2013-03-19

1. 2013-03-19 • Helen Ekelöf

2. Kartan visar vägen till arkivets skattgömma

3. En tillbakablick Den typiska bilden av ett arkiv • Ett dammigt stort rum långt ned i källaren med massor papper

4. En tillbakablick Den typiska bilden av ett arkiv • All information existerade endast i pappersformat och registret bestod av en oändlig rad pärmar • Endast ett fåtal personer kunde hitta bland dessa pärmar

5. Tiden går framåt När man äntligen hittade vad man sökte var kvaliteten varierande Fotografering av handlingar infördes! Sen stoppades allt tillbaka i pärmar och arkivlådor i långa rader

6. Tekniken går framåt! Någonstans dök scannern upp! • Namngivna dokument och handlingar fick plötsligt en viss sökbarhet! • Kartan började bli en del av vardagen på vissa håll

7. Varför behöver vi arkivet? I det moderna samhället är tillgänglighet till arkiverad information viktigare än någonsin! Arkivet är skattgömman som möjliggör för oss människor att lära oss av vår historia. Att information finns tillgänglig för att fylla de behov vi har i såväl vår samtid som vår framtid är det övergripande målet för all arkivering. -Vi vill vara ett folkets arkiv, som människor lätt kan vara i kontakt med, berättar förste arkivarie Katja Hellman på Österbottens traditionsarkiv.

8. Vägen till det digitala arkivet Delarna hänger inte ihop! • Omständigt • Tidskrävande • Höga kostnader Handläggning Ansökan Arkivering

9. Verksamheten strömlinjeformas • Bättre rutiner • Kvarstående manuell hantering • Fortfarande omständigt att från gammalt avslutat skapa nytt Arkivering Handläggning Ansökan

10. Vägen till det digitala arkivet Arkivet består fortsatt av en massa hantering av papper! • Handlingar kommer in i digitalt format • Men skrivs ut för att • stämplas & scannas in igen • eller för att handläggarsystemet saknar direktarkivering

11. Det digitala flödet – från ansökan till arkiv GenerellaÄrendesystem Kungörelse Tekis-GÄHS Tekis-RX Tekis-AGS Tekis-ByggR Tekis-DA TIS Kartstöd

12. Det digitala flödet – från ansökan till arkiv Påbörjas via en e-tjänst på webben – t ex Mitt Bygge

13. Det digitala flödet – från ansökan till arkiv Tänk vad bra det skulle vara om fick ladda hem tidigare handlingar redan här genom att bara klicka ikartan

14. Det digitala flödet – från ansökan till arkiv Men inte bara bygghandlingar, utan även gällande detaljplan är möjlig att nå via kartan  • Via kommunens lokala planarkiv • Via Lantmäteriets arkivsök - Arken Med tillgång till rätt underlag snabbt och enkelt förkortas och förenklas processen för den bygglovssökande…..

15. Det digitala flödet – från ansökan till arkiv ….och spar tid för kommunens handläggare! • Den digitala bygglovsansökan går sedan direkt in i ärendesystemet för bygglovshandläggning, ByggR • I ByggR finns kartan så klart också med och hjälper handläggaren att hitta arkiverat material • Handlingar som behöves för att kunna ta rätt beslut

16. Det digitala flödet – från ansökan till arkiv • Efter beslutet arkiveras ärendet i arkivet – så att alla som vill och behöver kan ta del av informationen! Ansökan Ärende Nya behov fylls snabbare när delarna redan finns på plats Arkivet är inte slutet – utan början på något nytt! Friktionsfri övergång mellan momenten Gammalt föder nytt på ett naturligt sätt e-arkiv

17. Arkivet är inte slutet Standardiserat och tillgänglig för alla! Utbytesformat FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer För många aktörer och många syften! • Verksamheter inom stat och kommun • Samhället i stort Tillgängligheten viktigt även för många pågående projekt som t ex: • OAIS modellen • Projektet eARD som bedrivs av Riksarkivet Ansökan Ärende e-arkiv

18. Nu vet vi att arkivet behövs! Men Katja hinner inte hjälpa alla! -I en kommun behövs idag 6-8 heltidstjänster för att serva intressenter med handlingar från arkivet!

19. Moderna lösningar tar över! Mobila lösningar, webbsidor…….alla lösningar är möjliga. Och inte minst - med kartan i centrum klarar alla av att hitta rätt i arkivets skattgömma!!