Teamarbeit

1. Teamarbeit Grundlagen und Voraussetzungen

2. Was ist ein Team? Definition: gemeinsamer Auftrag + Ziel 2 oder mehr Personen gemeinsame Strategie Prinzip des "Füreinander" Grundsätze der Teamarbeit gleiche Rechte und Pflichten ideale Teamgröße 7-10 Mitglieder Selbststeuerung flexible Organisation gemeinsame Entscheidungen gemeinsame Verantwortung transparenter Informationsfluss Interaktionsmöglichkeiten • Schlüsselqualifikationen im Team • Fachwissen • Teamfähigkeit • Aufbereitung von Information • Grundverständnis betrieblicher Abläufe

3. Arten von Team (Konstellationen) Teams auf Zeit innerhalb einer festgelegten Periode werden Aufgaben erledigt • Projektteams z.B. Bauprojekte oder Neuausrichtung eines Unternehmens • Spezialteams z.B. nach Katastrophen oder Unfällen • Fachteams z.B. zur Verbesserung in Fachbereichen, etwa Verkaufstrainings • innovative und kreative Projekte • Umstrukturierung (Change Management) Ständige Teams • Abteilungen wie Marketing, Personalentwicklung, Vertrieb, Buchhaltung … • Cross-funktional Teams (Zusammenarbeit mit anderen Teams) • Personalentwicklung • Unternehmen als Team unbegrenzthaltbar

4. Abgrenzung von Teams

5. Vorteile von Teams Individuelle Vorteile hohe Arbeitszufriedenheit Motivation Mitsprache + Kommunikation Handlungs- u. Gestaltungsfreiräume Selbstbewusstsein durch "Wir"-Gefühl individuelle Schwächen werden kompensiert persönlichen Weiterentwicklung Wissenstransfer z.B. nach Schulungen Für Kunden und Unternehmen höhere Arbeitsqualität gegenseitige Kontrolle höheres Arbeitstempo (nach Teambuilding) großer Wissenspool hohe Verfügbarkeit von Informationen Entscheidungs- und Problemlösungskompetenz vor Ort hohe Effizienz (Wirtschaftlichkeit) und Effektivität (Wirksamkeit) hohe Innovationsfreude, Flexibilität, Veränderungsbereitschaft Know-How + Erfahrungsaustausch interdisziplinäre Zusammenarbeit Austauschbarkeit in der Gruppe Prozessdenken+ Synergien Kostenbewusstsein+ Kundenorientierung

6. Aufgaben der Teamleitung "Primus inter pares" - Erster unter Gleichen VermittlerIn zw. Geschäftsleitung und MitarbeiterInnen im Team als AnsprechpartnerIn und ModeratorIn Problemlösungskompetenz fördern KoordinatorIn: Planung, Prioritäten und Kontrolle, Verantwortung delegieren, Eigeninitiative fördern, Potentiale + Bedürfnisse erkennen und nutzen Aufgabenverteilung - KEINE Rollen! z.B. Rotation für Routine- u. (privilegierte) Spezialaufgaben Rollen ggf. überarbeiten bei Positionskämpfen weitere Funktionen … ImpulsgeberIn, VisionsstifterIn, KatalysatorIn (AuflöserIn), VermittlerIn, MentorIn + Coach • KommunikatorIn: • Ziele, Prinzip der Teamarbeit … • für offene und transparente Kommunikation sorgen • externer Erfahrungen einbringen … • Vertrauen aufbauen, motivieren • Erfolgserlebnisse schaffen …

7. Vorgaben der Unternehmensleitung Positive Einstellung zur Teamarbeit z.B. Experimentierfreude, Risikobereitschaft … Positives Menschenbild z.B. Eigenverantwortung Vorbildwirkung - Vorgesetzte bleiben im Hintergrund! genügend Zeit klare Team- und Unternehmensziele klare Informations- und Verfügungsbefugnisse Team-Trainings Ausstattungspolitik störungsfreie Räume, gute Sicht- und Lichtverhältnisse räumliche Nähe der Arbeitsplätze moderne Visualisierungs- und Kommunikationstechnik Rahmenbedingungen für Erfolgserlebnisse

8. Gefahren für die Teamarbeit • Konkurrenzdenken • zu große Kompromissbereitschaft • einseitige Perspektive • geringere individuelle Entfaltungsmöglichkeit • gegenseitige Demotivation • geringe Toleranz • unbearbeitete Konflikte • mangelnde Kommunikation • "Killerphrasen" • hoher Zeitaufwand vor allem in der Team-Building-Phase • Schwächen der Teamleitung • unklare Ziele bzw. Aufgaben • zu wenig Zeit bzw. Eigenverantwortung • zu viel/wenig Kontrolle • schlechte Atmosphäre • in Konflikte hineinziehen lassen • Cliquenbildung • Aufgaben selbst übernehmen

9. Team-Leistungen beurteilen Teams müssen in regelmäßigen Abständen beurteilt werden z.B. 4-Augen-Gespräche, Feedback- oder Diskussionsrunden, Meetings … Indikatorhäufiger, offener Austausch der Team-Mitglieder Aufgaben Bewusstsein für das Wesentliche schaffen Extrovertierte Team-Mitglieder können motivieren Introvertierte heben meist die Qualität und sorgen für Innovation … Zielvorgaben z.B. Produktivität, Quantität von Ideen … Team- und ergebnisorientierte Belohnung Team-Prämien und Incentives … erlebnisorientierte, gemeinsame Aktivitäten Auswahlmöglichkeiten bei Infrastruktur, Weiterbildung … Prämien für Innovationen und besondere Leistungen

10. Faktoren der Leistungsbeurteilung Harte Faktoren - empirisch wahrnehmbar, messbar Teamziele Zeit- und Projektplanung Qualifikation und Aufgabenverteilung Entscheidungskompetenzen Teamleitung Weiche Faktoren - subjektiv, emotional Vision Kommunikation und Interaktion sachliche und emotionale Offenheit gegenseitige Hilfe und Motivation Engagement Zufriedenheit, Arbeitsklima, Vertrauen …

11. § Formelle Team-Regeln formelle (= festgeschriebene) Team-Regeln z.B. Teamsitzungen, Reporting … • alle sind gleichberechtigt • alle sind für Atmosphäre + Ergebnis mitverantwortlich • alle haben eine Bring- (Bereitstellung) und Holschuld (Nutzung) • Vertrauliches wird vertraulich behandelt • Konflikte werden bearbeitet • Kritik NUR an Situation + Verhalten, NIEMALS an der Person • Prinzip des Füreinander - "Einer für alle, alle für einen" • "Hart in der Sache, aber weich zum Menschen" • Aktiv zuhören - statt vielen Rückfragen • Entscheidungen werden im Konsens getroffen • Moderations-, Kreativitäts- und Visualisierungstechniken werden eingesetzt. • Alle Arbeitsschritte werden dokumentiert und kontrolliert • Sanktionen bei Nichtbeachtung (im Voraus gemeinsam beschlossen)

12. Informelle Team-Regeln informelle (=ungeschriebene) Team-Regeln z.B. Traditionen, Insider-Wissen, Grußformeln … Pflichten Leitung muss erkennbar sein Die Aufgabe steht im Vordergrund jede/r darf um Gefälligkeiten bitten + "Nein sagen" kein Verzetteln Konflikte dürfen die Performance nicht beeinträchtigen Rechte Zugehörigkeit Ausgleich von Geben und Nehmen Leistung muss sich lohnen Taktgefühl, Grenzüberschreitungen erkennen Erfahrene Mitglieder haben mehr Rechte - "Alte Hasen" als Mentoren beiziehen bei Neuerungen, das Alte würdigen (Traditionen) Trennungenkönnen heilsam sein: Schutz vor Leistungsabfall, Demotivation, Rivalität …

13. Team-Building

14. 4 Phasen-Modell nach Tuckman Team-Phasen … können einige Wochen bis Monate dauern ohne Abschluss, keine sinnvolle Teambildung! • Adjourning Bruce W. Tuckman, 1965

15. 1. Start/Orientierungsphase (Forming) • Unsicherheit + Vorsichtvorherrschend • Orientierung an der TeamleiterIn • beobachten, kennenlernen, beschnuppern • "sichere Verhaltensmuster", kein "wahres Gesicht" • initiative Menschen setzen erste Schritte Aufgaben der Teamleitung • klare Strukturen vorgeben: z.B. Ziele, Termine, Verantwortlichkeiten • Möglichkeiten zum Kennenlernen schaffen z.B. Vorstellungsrunden, Workshops • Verantwortlichkeiten festlegen • Teamgeist aufbauen • Kompetenzen erarbeiten: z.B. Fragetechnik, Feedback, aktives Zuhören …

16. 2. Konfrontationsphase (Storming) • Rollenverteilung • Machtkämpfe, Meinungsverschiedenheiten • Konflikte, Widerstände • Erproben von Koalitionen • Einzelinteressen + Gruppenziele werden abgestimmt • Abschluss bei Zufriedenheit und Aussöhnung Aufgaben der Teamleitung • Motivation zum Durchhalten • Perspektiven visualisieren • fairen Meinungsaustausch sicherstellen • Gemeinsamkeiten betonen • auf bereits Erarbeitetes hinweisen

17. 3. Organisationsphase (Norming) • Jeder hat seinen Platz (Rolle) gefunden • "Hackordnung" ist etabliert • Vertrauen in die Gruppe und Fähigkeiten der TN • oft übersteigertes Selbstbewußtsein • Identifikation mit Rolle + Aufgabe • Akzeptanz von Eigenheiten und unterschiedliche Arbeitsstilen • Synergieeffekte werden genutzt • "Wir-Gefühl" entsteht Aufgaben der Teamleitung • Scheuklappenblick verhindern • Cliquenbildung verhindern • Kontakte zu anderen Teams, Kunden und Lieferanten • Motivation zur interdisziplinären Weiterbildung

18. 4. Realisierungsphase (Performing) • effektive Leistungsphase, voll arbeitsfähig • Selbstbewusstsein durch gemeinsame Erfolge • gemeinsames Verantwortungsbewusstsein • sachliche + konstruktive Konfliktaustragung • gegenseitige Unterstützung • stabil nach innen + außen • ungezwungene Atmosphäre • Forderungen als Team möglich Aufgaben der Teamleitung • in Managementfragen einbinden-> Entscheidungen werden im Team getroffen • Job-Rotation fördern

19. 5. Auflösungsphase (Adjourning) • Gefühl von Trauer und Verlust • Gemeinsame Erfolge werden gefeiert • Rekapitulation (Wiederholung, Zusammenfassung) • Reflexion (vergleichendes Nachdenken) • Gruppenbildung wird gelockert Adjourning

20. Team-Rollen = Funktionen im Team

21. Rollen Mögliche Konflikte: • unklare Rolle • fehlende Kompetenz • Rolle widersprüchlich • Rolle redundant • Rollenverteilungskämpfe • Diskrepanz zw. gewünschter und zugeteilter Rolle Rollenzuordnung nach … • Ziel • Aufgabe • Eignung und Qualifikation • individuellem Wunsch • Phase der Rollenfindung • angestrebt oder zugewiesen

22. Menschliche Grundhaltungen individualistisch • Einzelinteresse stehen im Vordergrund • betont eigene Werte und Ziele konkurrierend(wettbewerbsorientiert) • ständiger Konkurrenzkampf und Vergleich mit anderen • Antrieb und Engagement von KollegInnen abhängig kooperativ • Gemeinsamkeiten stehen im Vordergrund • versteht sich als Teil des Ganzen • legt Wert auf das Miteinander

23. Rollen-Modell nach Belbin Das ideale Team besteht aus 8 (+1) unterschiedlichen Rollen Rollen sind durch unterschiedliche Eigenschaften geprägt Arten von Rollen: handlungsorientierte Rollen • führen Aufgaben aus kommunikationsorientierte Rollen • vermitteln im Team und nach außen • schaffen gutes Arbeitsklimas (Atmosphäre) wissensorientierte Rollen • forschen, erkunden neue Wege • generieren Wissen Dr. Raymond Meredith Belbin "Management Teams" , 1981 www.belbin.com

24. Rollengruppen nach Belbin

25. Rollenmodell nach Eunson • Aufgabenrollen • führen Aufgaben aus • sind für die Zielerreichung verantwortlich • sozio-emotionaleRollen • stabilisieren Teamrollen • sorgen für positives Team-Klima • zerstörerischeRollen • behindern die Arbeit • stören das Teamklima • haben keinerlei positiven Zweck Baden Eunson, 1990 baden-eunson-blog

26. Rollen nach Eunson

27. Team Moderation

28. Team-Moderation ModeratorInnen optimieren Teams Aufgaben: • keine inhaltliche Beteiligung • Prozesse beachten • Lösungsfindung unterstützen • Rollen klären bzw. überarbeiten - NICHT festlegen! • motiviert • sorgt für ausgeglichenes Verhältnis der Beiträge • Ergebnisse visualisieren • interveniert z.B. bei Regelverstößen • dokumentiert

29. 5 Phasen der Team-Moderation Suche nach Lösungen • möglichst viele Ideen werden gesammelt • Kritik und Killerphrasen sind verboten Bewerten der Lösungen • Ergebnisse werden kategorisiert und ausgewertet • Vor- und Nachteile (Kosten/Nutzen) werden diskutiert Entscheidung für die beste Lösung • Entscheidungstechniken • ABC-Analyse • Portfolio-Methode (BCG-Matrix) • Entscheidungsbaum Umsetzung der Lösung • Diskussion, wie die Umsetzung konkret aussehen kann Erfolgskontrolle • mit Termin- und Etappenzielenwird der Fortschritt überwacht • Portfolio-Methode • Entscheidungsbaum • z.B. ob Bäume Früchte tragen

30. Team-Training: Ziele • Zusammengehörigkeitsgefühlerarbeiten • Identifikationunterstützen • Platz im Team finden helfen • (unbewusste) Bedürfnisseund Wünsche klären • Beobachtungsfähigkeit ausbauen • Stärken + Schwächen besser einschätzen • Selbstbewusstsein stärken • Rivalität und Konkurrenzdenken abbauen • gegenseitige Sensibilität und Toleranz ausbauen • Kreativität steigern

31. Team-Training: Methoden Feedback-Übungen, Fremdbild/Selbstbild-Abgleich Einzel- u. Teamgespräche Kleingruppenarbeit Kreativitätstechniken: • Brainstorming • Rollenspielez.B. Walt-Disney-Methode (Träumer, Kritiker, Realist) • Brainwritingz.B. 6-3-5 Methode (6 Zeilen, 3 Ideen, 5 TN) • Hüte-Methodejeder Hut repräsentiert eine Einstellung, Perspektive, Meinung … • Gegenteil-MethodeBrainstorming: Wie erreichen wir das Gegenteil vom Ziel?

32. Brainwriting

33. Hüte - Methode Der gelbe Hut objektiv positive Aspekte Chancen oder Möglichkeiten finden - realistische Hoffnungen erstrebenswerte Ziele formulieren Der grüne Hut Ideen und Visionen entwickeln - Kreativität, Wachstum Suche nach Alternativen über das Bekannte und Nötige hinausdenken als Mittel um Widerspruch zu provozieren Kritik untersagt - Verrücktes und unrealistische Ideen erlaubt Der blaue Hut Kontrolle und Organisation des gesamten Prozesses Meta-Ebene - übergeordneter Standpunkt, Überblick Ergebnisse zusammenzufassen Entscheidung darüber, welche Hüte noch aufgesetzt werden müssen Oft am Ende oder dauerhaft als Moderator. nach Edwald de Bono Der weißeHut Informationen zu sammeln, ohne sie zu werten Objektivität und Neutralität frei von Emotionen, Bewertungen oder Meinungen Überblick über alle verfügbaren Informationen Der rote Hut subjektive Empfinden persönliche Meinung positive und negative Gefühle, wie z.B. Ängste, Freude, Zweifel, Hoffnungen, Frustration Intuition, alles Diffuse ohne Rechtfertigungen Der schwarze Hut objektiv, negative Aspekte Bedenken, Zweifel, Risiken, u.ä. sachlichen Argumente, die gegen ein Projekt sprechen

34. Schwierige Team-Mitglieder

35. Schwierige Team-Mitglieder Personen, die nicht zuhören • Kontrollfragen z.B. "Wie sehen Sie das?" • Zusammenfassen lassen • Verständnis bestätigen lassen GeheimniskrämerInnen • Informationen einfordern • Verhalten direkt ansprechen, mit der Wahrnehmung konfrontieren • klärende Fragen, Motive hinterfragen Sensible • 4-Augen Gespräche • Lob, Erfolge ansprechen • Kritik ausdrücklich auf das Verhalten (nicht die Person) beziehen • Sicherheit geben (weitere Zusammenarbeit betonen)

36. Schwierige Team-Mitgliedern 2 PessimistInnen • Begründungen, Belege, Handlungsoptionen erfragen • Worst-Case-Szenario • das Gute am Schlechten formulieren • (unbewußten) Zweck hinterfragen • auf Auswirkungen auf das Team und die eigene Person hinweisen Aggressive • Wahrnehmungen ansprechen (nicht werten!) • Ursache hinterfragen • Verbesserungsvorschläge erfragen • Wut teilen und übertreiben (Humor, paradoxe Intervention) • Unerwartete Reaktionen zeigen! • weitere Personen einbeziehen • Distanz schaffen • Ablenken

37. Schwierige Team-Mitgliedern 3 BesserwisserInnen • Für Beiträge danken, aber auch eigene Kompetenz herausstreichen • "Legen Sie wert darauf auch meine Meinung zu hören?" • Lob und Themenwechsel verbinden • "Was glauben Sie denken Ihre KollegInnen darüber?" Jammerer • sich Abgrenzen und über Lösungen sprechen • das Gute an der Situation ansprechen • Verständnis zeigen, aber auch destruktive Wirkung ansprechen! • Ziel hinterfragen

38. Störfaktoren im Team Was könnten die Ursachen sein? Wie könnte man vorsorgen?

39. Zusammenfassung Was ist ein Team? Arten von Teams? Arbeitsgruppe vs. Team Vorteile für Unternehmen / Kunden / individuell Grundsätze der Teamarbeit? Formelle + informelle Teamregeln Beurteilung von Teams (harte + weiche Faktoren) Voraussetzungen für effiziente Teams? Aufgaben des Teamleiters Gefahren für die Teamarbeit? Phasen der Teambuilding Menschliche Grundhaltungen (Grundeinstellungen) Rollenmodelle nach Belbin und Eunson Teamtrainings (Ziele, Arten) Umgang mit schwierigen TeilnehmerInnen: z.B. Jammerer, Besserwisser, Aggressive, Pessimisten