870 likes | 1.65k Views
Introducción a la gestión de Proyectos. PGD Pedro Pablo Puky Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370 2010. ¿Que es un proyecto?. Un proyecto es un esfuerzo temporal , que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. PMBOK 2004 - PMI.
E N D
Introducción a la gestión de Proyectos PGD Pedro Pablo Puky Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370 2010
¿Que es un proyecto? • Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. PMBOK 2004 - PMI
Características de un proyecto … Una serie de Actividades o tareas con las siguientes características: • Tienen un Objetivo específico que debe ser logrado, dentro de ciertas especificaciones. • Tienen una Fecha de inicio y una fecha de finalización. • Tienen Presupuesto específico o limitaciones en el gasto e inversión. • Consumen Recursos (dinero, materiales, equipos, recursos humanos).
Proyecto vs. Programas Los Proyectos y Programas se parecen porque: • Realizados por personas. • Restringidos por la limitación de los recursos. • Planificados, ejecutados y controlados. Los proyectos y los Programas difieren primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.
Costo Tiempo Proyecto Alcance La Triple Restricción
Control y Seguimiento Ciclo de vida del proyecto INICIATIVA E Ejecución C Cierre P Planificación I Iniciación Indio Primitivo Estuvo Comiendo Carne
Procesos de Planificación Procesos de Cierre Procesos de Iniciación Procesos de Ejecución Interrelación entre los procesos Procesos de Seguimiento y Control PROYECTO
Iniciación • Desarrollar el Acta de Constitutiva del Proyecto • Objetivo y Justificativo • Análisis del Entorno • Alcance del Proyecto
Iniciación - Objetivo • Defina el Objetivo amplio y claro. • El Objetivo del Proyecto debe ser comprendido por todos los interesados. • Debe redactarse de tal forma que incluya las actividades que deban ser realizadas para el logro final.
Iniciación - Alcance • Defina un Alcance realístico. • No trate de llegar a la luna en dos pasos. • Defina el Alcance del proyecto paso a paso. • El Alcance debe definir las cosas que sí se harán en el proyecto y las que se excluyen de él. • Defina la calidad del trabajo a ser efectuado. Siempre tomando en consideración el Objetivo del proyecto.
Proceso de Planificación • Recursos • Beneficios • Riesgos • Tamaño • Divulgación • EDT – Estructura de Tareas • Metas • Tiempos, Horarios y Calendario • Comunicaciones, Reuniones • Herramientas • Aspectos Financieros
Planificación - Actividades • ¿Qué son? • Las Actividades son acciones mayores que se deben realizar para el logro del Objetivo dentro del Alcance definido.
Planificación - Tareas • ¿Qué son? • Las tareas constituyen acciones menores para el logro de las Actividades
Planificación - Tareas • Nombre: ¿Qué se hace? • Duración: días u horas • Recursos 4M • Secuencia • Inicio - Terminación La mayoría de los proyectos fracasan, no por malas estimaciones sino porque surgen tareas que nunca fueron planificadas.
Planifique el Cierre Siempre planifique tiempo al finalizar el proyecto, para: • Evaluación • Informes • Presentaciones • Reconocimientos • Seguimiento
Planificación - Metas • Fije metas a lo largo del proyecto. • Las metas deben ser medibles, en términos de trabajo, producto elaborado o en términos relativos porcentuales. • Las metas deben ser razonables y se debe tomar en consideración el factor de ineficiencia del personal.
Planifique las Comunicaciones • Comunicación entre los integrantes del equipo de proyecto • Reportes periódicos a los interesados
Planifique los Recursos ¿Qué son? • Los recursos son los elementos necesarios para la ejecución de un proyecto. • Típicamente son personas con conocimientos especializados, máquinas, materiales y dinero. • Asegúrese de identificar TODOS los recursos necesarios.
Cuantifique los Recursos • USO • El uso de los recursos es limitado. • Hay un factor de eficiencia que debe tomarse en cuenta en la etapa de planificación. • Las personas dedican típicamente de 65% a 85% del tiempo a la actividad principal. El resto del tiempo asisten a reuniones, están de permiso o vacaciones, participan en cursos de desarrollo profesional, se enferman, etc.
Planifique las Finanzas Prepare un Presupuesto Prepare un Flujo de Caja
Planifique los Riesgos • Identifique los riesgos • Describa el impacto • Cuantifique el impacto • Haga una reserva monetaria para mitigar posibles riesgos
¡Recuerde! • Cada 5 minutos invertidos en Planificación ahorrarán 15 minutos en ejecución.
Ejecución • Dirección • Equipo de trabajo • Forma de trabajo • Control • Cambios • ¡Adhiérasea su plan!
Ejecución – Manejo de Cambios • Prepárese para ver cambios durante la ejecución de un proyecto. Hay amenazas y oportunidades externas o debilidades y fortalezas internas que suelen generar ajustes y cambios.
Ejecución – Manejo de Cambios • Los cambios pueden ser: • de menor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto no se ven mayormente afectados. • de mayor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto se ven afectados. • de total impacto: cuando el proyecto es cancelado en la mitad de su ejecución.
Ejecución – Manejo de Cambios • ¡Adhiérasea su plan! • Muchos proyectos fracasan porque a lo largo del camino sufren innumerables cambios que no habían sido previstos. • Asegúrese el éxito ejecutando el proyecto igual a su planificación.
Control y Seguimiento • Seguimiento del progreso • Comparación del resultado vs. Planificado • Reuniones de Control • Análisis de impacto • Manejo de cambios
Control y Seguimiento • Control de Tiempo • Control de Costo • Control de Calidad • Acciones Correctivas • Responsables • Fechas
Cierre y Evaluación • ¡Recuerde! • ¡Ningún trabajo está finalizado hasta no haber concluido el “papeleo”!
Cierre y Evaluación • El beneficio de la experiencia adquirida • La Sesión de Evaluación (->) • Recomendaciones y Mejoras • La entrega de Reconocimientos.
Cierre - Informe Final • Prepare un reporte final que contenga toda la historia del proyecto, desde su Justificación, Planificación, Ejecución, Cierre y Evaluación.
Distribuya el reporte Envíe una copia a: • los rotarios de su club • cada donante o contribuyente • Gobernador del distrito • Rotary International • La Revista Rotaria
Ahora es su Oportunidad! Para realizar Proyectos Eficaces
Bibliografía • Parte del material fue tomado del PMBOK - Project Management Body Of Knowledge (Guía para la Gestión de Proyectos), del PMI - Project Management Institute.
Cierre y Evaluación • Pregúntese... • ¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en tiempo, costo y calidad? • ¿Se logró satisfacer la necesidad como fue previsto? • ¿Se obtuvieron todos los recursos materiales, en tiempo, costo y calidad? • ¿Hubo una adecuada asistencia financiera?
Cierre y Evaluación • Pregúntese... • ¿Cómo se manejaron los cambios? • ¿Cómo afectaron los cambios a la ejecución del proyecto? • ¿Hubo problemas de personal, en disponibilidad, cantidad y calidad? • ¿Hubo problemas de comunicaciones?
Cierre y Evaluación • Pregúntese... • ¿Se afectó de alguna forma el flujo principal del trabajo de la organización? • ¿Hubo algún impacto en la cultura organizacional? • ¿Cuál fue la reacción o aceptación de la Gerencia o la Dirección de la empresa? • ¿Hubo buena cobertura por parte de los medios?