Årsmøte sameiet Ilsetra, fredag 2 april, 2009, kl 16 til 18, på Ilsetra Hotell

1. Årsmøte sameiet Ilsetra, fredag 2 april, 2009, kl 16 til 18, på Ilsetra Hotell

2. Agenda Saksliste 1. Velkommen 2. Navneopprop med registrering av fremmøtte og fullmakter 3. Godkjenning av innkalling 4. Valg av møteleder 5. Valg av referent og 2 personer til å underskrive protokollen 6. Innkomne saker 7. Styrets årsberetning 2009 samt informasjon om styrets arbeid (vedlegg 1) 8. Årsregnskap 2009 (vedlegg 1) 9. Budsjett 2010 (vedlegg 2) 10. Overbygg inngang trappehus (vedlegg 3) 11. Vedtektsendring (vedlegg 3) 12. Konklusjon reklamasjoner inntrukne verandaer 13. Status i byggene 14. Valg 14.1. Valg av styre 14.2. Valg av styreleder

3. Pkt 6. Varsel om reseksjonering av garasjeplasser v/Hilde • 2 p-plasser i garasjen i bygg E er tinglyst på leilighet E i bygg A. • Tidligere eier av leilighet E i bygg A ønsker å reseksjonere disse plassene ut av sameiet. • Styret behandler saken da det er praktisk utfordrende å ha 13 p-plasser i bygg E. Se også pkt 11.

4. Pkt 7. Gjennomgang av årsberetning v/Bente Virksomhetens art og hvor den drives Selskapet er eierseksjonssameie bestående av 39 seksjoner fritidsleiligheter beliggende på Hafjell, Øyer kommune. Rettvisende oversikt over utvikling og resultat Årsresultatet viser et overskudd på kr. 72.581,-. Styret er av den oppfatning at regnskapet med noter gir et rettvisende bilde av virksomheten i året og for den finansielle stillingen ved årsskiftet. Det har heller ikke inntruffet forhold etter regnskapsavleggelsen som tilsier noe annet. Iht vedtektene fordeles kostnadene der hvor de oppstår og fordeles etter sameiebrøken. Fortsatt drift Styret bekrefter at forutsetningen om fortsatt drift er til stede og årsregnskapet for 2009 er satt opp under denne forutsetning. Arbeidsmiljø/likestilling Selskapet har ikke hatt lønnede ansatte i 2009 og følgelig har det heller ikke vært sykefravær eller arbeidsulykker knyttet til selskapet. Styret består av 3 menn og 3 kvinner. Styret har samarbeidet svært bra.

5. Fortsettelse årsberetning Ytre miljø Styret anser at selskapet ikke forurenser det ytre miljø ut over det som er vanlig i bransjen. Styrets arbeid Siden årsmøtet i påsken 2009, har styret har hatt 6 styremøter, oppfølgingsmøter med vaktmester, befaring med rådgivningsfirmaet Rambøll og korrespondanse med PK entreprenør. I tillegg har styrets medlemmer hatt utstrakt mailkorrespondanse seg i mellom. Følgende oppgaver har hatt prioritet: · Reklamasjonssaker · Oppfølging av vaktmesteravtalen · Kontakt med Øyer kommune vedrørende, friområder, skilting og postkasse . Kontakt med Statsskog vedr evnt kjøp av tomt · Inngåelse av ny forsikringsavtale · Opprettelse av vedlikeholdsbudsjett (maling av byggene) · Opprettelse av hjemmeside · Adresseendring Årsmøtet vil redegjøre for alle enkeltsaker styret har arbeidet med det siste året.

6. Pkt 7. Styrets arbeid • Kjøp av festetomt v/Christian • Beising av hus D og E og tilbud på A, B og C v/Sveinung • Løypekjøring v/Rolf • Eiendomsskatten v/Knut • Adresseendring og skilting v/Hilde og Sveinung • Postkasser og søppelskur v/Karin • Oppslagstavler og hjemmesiden med demo v/Hilde • Status uteområder v/Hilde

7. Pkt 7. Risikoanalyse og branninstruks v/Øystein • Gjennomgang av Branninstruks Sameiet Ilsetra leiligheter utarbeidet av Alarm og Sikkerhet AS • Risikoanalyse • Vurdering fra risiko rådgiver/Gjensidige, spesialist på brann/rømningsveier: • Mangelfull merking av rømningsveier • Store isdannelser på svalegangene • Splinten til rømningsstigen på trappehuset i D og E er plassert ca 30 cm lavere enn tak utspringet – derfor vanskelig å nå. Rømningsstigen bør forlenges med 1 meter eller flytte sikringssplinten til toppen av stigen. • A, B og C mangler Anleggsdokumetasjon som skal være i kassett ved siden av brannsentralen i inngangspartiet. I

8. Pkt 8 og 9. Årsregnskap og budsjett v/Bente

9. Regnskap fortsetter

11. Pkt 10. Overbygg trappehus v/ Bente • Hvorfor???? • Utfordrende konstruksjon fører til at dørene lett blir stående på gløtt ved at det samler seg snø under dørbladet på branndørene eller ved at det blir liggende snø i dørsprekken. Beboerne, gjester eller besøkende ”slurver / unnlater” å fjerne snø. • Både PK v/Per Solli og vaktmester anbefaler overbygget. • Bruker mye strøm i trappehuset. Vann renner inn og forårsaker store skader i hele trappehuset. • Branngjennomgang har påpekt at det er uheldig med store issvuller på svalegangen da denne fungerer som rømningsvei. • Alt ytre vedlikehold er et felles anliggende. Det samme gjelder fellesarealene.

12. Pkt 10. Overbygg inngang trappehus, minimumsløsning og styrets forslag

13. Fasade mot vest

14. Pkt 10. Overbygg inngang trappehus / svalegang

15. Pkt 10. Overbygg inngang trappehus • Styret foreslår at bygging av overbygg på inngang trappehus gjennomføres i 2010 (minimumsløsning). • Totalkostnad kr 337.500,- for alle 5 bygg. Kostnaden er ikke innarbeidet i budsjett 2010 og foreslås dekket ved en engangsinnbetaling fra sameierne fordelt etter sameiebrøken. • Hvert hus enes om evnt utbygging utover minimumsløsningen innen 15 mai 2010. Styrets representanter i de enkelte byggene samordner prosessen i eget bygg.

16. Pkt 11. Vedtektsendring pkt 3 i vedtektene v/Hilde ”3 Rettslig rådighet over seksjonen Med de unntak som er fastsatt i eierseksjonsloven og disse vedtekter har den enkelte sameier full rettslig rådighet over sin seksjon, herunder rett til salg, bortleie og pantsettelse. Garasjeplasser som ikke følger med leiligheten ved salg, kan kun selges/byttes internt i sameiet. Hver leilighet skal minimum ha en garasjeplass i kjelleren i sitt respektive bygg.”

17. Pkt 12: Inntrukne balkonger v/Bente • Bakgrunn: • 2 lekkasjer (ekstremt mye snø på balkong ved tilfelle nr 2) • Forsikringsselskapet dekker ikke skadene • Rambøll rådgivningsfirma: For lave terskler – bør heves med 10 cm. • PK fraskriver seg ansvaret – vil ikke utbedre. • Rambøll anbefaler juridisk bistand • Styret vurderer for og i mot sak (saksomkostninger ca kr 150.000, nye dører og arbeid ca kr 300.000). • Alternativ 1: Styret går videre med verandasaken, dvs kontakter advokat og gis fullmakt til eventuelt å gå til sak mot PK (årsmøtets konklusjon i 2009) • Alternativ 2: Sameiet utbedrer ikke veranda forholdene. Fortsetter med utvidet måkeavtale med vaktmester. • Alternativ 3: Sameiet utbedrer veranda utfordringen selv og kostnaden fordeles etter sameiebrøken.

18. Pkt 12. Konklusjon fra advokat 16.05.09 • Slik jeg ser det er det en forholdsvis høy prosessrisiko knyttet til denne saken fordi det framstår som usikkert om den standard som nå foreligger etter utbedringene er uforsvarlig. Det foreligger for tiden ingen skade som er kjent. • Videre kan man bli møtt med innvendinger om at noen av kravene er foreldet som nevnt ovenfor. • En prosess vil kunne medføre en god del kostnader hvis man taper saken. Antakelig er disse pengene bedre anvendt til bedre snørydding eller til arbeid med å heve svillene. Ved vurderingen bør det også legges noe vekt på at kostnadene for hver enkelt av de 40 beboerne tross ikke er mer enn ca kr. 15.000,- for å få hevet svillene. • En annen strategi kan være å se hva som skjer hvis man ikke rydder snø så iherdig som nå og så ta saken derfra hvis lekkasje skulle oppstå. • Siden det ikke har hatt betydning for konklusjonen har jeg i denne omgang ikke brukt tid på å utrede andre sider ved saken.

19. Pkt 12. Styrets oppsummering • Sameiet fortsetter med utvidet måkeavtale med vaktmester, og utbedrer veranda utfordringen selv og kostnaden fordeles etter sameiebrøken. Vedtatt på årsmøtet i 2009: Hver leilighet har ansvar for måking av egen verandaVeranda på stuesiden skal holdes fri for snø slik at vi unngår lekkasje ved snøsmelting samt belastning på rekkverket. Enhver leilighetseier er ansvarlig for den skade man evnt påfører egen leilighet, bygget eller annens leilighet som følge av mangelfull måking. Dette ansvaret innebærer også et økonomisk ansvar. Verandaen på stuesiden fungerer også som rømningsvei. Svalganger v/ inngangsparti måkes av vaktmester hver fredag. Styret forbeholder seg retten til å måke verandaer, som opplagt ikke er måkt av eier, uten varsel og på eiers bekostning.Dette for å forebygge eventuelle skader.

20. Pkt 13. Status i byggene • Bygg A v/ Karin: Trappehuset og svalegangene. Liming av takpapp mot endebeslag. • Bygg B v/Bente: Frosne rør. • Bygg C v/Sveinung: Krakelert garasjegulv. Bobler i vegg trappehus. • Bygg D v/Øystein: Ordensregler • Bygg E v/Hilde: Trappoppgang og pipelekkasje.

21. Pkt 14. Valg av nytt styre v/Bente • Innfører ordning med varamedlemmer slik at ikke hele styret byttes ut. Dette for å sikre kontinuitet og kompetanseoverføring. • Styret samles og enes om formann. • Forslag til styre for 2010/2011: • Hus A: Knut Mellbye, Karin Fosser (vara) • Hus B: Rolf Hansen, Bente S. Julsvoll (vara) • Hus C: Sveinung Sve og Christian Gjerulf (vara) • Hus D: Knut Berg, Øystein Fornes (vara) • Hus E: Geir Sandvik, Hilde Gøthesen (vara)