Workshop 5 การจัดทำแผนกลยุทธ์ และสร้างตัวชี้วัด

1. Workshop 5 การจัดทำแผนกลยุทธ์ และสร้างตัวชี้วัด

2. ตารางช่วยสร้างแผนกลยุทธ์ฉบับปฏิบัติการ (Strategic Plan) จาก SLM

3. เครื่องชี้วัดความสำเร็จ (Indicator) คืออะไร? เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการ... กำหนดทิศทางการดำเนินงาน การตรวจสอบ ควบคุมและติดตามผล เพื่อให้งานนั้นบรรลุเป้าหมายสูงสุด จะใช้วัดความก้าวหน้าของกิจกรรมและวัดผลที่ได้จากการทำกิจกรรมในแต่ละเป้าประสงค์ของยุทธศาสตร์

4. เครื่องมือที่ใช้ชี้วัดความสำเร็จเครื่องมือที่ใช้ชี้วัดความสำเร็จ ใช้เครื่องมือสำคัญ 2 ชนิดคือ 1.หัวใจของความสำเร็จ (Critical Success Factor:CSF) “ อะไรคือสิ่งที่จุดประกายที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่างๆ (หรือปฏิกิริยาลูกโซ่)ที่นำไปสู่ความสำเร็จ” 2.ตัวชี้วัดความสำเร็จ (Key Performance Indicator:KPI “ เราต้องทำหรือจะทำอะไร? ที่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาลูกโซ่เหล่านั้น ”

5. การค้นหาหัวใจของความสำเร็จการค้นหาหัวใจของความสำเร็จ •ภายในเป้าประสงค์ของยุทธศาสตร์ (Strategic Objective) แต่ละข้อจะมีองค์ประกอบ(อาจเป็นกระบวนการหรือตัวคนก็ได้)ที่มีความสำคัญสูงต่อการเปลี่ยนแปลงหรือการบรรลุความสำเร็จ •สิ่งที่ท้าทายคือ ความสามารถกลั่นกรอง เลือกเฟ้นองค์ประกอบที่มีความสำคัญสูงสุด หรือที่เรียกว่าเป็น หัวใจความสำเร็จ หรือ Critical Success Factor(CSF) ของยุทธศาสตร์ให้พบ

6. ตัวอย่าง:หัวใจของความสำเร็จ(Critical Success Factor : CSF) หัวใจของความสำเร็จ(CSF)ของยุทธศาสตร์การพัฒนาเมืองไทยแข็งแรง การเฝ้าระวัง(สุขภาพ) ตนเองสภาวะแวดล้อมสังคม สร้างการมีส่วนร่วม กับภาคส่วนต่างๆ ในการพัฒนา สุขภาพ สร้างคนที่มีความสามารถ (Capability) และพลังใจที่จะ ทำงานให้สำเร็จ

7. ประเภทของเครื่องชี้วัดประเภทของเครื่องชี้วัด ประเภทที่ 1 แสดงผลลัพธ์ที่สำคัญ ของการเปลี่ยนแปลง ใช้ชื่อว่า “ตัวชี้วัดผลลัพธ์” (Key Result Indicator:KRI) ประเภทที่ 2 แสดงปฏิบัติการที่นำไปสู่ผลลัพธ์ในประเภทที่ 1 ใช้ชื่อว่า “ตัวชี้วัดผลงาน” (Performance Indicator:PI) ประเภทที่ 3 แสดงปฏิบัติการสำคัญที่มีผลต่อวัตถุประสงค์ของยุทธศาสตร์หลายตัวหรือทั้งหมด ใช้ชื่อว่า“ตัวชี้วัดผลสำเร็จ” (Key Performance Indicator:KPI)

8. ตัวชี้วัดผลลัพธ์ที่สำคัญ (Key Result Indicator : KRI) แสดงผลลัพธ์ที่สำคัญที่ได้จากการปฏิบัติตามแผน วัดผลสำเร็จของโครงการ ซึ่งเป็นเรื่องอดีตที่เกิดจากผลพวงของการใช้กระบวนการต่างๆ หลายอย่าง แต่ไม่สามารถบอกได้ว่าเกิดจากกระบวนการใด ไม่สามารถปรับทิศทางของงานได้  เหมาะสำหรับผู้บริหารระดับสูง ผู้ควบคุมนโยบาย บอกได้ว่าเกิดผลกับนโยบายอย่างไรบ้าง? แต่ไม่สามารถบอกที่มาที่ไปหรือเบื้องหลังของผลที่ได้

9. ตัวชี้วัดผลลัพธ์ที่สำคัญ (Key Result Indicator : KRI) KRI แสดงว่า “เราได้ทำอะไรไปแล้ว” (Output/Outcome ) มีลักษณะเป็นอดีต ( Historical ) •เป็นผลรวมของกระบวนการต่างๆ หลาย อย่าง ไม่สามารถระบุที่มาที่ไปได้ •ไม่บอกว่า “ได้ทำ (process) อย่างไร? ใครทำ” จึงใช้ปรับทิศทางไม่ได้ ตัวอย่าง เช่น  ร้อยละของผู้ผ่านการฝึกอบรมตามโครงการ  ร้อยละของเด็กที่ได้รับการศึกษาขั้นพื้นฐาน  อัตราป่วยด้วยโรคไข้หวัดนก

10. ตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator : PI) เป็นเครื่องชี้วัดที่หน่วยงานต่างๆ สร้างขึ้น สำหรับควบคุมการปฏิบัติงานในส่วนที่รับผิดชอบหรือวางแผนงบประมาณ  แสดงว่า “เราต้องทำอะไรบ้าง” แต่ไม่บอกว่า อะไรมีความสำคัญสูงสุด  เป็นแหล่งที่มาของ KPI อีกทีหนึ่ง ใช้ ประกอบกับ KPI โดยเฉพาะในองค์กรระดับ ปฏิบัติการ มีจำนวนมาก อยู่ระหว่าง KRI กับ KPI  อาจไม่มีผลโดยตรงต่อการบรรลุเป้าหมายในระยะสั้นแต่มีผลต่อการพัฒนาในระยะยาว

11. ตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator : PI) •ใช้ได้ทั้งเพื่อแสดงอดีต(ผลงานที่ผ่านมา)หรือปัจจุบัน (กำลังทำอะไรอยู่) ตัวอย่าง เช่น มีการศึกษาวิจัยองค์ความรู้, มีศูนย์ประสานงานเครือข่าย, มีฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ จำนวนคู่มือ/สื่อ/ศูนย์การเรียนรู้ มีการสำรวจสัตว์ปีก/การฉีดวัคซีน

12. ตัวชี้วัดผลสำเร็จ (Key Performance Indicator : KPI) มีลักษณะเป็นปัจจุบันหรืออนาคต เท่านั้น “เราต้องทำหรือจะทำอะไรที่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาลูกโซ่ที่นำไปสู่ความสำเร็จ” • ใช้ติดตามงานที่เกิดขึ้นเป็นรายวัน/ทุกวัน หรือเป็นปัจจุบัน (Real Time)  ใช้วางแผนงานล่วงหน้าว่าจะทำอะไรในอาทิตย์หน้า/เดือนหน้า

13. ตัวชี้วัดผลสำเร็จ (Key Performance Indicator : KPI)  ผู้ปฏิบัติงานทุกคนต้องเข้าใจเครื่องชี้วัดและรู้วิธีแก้ไขเมื่อเกิดปัญหา  สามารถหาผู้รับผิดชอบในระดับต่างๆได้เมื่อเกิดปัญหา  มีผลกระทบต่อยุทธศาสตร์อย่างมีนัยสำคัญและ กว้างขวาง(หลายมุมมอง)  ต้องมีการติดตาม ตอบสนองโดยผู้บริหารระดับ CEO

14. ตัวอย่าง : ตัวชี้วัดความสำเร็จ : KPI การรายงาน/แจ้ง การพบผู้ป่วยโรคไข้หวัดนก ภายใน 1 ชั่วโมง  เดินออกกำลังกายอย่างต่อเนื่องวันละ 30 นาที (ไม่ใช่ 3 วัน/สัปดาห์) ดำเนินการตามข้อตกลงการดำเนินงานร่วมกัน (ไม่ใช่มีแค่เอกสาร) ผู้ผ่านการเสริมสร้างทักษะสามารถสร้างแผนที่ยุทธศาสตร์ในพื้นที่เป้าหมายได้ การแลกเปลี่ยนและใช้ข้อมูลสารสนเทศระหว่างเครือข่าย

15. ตำแหน่งและสัดส่วนของตัวชี้วัดตำแหน่งและสัดส่วนของตัวชี้วัด ผลสำเร็จ 10 % ผลลัพธ์ที่สำคัญ 10 % ผลงาน 80 %

16. ระดับการใช้เครื่องชี้วัด เพื่อวัดประสิทธิภาพ-ประสิทธิผล กองทุนฯ ผลลัพธ์(KRI) ประสิทธิผล ผลสำเร็จ(KPI) 1 2 3 ผลงาน(PI) 1 2 3 ประสิทธิภาพ โครงการ/กิจกรรม 1 2 3 หลักประกันสุขภาพ กองทุน

17. สร้าง KPI จากแผนที่ฉบับปฏิบัติการ (SLM) สำหรับผู้จัดการ • การวัดเพ่งเล็งวัดเฉพาะวัตถุประสงค์ที่กำหนดใน SLM ประกอบด้วย 2 ชนิดที่ต้องวัดคู่กัน • วัดความก้าวหน้าของกิจกรรม • วัดผลที่ได้จากการทำกิจกรรมนั้น • วัดเฉพาะ KPI ของแต่ละกล่องวัตถุประสงค์เท่านั้น สำหรับผู้บริหาร • หา”หัวใจของความสำเร็จ CSF” ให้พบ แล้วติดตาม KPI เฉพาะส่วนนั้นในการติดตามผล จะใช้เพียง 1-2 ตัว ผลลัพธ์ กิจกรรม

18. ตารางช่วยสร้างแผนกลยุทธ์ฉบับปฏิบัติการ (Strategic Plan) จาก SLM

19. วิธีการจัดทำแผนเพื่อกำหนดเป้าหมายและเครื่องชี้วัดวิธีการจัดทำแผนเพื่อกำหนดเป้าหมายและเครื่องชี้วัด 1.นำเป้าประสงค์และกลยุทธ์สำคัญมาบรรจุลงในช่อง(ช่องที่ 1, 2) 2.ร่วมกันคิดกิจกรรมสำคัญของแต่ละกลยุทธ์ในแต่ละวัตถประสงค์ลงในช่องกิจกรรมสำคัญ ต้องการคิดใหม่ๆ หรืออาจนำกิจกรรมที่มีมาใส่ (ช่องที่ 3) เช่น...จัดทำระบบข้อมูล ฯลฯ 3.ระบุอาการกระทำ (กริยา) หรือวิธีการทำกิจกรรมสำคัญแต่ละกิจกรรมว่าทำอย่างไร เช่น เก็บรวบรวมข้อมูล ออกแบบฐานข้อมูล แลกเปลี่ยนข้อมูล (ช่องที่ 4) 4.กำหนดตัวชี้วัดผลงาน (PI) ในแต่ละการกระทำ (อดีต, ปัจจุบัน)(ช่องที่ 5)

20. วิธีการจัดทำแผนเพื่อกำหนดเป้าหมายและเครื่องชี้วัดวิธีการจัดทำแผนเพื่อกำหนดเป้าหมายและเครื่องชี้วัด 5.ดำเนินการจนครบทุกเป้าประสงค์ของยุทธศาสตร์และกลยุทธ์สำคัญทุกข้อ (โดยยังมิต้องกำหนดและเขียน KPI ความคิดริเริม เป้าหมายภายใน 1 ปี และผู้รับผิดชอบประจำกลุ่ม) 6.หา CSF ให้พบที่อยู่ในชุดการกระทำ (ช่อง 4) เช่น การแลกเปลี่ยนข้อมูล (ทำให้เกิดปฏิกิริยาลูกโซ่) 7.เมื่อได้ CSF แล้วก็ให้พิจารณากำหนด KPI โดยคัดเลือกจาก PI จำนวนมาก(ในช่อง 5 )คัดเลือกเพียง 1 ตัวต่อ 1 เป้าประสงค์ของยุทธศาสตร์ ลงใน(ช่อง 6) 8. การหา CSF / KPI ต้องเคร่งครัด อย่าพยายามเหมาว่า PI ตัวใดตัวหนึ่งคือ KPI

21. วิธีการจัดทำแผนเพื่อกำหนดเป้าหมายและเครื่องชี้วัดวิธีการจัดทำแผนเพื่อกำหนดเป้าหมายและเครื่องชี้วัด 9.หากหา KPI ไม่ได้แสดงว่าการกระทำที่คิดไว้อาจไม่ให้ผลตอบแทนที่ดีพอดังนั้นต้องระดมสมองพิจารณาค้นหาความคิดริเริ่มใหม่ๆไว้ใน(ช่องที่ 7) 10.ข้อสังเกต KPI เป็นปัจจุบันหรืออนาคตเท่านั้นเช่นบุคลากรสามารถปฏิบัติการจัดทำแผนที่ยุทธศาสตร์ได้ (ส่งผลที่จะไปดำเนินต่อๆไป) 11.เมื่อได้โครงการ ตัวชี้วัด KPI/CSF และเป้าหมาย แล้ว CEO จะเป็นผู้คัดเลือกบุคคลเป็นผู้รับผิดชอบประจำกลุ่มคนละ1 กล่องเป้าประสงค์ของยุทธศาสตร์หากบุคลากรไม่เพียงพอให้รับผิดชอบไม่เกิน 2 กล่อง

22. ตัวอย่าง:การสร้างแผนกลยุทธฉบับปฏิบัติการ ของ อบต.

23. ตัวอย่าง:การสร้างแผนกลยุทธฉบับปฏิบัติการ ของ อบต.