TEMA 8 ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

1. TEMA 8ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

2. CONCEPTOS • ELEMENTO- Unidad mínima indivisible de trabajo. • TAREA- Actividad individualizada e identificable como diferente del resto. • FUNCIÓN- Conjunto de tareas que suponen una porción significativa del trabajo total que implica el puesto. • PUESTO- Una o más funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización.

3. ¿EN QUE CONSISTE EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS? • ANÁLISIS DE PUESTOS- es el procedimiento de obtención de información acerca de los puestos: su contenido y aspectos y condiciones que le rodean. • DESCRIPCIÓN DE PUESTOS- es el documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejado el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

4. FINALIDADES • Reclutamiento • Selección de personal • Formación • Evaluación del rendimiento • Valoración de puestos • Análisis de retribuciones • Seguridad y salud • Planes de carrera

5. MÉTODOS DE ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

6. MÉTODOS • Observación Directa • Método del cuestionario • Método de entrevista • Métodos mixtos • Método del diario de actividades • Método de incidentes críticos • Método de recopilación de información

7. OBSERVACIÓN DIRECTA • Concepto: Consiste en la observación directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias de su puesto. • Características:Utilización en tareas repetitivas- periodo de adaptación- Comunicación al empleado de que va a ser observado. • Ventajas: Procedimiento objetivo y empírico-Registro sistemático y homogéneo de datos. • Inconvenientes: El hecho de observar interfiere el comportamiento- Se requiere tiempo y esfuerzo, costoso- No se utiliza en puestos no manuales-La persona observada no participa de forma activa.

8. CUESTIONARIO • Concepto: Registro mediante el que se pretende recoger información de todos los aspectos relacionados con el puesto. • Características: Sencillo y fácil de comprender - Lo rellena el titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato - Sólo un cuestionario por puesto (no personas) - Cuestionario puede ser abierto o cerrado. • Ventajas: Proporciona mucha información si el cuestionario es exhaustivo y si es revisado por el superior - Participación activa de los titulares. • Inconvenientes: No utilizar en puestos bajos -Supone un trabajo de análisis - Tendencia a exagerar por parte del titular del puesto.

9. CUESTIONARIO P.A.Q. • Concepto: Cuestionario disseñado por Mc Cormick, jeanneret y Mecham. Consta de 194 ítems agrupados en 6 áreas, cada una de las cuales incluye diversas secciones en las que se describen actividades laborales, condiciones de trabajo, características del puesto etc. Las áreas a las que hace referencia son. Entrada de información, procesos mentales, Acciones/ operaciones, relaciones con otras personas, contexto del puesto, otras características.

10. ENTREVISTA • Concepto: Consiste en recabar información del puesto mediante una entrevista realizada por el especialista y el titular del puesto.Conviene que la entrevista esté estructurada. • Ventajas: Versatilidad en la obtención de dato ya que estos se obtienen cara a cara con el titular.- Método personalizado, mayor riqueza informativa- Interacción directa permite eliminar posibles reticencias. • Inconvenientes: Requiere emplear grandes dosis de tiempo y esfuerzo por lo que resulta costoso.

11. MÉTODOS DEL DIARIO DE ACTIVIDADES • Concepto: Consiste en un autoinforme del titular del puesto. Debe registrar diaria y sistemáticamente las actividades que desarrolla, especificando el tiempo que les dedica. Es un método sujeto a distorsión, dado que se trata de un autoregistro.

12. INCIDENTES CRÍTICOS • Concepto: Consiste en observar y detectar las actuaciones del titular del puesto a analizar que conllevan consecuencias positivas con el objetivo de captar y registrar las conductas o incidentes indispensables para el buen desempeño del puesto de trabajo.

13. MÉTODOS MIXTOS • Concepto: Utilización de varios métodos al mismo tiempo. Normalmente se utiliza observación directa y entrevista, y cuestionario y entrevista.

14. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN • Concepto: Consiste en recabar información acerca de las descripciones de puestos ya publicadas o bien realizadas en la misma empresa con anterioridad.

15. ETAPAS (I) • Detección de la necesidad. • Establecimiento de los objetivos (selección, valoración...). • Establecimiento de responsabilidades (responsables de proyecto). • Determinación de los puestos analizar (inventario de puestos) y organigrama. • Establecimiento de los métodos que se van a utilizar (depende de los puestos y tipo de empresa).

16. ETAPAS (II) • Determinación de fechas de cumplimiento de las fases del proceso. • Preparación del material de trabajo a utilizar. • Comunicación a la plantilla (Comité). • Recogida de información (borrador de la descripción). • Presentación final del proyecto • Seguimiento.

17. CUESTIONARIO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO - FACTORES

18. IDENTIFICACIÓN • Concepto: Información o datos necesarios para localizar el puesto en la organización • Contenido: - Área, departamento o sección - Denominación del puesto - Actual ocupante - Superior jerárquico - Fecha de cumplimentación.

19. MISIÓN • Concepto: Texto que indica la razón de ser del puesto en la organización. Para qué existe y cuáles son los máximos resultados que se esperan.

20. RESPONSABILIDADES BÁSICAS • Concepto: Tareas básicas en que se descompone la Misión del puesto de trabajo y de cuya realización es responsable el titular ya sea directamente o por medio de sus subordinados. Solo se describen los aspectos críticos del puesto que vistos en su conjunto informan de su razón de ser.

21. ACTIVIDADES/ FUNCIONES • Concepto: Determinación de las acciones que realiza el puesto de trabajo, distinguiendo dentro de las mismas las tareas que se han de realizar de forma permanente como aquellas que se producen ocasionalmente. Las funciones a considerar serán las que objetivamente realizaría cualquier persona que asumiese el puesto.

22. DIMENSIONES • Concepto: Aspectos económicos o cuantitativos afectados por el puesto. • Nº de personas que dependen del puesto. • Presupuesto de gastos. • Otras magnitudes del presupuesto. (inversiones, facturación, compras). • Maquinaria o equipamiento que el puesto de trabajo utiliza.

23. DEPENDENCIA JERÁRQUICA Y FUNCIONAL • Concepto: Descripción de la situación del puesto dentro del organigrama de la empresa. • Organigrama: Descripción gráfica de la posición del puesto dentro de la estructura de la organización. • Dependencia jerárquica: Identificación del puesto inmediatamente superior del que depende. • Dependencia funcional: Determinación del puesto responsable de la coordinación en lo relativo a las funciones por las que se caracteriza el puesto definido.

24. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS • Concepto: Relaciones más significativas, en términos de responsabilidad y dificultad, que mantiene quien ocupa el puesto. • R.Internas: Se indicarán las áreas de trabajo o puestos con los que es necesaria una comunicación frecuente para el desempeño de las funciones. • R.Externas: Se identificarán las organizaciones externas con las que se relaciona en el desempeño de las funciones.

25. CONTEXTO DEL PUESTO • Concepto: Decisiones y propuestas más importantes que toma o realiza el titular del puesto. • En este apartado se tendrán en cuenta otros aspectos relativos al puesto y no considerados en los demás factores. (cargas especiales de trabajo, asignaciones difíciles...)

26. PERFIL DEL PUESTO • Concepto: Capacidades y conocimientos necesarios para un adecuado desempeño del puesto. • Formación: Distinguiéndose entre la formación previa al acceso al puesto y la formación a desarrollar una vez que se ha accedido al puesto. • Aptitudes/competencias/ capacidades: Conjunto de características necesarias para un adecuado desempeño de las funciones. • Experiencia previa: Puestos de trabajo genéricos y plazos de permanencia en los mismos necesarios para acceder al puesto definido.