INFORME AUDITORÍA AU-05

1. UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO INFORME AUDITORÍAAU-05 Auditores Internos del SIGC 15 de octubre de 2007

2. CONTENIDO: • REALIZACIÓN DE AUDITORÍA • RESULTADOS • ÁREAS DE OPORTUNIDAD • CONCLUSIONES

3. REALIZACIÓNDE AUDITORÍA

4. Papel de la Auditoría Interna • Es una herramienta eficiente y confiable que tiene por objetivo determinar la eficacia del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad implantado y proporcionar información para la toma de decisiones de la Alta Dirección.

5. Auditoría AU-05Cliente • La presente Auditoría ha sido solicitada por la Alta Dirección, quien definió los objetivos y alcance de la misma. Por lo anterior, se reconoce a ésta como cliente de la misma.

6. Auditoría AU-05Objetivos • Verificar la eficacia del SIGC (forma en que contribuye a que la institución cumpla sus objetivos) • Localizar las oportunidades de mejora, tanto para productos, procesos o para el propio SIGC.

7. Auditoría AU-05Alcance • El alcance de la Auditoría fue dirigida a los procesos del SIGC: • Procesos Estratégicos • Procesos Sustantivos • Procesos de Soporte (No se incluyen servicios bibliotecarios)

8. Auditoría AU-05Criterios • Para la identificación de hallazgos de conformidad y en su caso, detectar las No Conformidades*, el equipo auditor utilizó los siguientes criterios: • • Documentación vigente del SIGC. • • Norma ISO 9001:2000 • • Norma ISO 19011. *Incumplimiento de los criterios de la auditoría.

9. Auditoría AU-05¿Cómo se auditó? • Con la participación de 16 personas 8 auditores certificados y 8 en formación y con la asesoría del Lic. Gabino Villa Auditor de AENOR. • Mediante entrevistas, encuestas y revisión documental se verificó el cumplimiento de los criterios de la auditoría en los procesos y áreas bajo alcance de la misma.

10. RESULTADOS

11. Auditoría AU-05Resultados • La Universidad de Quintana Roo cuenta con un sistema de gestión de calidad implantado, documentado y certificado, el cual demuestra evidencia de su operación. • El personal entrevistado demostró interés en trabajar utilizando el Sistema Institucional de Gestión de la Calidad.

12. Auditoría AU-05Resultados • El personal mostró interés en iniciar los trabajos para evaluar el desempeño de sus procesos, en seguir otorgando los servicios y productos que por su experiencia está comprometido a realizar. • Se confirma el compromiso y la oportunidad de avanzar hacia la mejora continua en la organización.

13. Auditoría AU-05Resultados • La Alta Dirección tiene identificado los Objetivos de Calidad e indicadores institucionales dentro de las “Parrillas OVAR”.

14. Auditoría AU-04Resultados Con base en los Criterios de la Auditoría, no se encuentra evidencia documental suficiente de que la Alta Dirección haya: • Realizado las acciones necesarias para asegurar la atención de las no conformidades de la auditoria Interna AU-04. • Realizado un curso de inducción acerca del SIGC a los nuevos integrantes de la comunidad universitaria comprometiendo principalmente a la Alta Dirección. • Realizado la actualización de los organigramas. • Evaluado los riesgos y el impacto sobre clientes, proveedores y otras partes interesadas. • Proporcionado una inducción, capacitación y evaluación de la eficacia de las competencias de los recursos humanos. RESUMEN DE NO CONFORMIDADES

15. Auditoría AU-05Resultados

16. ISO 9001:2000 NO CONFORMIDAD - CONFORMIDAD BAJO ALTO MADUREZ DE LA CULTURA DE CALIDAD Auditoría AU-05Resultados Desempeño de la Institución respecto a la Calidad Zona 1. Baja Madurez de la “Cultura de Calidad”; No Conforme con la norma ISO 9001:2000. ZONA 3 ZONA 4 Zona 2. “Cultura de Calidad Madura”; No Conforme con la norma ISO 9001:2000. Zona 3. Baja madurez de la “Cultura de Calidad”; Conforme con la norma ISO 9001:2000. ZONA 1 ZONA 2 Zona 4. “Cultura de Calidad Madura”; Conforme con la norma ISO 9001:2000.

17. ÁREAS DE OPORTUNIDAD

18. Auditoría AU-04Áreas de Oportunidad de Mejora • El área especializada del SIGC debe verificar que las acciones se efectúen, estableciendo las líneas de comunicación que aseguren el logro de las mismas. • La Alta Dirección debe asegurarse de que el SIGC funcione permanentemente, aún cuando existan cambios de personal, para que se vuelva un sistema sólido, eficaz y eficiente. • No deberían aplicarse soluciones de tipo funcional, a nivel operativo, sin la aplicación de un método eficaz para el análisis de las causas raíz de los problemas y sin un enfoque a procesos.

19. Auditoría AU-04Áreas de Oportunidad de Mejora • Plantear objetivos medibles y coherentes con la política de calidad y asegurar su implantación. • Analizar los procesos, para satisfacer los objetivos del SIGC y lograr su eficacia. • Verificar los procesos de toma de decisiones (para la planificación, gestión y administración de los recursos, materiales, infraestructura y ambiente de trabajo). • Verificar los mecanismos para asegurar la efectiva planeación, operación y control de los procesos.

20. Auditoría AU-04Áreas de Oportunidad de Mejora • Identificar las necesidades de capacitación y las competencias del personal y evaluar la eficacia de las acciones realizadas. • Diagnosticar la actitud y disponibilidad al cambio en todos los niveles de la organización. • Determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la eficacia del SIGC y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema. • Realizar una Revisión al Manual de Calidad para su actualización

21. Auditoría AU-04Áreas de Oportunidad de Mejora • Redefinir el proceso del CEN • Asegurar que los objetivos de la calidad y/o de la organización se estén cumpliendo.

22. CONCLUSIONES

23. Auditoría AU-04Conclusiones De no implementarse las acciones correctivas necesarias para atender las No Conformidades, el SIGC corre el riesgo de: • Una reproducción geométrica de la documentación. • Pérdida de eficacia y eficiencia del los procesos y del sistema.

24. Auditoría AU-04Conclusiones LOS RESULTADOS DE ESTA AUDITORÍA DEBEN SER CONSIDERADOS PARA DEFINIR E IMPLEMENTAR ACCIONES INMEDIATAS QUE ASEGUREN SU OPERACIÓN Y MEJORA. EN ESTE SENTIDO, SE INVITA A TODAS LOS PROCESOS QUE AÚN NO HAN SIDO INCLUIDOS, INCORPORARSE AL SIGC, COMO ES EL CASO DEL PROCESO ENSEÑANZA- APRENDIZAJE.

25. Auditoría AU-05Informan

26. ¡Gracias por su tiempo!