INTÉGRATION DES DONNÉES DES TABLEAUX DE SUIVI DES PARCOURS DANS L'EXTRANET ARCA

1. INTÉGRATION DES DONNÉES DES TABLEAUX DE SUIVI DES PARCOURS DANS L'EXTRANET ARCA Réunion des organismes de formation 31 janvier et 3 février 2014

2. ORDRE DU JOUR -------------------------------------------------------------------------- • Présentation globale des évolutions de l’extranet ARCA • Saisie des parcours réalisés • Extraction de tableaux de synthèse par bon de commande • Consultation des statistiques par bon de commande • Fréquence d’actualisation • Reprise des données saisies en 2013

3. 1 – EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA

4. 1 - EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA Dans le cadre du nouveau Programme régional 2013-2015, mise en place de formations PARCOURS offrant des étapes diverses et des parcours plus individualisés. • Parcours orientation insertion : parcours court ou long, modules (orientation, santé, remise à niveau, TRE…) • Parcours diplômants : positionnement/préqualification / qualification • Parcours préparatoires sanitaire et social : Validation de projet/ préqualification / appui prépa concours

5. 1- EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA La Région souhaite connaître le détail des étapes suivies par les stagiaires au sein d’un même bon de commande (et pas uniquement le volume global d’heures réalisées) => Durant toute l’année 2013, transmission des tableaux de suivi des parcours réalisés sous format Excel Mais plusieurs contraintes : • Tableaux verrouillés et donc peu pratiques d’utilisation • Triple saisie des données stagiaires : tableau de candidatures, extranet ARCA, tableau de suivi des parcours • Envoi en pièce jointe par courriel à un instant T

6. 1- EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA • A compter du 01/01/2014, nouvelles modalités de saisie des parcours réalisés • L’organisme ne saisit plus les parcours réalisés dans Excel : il les saisit dans l’extranet ARCA dans la zone « données d’exécution »  du bon de commande concerné. • Il n’a plus à ressaisir les données concernant l’identité et les caractéristiques du stagiaire (elles existent déjà dans ARCA). • Il n’a plus besoin de transmettre par courriel les données de suivi des parcours aux correspondants de la Région (Bureau territorial et Chargé de mission). Ces données sont consultables et modifiables à tout moment sur l’extranet.

7. 2 – SAISIE DES PARCOURS REALISES

8. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES Ecran « Accueil > Données d’exécution > Recherche données exécution > Recherche parcours réalisé » • Pour les 3 types de Parcours Sélectionner un stagiaire inscrit sur l’action de formation BOUTON « SAISIR LES PARCOURS REALISES » • Uniquement pour les Parcours Diplômants : BOUTON « SAISIR LES CERTIFICATIONS PROPOSÉES »

9. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES SAISIE PARCOURS ORIENTATION INSERTION

10. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

11. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES O

12. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES SAISIE PARCOURS DIPLOMANTS

13. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

14. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

15. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

16. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES SAISIE PARCOURS PREPARATOIRES SANITAIRE ET SOCIAL

17. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

18. 3 – EXTRAIRE LES PARCOURS REALISES

19. 3- EXTRAIRE LES PARCOURS REALISES BOUTON « EXTRAIRE LES PARCOURS REALISES » • Lance une édition Excel « Tableau de suivi des Parcours » pour l’ensemble des stagiaires enregistrés sur le bon de commande, y compris pour ceux dont le parcours réalisé n’a pas été saisi • Accessible aux organismes de formation et aux correspondants Région (bureaux territoriaux, chargés de mission DFPA) • Le tableau proposé peut être téléchargé et modifié à tout moment • 3 sortes de tableaux en fonction du dispositif (O,P,Q)

22. 2- SAISIE DES PARCOURS REALISES

23. 4 – STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE

24. 4- STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE BOUTON « STATISTIQUES SUR PARCOURS » pour l’ensemble des stagiaires enregistrés sur le bon de commande, y compris pour ceux dont le parcours réalisé n’a pas été saisi. • TYPOLOGIE DES CANDIDATS ENTRES EN FORMATION Prescripteur, sexe, âge, niveau… • DEROULEMENT DES PARCOURS INDIVIDUALISES Parcours long ou court, suite préconisée, modules suivis, étapes, diplôme préparé, résultats obtenus à l’examen ou au concours, sorties anticipées…

25. 4- STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE Accessibles aux organismes de formation et aux correspondants Région (bureaux territoriaux, chargés de mission DFPA) La page de statistiques proposée diffère en fonction du dispositif (O,P,Q)

26. 4- STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE

33. 5 – FREQUENCE D’ACTUALISATION

34. 5- FREQUENCE D’ACTUALISATION • Seuls les parcours REALISES doivent être saisis (pas de saisie des parcours prévisionnels) • L’organisme ne transmet plus les données par courriel à ses interlocuteurs Région puisque tous peuvent les consulter sur l’extranet Fréquence d’actualisation inchangée : • Tous les mois pour les parcours orientation insertion et les parcours diplômants • Tous les deux mois pour les parcours préparatoires sanitaire et social

35. 6 – REPRISE DES DONNES

36. 6- REPRISE DES DONNEES Pour tous les tableaux transmis avant le 30 janvier à la Région. Les données saisies dans les tableaux Excel en 2013 seront récupérées informatiquement dans l’extranet ARCA. OPERATION DE REPRISE PREVUE MI FEVRIER 2014 Un message d’information vous préviendra de la fin des opérations Vous devrez vous assurer de la qualité des données reprises dans ARCA et les corriger si nécessaire

37. 6- REPRISE DES DONNEES PARCOURS ORIENTATION INSERTION Liste des données reprises : Lieu de la session - date de début - date de fin - parcours court ou long Durée totale réalisée - durée par module - Observations Suite de parcours préconisée – fiche navette adressée Pré-requis validés – emploi ou formation visé – domaine visé Pas de récupération des données sur le stagiaire ou sur la durée prévisionnelle (déjà dans l’extranet ARCA).

38. 6- REPRISE DES DONNEES PARCOURS DIPLOMANTS Liste des données reprises : Lieu de la session : repris dans lieu positionnement, lieu préqualification, lieu qualification Positionnement : « Durée centre et entreprise » repris dans « durée centre » Préqualification : « Durée centre et entreprise » repris dans « durée centre » Date de début - date de fin Qualification : Diplôme préparé - « Durée centre et entreprise » repris dans « durée centre » - Date de début - date de fin Observations Pas de récupération des données sur le résultat au diplôme (déjà dans l’extranet ARCA).

39. 6- REPRISE DES DONNEES PARCOURS PREPARATOIRES SANITAIRE ET SOCIAL Liste des données reprises : Lieu de la session : repris dans lieu validation projet, lieu préqualification, lieu appui prépa concours Date début et fin de parcours prévues : repris dans date début et date de fin validation de projet Validation de projet : durée en centre Préqualification : durée centre - durée entreprise - date de début - date de fin Appui prépa concours : durée en centre - durée en entreprise - date de début - date de fin => données reprises • soit dans appui prépa concours oral et écrit • soit dans appui prépa concours oral

40. 6- REPRISE DES DONNEES PARCOURS PREPARATOIRES SANITAIRE ET SOCIAL Liste des données reprises : Métier concours visé repris dans «  métier visé 1 » Présentation concours Concours présenté repris dans « intitulé concours 1 » Admissibilité repris dans « admissibilité à au moins un concours » Admission repris dans « admission à au moins un concours » Observations

41. PERSPECTIVES • Bons de commande 2013, 2014 et 2015 Saisie des données de suivi des parcours dans l’extranet ARCA • A compter de 2016 Nouvel outil informatique ZEFIR : détail pour chaque bon de commande des différentes composantes et sessions Pour les marchés de Formation Professionnelle 2016-2018

42. POUR TOUT RENSEIGNEMENT • Aide en ligne Pour chaque écran de l’extranet • Guide utilisateur Extranet Téléchargeable sur http://www.midipyrenees.fr/IMG/pdf/aide_utilisateur_extranet_2014_maj_janvier.pdf • Foire aux questions Extranet.DFPA@cr-mip.fr ?