Microsoft Word (22 tiết)

1. Microsoft Word(22 tiết) Bài giảng do Bộ môn THCS,Khoa CNTT biên soạn

2. Nội dung • Làm quen với MS Word (1t) • Soạn thảo và trình bày thông tin (10t) • Trình bày thông tin trong cột và bảng (5t) • Đồ họa, ký tự đặc biệt và công thức toán (2,5t) • Những thao tác hoàn tất tài liệu (0,5t) • Sử dụng Mail Merge (3t)

3. 1. Làm quen với MS Word • Làm việc trong môi trường Word • Thao tác với tệp • Cách hiển thị tài liệu • Cách di chuyển tài liệu

4. Môi trường MS Word • Làm quen với giao diện Word 2007 • Làm quen với thanh Ribbon • Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm • Những Tab phụ • Toolbar mini • Ẩn tạm thời thanh Ribbon

5. Môi trường MS Word

6. Thao tác với tệp • Tạo mới • Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / New • Lưu tệp • Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / Save • Save as type: Lưu ý chọn version Word để lưu tài liệu (hiện nay nên lưu dưới dạng doc – Word 97-20003) • Mở tệp • Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / Open • Đóng tệp • Nhấp vào biểu tượng Office Button / Close hoặc click vào biểu tượng close ở góc trên cùng bên phải.

7. Hộp thoại Save As • Ý nghĩa • Cách dùng: Button Office/ Save As

8. Cách hiển thị tài liệu • Hiển thị theo nhiều cách • Print Layout view • Full Screen Reading view • Web Layout view • Outline view • Draft view • Các tùy chọn khác trên tab View • Hiển thị thước và lưới phân chia, Document map • Sắp xếp cửa sổ, Thay đổi tỷ lệ hiển thị • …

9. Cách di chuyển tài liệu • Tạo mới • Nhấp vào biểu tượng Office Button (hoặc Quick Access) / New

10. Bài tập thực hành • Các kiến thức, kỹ năng cần thực hành: • Thanh công cụ và hệ thống menu • Các thao tác với tệp • Cách hiển thị, di chuyển tài liệu

11. 2. Soạn thảo & trình bày thông tin • Tạo tài liệu đầu tiên • Chỉnh sửa văn bản và tài liệu • Làm cho văn bản trông đẹp mắt • Ghi chú và theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu

12. Tạo tài liệu đầu tiên • Thiết lập môi trường soạn thảo: Thao tác đầu tiên khi soạn thảo VB • Khổ giấy, chiều ngang-dọc, lề, font mặc định • Làm quen với cửa sổ soạn thảo • Đoạn văn bản • Sự khác nhau giữa dùng Shift + Enter và Enter

13. Tạo tài liệu đầu tiên (tiếp) • Những kí hiệu hỗ trợ

14. Tạo tài liệu đầu tiên (tiếp) • Những dấu gạch chân trong văn bản

15. Chỉnh sửa văn bản • Di chuyển con trỏ để chỉnh sửa nội dung • Chế độ Overtype • Nhập chỉ số trên, chỉ số dưới: Ctrl_Shift_= và Ctrl_= • Chọn và xóa nội dung: cách đánh dấu từ, dòng, đoạn • Di chuyển văn bản (Cut & Paste hoặc Moving bằng chuột) • Hủy bỏ các thao tác vừa thực hiện (Undo & Redo) • Chèn văn bản đã lưu trong thư viện vào tài liệu • Insert/ Text/ Quick Parts

16. Chỉnh sửa văn bản (tiếp) • Tìm kiếm và thay thế • Home / Editing / Find hoặc Replace (Hoặc dùng phím tắt Ctrl + F)

17. Chỉnh sửa văn bản (tiếp) • Sửa lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp (Review/ Spelling)

18. Làm cho văn bản trông đẹp mắt • Định dạng chữ: kiểu, cỡ, màu, giãn dòng,… • Sử dụng Style • Danh sách : tạo, thay đổi, căn chỉnh • Bullets hoặc Numbering • Danh sách đa cấp: Mutilevel List

19. Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp) • Watermark (dấu chìm): Page Layout/Watermark • Background (màu nền): Page Layout/Page Color

20. Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp) • Trang trí đường viền và tạo bóng (Border và Shading) • Page Layout /Page Borders 

21. Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp) • Tạo DropCap • Insert / DropCap

22. Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp) Tab: Căn chỉnh, trình bày văn bản. Tab có thể dùng để di chuyển con trỏ theo từng bước nhẩy (khi nhấn phím Tab) • Tab Trái : Văn bản xuất hiện bên trái vị trí đặt dấu Tab • Tab Phải : Văn bản xuất hiện bên phải vị trí đặt dấu Tab • Tab Giữa : Văn bản được căn giữa so với vị trí đặt dấu Tab. • Tab Thập Phân: Dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần nguyên và thập phân. • Tab Thanh Ngăn: Dùng để tạo ra một đường kẻ dọc có chiều cao bằng chiều cao của kí tự tại vị trí đặt Tab.

23. Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp) Cách đặt Tab (1) Kiểm tra thanh thước đang để đơn vị là gì? Tốt nhất là để đơn vị cm. • Vào Home/ Paragraph bấm vào biểu tượng -> chọn Tabs • Xác định được vị trí cần đặt Tab -> gõ số vào ô đầu tiên (Tab stop position) • Chọn tab: phải, trái giữa, thập phân... ở dòng dưới (ở mục Alignment). • Chọn kiểu hiện thị của tab (ở mục Leader). • Sau đó bạn chọn Set để thiết lập. • Bạn có thể đặt nhiều tab trên 1 dòng. Chọn OK để kết thúc. • Để xuất hiện tab ở trang văn bản, gõ chữ bình thường sau đó ấn phím Tab trên bàn phím để hiển thị Tab. • Xóa Tab đã đặt: chọn Tab và nhấn Clear • Có thể dùng công cụ “Chổi” để sao chép định dạng Tab cho các dòng tiếp theo

24. Làm cho VB trông đẹp mắt (tiếp) Mẹođặt Tab nhanh • Kíchchuộttráivàocácvịtrí tab cầnđặttrênthước • Chỉnhsửa tab theo ý muốnbằngcách 1:trái, phải, … đặtdấugạchkhichạy tab (leader) Cáchnàyvẫnphảithựchiệnmộtsốcôngđoạnnhưcách 1, tuynhiêntacóthểquansáttrựcquancácvịtrí tab ngaytrênthước so vớiphầnkýtựđãgõtrêndòngđịnhđặt tab.

25. Track Changes và Comments • Theo dõi việc chỉnh sửa bằng Track Changes • Vào tab Review/ Track Changes

26. Track Changes và Comments(tiếp) • Accept và Reject Track Changes • Nếubạnkhôngmuốnnhìnthấy VB “sạchsẽ” thìhãychọn Accept All Changes đểđồng ý tấtcảthayđổivàxóacácđánhdấuthayđổi • Nếubạnđồng ý mộtthayđổinàođóhoặctấtcảhãychọn Accept Change (All Changes) • Nếubạntừchốimộtthayđổinàođóhoặctấtcảhãychọn Reject Change (All Changes) • Ẩntạmthờinhữngthayđổi: Review/Show Markup

27. Track Changes và Comments (tiếp) • Comments • Review / New Comment

28. Bài tập thực hành • Các kiến thức, kỹ năng cần thực hành: • Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu, soạn thảo được tài liệu đơn giản, tìm kiếm, thay thế. • Cách sử dụng Danh sách (Bullets, Numbering, Multilevel List), Style để trình bày văn bản đẹp mắt, chuyên nghiệp. • Cách sử dụng Tab. • Cách sử dụng Changes và Comments để theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu.

29. 3. Trình bày trong cột & bảng • Cách trình bày thông tin trong cột • Sử dụng Tab để tạo danh sách dạng bảng • Cách trình bày thông tin trong bảng • Định dạng bảng • Tính toán trong bảng • Sắp xếp dữ liệu trong bảng

30. Trình bày thông tin trong cột • Sử dụng chức năng Columns để chia cột • Page Layout / Columns • Sử dụng hộp thoại Columns để thiết lập tùy chọn

31. Dùng Tab để tạo DS dạng bảng • Dùng khi trình bày dữ liệu đơn giản dạng bảng

32. Trình bày thông tin trong bảng • Dùng khi trình bày dữ liệu đơn giản dạng bảng

33. Trình bày TT trong bảng (tiếp) • Tạo mới bảng: Insert / Table

34. Trình bày TT trong bảng (tiếp) • Các thao tác với bảng • Các thao tác chọn: bảng, dòng, cột, ô • Các thao tác sửa đổi: • Thay đổi kích thước dòng, cột, bảng • Chèn hàng, cột • Xóa hàng, cột • Trộn các ô • Tách ô, tách bảng • Borders and Shading • Đặt lặp tiêu đề bảng Row/Repeat as header row …

35. Định dạng bảng • Bạncóthểtạonhanhmộtbảngbằng Quick Table • Insert / Table / Quick Table • Sửdụng tab ngữcảnh Design đểđịnhdạngbảng • Trongnhóm Table Styles bạncóthểchọncáckiểubảngcósẵnrấtchuyênnghiệpvàđadạng

36. Tính toán dữ liệu trong bảng • Các hàm: Sum, Average, … • Các đối: Left, Right, Above, Below

37. Sắp xếp dữ liệu trong bảng • Tiêuchísắpxếp • Sắpxếptheotăng / giảm • Cáctùychọn: chú ý tiếngViệt (Sorting language)

38. Bài tập thực hành • Các kiến thức, kỹ năng cần thực hành: • Chia cột văn bảng bằng Columns • Sử dụng Tab để trình bày dữ liệu dạng bảng đơn giản • Bảng: tạo, chỉnh sửa, định dạng, sắp xếp

39. 4. Đồ họa và ký tự đặc biệt • Chèn và chỉnh sửa ảnh • Tạo chữ nghệ thuật • Tạo và chỉnh sửa sơ đồ • Chèn ký tự đặc biệt

40. Chèn và chỉnh sửa ảnh • Picture and Clip Art • Insert / Picture hoặc Clip Art (Organize clips …)

41. Tạo chữ nghệ thuật WordArt • Insert / trong nhóm Text / WordArt

42. Tạo, chỉnh sửa sơ đồ • Sử dụng Autoshapes • Insert / Shapes

43. Tạo, chỉnh sửa sơ đồ (tiếp) • Sử dụng SmartArt Graphic vẽ các sơ đồ logic có thứ bậc rõ ràng, hoặc luồng xử lý công việc • Insert / Insert SmartArt Graphic

44. Chèn ký tự đặc biệt • Insert / Symbols • Font: Normal text, Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3

45. Bài tập thực hành • Các kiến thức, kỹ năng cần thực hành: • Biết cách chèn, sửa ảnh, chữ nghệ thuật • Vẽ sơ đồ • Chèn ký tự đặc biệt

46. 5. Hoàn tất tài liệu • Căn bản về Header và Footer • Tìm hiểu về bảng mục lục (Table of Contents)

47. Header và Footer • Insert / trong nhóm Header & Footer • Thiết lập tiêu đề đầu trang Header • Thiết lập tiêu đề chân trang Footer • Thiết lập số trang Page Number • Lưu ý: chỉnh font chữ, cỡ chữ,…

48. Mục lục tự động Table of Contents • Dùng cho: luận văn, bài nghiên cứu, đề án, tài liệu, giáo trình, hướng dẫn sử dụng …. • Yêu cầu: các đề mục định dạng bằng Heading Style

49. Mục lục tự động (tiếp) • Các bước tạo • Chọn các Heading Style cho các đề mục (vì lý do này nên sử dụng Heading cho các đề mục ngay khi soạn thảo) • References / Table of Contents

50. Mục lục tự động (tiếp) • Cập nhật mục lục khi văn bản thay đổi • References / Update Table hoặc click chuột phải vào ML • Có 2 lựa chọn khi cập nhật: • Update entire table: cập nhật toàn bộ nội dung (VB có thay đổi đề mục) • Update page numbers only : chỉ cập nhật số trang (VB không thay đổi đề mục)