PACOTE BASICO: O Acesso é feito através do site portalcondominios.br

1. PACOTE BASICO: O Acesso é feito através do site www.portalcondominios.com.br

2. << AREA RESTRITA >> Após acessar a área restrita, o menu será apresentado de acordo com as permissões do grupo a que o usuário pertencer.

3. << DETALHES DE CADA ITEM >> As informações de cada item foram segmentadas, para facilitar o acesso. Para prosseguir nas telas, aperte qualquer tecla. A opçao de CADASTROS serva para a manutençao e atualização dos dados. Na opção de TAREFAS estão as funcionalidas diarias

4. << MENU CONDOMINIO >> opçãoCADASTROS Nesta aba do menu, encontram-se as opções que aparecem os CADASTROS do sistema, sendo que o PROPRIETARIO tem acesso a alterar apenas os seus próprios dados ou de sua unidade. O SINDICO e a ADMINISTRADORA teem acesso a todos os cadastros. Vamos falar em seguida como funciona CADA UMA DESTAS OPÇÕES

5. << MENU CONDOMINIO >> Sempre que entrar em opções de CONSULTAS, e aparecer uma barra de FERRAMENTAS, o significado de cada icone esta detalhado abaixo: Clicando neste ícone, abre-se a tela para edição (incluir ou alterar alguma informação. Este ícone apenas mostrará as informações do cadastro. CUIDADO- Se clicar neste ícone, estará APAGANDO o item. Esta função está apenas no CADASTRO DE CONDOMINIOS, na versão FINANCEIRO e serve para configurar a forma como serão emitidas as CARTAS DE COBRANÇA. Esta função configura o Servidor de Email, qual emails será usado para ENVIO e para quais emails serão enviadas COPIAS. Clicando neste icone, abre-se a tela para configurar os modelos de documentos que serão emitidos na ASSEMBLEIA VIRTUAL.

6. << MENU CONDOMINIO >> Nesta opção, são feitas as configurações dos condomínios, porém a função de cadastrar, está disponivel apenas para a MICROPOST, quando for necessário incluir um novo condominio. No caso do usuário ser OPERADOR de uma administradora, abrirá a lista de todos os condominios vinculados a ele, para que escolha qual vai acessar. Na caixa DETALHES, mostrara os dados cadastrados Clicando no pincel, abrirá a tela do Cadastro para edição, Aqui, configura-se os documentos da ASSEMBLEIA VIRTUAL Esta opção configura a parte do COBRANÇA do FINANCEIRO O X apaga o Condominio Aqui, configura-se as opçoes dos emails

7. << MENU CONDOMINIO >> Clicando em PROCURAR, pode selecionar uma imagem de sua foto • Aqui, cada proprietário visualiza e altera as suas informações, pode incluir sua FOTO, e caso altere o seu EMAIL, automaticamente passa altera o usuário de acesso ao site. • - O SINDICO, Conselheiros e a administradora podem consultar TODOS. • - O SINDICO e(ou) a administradora também conseguem ALTERAR os dados, ou CADASTRAR um novo proprietário. Alterando o EMAIL, passa a ser o novo USUARIO para acessar o site

8. << MENU CONDOMINIO >> • No cadastro de blocos ficam a informação do nome de cada bloco, e é usado pelo sistema para mostrar a unidade seguida do bloco.

9. << MENU CONDOMINIO >> No Cadastro de unidades estão as configurações do imóvel, tais como proprietário atual, fração ideal, etc.. , utilizados pelo sistema financeiro para cálculo dos valores, e para as diversas consultas, Apenas o sindico ou os operadores da administradora cadastram, alteram ou consultam todas as unidades. Os conselheiros consultam todas.

10. << MENU CONDOMINIO >> • No CADASTRO DE MORADORES são cadastrados todos os moradores das unidades, com os dados, fotos, etc... • O Sindico pode criar também um USUARIO para os moradores das unidades, vinculando a um grupo com as restriçãoes que o condominio definir.

11. << MENU CONDOMINIO >> • Os veiculos tambem são cadastrados e alterados pelo proprietário, e o sindico pode consultar ou imprimir relação dos veiculos para controlar a utilização das garagens.

12. << MENU CONDOMINIO >> • Os funcionarios também podem ser cadastrados aqui, e acessados para consulta pelos moradores. • Caso queiram, também permitir que o zelador acesse o site, podem criar um grupo de acesso, definindo onde vai poder entrar, e criar um usuario para ele.

13. << MENU CONDOMINIO >> • Este cadastro é um dos mais importantes, pois aqui são configuradas todas as permissões de acesso ao sistema. • Na implantaçaõ, já criamos 4 grupos padrões, que são SINDICO, CONSELHEIRO, PROPRIETARIO e MORADOR. No caso de ADMINISTRADORA tem um quinto grupo que é o de OPERADOR. • A regra é que só se consegue criar grupos com nivel abaixo do usuario que esta está criando, e com direitos iguais ou menores. • As permissões dos grupos padrões podem ser alteradas de acordo com a necessidade do condomínio, por isto o sistema consegue atender as diversas formas de trabalho.

14. << MENU CONDOMINIO >> No Campo SENHA inclui(ou altera) a senha • Aqui, está o controle dos usuários do sistema. Podem ser usuários os PROPRIETARIOS, MORADORES ou FUNCIONARIOS. No caso de SINDICO PROFISSIONAL, deverá ser cadastrado como funcionário, para que se possa cadastrar o usuário. • O usuário será vinculado a um grupo de permissões já existente. • Obrigatoriamente tem que ter um email valido, pois o sistema envia email em varias funções. • Na implantação do sistema, os usuários que não teem email, receberão um email TEMPORÁRIO, que é composto do NUMERO DO APTO+LETRA(ou numero) DO BLOCO, seguido de @, o nome do condominio e .temp. Como exemplo 11a@condominiodemonstracao.temp • Neste caso, quando efetuar o LOGIN o site abrirá diretamente no CADASTRO DE PROPRIETARIOS, para que complete os dados e coloque o email valido.

15. << MENU CONDOMINIO >> • Esta opção serve apenas ao FINANCEIRO, para que possa fornecer relatórios de receitas e despesas por tipo de agrupamento. Como exemplo , podemos tirar um relatório das RECEITAS e DESPESAS ORDINARIAS, separada do FUNDO DE RESERVA ou então podemos criar agrupamentos para controlar diversos rateios específicos.

16. << MENU CONDOMINIO >> Pode configurar o espaço para ser reservado para TODO O DIA ou PARCIAL(Indica de quantas em quantas horas) Pode indicar o Limite de participantes Cadastra o valor da locação(se for o caso) Configura com quantos dias poderá ser cancelada, sem pagar a locação Indica o maximo de antecedencia que podera fazer a reserva Escolhe o MODELO do Termo de responsabilidade • É a configuração das AREAS COMUNS , cuja utilização será controlada , tendo cobrança ou não pela reserva. • As RESERVAS podem ser configuradas para DIA INTEIRO ou por HORAS, normalmente no caso de SALAS COMERCIAIS , QUADRAS DE ESPORTES, Etc.. Indica se o Limite é compartilhado ou nao com outros espacos Pode limitar o numero de reservas Pendentes de cada unidade Neste local coloca a Qtde de reservas Pendentes Indica se as reservas permitidas teem que ser feitas no MESMO MOMENTO ou não

17. << MENU CONDOMINIO >> • Este cadastro também é utilizado pelo FINANCEIRO para a montagem dos boletos bancários do CONTAS A RECEBER , dos diversos bancos disponíveis , e para a validação no lançamento e baixa das contas, tanto a receber quanto a pagar. • Controla tanto os bancos fisicos, quanto o CAIXA INTERNO, ou FUNDO DE CAIXA DO SINDICO(Caixinha). • Na opção TALÃO DE CHEQUES, podem cadastrar os talões que chegaram do banco, para que o sistema valide na hora da emissão.

18. << MENU CONDOMINIO >> • Os CENTROS DE CUSTO destinam-se a separação dos relatórios financeiros por local, que tanto podem ser BLOCOS ou qualquer outro setor, que queiram controlar separadamente.

19. << MENU CONDOMINIO >> • O CADASTRO DE FORNECEDORES servirá, tanto para o controle financeiro quanto para que os moradores possam acessar, caso necessitem dos serviços de algum profissional, que já preste bons serviços ao condominio.

20. << MENU CONDOMINIO >> • Por ultimo, na opção de CADASTROS, temos os MODELOS, que são muito importantes no funcionamento do sistema, pois são utilizados para emissão de DOCUMENTOS QUE OS MORADORES vão imprimir e assinar, tais como REQUERIMENTO DE SALOD E FESTAS E OUTRO ESPAÇOS, PROCURAÇÃO(NO CASO DE Assembléia Virtual), CARTAS DE COBRANÇA utilizada para que o controle financeiro consiga emitir automaticamente as cobranças e outras finalidades. • Estes MODELOS permitem que cada condomínio tenha um modelo personalizado de documento, que poderá ser alterado pelo próprio sindico, pela administradora ou pelo advogado, e bastará enviar para o site, através desta opção, que já estará disponivel para vincular na função desejada. • Os dados que serão preenchidos pelo web-site, estão com um caracter coringa no documento, que poderá ser trocado de local, sem nenhum problema. • Estes documentos devem ser editados com WORD 2007 ou maior, salvos como .DOCX

21. OPÇÃO TAREFAS Este é o quadro para ser utilizado constantemente, pois estão aqui as funções diarias Vamos explicar detalhadamente cada uma delas

22. Assim que o Sindico Aprovar, o site envia email para o Morador avisando que foi liberado. Aqui os moradores poderão anunciar PRODUTOS ou SERVIÇOS para os outros moradores, gratuitamente, podendo incluir ate 5 imagens, que ficarão visiveis depois que for liberado pelo sindico. Assim que clicar em SALVAR o site enviará um email automaticamente para o sindico, avisando que o morador incluiu o anuncio, para que seja liberado depois que for avaliado, Esta liberaçao é necessária, para evitar que sejam incluidos teramos ofencivos, palavras de baixo calão, pedofilia, etc… O SITE Enviara email para o sindico analisar e liberar o anuncio Clicando em PROCURAR, abre os arquivos no seu HD para selecionar Depois que selecionar, clique no sinal de + para incluir Quando terminar de colocar as imagens, cliqu em SALVAR

23. Ao incluir, podem escolher se são mensais ou anuais Aqui, o sindico ou a administradora incluem os RELATORIOS FINANCEIROS, tais como PASTAS ESCANEADAS, BAlANCETES, RELAÇAO DE PAGAMENTOS e RELATORIOS DIVERSOS. Os arquivos que marcarem como PUBLICOS= SIM estarão visíveis para todos, e os arquivos marcados como NÃO apenas SINDICO, CONSELHEIROS, OPERADORES ou usuários que fazem parte de grupos com esta permissão. Os arquivos ANUAIS aparecerão na parte de cima do quadro de consulta, e os mensais, estarão dentro um quadro para cada mês, contendo os documentos daquele mês. Neste plano estão limitados a cinco arquivos. Depois que escolher o arquivo, clicar no sinal d e + para incluir Quando terminarem os documentos, clique em SALVAR

24. Neste local, são disponibilizados os documentos das Assembleias já realizadas, tais como ATAS, LISTAS DE PRESENÇA e outros documentos. No Plano Basico estes documentos estão limitados a 5 Assembleias. Digite uma Descrição para facilira a identificação Os documentos são agrupados pela data da assembleia Clique em procurar para selecionar o documento Depois de selecionar o documento, clique ni sinal de + para incluir Quando terminarem os documentos, clique em SALVAR,

25. Esta funcionalidade não esta disponivel no PLANO BASICO.

26. Escolhendo CADASTRAR, o sindico(ou administradora) podem incluir os contratos A quantidade de documentos no Plano basico esta limitada a cinco. Indica de o documento é PUBLICO(visto por todos) ou não(apenas sindido, conselho e administradora) Na opção CONSULTAS, podem clicar no icone GLOBO para baixar o documento e visualizar Digita uma Descrição do documento Clicando em PROCURAR, abre as pastas do micro, para selecionar o documento Em seguida, deve clicar em SALVAR para que o documento seja incluido no site

27. Em CONSULTA , os moradores visualizam os documentos A quantidade de documentos no Plano Basico esta limitada a cinco. Digite o NOME do documentos Selecionando CADASTRAR , pode incluir documentos diversos Digite uma DESCRIÇÃO Clique aqui para buscar o arquivo no micro Clicnando no icone GLOBO pode baixar e visualizar o documento Por fim, clique em SALVAR para que o documento seja incluido no site

28. Digita o NOME do Evento Clicando em CONSULTAR Na opção CADASTRAR o sindico pode criar um novo evento No Plano Basico os eventos estao limitados a cinco, com 10 fotos cada um. Digita o nome da Foto Clicando na Seta, altera as imagens Clicando em PROCURAR selecione a imagem Inclua uma descrição Clicando no sinal de + , inclui a imagem Escolhendo o Evento Se marcar a foto e clicar no X , apaga a imagem As imagens vão sendo incluidas abaixo As miniaturas, ficam no rodape

29. Vai digitar o ASSUNTO e a Mensagem Em CADASTRAR, vai criar uma nova ocorrencia O sindico clicando no link do email, abre a tela para que responda Para o SINDICO e para o morador que incluiu a ocorrencia, aparece o icone EDITAR para responder(ou replicar) Em seguida, o siste envia email para o sindico, para que ele responda Em CONSULTA , aparecem as ocorrências, e clicando no quadro DETALHES aparecem as mensagens Vai indicar de é PUBLICO(todos verem) ou NÃO(Apenas o morador r o sindico vëem) Clicando em RESPONDER, o site grava a resposta e envia email para o morador Quando gravar a ocorrencia aparecera a mensagem Para gravar, clique em SALVAR

30. O sindico escreve a mensagem Os RECADOS serve para o sindico incluir mensagens para os moradores Quando o morador entrar para consultar, os avisos vão aparecer como post-it Pode marcar para que o site envie automaticamente para todos os moradores, ou apenas fique no site Clicando no bilhte, vai abrir a mensagem completa

31. Quando houver CANCELAMENTO, o site envia email para o morador confirmando o cancelamento Assim que a Reserva é gravada, o site envia email para o sindico Quando houver FILA DE ESPERA, o site tambem enviara email para o Proximo da fila e para o sindico, avisndo que o primeiro da fila cancelou No CALENDARIO o morador seleciona DATA desejada No quadro dos Espaços, terá o aviso de LIVRE ou ENTRAR PARA A FILA(quando já estiver reservado). Caso o primeiro canela, automaticamente o site envia email comunicando. Para o morador, aparece o icone para Imprimir o TERMO DE RSPONSABILIDADE da requisição Na opção CONSULTA , aparece o quadro com as reservas existentes, e a SITUAÇAO de cada uma Quando um morador entra para a fila, aparece na lista todos que estao aguardando, em ordem de solicitaçao Quando clicar em RESERVAR, vai abrir o quadro com os espaços disponiveis Para o MORADOR que solicitou e para o SINDICO, aparece o icone para CANCELAR Quando o espaço e locado por intervalos, aparece a agenda e quano e por dia , apenas uma linha Para o SINDICO aparece o botao para APROVAR a reserva

32. Aqui indica se o sindico é morador, proprietario ou funcionário para que o sistema traga os dados Na opcão CONSULTA pode visualizar os dados clicando no icone DETALHES Digitando a primeira letra do nome, o sistema mostra os dados para escolher Em seguida informa se é isento da taxa ordimnaria e as datas do mandato A opção CADASTRAR serve para incluir os dados do sindico, e datas do mandato Também pode indicar se quer que apareça o telefone na opçao Consultar Sindico

33. IMPORTANTE Esta opção só está disponível nos planos AVANÇADO e FINANCEIRO.