM à l'adresse :http://www.alpi40.fr/article/articleview/6336/1/127/

47. LE TDT Tiers de télétransmission

48. ARCHILAND

49. www.alpi40.fr www.archiland.org 26/09/2014 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

50. Cycle de vie d’une archive www.archiland.org 26/09/2014 conservation sécurisée des archives électroniques publiques