I nformação E mpresarial S implificada

1. Informação Empresarial Simplificada A obrigação de prestação de contas [Nome do Formador] Direcção-geral dos Registos e do Notariado Abril de 2007

2. Plano de Sessão • Aspectos gerais da obrigação de prestação de contas. • Particularidades no preenchimento dos formulários da IES relativos à prestação de contas.

3. Informação Empresarial Simplificada I. Aspectos gerais da obrigação de prestação de contas Abril de 2007

4. A prestação de contas • O registo da prestação de contas continua a ser facto sujeito a registo obrigatório nos termos previstos na legislação do registo comercial (Cfr. Art. 3.º n.º 1 al. n), 15.º/2 e 42.º CRCom). • Com o DL 8/2007, de 17/1, a prestação de contas é uma das obrigações integradas na IES.

5. A prestação de contas • Estão sujeitas à obrigação de prestar contas: • As sociedades comerciais e civis sob a forma comercial; • As sociedades anónimas europeias; • Os EIRLs; • Empresas Públicas; • As representações permanentes de sociedades com sede no estrangeiro.

6. A prestação de contas • Continuam a não ter de prestar contas: • As associações; • As fundações; • Os comerciantes em nome individual; • As cooperativas; • Os agrupamentos complementares de empresas; • Os agrupamentos europeus de interesse económico. • Nota: Sem prejuízo de terem de entregar a IES para efeitos fiscais.

7. A prestação de contas Documentos: • O registo da prestação de contas, bem como o registo de prestação de contas consolidadas, consiste no depósito, por transmissão electrónica de dados e de acordo com os modelos oficiais previstos em legislação especial, da informação constante dos seguintes documentos(art. 42.º/1 CRCom): • Acta de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados, ou decisão judicial, ou acta da deliberação de aprovação das contas consolidadas do exercício, de onde conste o montante dos resultados consolidados; • Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados ou Balanço consolidado, demonstração consolidada dos resultados e anexo; • Certificação legal de contas ou das contas consolidadas; • Parecer do órgão de fiscalização, quando exista; • Declaração da sociedade participada em como as contas foram enviadas à participante. • Os modelos aprovados condensam a informação contida nestes documentos.

8. A prestação de contas Documentos: • A sociedade deve disponibilizar aos interessados, sem encargos, no respectivo sítio da Internet, quando exista, ena sua sede, cópia integral dos seguintes documentos: • Relatório de gestão; • Certificação legal de contas; • Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

9. A prestação de contas Taxa: • O registo da prestação de contas pressupõe o pagamento de uma taxa (a ser fixada em portaria). • A submissão dos dados das prestações de contas gera automaticamente uma referência Multibanco para o pagamento da taxa devida, a qual pode ser utilizada nas caixas Multibanco ou em home-banking.

10. A prestação de contas Taxa: • O não pagamento da taxa devida no prazo fixado determinará que os dados não sejam disponibilizados ao MJ e, em consequência, que não se considere cumprida obrigação da prestação de contas. • O incumprimento da obrigação de registar pode dar lugar à aplicação de uma coima, por exemplo, entre 150,00€ e 750,00 €, para uma sociedade com capital superior a 5.000,00€.

11. A prestação de contas Taxa: • Quando se trate de entidade da Zona Franca da Madeira a referência de Multibanco é gerada mas a entidade não deve proceder ao correspondente pagamento, uma vez que o registo de prestação das suas contas beneficia de gratuitidade emolumentar. • No entanto, esta referência deve ser impressa e guardada porque será necessária para aceder à certidão permanente de registo comercial.

12. A prestação de contas Prazo: • A IES é apresentada anualmente, nos seis meses posteriores ao termo do exercício económico. Data: • A data de apresentação da IES, para efeitos de cumprimento da obrigação legal de proceder ao depósito das contas, corresponde à data do pagamento da taxa devida.

13. A prestação de contas Aplicação da lei no tempo: • A IES aplica-se às obrigações legais que respeitem a exercícios económicos que se tenham iniciado em 2006, bem como aos subsequentes.

14. A prestação de contas • Relativamente à prestação de contas do exercício económico iniciado em 2006, enquanto não for possível apresentar a IES, o despacho do Director-Geral dos Registos e do Notariado n.º 4/2007 fixou os seguintes procedimentos: • As Conservatórias do Registo Comercial devem rejeitar os pedidos de depósito de prestação de contas em suporte papel relativos ao exercício económico iniciado no ano de 2006 devendo, contudo, continuar a aceitar os pedidos de depósito em papel relativos a exercícios anteriores. • As Conservatórias do Registo Comercial devem aceitar os pedidos de depósito de prestação de contas de exercício económico iniciado em 2006 apenas e só quando entregues em simultâneo com o pedido de registo de facto que determine o cancelamento da matrícula. • Nota: esta orientação deixará de ter aplicação a partir do momento que entre em exploração a aplicação da IES.

15. Informação Empresarial Simplificada II. Particularidades no preenchimento dos formulários da IES relativos à obrigação de prestação de contas Abril de 2007

16. Tipo de Declaração

17. Tipo de Declaração • Na «1.ª Declaração», em que sejam entregues os anexos da prestação de contas, é sempre efectuado o registo da prestação de contas (desde que seja paga a respectiva taxa dentro do prazo). • Nas «Declarações de substituição» o facto registado é a actualização da prestação de contas (que não dá lugar ao pagamento de emolumentos, excepto nas situações em que ainda não tenha sido paga a taxa da prestação de contas ou em que a 1.ª declaração tenha sido entregue com a indicação de que as contas não foram aprovadas).

18. Situação da Empresa

19. Situação da Empresa • A prestação de contas apenas é efectuada nas situações 1, 2 e 3 (Em actividade, Fim de Actividade e Dissolvida). • Na situação 4 (Liquidada) o registo de prestação de contas apenas é realizado se o registo da liquidação da sociedade ainda não estiver efectuado.

20. Deliberação de aprovação das contas • Apenas estão sujeitas a registo comercial as contas aprovadas. • Se for assinalado o campo «contas não aprovadas» a IES apresentada não permite o cumprimento da obrigação de registo de contas.

21. Deliberação de aprovação das contas • Se a IES tiver sido apresentada seleccionando o campo «contas não aprovadas» deve proceder-se ao envio de uma nova IES (declaração de substituição) logo que as contas se mostrem aprovadas, só então se considerando cumprida a obrigação de prestação de contas.

22. Deliberação de aprovação das contas • Deve indicar-se a data de aprovação das contas. • Se estas foram aprovadas por unanimidade ou por maioria. • Qual a percentagem, correspondente ao capital social, por que foram aprovadas.

23. Deliberação de aprovação das contas • Deve indicar-se se a deliberação está correctamente devidamente titulada, isto é, se a respectiva acta foi lavrada no livro de actas, observando os requisitos que o art. 63.º CSCom prevê. • Deve identificar-se qual a modalidade em que foi tomada a deliberação.

24. Relatório de GestãoParecer da FiscalizaçãoCertificação Legal das Contas

25. Relatório de Gestão • É necessário assinalar se foi elaborado o relatório de gestão e as contas do exercício e se os respectivos documentos foram assinados por todos os membros da gerência /administração. • Nos casos de recusa da assinatura, nos termos do art. 65.º/3 do CSCom os motivos têm de ser consignados no documento. • Na IES deve indica-se se a recusa de assinatura foi justificada.

26. Parecer da Fiscalização • Há que indicar se a sociedade tem ou não órgão de fiscalização (Cfr. art. 262/2 do CSCom). • Nas sociedades que possuam órgão de fiscalização, têm de preencher-se as indicações relativas ao parecer do órgão de fiscalização. • Note-se que a prestação de contas, para estas sociedades, pressupõe a existência do parecer do órgão de fiscalização.

27. Certificação Legal das Contas • Nas sociedades em que tenha de haver certificação legal das contas, nos termos da lei, devem ser preenchidos os campos respectivos. • Se forem assinalados os campos 24, 25 e 27 («com reservas», «com opinião adversa» e «escusa de opinião») tem de se preencher o campo A850, indicando os motivos invocados pelo ROC (Cfr. art. 72.º/4 do CRCom).

28. Empresas públicas • No que respeita às empresas públicas, nos termos do n.º 3 do art. 42.º CRCom, a informação respeitante à deliberação da assembleia geral é substituída pela informação referente aos despachos de aprovação do ministro das Finanças e da tutela e as respeitantes à certificação legal das contas é substituída pela referente ao parecer da Inspecção-geral de Finanças.

29. Após a prestação de contas através da IES… • É realizado de forma automática, sem intervenção da conservatória, o registo da prestação de contas. • É disponibilizada de forma electrónica e automática uma certidão permanente, devendo aceder ao respectivo código de acesso em www.portaldaempresa.pt • É efectuada e pode ser imediatamente consultada a publicação do registo da prestação de contas em www.mj.gov.pt/publicacoes

30. Acesso à Informação da Prestação de Contas Base de Dados das Contas Anuais • A informação constante da IES que respeita ao cumprimento da obrigação prevista na alínea c) do n.º 1 do artigo 2.º consta da Base de Dados das Contas Anuais (BDCA), da titularidade do IRN, I. P.

31. Acesso à Informação da Prestação de Contas • A BDCA é de acesso público: • Na internet em www.portaldaempresa.pt • Nas conservatórias - Em suporte electrónico - Em suporte de papel • Consulta à base de dados nos termos, condições e custo a definir em portaria do ministro responsável pela área da justiça.

32. Informação Empresarial Simplificada OBRIGADA PELA VOSSA ATENÇÃO dgrn@dgrn.mj.pt Abril de 2007