Metodyki zarządzania projektami

1. Metodyki zarządzania projektami International CompetenceBaseline (IPMA)

2. ICBjest zbiorem wytycznych, kierunkujących rozwój project management a nie metodyką, dającą konkretne rozwiązania

3. Kompetencje

4. Trzy grupy kompetencji • Techniczne • Behawioralne • Kontekstowe

5. Oko kompetencji

6. Kompetencje techniczne • Zarządzanie interesariuszami • Wymagania i cele • Organizacja projektu • Ryzyko • Jakość • Organizacja projektu • Praca zespołowa • Rozwiązywanie problemów • Zakres i produkty cząstkowe • Zasoby • Koszty • Zamówienia i kontrakty • Zmiany • Kontrola i raporty • Dokumentacja • Komunikacja

7. Kompetencje behawioralne • Przywództwo • Zaangażowanie • Samokontrola • Asertywność • Odprężanie • Otwartość • Kreatywność • Zorientowanie na wyniki • Sprawność • Konsultowanie • Negocjowanie • Konflikty i kryzysy • Wiarygodność • Docenianie wartości • Etyka

8. Kompetencje kontekstowe • Orientacja na projekty • Orientacja na programy • Orientacja na portfele • Wdrażanie systemu zarządzania • Stałe struktury organizacji • Działalność gospodarcza • Zarządzanie zasobami ludzkimi • Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko • Finanse • Prawo

9. Podsumowanie

10. idea inicjująca Mapa interesariuszy Karta projektu (1) Rejestr ryzyk Work-shop Plan zarządzania proj. (2) Hierarchia celów Uzasadnienie biznesowe (3) Etapy/kamienie mil. Plan zarządzania zmianą Techniki kreatywne Plan komunikacji Komitet sterujący SPP, CPM, PERT Uaktualnienia (1)(2)(3) Kierownik projektu Macierz RAM Plan etapu/projektu Techniki budżetowania Dokumentacja techniczna Spotkania projektowe Budżet, harmonogram Techniki kreatywne Plan sterowania Akceptacja Żądanie zmiany Zmiana Analizy trendu Odrzucenie EVA Raporty postępu Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Protokoły odb. produktów Check-list Raport podsumowujący Formalne zamknięcie Protokoły przekazania

11. idea inicjująca Rejestr ryzyk Mapa interesariuszy Karta projektu (1) Work-shop Plan zarządzania proj. (2) Hierarchia celów Uzasadnienie biznesowe (3) Etapy/kamienie mil. Plan zarządzania zmianą Techniki kreatywne Plan komunikacji Komitet sterujący SPP, CPM, PERT Uaktualnienia (1)(2)(3) Kierownik projektu Macierz RAM Plan etapu/projektu Techniki budżetowania Dokumentacja techniczna Spotkania projektowe Budżet, harmonogram Techniki kreatywne Plan sterowania Akceptacja Żądanie zmiany Zmiana Analizy trendu Odrzucenie EVA Raporty postępu Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Protokoły odb. produktów Check-list Raport podsumowujący Formalne zamknięcie Protokoły przekazania

12. Organizacja i etapowanie projektu

13. Etapy i cykl życia projektu Etap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów

14. Etapy i cykl życia projektu Cykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia

15. Etapy i cykl życia projektu Przejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe to kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję

16. Ogólny model cyklu projektowego Rozpoczynanie Rozpoczynanie Planowanie Planowanie Zamykanie Rozpoczynanie Wykonanie Wykonanie mile stone mile stone Zamykanie Zamykanie

17. Praca zespołowa Cel: Podział projektu na etapy wraz z podaniem kamieni milowych każdego z nich Organizacja koncertu charytatywnego w Łodzi z udziałem gwiazd Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja

18. Zamówienia i kontrakty

19. Zarządzaniezamówieniami • Prowadzi się w celu uzyskania najlepszego stosunku wartości do ceny od dostawców wyrobów i usług wykorzystywanych w projekcie • Swym zakresem obejmuje: • sformalizowanie prac wykonywanych przez dostawców • precyzyjne określenie oczekiwań w stosunku do tych organizacji • kontrolę odbiorów • określenie zobowiązań każdej ze stron

20. Zarządzaniezamówieniami • Zwykle zarządzaniem zamówieniami zajmuje się zespół zakupów i dostaw (np. dział zamówień, dział zakupów itp.) będący w stałych strukturach organizacji • Zadania zespołu zakupów przy współpracy z PM: • ustalenie potencjalnych dostawców • uzyskanie ofert cenowych • przygotowanie przetargów • wybór dostawcy • negocjacje umów długoterminowych

21. Zarządzaniekontraktami • Kontrakt to wiążąca w świetle prawa umowa pomiędzy dwiema lub więcej stronami, przewidująca wykonanie pracy lub dostarczenie wyrobów bądź usług zgodnie z określonymi warunkami • Zarządzanie kontraktami to kontrola formalizacji kontraktu przed podpisaniem oraz zarządzanie nim w czasie realizacji • Konieczne jest współdziałanie PM z działem prawnym

22. Praca zespołowa Cel: Sprecyzowanie potrzeb, które będą realizowane w drodze zamówień – przygotować dokument „Zapotrzebowanie na materiały i usługi” określając jego zakres i treść Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja

23. Zmiany

24. Zarządzaniezmianami • Zmiany spowodowane są nieprzewidzianymi wydarzeniami • Zmiany mogą dotyczyć: • specyfikacji projektu • warunków kontraktu • Problemami wynikającymi ze zmian są: • błędy jakości (oczekiwania są błędnie zdefiniowane lub w ogóle nie zostały zdefiniowane • opóźnienia ostatecznych terminów • dodatkowe koszty

25. Zarządzaniezmianami • Zmiany są nie do uniknięcia, są naturalne • Ograniczyć liczbę zmian można poprzez odpowiednio ostrożne przygotowanie i planowanie projektu • Analiza konsekwencji co do jakości, kosztów czy terminów, planowanie i kontrola każdej wprowadzanej zmiany może minimalizować konsekwencje

26. Zarządzaniezmianami • Proces zarządzania zmianami powinien być uzgodniony ze wszystkimi istotnymi interesariuszami na początku projektu • Proces zarządzania zmianami powinien być formalny, aktywny i wyprzedzający, tj. przewidujący potrzebę zmiany

27. Zarządzaniezmianami • Zarządzanie zmianą to: • określanie • opisywanie • klasyfikowanie • ocenianie • akceptacja bądź odrzucenie zmiany • wdrożenie zmiany

28. Praca zespołowa Cel: Opracowanie planu procesu zarządzania zmianą dla projektu „Plac zabaw” Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 5 min prezentacja

29. Informacje i dokumentacja

30. Zarządzanieinformacjami • Modelowanie, gromadzenie, wybieranie, przechowywanie, wyszukiwanie danych dotyczących projektu • Kierowanie odpowiednich informacji do właściwych osób/interesariuszy • Każdy interesariusz otrzymuje te informacje, których potrzebuje, w odpowiedniej formie, pozwalającej na podejmowanie działań, których się oczekuje

31. System dokumentacji • Określa rodzaje dokumentów potrzebnych w projekcie, w taki sposób aby każdy dokument w pełni służył celowi, dla którego został opracowany • System precyzuje: • informacje zawarte w dokumencie • formę tych informacji (opis, grafika, kody itp.) • postać dokumentu (wydruk, format pliku itp.)

32. System dokumentacji • Dokumentacja obejmuje zebrane podczas projektu: • dane • informacje • wiedzę oraz doświadczenie • W szczególności te dotyczące: • konfiguracji (produkty i ich wymagania) • zamian w projekcie • zarządzania projektem

33. Rozpoczynanie

34. Rozpoczynanie • Dobre rozpoczęcie jest podstawą udanego przeprowadzenia projektu • Cechy etapu rozpoczynania: • niepewność • informacje o charakterze wstępnym lub całkowity brak informacji • nieprecyzyjne wymagania interesariuszy i nierealistyczne oczekiwania • narzucone terminy nierealne

35. Rozpoczynanie • Narzędzia etapu rozpoczynania projektu: • karta projektu • plan zarządzania projektem (master plan) • warsztat rozpoczynający projekt

36. Rozpoczynanie • Narzędzia etapu rozpoczynania projektu: • karta projektu • plan zarządzania projektem (master plan) • warsztat rozpoczynający projekt

37. Zamykanie

38. Zamykanie • Proces zamykania dotyczy zakończenia przedsięwzięcia lub etapu następującego po dostarczeniu rezultatów projektu • Każdy etap powinien być formalnie zamknięty, oceniony i udokumentowany • W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę: • opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu • aktualizację planu projektu • przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom

39. Zamykanie • W przypadku zamykania etapu należy wziąć pod uwagę: • opracowanie i ocenę planu kolejnego etapu • aktualizację planu projektu • przekazanie podjęcia decyzji na właściwy poziom

40. Zamykanie • Zamykając projekt oparty na formalnym kontrakcie bierze się pod uwagę: • przekazanie odpowiedzialności na rzecz właściciela • rozpoczęcie okresu gwarancyjnego • końcowe płatności wymagające wystawienia faktur • Formalne zwolnienie członków zespołu z pełnionych przez nich ról

41. Podsumowanie

42. idea inicjująca Rejestr ryzyk Mapa interesariuszy Karta projektu (1) Work-shop Plan zarządzania proj. (2) Hierarchia celów Uzasadnienie biznesowe (3) Etapy/kamienie mil. Plan zarządzania zmianą Techniki kreatywne Plan komunikacji Komitet sterujący SPP, CPM, PERT Uaktualnienia (1)(2)(3) Kierownik projektu Macierz RAM Plan etapu/projektu Techniki budżetowania Dokumentacja techniczna Spotkania projektowe Budżet, harmonogram Techniki kreatywne Plan sterowania Akceptacja Żądanie zmiany Zmiana Analizy trendu Odrzucenie EVA Raporty postępu Postęp (50-50, 0-100, [%]) Spotkania projektowe Protokoły odb. produktów Check-list Raport podsumowujący Formalne zamknięcie Protokoły przekazania