SMART –SPP Innovation gennem indkøb

1. SMART –SPP Innovation gennem indkøb Kan tæt dialog mellem offentlige kunder og leverandører før et evt. udbud give mulighed for teknologisk fremdrift? Bente Møller Jessen, Kolding Kommune

2. SMART-SPP projektet Indhold: • Hvad er SMART-SPP? • SMART-SPP i aktion • Vejledning – Tilskyndelse til energieffektiv innovation gennem indkøb • LCC/CO2 beregningsværktøj • Kolding Kommunes erfaringer • Kan vi tilskynde innovation gennem indkøb? • Hvad lærte vi af det?

3. Hvad er SMART-SPP? • Treårigt projekt – 2008-2011 – finansieret af EU’s IEE program • Projektet havde til formål at udvikle og afprøve en metode til at fremme introduktionen af nye innovative teknologier med lav CO2 udledning på det europæiske marked • Metoden går ud på, at offentlige indkøbere forud for et egentligt udbud anvender før-indkøbsfasen til at gå i dialog med leverandører og udviklere af nye innovative produkter • Som et resultat af projektet er der blevet udarbejdet en vejledning og udviklet et CO2/LCC-beregningsværktøj som hjælp til offentlige indkøbere

4. SMART-SPP SMART-SPP i aktion

5. SMART-SPP’s syvtrins program Vejledningenssyv trin A – Identificer relevante produktgrupper B – Etabler en projektgruppe C – Definer behov D – Informer markedet E – Kontakt markedet F – Udbud og ordregivelse G – Udbud af komplekse projekter

6. A – Identificer relevant produktgruppe Mål:At identificere, hvilke indkøbsområder der bedst kan passe til de innovationsrelaterede opgaver og at finde det mulige ambitionsniveau. • Vi valgte at fokusere på LED erstatningslyskilder, fordi: • Belysning udgør en væsentlig del af kommunens samlede energiforbrug • Kolding Kommune har ambitiøse mål på reduktion af CO2 udledninger og på reduktion af elforbrug • Eksisterende kontrakt på lyskilder skulle fornys • LED teknologien er en velkendt og afprøvet teknologi, men stadig under udvikling

7. B – Etabler en projektgruppe Mål: At sammensætte et hold af medarbejdere med passende ekspertise. • Indledende: • Energikoordinator med ansvar for kommunens energihandleplan • Miljømedarbejder med erfaring i grønne indkøb • Indkøbschef tilknyttet ad hoc • Efterfølgende: • Projektansat ingeniør • Teknisk assistance tilkøbt hos Dansk Center for Lys

8. C- Definer behov Mål: At definere de reelle behov i organisationen, som indkøbsopgaven skal opfylde. • Udskiftning af lysstofrør var ønsket grundet højt potentiale for besparelser • Markedet er ikke klar med effektive LED lysstofrør • Fokus blev herefter rettet mod LED erstatningslyskilder til traditionelle glødepærer, halogenpærer og halogenspots • Erstatningslyskilden skal kunne anvendes direkte uden udskiftning af lamper og skal opfylde samme krav til lysstyrke og lysfarve

9. D – Informer markedet Mål: At give markedet tilstrækkeligt varsel, så de kan opfylde fremtidige krav. At identificere virksomheds- kontakter til den senere markedsdialog. • En “Pre Information Notice” blev annonceret i EU-tidende • Markedsaktører blev fundet ved hjælp fra Dansk Center for Lys • Annonce blev bragt på kommunens hjemmeside under fremtidige udbud • Interesserede markedsaktører blev inviteret til et informationsseminar

10. E – Kontaktmarkedet Mål:At vurdere de mulige løsninger, som kan være til rådighed på markedet til at opfylde de fastsatte krav og til at lære om den fremtidige udvikling • Informationsseminar • Informerede om projektet og dets formål • Præsenterede minimumskrav til produktet • Indledende dialog med markedet om muligheder • Dialogseminar • Dybdegående dialog med markedet om muligheder og fremtidig udvikling

11. F – Udbud og ordreafgivelse Mål: At afgøre, hvilke udbudsprocedurer der bør anvendes til at udvikle et komplet sæt udbudsmateriale • Åbent udbud for det økonomisk mest fordelagtige tilbud • Udbuddet omfattende løbende indkøb af energieffektive, innovative LED lyskilder til erstatning af eksisterende traditionelle gløde- og halogenpærer samt halogenspot med sokkeltyperne E14, E27, GU5, GU5,3 GU10, B15d, G4, GY6, GY6,35 og GY9. • Kravspecifikation: • Energieffektivitet: 50 Lm/W • Levetid (L70): 20000 timer • Farvegengivelse (RA-indeks): 80 • Farvetemperatur: 2700-3000 grader Kelvin

12. F – Udbud og ordreafgivelse Tildelingskriterier: Kontraktklausul: • Hvis nye, mere energieffektive, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til udbyder ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for kontrakthavers tilbud.

13. CO2/LCC værktøjet • Som et tillæg til vejledningen er der udviklet et værktøj til at evaluere levetidsomkostningerne (LCC) og CO2 udledninger • Værktøjet viser produktets totale udgifter og CO2 udledninger over en nærmere defineret periode (op til 25 år) • Værktøjet kan anvendes til at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud

14. CO2/LCC værktøjet

15. CO2/LCC værktøjet Sub title • bullet point list • bullet point list

16. Kolding Kommunes erfaringer Kan vi tilskynde innovation gennem indkøb? • Ja, vi fik tilbudt lyskilder med meget lav energiforbrug, lang levetid og dermed kort tilbagebetalingstid, men.... • Svært at sige, hvor markedet ville have været hvis ikke vi var gået i dialog og efterfølgende udbud • Svært at sige, hvor lang tid i forvejen man skal advisere markedet for, at de kan nå at tilpasse sig kommende krav

17. Kolding Kommunes erfaringer Hvad lærte vi af det? • Ny teknologi, hvor ingen standarder eksisterer. • Vær meget specifik om, hvordan oplysninger om tekniske data skal gives. • Brug markedesdialogen til at finde niveau • Markedsaktørerne er ofte små og ikke bekendt med offentlige udbud • Vær meget præcis i udbudsmaterialet om, hvordan tilbud evalueres og point tildeles • Brug markedesdialogen til at oplyse om, hvordan et udbudsmateriale skal forstås

18. SMART-SPP Tak for jeres opmærksomhed www.smart-spp.eu Bente Møller Jessen Kolding Kommune Tlf: 7979 7427 Mail: bmje@kolding.dk