AUDITORÍA DE GESTIÓN VS AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD

1. AUDITORIA DE GESTION GUBERNAMENTAL AUDITORÍA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORÍA DE GESTIÓN VS AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD VS

2. FUNDAMENTO LEGAL: Las atribuciones y competencia de la Auditoria de Gestión tienen su origen en la Constitución Política del Estado. El Art. 211 dispone que la Contraloría General “Realizará auditorias de gestión a las entidades y organismos del sector público y a sus servidores” y añade: “La Contraloría dictará regulaciones de carácter general para el cumplimiento de sus funciones”. BASE DE SUSTENTACION: Se fundamenta en las normas de Calidad y de Protección del Medio Ambiente, emitidas por el Organismo Internacional de Estandarización, con sede en Ginebra-Suiza. VS AUDITORÍA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORIA DE GESTION GUBERNAMENTAL

3. FUNDAMENTO LEGAL En armonía con al mandato Constitucional, el Art.21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que: “La Auditoria de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión. Este tipo de auditoria examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos, de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes”. BASE DE SUSTENTO Las normas ISO 9.000 y 14.000, establecen los elementos esenciales para el adecuado funcionamiento de las organizaciones industriales, comerciales privadas o públicas con el propósito de ofrecer productos y/o servicios de calidad y/o de Protección del Medio Ambiente, que satisfagan las expectativas o requerimientos de sus clientes internos y externos, representados por los clientes de los bienes o servicios producidos frente a los proveedores, relacionados de negocios, el Estado, Organismos de Control, sociedades protectoras del ambiente, etc. AUDITORIA DE GESTION GUBERNAMENTAL AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD VS

4. NATURALEZA: Obligatorio.-La falta de cumplimiento de disposiciones legales, normas, planes, políticas establecidas por parte de los funcionarios y empleados de un organismo o empresa del sector público, conlleva el establecimiento de responsabilidades a través de la Auditoria Gubernamental Financiera y/o de Gestión. CARACTER: Voluntario.-Para obtener y mantener la certificación ISO, pero de cumplimiento obligatorio cuando ha existido su aceptación. Por su naturaleza constituye también parte sustantiva del Sistema de Control Interno de la entidad. AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD VS

5. OBJETIVOS: Establecer y mantener el sistema de control, y auditoría y regular su funcionamiento para examinar, verificar y evaluar cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del Estado y la utilización, administración y custodia de los bienes públicos. Propender a que los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores del sector público,sin ninguna excepción, se responsabilicen y rindan cuenta pública sobre el ejercicio de sus atribuciones, y la utilización de los recursos puestos a su disposición; Verificar que las atribuciones y objetivos de las instituciones del Estado y los respectivos deberes y obligaciones de sus servidores sean cumplidos a cabalidad; Cerciorarse que cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio sistema de control interno; y Coordinar y complementar con la acción que otros órganos de control ejerzan sobre las operaciones y actividades del sector público y sus servidores. OBJETIVOS: - Conocer el grado de cumplimiento de los procesos o elementos que conforman la Gestión de Calidad, respecto a lo establecido en los requisitos, procedimientos y regulaciones inherentes a la gestión. - Identificar las no-conformidades existentes en el Sistema - Dar al auditado la oportunidad de rectificar o mejorar el Sistema de Calidad - Cumplir con los requisitos exigidos por las Normas ISO - Informar a la Dirección a cerca del estado del Sistema - Impulsar desde los máximos niveles un proceso de mejora continúa de la calidad, orientado a todas las áreas de actividad AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD VS

6. PERFILES Y CAPACIDAD: Profesionales académicos, con capacidad legal para ejercer la Auditoría Gubernamental. Cinco años mínimo de experiencia en Contabilidad y Auditoría. Conocimientos del proceso informático. Profesionales de reconocida idoneidad, ética individual, confidencialidad y competencia. En áreas financieras y de gestión. Únicamente pueden realizar auditorías financieras y/o de gestión los profesionales expresamente nombrados por el Contralor General del Estado, sean de la propia Contraloría, los Auditores Internos y los Auditores Independientes o Externos expresamente designados para ello. PERFILES Y CAPACIDAD: Competencia como Auditor para llevar a cabo una Auditoría ). Es necesario, según la Norma ISO 19011: 2002: Educación Secundaria Experiencia laboral al menos de 2 a 5 años en el campo de la gestión de la calidad o ambiental. 40 horas de formación en auditoría. 4 auditorías completas con un total de 20 días de experiencia en auditorías de sistemas de gestión. Las Auditorías Internas pueden ser efectuadas por una persona o grupo de personas de la Propia Entidad o Empresa y los Auditores Externos son designados por la Entidad o Representante Competente del Organismo Internacional de Estandarización. AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD VS

7. AMBITO DE APLICACIÓN: Se aplica a todas las instituciones del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y demás servidores sin ninguna excepción; en resumen incluye los siguientes aspectos: Evaluación del Sistema de Control Interno: Plan Estratégico, Planes Operativos, Presupuesto, Contabilidad, Recursos Humanos, Materiales, Financieros, etc. Verificación del cumplimiento constitucional, legal, reglamentario y normativo. Control previo, concurrente y posterior sobre la Gestión: Administrativa, Financiera, Operativa; y, cuando corresponda la Gestión Medio Ambiental de las instituciones del Estado. Control de Obras e Inversiones Verificación del logro de objetivos y de resultados mediante los indicadores de gestión institucional y de desempeño. AMBITO DE APLICACIÓN: La materia de auditoría se centra en la verificación del cumplimiento del Sistema Documental de un Organismo que mantiene el o los certificados de las Normas ISO, referente a los Objetivos, Políticas, Reglamentos Internos, Manuales de Funciones, Administrativos y Operativos, para impulsar un proceso de mejora continua de la calidad o medio ambiente en las áreas de actividad empresarial. AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD VS

8. POSTULADOS DE REALIZACION DE AUDITORÍAS: El Auditor Gubernamental está sujeto estrictamente a las Normas profesionales de Auditoría, específicamente conocidas por Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), que son postulados de la profesión contable, divulgadas a través de las Conferencias Internacionales de Contabilidad y mediante la expedición de Acuerdos Específicos de la Contraloría General y de la Superintendencia de Compañías, que versan sobre tres componentes básicos que se agrupan así: 1. Normas personales que se relacionan con la independencia, personalidad e idoneidad profesional del Auditor; 2. Normas relativas a la ejecución del trabajo de auditoría que versan sobre la planificación, supervisión y aplicación de los procedimientos de auditoría, cuyo elemento principal es la obtención de evidencias y elementos de juicio válidos de respaldo del Informe de Auditoría FUNDAMENTOS PARA LA REALIZACION DE LAS AUDITORÍAS: Se rige por pautas sobre el aseguramiento de la Calidad y/o del Medio Ambiental, con claras tendencias de unificar, simplificar y abaratar los procesos, evitando todo tipo de duplicaciones: Las técnicas empleadas básicamente son: Análisis, Verificación o Examen, y Evaluación AUDITORIA DE GESTAION DE LA C.G.E. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD VS

9. 4. Normas relativas al informe que tratan de: Dictaminar Estados Financieros. Reunir las características de oportunidad, materialidad, prudencia, precisión, veracidad, claridad, integridad y concisión en los Informes de Auditoría; Concretar el objeto de cada auditoría financiera y/o de gestión, fijando sus limitaciones, alcances y el motivo de su realización; Establecer hechos, irregularidades o desviaciones detectados que originen fallas de gestión, incumplimiento de objetivos, contravenciones legales o normativas, etc Participación individual o en grupo del personal involucrado y, de ser pertinente ,incluir sus opiniones en el informe de auditoría de gestión; Emitir conclusiones, comentarios y recomendaciones que permitan corregir desviaciones o mejorar sistemas, políticas, procedimientos en procura del cumplimiento legal o normativo para el logro eficiente de los objetivos institucionales o de procesos. Indicar, en orden de importancia, las recomendaciones sugeridas AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. VS

10. HERRAMIENTAS DE CONTROL La Auditoría de Gestión Gubernamental, cuenta con un sistema fundamental de control, basado en el Modelo COSO, que permite a través de los cinco elementos fundamentales del Sistema de Control Interno evaluar los siguientes componentes: El Ambiente o Entorno del Control; Evaluación de Riesgos; Actividades del Control; Información y Comunicación; y Supervisión y Monitoreo. HERRAMIENTAS DE CONTROL La Auditoría de Gestión de Calidad, a través de las listas de chequeo, realiza un seguimiento sobre el cumplimiento de las Normas ISO. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. VS

11. PRODUCTO FINAL DE LA AUDITORIA FINANCIERA Y DE GESTION: El Informe de Auditoría Financiera, se halla sujeto a estrictas normas profesionales. El Informe de Auditoría de Gestión está sujeto a las regulaciones emitidas por la Contraloría General y su estructura es la siguiente: Carátula Índice, Siglas y Abreviaturas Carta de Presentación CAPITULO I Motivo Objetivo Alcance Enfoque Componentes auditados Indicadores utilizados PRODUCTO FINAL DE LA AUDITORIA ISO: Informe Final, tomando en cuenta todas las anotaciones hechas a lo largo del proceso de aplicación, debe contener las conclusiones y los acuerdos alcanzados a partir del informe provisional. Su estructura básica es la siguiente: Fecha de la Auditoría Número del Informe, codificado para archivo Los datos de la Empresa, División o Áreas Auditadas Los Auditores participantes Representantes del Sector Auditado Resultados de la Auditoría AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. VS

12. CAPITULO II Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones, relacionados con la entidad, la evaluación del control interno, cumplimiento legal, objetivos, metas, etc. CAPITULO Ill Presentación narrativa de cada componente, proceso y/o sub-componentes, con el siguiente desglose: Comentarios, sobre aspectos positivos de la gestión y resultados, con el desarrollo de los hallazgos de auditoría, sobre desvíos o deficiencias detectados, basados en los cuatro atributos: la condición, el criterio, la causa y el efecto de cada uno de ellos. Conclusión del Auditor sobre el efecto administrativo y/o económico producido por las irregularidades detectadas o daños materiales ocasionados AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. VS

13. Recomendaciones apropiadas y constructivas que permitan la adopción de acciones correctivas o mejorar procedimientos, políticas, etc. para alcanzar mayor éxito de la gestión gerencial. CAPITULO lV Anexos: Información adicional, estadística, datos comparativos, indicadores de gestión utilizados, etc. Apéndices: Síntesis de la Auditoría de Gestión Constancia de la notificación del inicio del examen Convocatoria y Acta de la conferencia final de comunicación de resultados. Memorando de Antecedentes, con el resumen de las deficiencias detectadas y el grado de responsabilidad que corresponda, en cada caso, sean de carácter administrativo, civil o presunción de responsabilidad penal, así como los grados de culpabilidad con la cuantificación de las sanciones y los perjuicios económicos causados. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. VS

14. HALLAZGO DE AUDITORÍA El Auditor de Gestión Gubernamental, cuando verifica que existe un incumplimiento como el indicado, está en presencia de una área crítica y la detectación de un HALLAZGO de AUDITORÍA, lo cual necesariamente debe ser revelado y en su informe desarrollarlo a base de los CUATRO atributos de un hallazgo de Auditoría que son: NO CONFORMIDAD O NOTA DE MEJORA El Auditor de Gestión de Calidad verifica si se ha cumplido el procedimiento y de haberse incumplido, establece la correspondiente NO CONFORMIDAD, hasta el cierre de la misma. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. VS

15. CONDICIÓN, lo que es, lo sucedido, lo encontrado. CRITERIO, lo que debió ser. La búsqueda y aplicación de una disposición o norma válida aplicada al momento que sucedieron los hechos detectados EFECTO, resultado objetivo y cuantificado de los casos adversos o incorrectos relacionados. CAUSA, explicación de la razón u origen de los hechos, mediante la búsqueda, entre una cadena de eventos y operaciones, que originaron la desviación, que permite al Auditor emitir sus recomendaciones enfocadas a corregir las causas con la rectificación o eliminación de las condiciones encontradas. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. VS

16. Las no conformidades deben cerrase en el transcurso que ocurre entre una y la siguiente auditoría o la explicación objetiva de la imposibilidad de cerrar la no conformidad o una nota de mejora. El Art. 92 de la Ley Orgánica de la C.G.E. textualmente dispone: “Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la C. G E”. AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD

17. El Auditor necesariamente debe establecer las responsabilidades administrativas, civiles y/o penales en contra de quien o de quienes incumplieron la Ley , que debe realizarse a través del respectivo Memorando de Antecedentes, que es un apéndice del Informe de Auditoría Gubernamental de Gestión, como se dejó señalado anteriormente. CONTINUACIÓN …. AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E. VS

18. Documento Elaborado por CPA Nelson Dávalos Arcentales Abril-2005