Skrivare kopiatorer och tjänster 09

1. Skrivare kopiatorer och tjänster 09 Annette Annerstig VHS- upphandling 08-725 9693 annette.annerstig@vhs.se Anna Fransson VHS-upphandling anna.fransson@vhs.se 08-5058 95 82

2. Agenda • Allmänt om ramavtalet • Hur avropar man från ramavtalet- Leveransavtal eller enskilt avrop- Behovsanalys- Service- Avropsförfrågan- Utvärdering- Tilldelning och överprövning • Gemensamt avrop • Leasing

3. Vad är ett statligt ramavtal? • Ett avtal som tecknats centralt av någon av myndigheterna inom Statlig inköpssamordning (SIS) • Syftet är att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en viss period • Upphandlingsobjektet är varor och tjänster som köps frekvent av statliga myndigheter, och i detta fall även fullmaktskunder (kommuner och landsting)

4. Är man skyldig att använda ramavtalen? • Statliga myndigheter ska i första hand använda ramavtalen (SFS1998:796) • Kommuner, landsting, statliga stiftelser och bolag som har lämnat fullmakt för att kunna avropa på avtalet ska använda ramavtalet • Om du arbetar i en kommun, landsting eller stiftelse och är osäker på om ni har lämnat fullmakt eller inte, gå in på www.avropa.se under rubriken avropsberättigade.

5. Ramavtalstiden • Ramavtalet gäller från 2009-11-01 – 2011-10-31 med en möjlighet till förlängning med upp till 12 månader 2012-10-31. • En eventuell förlängning kommer att meddelas av VHS Upphandling senast 3 månader före avtalets utgång. Information om detta kommer att finnas på www.avropa.se

6. Förnyad konkurrens • Varför är det förnyad konkurrens? • EU direktiv styr. • Varför inte rangordnat avtal?

7. Vilka produkter/tjänster får säljas? Samtliga produkter och tjänster måste uppfylla de i förfrågningsunderlaget uppställda kraven. En Leverantör får inte sälja produkter och tjänster som inte omfattas av detta avtal. En beställare får inte vägras leverans av produkter och tjänster som omfattas av avtalet

8. Produkter Skrivare Kopiatorer Faxar Skannrar Tillbehör och förbrukningsmaterial

9. Tjänster • Installation och konfiguration • Garanti och underhåll • Webbplats för avropare (leverantör) • Utbildning

10. 10 leverantörer • Canon • HP • Konica Minolta • Kyocera Mita • Lexmark • Prodoc • Ricoh Sverige AB • Sharp • Toshiba • Xerox

11. Prislista/takpris • Prislistor finns på www.avropa.se under respektive leverantör • Prislistorna uppdateras efter godkännande från VHS Upphandling • Prislistorna innehåller de takpriser vilket är det högsta pris som leverantören kan ta ut

12. Prisförändringar Prishöjningar måste godkännas av VHS- Upphandling Prishöjning av produkter får endast ske med anledning av:- väsentliga valutakursförändringar, eller- tillverkningskostnadsförändringar Prishöjning av konsulttjänster ska ske enligt IT-företagens arbetskostnadsindex

13. Leveransavtal • Med leveransavtal menas att man tecknar ett avtal med en leverantör som sträcker sig över längre tid • Om leveransavtal tecknas kan ni handla från avtalet när ni vill under hela avtalsperioden utan att göra en förnyad konkurrensutsättning inför varje avrop • Leveransavtal rekommenderas att teckna om ni har ett återkommande behov av de produkter/tjänster som ingår i ramavtalet • Med ett leveransavtal spar ni både tid och pengar.

14. Enskilt avrop Om ni har ett bestämt behov som inte beräknas att återkomma kan ni göra ett enskilt avrop Observera att en förnyad konkurrensutsättning måste göras inför varje enskilt avrop Ange i avropsförfrågan att det rör sig om ett enstaka avrop

15. Behovsanalys • Bilda en arbetsgrupp • Samla in fakta om hur det ser ut i nuläget • Formulera framtida behov • Vilka kostnader har Ni idag för utskrifter? • Ni kan inte lägga till egna skallkrav.

16. Vi har gjort upphandlingen, ni gör avropet Ni behöver inte upprepa de krav som redan har ställts i upphandlingen, såsom exempelvis: • att leverantören är ett aktiebolag • att leverantören redovisar, skatter och arbetsgivaravgifter • hur leverantörens ekonomi ser ut (rating) • leverantörens leveranskapacitet • kvalitetssystem, miljöpolicy/miljösystem

17. Servicenivåer • Lägsta Servicenivå:- Servicenivå A: Fel avhjälps på plats senast andra arbetsdagen efter felanmälan- Servicenivå B: Fel avhjälps på annan plats senast andra arbetsdagen efter produktens ankomst till platsen • I övrigt ska leverantören uppfylla s-garanti • Alla leverantörer behöver inte ha samma servicevillkor

18. Betalningsformer • En av följande betalningsformer ska erbjudas för A- eller B-garanti: • Fast pris per treårsperiod, oavsett antal sidor och sidinnehåll. • Fast klickkostnad per sida per treårsperiod, oavsett antal producerade sidor och sidinnehåll. • Fast klickkostnad per sida för en treårsperiod, oavsett antal sidor, men med en minsta avgift för treårsperioden ( får tas ut i förskott)

19. Leveransavtal – viktiga dokument • Om ett leveransavtal tecknas ska villkoren i bilagan Villkor för leverans tillämpas • För de fall Avroparen beställer service som tillägg till produkten regleras detta i Villkoren gällande service och underhåll • För de fall leasing används regleras villkoren för detta avtal i Avtal 03 • Samtliga av de ovan nämnda dokumenten finns på www.avropa.se

20. Avropsrutiner vid leveransavtal/enstaka avrop • Vid avrop ska förnyad konkurrensutsättning tillämpas • Förfrågan ska skriftligen ställas till samtliga kontrakterade leverantörer (10 st.) • Omfattningen av avropet ska anges vid avropstillfället • Avroparen kan välja att utvärdera pris, miljö, rapportering samt krav på produkter/tjänster • Den inbördes vikten mellan de tillåtna utvärderingskriterierna måste framgå av avropet

21. Avropsförfrågan • En inbjudan till samtliga leverantörer att lämna anbud • Samtliga leverantörer ska få samma information • Ska vara skriftlig • Ange skälig tidsfrist- Tidsfristens längd beror på avtalsföremålets komplexitet- I de flesta fall ca 15-20 arbetsdagar • Avropsblankett

22. Avrop/utskick • Hur skickar jag min avropsförfrågan? • Via e-post eller vanlig post? • Vad säger er inköpspolicy? • Vad ska jag skicka med för dokument?

23. Utvärdering • Utvärderingen påbörjas efter att tidsfristen löpt ut • Analysen av de utvärderingskriterier som valts ut avgör vilket avropssvar som är bäst • Med utvärderingskriterier avses ett antal utvalda egenskaper som produkten eller tjänsten bör ha • Minst ett av följande fyra utvärderingskriterier måste användas: • Pris 3. Miljö • Krav på produkt och tjänst 4. Rapportering

24. Utvärdering mall finns på avropa.se • Tänk på: • Att ni måste specificera vad i kraven som ni tänker utvärdera. • Om ni ska ha en provleverans måste ni specificera de krav ni kommer att utvärdera. När ni testar produkten.

25. Utvärdering att tänka på • Är priset i avropssvaret enligt prislistan på avropa.se . I prislistan är det takpris som inte får överskridas. • Är det rätt prislista? • Vid leasing är det rätt % sats samma här takpris ränta. • Kontrollera att alla skall-krav och bör-krav är besvarade.

26. Tilldelningsbeslut • Beslutet ska vara skriftligt • Ska motiveras • Ska skickas ut till samtliga leverantörer som besvarat avropsförfrågan • Skicka med er utvärdering

27. Överprövning En leverantör som anser att avropet gjorts på ett felaktigt sätt har 10 dagar på sig att begära överprövning av tilldelningsbeslutet Den avropande myndigheten skavänta med att skriva kontrakt med den utvalde leverantören till dess att de 10 dagarna har löpt ut

28. Tecknande av leveransavtal • Leveransavtalet bygger på avropsförfrågan • Leveransavtalet får inte innehålla villkor som inte återfinns i ramavtalet • Däremot möjligt att precisera ramavtalsvillkor • Får inte löpa längre än 6 månader efter ramavtalets avtalsperiod

29. Viktigt att uppmärksamma • VHS / Kammarkollegiet förvaltar avtalet men själva affärsuppgörelsen görs mellan leverantören och er som beställare • VHS / Kammarkollegiet stödjer dock både avropare och leverantör vid frågor rörande ramavtalet • VHS / Kammarkollegiet äger rätt att göra revisioner och stickkontroller, detta för att följa upp priser och att leverantören följer och fullgör sina åtagande

30. Gemensamma avrop Under avtalsperioden kommer ett antal samlade avrop genomföras i VHS / Kammarkollegiets regi Syftet är att underlätta för myndigheter och kommuner som saknar egna resurser eller kunnande för att göra avrop och vars verksamhet inte ställer specifika krav på produkterna I avropet kommer det att ingå ett antal standardprodukter som passar flertalet av de avropande myndigheterna och kommunerna Mer information kommer att finnas på avropa.se

31. Aktiv förvaltning • VHS-Upphandling och Kammarkollegiet arbetar med aktiv förvaltning till förmån för både avropare och leverantör- Utbildning- Besök- Dialog - Gemensamma avrop