Workshop Webwinkel & Logistiek

WorkshopWebwinkel & Logistiek Gent, 18 mei 2014

Waarom we een nieuwe Webwinkel gaan bouwen. De Waarden van V.T. In de Aanpak van de Webwinkel. De behoeften vertaald naar vereiste capaciteiten. Logistiek in de Korte Keten en de Webwinkel Bouwen ja, maar hoe en waarmee ?

Een nieuwe Webwinkel ? Waarom eigenlijk ? • Even te rade bij de leden en producenten (enquête): • 82 % van de leden en 78 % van de producenten zijn “eerder tevreden” tot “zeer tevreden” over de huidige webwinkel ! • En toch, bij nader inzien :

Een nieuwe Webwinkel ? Enquête resultaten: • Hoe lang is men lid ? • 80 % zegt wekelijks of ‘bijna’ wekelijks te bestellen …. • Onze interne cijfers geven 61 % aan. • 40 % van de leden gebruikt de webwinkel “enkel” om te bestellen op één moment van de week.

Een nieuwe Webwinkel ? Enquête resultaten • Wat wil je liefst veranderd zien ?

Waarom een nieuwe Webwinkel ? • Wat we zelf ondervinden : (Team-opmerkingen) • Stroef, niet flexibel – niet erg gebruiksvriendelijk • Niet aangepast voor nieuwe tools (tablet, smart phone …) • Lange response tijden – capaciteitslimiet systeem • Nieuwe functionaliteiten niet mogelijk (bvb bestellen op voorhand) • Bij verdere groei van Voedselteams loopt het systeem gegarandeerd vast • Nog veel administratie op lokaal niveau nodig met geëngageerde leden en producenten • Beperkte rapporteringsmogelijkheden. • …

Een Webwinkel voor een veranderende wereld ? 7/10 geïnteresseerd in lokale voeding Multi-kanaal is de nieuwe norm Crisis drijft klassieke Distributie naar nieuwe niches Ook Voedselteams moet zichzelf voortdurend her-uitvinden om onze waarden te kunnen behouden.

Stappen In kaart brengen van bestaande situatie Noden klanten en producenten nagaan (enquête , customer journeys etc.) Te ondersteunen Hoofd- & sub-processen alsook vereiste systeem-capaciteiten Realiteit check en budget Uitschrijven vereisten en processen Ontwerp oplossing en architec-tuur Ontwikkeling en testen In Productie brengen. Onze Aanpak in fasen • Van de bestaande situatie naar de toekomstige TO BE AS IS Werken in twee fasen ! Sept / Oct / Nov./ Dec/ Jan/ Feb/ Mrt/Apr/Mei/Jun/Jul/Aug/Sept/Oct/Nov/Dec/Jan/Feb/Mrt Fase 1 Fase 2 2013 2014 2015

De Waarden en Drijfveren: Waarom leden toetreden

WAARDEN V.T. in functie van de Webwinkel Ik wil “eerlijke” voeding Waarden PLANET Ecologie Respect voor voedsel PROFIT What’s in it for me ? Community behoud PEOPLE Sociaal

Algemene criteria voor de Webwinkel Attractief en onderscheidend Gebruiksvriendelijk (eenvoudig te leren) Verbindend (leden en producent) Informatief & dynamisch Stimulerend (m.b.t. engagement) Ondersteunend Flexibel – uitbreidbaar Snel …. Betaalbaar…

Intake en opvolging S O CIO CULTUREELAS PECT C o n s u m e n t e n Webshop R E T O U R S E N C O R R E C T I E S Suggesties, aanbevelingen en info Selectie Bestellen Status bestellen Betaling TV Rapportering Centraal Facturatie systeem Centrale VT DB RV ADMIN Planning, Voorraden, Voorspelling, info boer Product catalogus Prijs , foto's Bestellings- opdracht Levering Facturatie CV Back office Intake en opvolging P r o d u c e n t e n

Profielen Leden/ Consumenten V e r a n t w o o r d Korter engagement Behoefte gebaseerd koper Enthousiast L.T. engagement Verantwoord tester Conservatief Believer, rots in de branding Idealist Verkenner Bewuste Planner Evangelist Spring in ‘t veld Traditie, ritueel gewoonte Pluk De Dag Rationeel, Georganiseerd Continue vergelijker Onvoorspelbaar, switcher, zapper Gemak Prijsbewust Koopjesjager Vrijbuiter Voorspelbaar Coupon- clipper, hamsteren gadgets Impulsieve verzamelaar O p p o r t u u n

Intake en opvolging S O CIO CULTUREELAS PECT C o n s u m e n t e n Webshop R E T O U R S E N C O R R E C T I E S Suggesties, aanbevelingen en info Selectie Bestellen Status bestellen Betaling TV Rapportering Centraal Facturatie systeem Centrale VT DB RV ADMIN Planning, Voorraden, Voorspelling, info boer Product catalogus Prijs , foto's Bestellings- opdracht Levering Facturatie CV Back office Intake en opvolging P r o d u c e n t e n

Intake en opvolging S O CIO CULTUREELAS PECT C o n s u m e n t e n Webshop R E T O U R S E N C O R R E C T I E S Suggesties, aanbevelingen en info Selectie Bestellen Status bestellen Betaling TV In hetkader van V.T. Specifieke modules nodig ! Rapportering Centraal Facturatie systeem Centrale VT DB RV ADMIN Planning, Voorraden, Voorspelling, info boer Product catalogus Prijs , foto's Bestellings- opdracht Levering Facturatie CV Back office Intake en opvolging P r o d u c e n t e n

Intake en opvolging S O CIO CULTUREELAS PECT C o n s u m e n t e n/ l e d e n Webshop R E T O U R S E N C O R R E C T I E S Flexi-afsluitdag Suggesties, aanbevelingen en info Selectie Bestellen Status bestellen Betaling TV Rapportering Centraal Facturatie systeem Centrale VT DB RV ADMIN Planning, Voorraden, Voorspelling, info boer Product catalogus Prijs , foto's Bestellings- opdracht Levering Facturatie CV Back office Intake en opvolging P r o d u c e n t e n

Uitdiepen enkele modules: Interactief • Overlegmodel Boer/leden : • Meekijken op de Boerderij • Bestelplanner • Facturatie en Betaling:

Potentiële Nieuwe Modules Meekijken op De Boerderij • In eerste instantie wordt gedacht aan een geheel van foto’s en andere media die een realistisch beeld geven van de zorg en de kweekwijze van de boer. • Vaak draait het ook rond “het koppel” en hun engagement. Waar staan ze voor ? • Ook mogelijkheid om een eigen voorstelling van de producten te brengen. • 3D afbeeldingen van de opbrengst/oogst (m.a.w. de producten) geven “inzage” – Let wel: moet zeer regelmatig vernieuwd worden ivm seizoenen en natuur-elementen. Webcams zijn een optie om de transparantie en het vertrouwen te vergroten, maar zeker geen verplichting. • Doorclick-mogelijkheid vanaf bvb de bestelpagina naar deze producenten- pagina. • Evolutie van de oplossing : • Basic: foto’s en filmpjes op de producenten-info pag. • Gevorderd: een interactieve Webpagina (Wiki) met ook één of meerdere webcams gericht op interessante, informatieve delen van de boerderij.

Potentiële Nieuwe Modules Overleg Boer/ Lid • Een platform dat meerdere overleg- en overeenkomst-formules faciliteert, waarbij enerzijds de consument/lid meer inspraak en transparantie verwerft, terwijl de producent in ruil al dan niet financiële ondersteuning krijgt van het lid en een gegarandeerde afname van zijn producten. • De Teams lijken het best geplaatst om hier voor V.T. het verschil te maken. • C.S.A. modellen kunnen gaan van prefinanciering en delen van het bedrijfsrisico door het lid tot en met afname-garantie en evt zelfs werkondersteuning • Enkele Modellen van groepsaankopen : • Solid foods: het team garandeert een totale afname over een zekere tijd van een productie. • “La Ruche qui dit oui” : Frans opzet waarbij een teamverantwoordelijke een afspraak rond prijs en hoeveelheid maakt met een boer. De Team Verantwoordelijke zoekt dan voldoende afnemers, die zich elk voor een hoeveelheid akkoord verklaren. Als de afgesproken hoeveelheid bereikt is gaat de bestelling door.

Potentiële Nieuwe Modules Overleg Boer/ Lid • Evolutie van de Oplossing : • Basic: Het overleg kan plaats vinden volledig buiten de webshop om; enkel de groepsovereenkomsten of individuele engagementen kunnen geäcteerd worden in het planning-tool (kalender) van de individuen en in de “Team Room”. • Gevorderd: een platform waarbij “solidfoods” afspraken geregistreerd worden en automatisch opgevolgdper team. • Productie overschotten kunnen ook op korte termijn door teams aangenomen en verdeeld worden. • Voedselteams of individuele teams helpen ook met het vinden van andere afzetkanalen voor de boer. • Via het “opportuniteiten scherm” kan ingeschreven worden tot de minimum leverhoeveelheid is bereikt. (systeem La Ruche qui dit oui !) Als die is bereikt worden alle leden die inschreven verwittigd en de producent levert in het depot.

Potentiële Nieuwe Modules Bestelplanner • Mogelijkheid om op voorhand bestellingen te plannen, te reserveren of definitief te plaatsen d.m.v. een kalender-functie. • Ook favorieten-lijstjes of seizoen lijstjes, recepten met ingrediënten enz. kunnen hierbij worden toegepast. D.m.v. een historiek kunnen ook gedane bestellingen (tot bvb 1 jaar terug), worden geconsulteerd en/of gekopieerd. • Groepsaankopen en hun verdeling kunnen tevens hierin worden samengebracht en getoond. • Evolutie van de oplossing: • Basic: kalender-functie waarin een bestelling nog voor de week van afname kan gereserveerd worden. (bvb voor vakantie-periode) • Gevorderd: Elke bestelling en reservering is gekoppeld aan een afname-datum. Bestellijsten kunnen hergebruikt en aangepast worden. Historiek hiervan op te slaan gedurende min. 1 jaar. “Favorieten lijstjes “ kunnen aangelegd worden . Planning en reservering is ook mogelijk tot 1 jaar op voorhand.

Potentiële Nieuwe Modules Facturatie-Systeem • Bij de bestelling wordt o.b.v. de opgegeven prijzen al een voorlopige afrekening per lid vooropgesteld. Deze wordt al dan niet gecorrigeerd bij leverbevestiging in het systeem. (zie ook Betalingsysteem) • Het systeem houdt alle details per lid en per producent in een detailfile. • Bij het orderpicken worden de gegevens aangepast voor bvb gewichts-producten of evt. manco’s, kwaliteitsproblemen enz. • De gegevens van elke producent worden verzameld en er wordt een pro-forma factuur gemaakt per lid voor alle producenten. • Bij aanvaarding van de levering kan een laatste correctie worden gemaakt. Daarna is de factuur (of kasticket) geconsolideerd per lid definitief, binnen de regels van de wetgeving (BTW etc..) • Evolutie van de Oplossing : • Basic: Facturatie nog per team per leverancier, met afrekening naar leden. Correcties achteraf inbrengen. • Gevorderd: extern facturatie-systeem, aangepast aan onze Workflow en geconsolideerd per lid zoals hierboven beschreven.

Potentiële Nieuwe Modules Betalings-systeem • Verschillende betalingssystemen kunnen naast elkaar in het systeem ondersteund worden. (veelal keuze binnen team) • Methode “Portemonnee”: De klant (lid) stort een bedrag op zijn lopende rekening (portemonnee) en kan ten beloop hiervan bestellingen plaatsen. Al bij de bestelling wordt deze som gereserveerd voor de producenten. (evt op een ‘transfert rekening’) Na levering wordt het portemonneetje zo nodig gecorrigeerd. De leverancier wordt o.b.v. zijn factuur betaald vanop de ‘transfert rekening VoedselTeams.’ • On-line betaling bij bestelling. (bvbOgone, €bank ..) Nagaan of een soort “Paypal” systeem kan worden opgezet, waarbij betaling of aanzuivering “portemonnee” gemakkelijk kan verlopen. (bvb met enkel een pincode) • Domiciliering : De leden geven toelating om bedragen te transfereren van hun bankrekening naar een V.T. rekening, die op zijn beurt de leveranciers betaalt. Afrekening o.b.v. factuur -+ correcties vorige levering. • Overschrijving : via home banking wordt het bedrag overgeschreven op de rekening van het Voedselteams (of per team), die dan weer het geld overmaken aan de producenten.

Waarom we een nieuwe Webwinkel gaan bouwen. De Waarden van V.T. In de Aanpak van de Webwinkel. De behoeften vertaald naar vereiste capaciteiten. Logistiek in de Korte Keten en de Webwinkel Bouwen ja, maar hoe en waarmee of met wie ?

Het kader Producenten – werken & – beslissen samen Logistiek Vervoer Evenzeer waarde gedreven een aparte rol en functie in de Korte Keten Consumenten verzorgen hun deel ( proper depot, vlotte toegang, vlotte verhandeling van de producten, ..)

Waar wordt nu op ingezet ? Welk model ? • Regionale schaal, clusters naar gelang de beheersbaarheid • Boeren zijn aan zet, groepsvorming met eigen dynamiek • Diversiteit in modellen, de aard van de groep is moeilijk te sturen

Waarom we een nieuwe Webwinkel gaan bouwen. De Waarden van V.T. In de Aanpak van de Webwinkel. De behoeften vertaald naar vereiste capaciteiten. Logistiek in de Korte Keten en de Webwinkel Bouwen ja, maar hoe, waarmee of met wie ?

Uitdagingen voor de Webwinkel Alleideeënwelkom ! • Kiezen en beslissen van systeem en implementator, of partner(s) • In lijn met waarden en commerciële model(len) V.T. • Financiering van de ontwikkeling en onderhoud vinden • Geleidelijkheid van de oplossing • Bijdrage van gebruikers (leden, producenten, buiten V.T.) • C.V.B.A. model • Subsidies • Leningen • Andere ?

Dank voor uw medewerking !

Workshop Webwinkel & Logistiek