Microsoft Excel I deo Literatura

1. Poslovni fakultet Predmet: Aplikativni softver Predavač: Violeta Tomašević • Microsoft Excel • I deo • Literatura • M. Milosavljević, M. Veinović i G. Šimić, MS Excel MODUL 4 – tabelarne kalkulacije, Univerzitet Singidunum, Fakultet za poslovnu informatiku, Beograd, 2005. • P. Blattner,Vodič kroz MS Office Excel 2003 – specijalno izdanje, prevod, CET, Beograd, 2004.

2. Uvod • Microsoft Office Excel je računarska aplikacija (spreadsheet) koja simulira radni list u papirnoj formi. • Predstavlja tabelarni prikaz podataka nad kojima se mogu obavljati razne vrste proračuna. • Obično se koristi u domenu finansija jer ima mogućnost ponovnog automatskog računanja nakon izmene nekog podatka. • Najznačajnije mogućnosti • proračuni • grafički alati • pivot tabele • programiranje (VBA – Visual Basic for Applications)

3. Hronologija Microsoft Office MS Word MS Access Operativni sistem Microsoft Windows MS PowerPoint MS Outlook ....... MS Excel • Početkom 90-ih godina prošlog veka, sa pojavom OS Windows v.3.1 i v.3.11, na tržištu su se pojavile prve verzije Excel-a (prva verzija Excel 2.0 for Windows, 1987. ). • Danas su aktuelne verzije Excel-a u okviru paketa MS Office 2000, MS Office XP, MS Office 2003 i MS Office 2007, nastale uporedo sa odgovarajućim Windows operativnim sistemima. • Usklađivanje verzija Windows-a i MS Office-ase preporučuje zbog zahtevnosti resursa (mada nije neophodno).

4. Pokretanje aplikacije Kao i ostale Windows aplikacije, Excel se može aktivirati na tri načina: primenom Start menija, tako što se u okviru njega izaberu opcije All Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Excel primenom shortcut-a, tj. prečice sa desktop-a primenom prečice sa taskbar-a

5. Izgled aplikacije Elementi radnog prozora u kome se izvršava aplikacija (svojstveni i ostalim aplikacijama MS Office paketa): • Title Bar – naslovna linija(osim naziva aplikacije sadrži i naziv aktivnog dokumenta) • Menu Line – linija menija(sadrži standardne opcije MS Office menija) • Toolbar – linija alata(sadrži skup paleta sa alatima koji pružaju raznovrsnu funkcionalnost) • Status Bar – statusna linija(prikazuje trenutni status aplikacije, poruke za kontekstualnu pomoć korisniku i trenutnu podešenost tastature, na pr. Num Lock, Insert)

6. Podešavanje okruženja (1) Palete alata • vrste ugrađenih paleta sa alatima • standardna paleta • paleta za formatiranje teksta • paleta za crtanje • paleta za unos kontrola u formu... • definisanje aktuelnog skupa paleta: opcija View/Toolbarsiz linije menija

7. Podešavanje okruženja (2) • Palete alata - nastavak • pozicioniranje paleta pomoću miša • vrste paleta u zavisnosti od njihove pozicije • plivajuća paleta – Flowing toolbar (nalazi se bilo gde u prozoru i ima naslovnu liniju) • vezana paleta – Docking toolbar (nalazi se uz ivicu prozora i nema naslovnu liniju)

8. Podešavanje okruženja (3) • Zumiranje • u zavisnosti od udaljenosti, rezolucije i veličine ekrana, korisnik ima mogućnost zadavanja veličine prikazanog sadržaja ne menjajući pri tome dimenzije fontova, dijagrama i grafova • postupak zumiranja: opcija Zoom... u okviru menija View

9. Podešavanje okruženja (4) • Zumiranje - nastavak • zumiranje • originalna veličina prikaza: 100% • uvećanje prikaza: > 100% • umanjenje prikaza: < 100% • opcija Custom omogućava proizvoljno zadavanjeprocenta uvećanja/umanjenja prikaza • opcija Fit selection omogućava prikazivanje kompletnog sadržaja u radnom prozoru

10. Podešavanje okruženja (5) • Osnovne opcije • definisanje osnovnih opcija aplikacije: opcijaOptions....u menijuTools

11. Podešavanje okruženja (6) Osnovne opcije - nastavak Kartica View omogućava korisniku da podesi željeni izgled radnog prostora, kao na primer prikazivanje/odsustvo graničnih linija, statusnih poruka, komentara, klizača, formula i sl. Kartica Calculation omogućava podešavanje parametara vezanih za izračunavanja, kao što su način izračunavanja (automatsko/ručno), maksimalan broj iteracija u proračunima, preciznost rezultata, izbor datumskog sistema, ažuriranje referencijalnih podataka rezultatima obrade i dr. Kartica Edit omogućava podešavanje načina editovanja podataka, kao na primer direktno editovanje u ćeliju, automatsko dopunjavanje sadržaja ćelije, način promene pozicije kursora nakon pritiska na Enter taster, premeštanje sadržaja ćelija hvatanjem i prevlačenjem i sl. Kartica General omogućava podešavanje osnovnih parametara aplikacije, kao što su broj najskorije korišćenih dokumenata prikazanih u File meniju, standardni tip i veličina slova, default lokacija dokumenata, prikaz pomoći i sl.

12. Podešavanje okruženja (7) Osnovne opcije - nastavak Kartica Transition omogućava korisniku da podesi podrazumevani format za pamćenje radnog dokumenta. Kartica Custom lists omogućava unos lista koje se često koriste za generisanje automatskog sadržaja, kao što su dani u nedelji, meseci u godini, često korišćeni spiskovi osoba ili stvari i sl. Kartica Chart omogućava osnovno podešavanje izgleda dijagrama. Kartica Color omogućava podešavanje standardnog skupa boja koji se koristi u tabelama i na dijagramima. Kartica International omogućava podešavanje aplikacije u skladu sa nacionalnim (lokalnim) osobenostima, kao na primer pisanje s leva na desno ili obrnuto, decimalni separatori i separatori hiljada, format papira za štampanje, prikaz/odsustvo kontrolnih sadržaja i sl.

13. Podešavanje okruženja (8) Osnovne opcije - nastavak Kartica Save omogućava podešavanje automatskog pamćenja sadržaja, kako bi se izbegla mogućnost gubitka sadržaja usled odsustva eksplicitnog pamćenja. Takođe se može podesiti direktorijum na kome će se čuvati automatski zapamćeni fajlovi, kao i vremenski interval u kome se vrši automatsko pamćenje. Kartica Error Checking omogućava uključivanje i podešavanje automatske provere i kontrole sadržaja, što je naročito korisno u kalkulacijama jer se obezbeđuje rano otkrivanje grešaka (još u toku pisanja formule). Kartica Spelling omogućava uključivanje/isključivanje i podešavanje gramatičke kontrole sadržaja. Da bi ova kontrola imala efekta, potrebno je instalirati rečnik za željeni jezik. Kartica Security pruža sigurnost radnom dokumentu. Moguće je definisati lozinke za različite nivoe korišćenja, kao što su otvaranje dokumenta ili izmena sadržaja dokumenta. Takođe postoji mogućnost digitalnog potpisa (garantuje da je dokument originalan i da njegova sadržina nije menjana), kao i podešavanje načina korišćenja makroa (definisanje proizvođača od poverenja, definisanje nivoa zaštite pri aktiviranju makroa).

14. Funkcije za pomoć (1) • mogu se koristiti u svim fazama rada sa aplikacijom • pristup funkcijama za pomoć: selektovanjem podopcija u okviru opcije Help iz linije menija • najvažnije podopcije: • pomoć koju pruža Excel (Microsoft Excel Help) • pomoć koju pruža Internet (Microsoft Office Online) • pomoć asistenta (Show the Office Assistant)

15. Funkcije za pomoć (2) Pomoć koju pruža Excel (Microsoft Excel Help) • instalira se prilikom instalacije aplikacije • pristup je preko tastature pritiskom na dugme F1, ili pritiskom na taster u paleti sa alatima • nakon pristupa, otvara se prozor za unos pitanja i pretraživanje predviđene dokumentacije Pomoć koju pruža Internet (Microsoft Office Online) • najažurnija pomoć koja zahteva konekciju sa Internet-om • otvara se Web stranica na sajtu proizvođača

16. Funkcije za pomoć (3) Pomoć asistenta (Show the Office Assistant) • poseban program koji se instalira po zahtevu • asistent prati rad korisnika i pruža mu kontekstualnu pomoć u slučaju da registruje pogrešne akcije mišem ili tastaturom • aktiviranje levog tastera miša • otvara se prozor u koji korisnik može da unese pitanje za pomoć • aktiviranje desnog tastera miša • podešavanje prikaza asistenta u popup meniju • Hide – uklanjanje asistenta sa radne površine • Options– podešavanje načina podrške korisniku (prikaz upozorenja za pogrešne akcije, davanje saveta za bolji način izvršenja odabrane akcije, automatsko pomeranje asistenta pri radu da ne bi smetao isl.) • Chose assistant– podešavanje izgleda asistenta (ljudsko biće, kućni ljubimac, stvar, igračka, apstraktni objekat) • Animate– animacija asistenta kako bi se povećao stepen interaktivnosti sa korisnikom

17. Radna knjiga (1) Radna knjiga (Workbook, Spreadsheet) predstavlja dokument u Excel-u. Ona se sastoji od jednog ili više radnih listova (Sheets), koji se mogu dodavati/brisati iz radne knjige. Kreiranje nove radne knjige (podrazumeva se da ima tri radna lista označena sa Sheet1, Sheet2 i Sheet3) • automatski, nakon pokretanja Excel-a • izborom opcije New... iz menija File, nakon čega se pojavljuje prozor za izbor načina kreiranja novog dokumenta • pritiskom na dugme u standardnoj paleti sa alatima • prečicom Ctrl+N na tastaturi

18. Radna knjiga (2) Otvaranje postojeće radne knjige • selekcijom opcije Open... iz menija File, nakon čega se pojavljuje prozor za izbor dokumenta (kao i u ostalim MS Office aplikacijama) • pritiskom na dugme u standardnoj paleti sa alatima, i daljim izborom dokumenta unutar prozora koji se tom prilikom otvara • izborom naziva željenog dokumenta unutar grupe fajlova korišćenih u skorije vreme koja se nalazi u okviru File menija Otvaranje više radnih knjiga istovremeno • vrlo korisno u slučajevima kada je u izračunavanjima potrebno kombinovati podatke iz više dokumenata • vrši se primenom bilo kog od prva dva gore navedena načina, s tim što se u prozoru za izbor dokumenta selektuje više dokumenata i to: • za opseg sukcesivnih fajlova, pritiskom tastera Shift tokom selekcije • za fajlove koji nisu sukcesivni, pritiskom tastera Ctrltokom selekcije

19. Radna knjiga (3) Pamćenje radne knjige • selekcijom opcije Save iz File menija ili prečicomCtrl+S • novi dokument - nakon selekcije se otvara prozor za unos naziva radnje knjige i lokacije na kojoj će dokument biti zapamćen • dokument koji već postoji - automatski će biti zapamćen na svojoj lokaciji • kao radna knjiga pod drugim nazivom: opcija Save As... iz File menija • Excel dopušta da se otvori postojeća radna knjiga, izmene podaci u njoj, a zatim izmene zapamte u novoj radnoj knjizi; u postojećoj knjizi ostaju prethodni podaci

20. Radna knjiga (4) • Pamćenje radne knjige - nastavak • kao dokument drugog tipa u različitim verzijama aplikacije: opcija Save As...izFilemenija • različite verzije – sa postojećim radnim knjigama može se raditi i u starijim verzijama Excel-a, mada se tada gubi funkcionalnost koju pružaju novije verzije programa; novije verzije su potpuno kompatibilne • različiti tipovi dokumenata - interoperabilnost sa ostalim aplikacijama za obradu i prikaz podataka, pa čak i sa drugim platformama OS (na pr. pamćenje podataka u formatima HTML, XML, CSV i TXT čini ih čitljivim u Linux i Macintosh aplikacijama); promena tipa dokumenta dovodi do gubitka funkcionalnosti dokumenta i Excel-ovih mogućnosti za obradu podataka

21. Radna knjiga (5) • Pamćenje radne knjige - nastavak • kao zaštićeni dokument • lozinke: opcija Save As.../Tools/General Options... • za otvaranje radne knjige • za modifikovanje radne knjige • ne smeju se zaboraviti • šifriranje: opcija Advanced... • RC4 algoritam • Excel 2000 i starije verzije ne mogu da pristupe • ne pomaže ni specijalan softver

22. Radna knjiga (6) • Zatvaranje dokumenata • zatvaranje trenutno aktivne radne knjige • selekcijom opcije Close iz File menija • korišćenjem dugmeta za zatvaranje radne knjige, tj. radnog prozora (Close Window) • zatvaranje svih trenutno otvorenih radnih knjiga • korišćenjem Close dugmeta za zatvaranje aplikacije • promene nisu zapamćene: poruka sa pitanjem da li ih treba zapamtiti

23. Oporavak dokumenta • kada se datoteka ošteti ili Excel otkaže, analiziraju se greške u datotekama i sva dokumentacija koja se može oporaviti snima se • Excel obaveštava o problemu i pita koje datoteke želite da snimite • datoteke imaju indikatore statusa • status [recovered] – datoteka bila oštećena • status [original]– datoteka nije bila oštećena

24. Šabloni (1) • Šabloni su radne knjige koje predstavljaju potencijalnu osnovu za pravljenje budućih radnih knjiga. Sadrže tekst, brojeve, formate i formule koji su primenljivi u svakoj upotrebi šablona. • Prednosti korišćenja šablona pri generisanju novog dokumenta • ušteda na unosu podataka i formatiranju • korisnik ne mora da briše ili ažurira stare podatke iz radne knjige, kao što je to slučaj pri korišćenju opcije Save As... • dovoljno je samo uneti željene podatke u prazne ćelije • sprečena je mogućnost presnimavanja starih podataka novim podacima ukoliko korisnik slučajno koristi opciju Save pre Save As...

25. Šabloni (2) • Generisanje šablona od postojeće radne knjige • otvorite radnu knjigu • izaberite opciju Save As... iz File menija • u polje File name unesite ime šablona • iz liste Save as type odaberite Template (.xlt); šablon se automatski locira u direktorijum • C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microdoft\Templates • gde je Username ime pod kojim je korisnik prijavljen • pritisnite dugme Save

26. Šabloni (3) • Generisanje nove radne knjige od šablona • izaberite opciju New... iz File menija • u sekciji Templates selektujte On my computer... • selektujte željeni šablon i pritisnite dugme OK • otvoriće se nova radna knjiga popunjena celokupnim sadržajem i formatima kao originalni šablon; pri tome se sam šablon ne otvara, a naziv radne knjige odgovara indeksiranom nazivu šablona

27. Radni listovi (1) Radni list (Sheet) predstavlja osnovni prostor u kome se radi. Radni list je podeljen horizontalnim i vertikalnim linijama, čime su dobijena polja koja se nazivaju ćelijama (Cells). Ćelije su organizovane po vrstama (rows) i kolonama (columns). • Organizacija radnog lista: • 65536 vrsta – numerisne brojevima od 1 do 65536 • 256 kolona – označene slovima A-Z i AA-IV • ukupno 16777216 ćelija kapaciteta do 32767 znakova

28. Radni listovi (2) • adresa ćelije – presek kolone i vrste • selekcija ćelija – polje za naziv ćelije (Name Box) • Tokom selekcije Nakon selekcije • linija za formule • polje za unos/prikaz formule (FormulaBar)za selektovanu ćeliju • dugme za aktiviranje unete formule (fx)

29. Radni listovi (3) Prelazak sa jednog na drugi radni list • selekcijom jezičaka na dnu radnog lista • primenom kombinacije tasteraCrtl+PageUp/Page Downna tastaturi

30. Radni listovi (4) Dodavanje novog radnog lista • selekcijom opcije Worksheet u Insert meniju • novi radni list se dodaje ispred (levo od) trenutno selektovanog • nakon umetanja novi radni list je aktivan i spreman za unos podataka • pozicioniranjem kursora miša na jezičak radnog lista, pritiskom na desni taster miša, izborom opcije Insert iz dobijenog popup menija i aktiviranjem izbora Worksheet

31. Radni listovi (5) Preimenovanje radnog lista • dvostrukim pritiskom na levi taster miša pozicioniranog na naziv radnog lista • pozicioniranjem kursora miša na jezičak radnog lista, pritiskom na desni taster miša i izborom opcijeRenameiz dobijenog popup menija Brisanje radnog lista • selekcijom opcijeDelete Sheet uEditmeniju, pošto je radni list prethodno odabran • pozicioniranjem kursora miša na jezičak radnog lista, pritiskom na desni taster miša i izborom opcijeDeleteiz dobijenog popup menija

32. Radni listovi (6) Kopiranje radnog lista • unutar jedne radne knjige • selektuje se radni list koji se želi kopirati • pristisne se i drži levi taster miša i dugmeCtrl na tastaturi • radni list se prevuče na novo mesto i otpusti taster miša i dugmeCtrl • kopija radnog lista se pojavljuje sa nazivom radnog lista i brojem kopije • u drugu trenutno otvorenu radnu knjigu • pritisne se desni taster miša na jezičak lista koje se želi kopirati • iz dobijenog popup menija odabere se opcija Move or Copy, nakon čega se pojavljuje dijalog za izbor radne knjige u koju se kopira • da bi se napravila kopija, u dijalogu se potvrđuje opcijaCreate a copy

33. Radni listovi (7) Premeštanje radnog lista • unutar jedne radne knjige (promena redosleda radnih listova) • selektuje se radni list koji se želi premestiti • pristisne se i drži levi taster miša iznad odgovarajućeg jezička • radni list se prevuče na novo mesto i otpusti taster miša • između trenutno otvorenih radnih knjiga • identično kopiranju, s tim što se ne potvrđuje opcijaCreate Copy

34. Radni listovi (8) Fiksiranje zaglavlja kolona i vrsta • koristi se u slučaju tabela sa velikom količinom podataka da bi se smanjila mogućnost greške pri unosu i obradi podataka • postiže se primenom dugmadi za fiksiranje zaglavlja kolona/vrsta • rezultat postupka su četiri nova prozora koji omogućavaju istovremeni uvid u zaglavlja i odabrane podatke u tabeli

35. Radni listovi (9) Promena boje jezičaka radnih listova • omogućava formiranje logičkih grupa radnih listova po temama (na pr. podaci o proizvodnji, finansijski podaci, plate i sl.) • postupak promene boje jezičaka • selektuju se jezičci svih radnih listova koji čine jednu logičku grupu • na desni taster miša pozicioniranog iznad nekog jezička iz grupe otvara se popup meni i selektuje opcijaTab Color... • iz ponuđene palete boja odabere se željena boja

36. Radni listovi (10) Grupisanje i razgrupisanje radnih listova • grupisanje olakšava pravljenje ili formatiranje više radnih listova • zajedničke akcije na svim grupisanim radnim listovima • upis i brisanje teksta • formatiranje teksta, kolona, vrsta i ćelija • brisanje, kopiranje, umetanje • promene u Page Setup u opciji File • pojedine opcije iz Options na kratici View kao prelom strane, formule, pomoćne linije • postupak grupisanja • selektuju se jezičci svih radnih listova koji čine grupu, što dovodi do pojave indikatora [Group] u naslovnoj liniji • postupak razgrupisanja • selektuje se jezičak van grupe, ili se pritisne desni taster miša, a zatim se iz popup menija izabere opcija Ungroup Sheets