ORGANIZOVANJE I POSTAVLJANJE DOGADJAJA

1. ORGANIZOVANJE I POSTAVLJANJE DOGADJAJA Doc. dr Predrag Cvetičanin 10.04.2014

2. MENADŽMENT DOGAĐAJA • Četiri osnovne funkcije menadžmenta jesu: • Planiranje • Organizovanje • Upravljanje (uključujući i upravljanje ljudskim resursima) • Kontrola

3. ORGANIZOVANJE DOGAĐAJA • Organizovanje izvršilaca i neophodnih resursa u ostvarivanju definisanih ciljeva planiranog događaja. • Proces razvijanja i delegiranja aktivnosti na pojedine izvršioce, a proizvod ovog procesa jeste konkretna organizacija ili organizaciona struktura.

4. ORGANIZACIONA STRUKTURA DOGAĐAJA • Jednostavna struktura (nizak nivo složenosti, proces odlučaivanja je centralizovan, sa menadžerom koji ima potpunu kontrolu nad aktivnostima osoblja) • Funkcionalna struktura (bordovi zaduženi za određene funkcije) • Mrežna struktura događaja (kod velikih događaja, niz projekata koji funkcionišu unutar jednog događaja) • Timski rad (savremeni pristup)

5. ORGANIZOVANJE DOGAĐAJA • Upostavljanje odnosa sa šest osnovnih stakeholdera događaja: • Organizacija domaćin (vladina agencija, kompanija, neprofitne organizacije) • Domaća zajednica • Sponzori • Mediji • Saradnici • Učesnici i gledaoci

6. LJUDSKI RESURSI Doc. dr Predrag Cvetičanin 10.04.2014

7. ORGANIZOVANJE LJUDSKIH RESURSA • Proces organizovanja ljudskih resursa uključuje dva važna procesa planiranja: • Izradu organizacijskih dijagrama, kako bi ljudi razumeli odnose prilikom izveštavanja • Izradu opisa poslova, pomoću kojih će zaposleni bolje razumeti svoje specifične uloge.

8. IZRADA ORGANIZACIJSKIH DIJAGRAMA • Tri grupe dijagrama: • Dijagrami za period pre događaja (uključuju sve odgovorne za primarne funkcije u fazi planiranja, poput finansija, marketinga, zabave, cateringa, upravljanja ljudskim resursima) • Oni još uključuju male, međufunkcijske timove koji upravljaju specifičnim pitanjima poput sigurnosti ili usluga kupcima • Odbor interesnih grupa (uključujući i spoljašnje saradnike, dobavljače i javna tela)

9. IZRADA ORGANIZACIJSKIH DIJAGRAMA • Dijagrami za vreme događaja • U ovom periodu broj zaposlenih jako naraste, pa na dijagramima moraju biti navedeni: • Popis svih zaposlenih, zajedno sa odnosima izveštavanja za operacije tokom celokupnog događaja • Odnosni izveštavanja za hitne slučajeve (pojednostavljeni da bi se omogućila brza reakcija)

10. IZRADA ORGANIZACIJSKIH DIJAGRAMA • Dijagrami u razdoblju nakon događaja • Nakon događaja se organizacijski tim raspršuje, a pravi se dijagram na kome su navedeni ključni zaposleni koji su uključeni u proces evaluacije, u finansijsko izveštavanje i rešavanje preostalih pitanja. • Na ovom organizacijskom dijagramu može se navesti i kratki popis zadataka koji pojedini zaposlenici moraju obaviti ili osobe koje imaju te uloge. Takav dijagram pojašnjava uloge i poboljšava komunikaciju.

11. PRIPREMA OPISA POSLOVA • Za svaku ulogu treba napraviti opis posla s popisom zadataka koji se moraju obaviti • U tom dokumentu trebali bi stajati naziv funkcije, odnosi izveštavanja i dužnosti. • Kratak opis zaduženja se može uključiti, ali nije obavezan. • Budući da se uglavnom radi o privremenim poslovima, opis posla bi trebalo da obuhvata i datume početka i završetka posla. • Kada se radi opis poslova, trebalo bi odrediti specifikaciju profila osoba kojom se određuju znanja, veštine i iskustvo koji su potrebni za određenu ulogu, što se koristi u procesu odabira zaposlenih.

12. PRIPREMA OPISA POSLOVA • Naziv funkcije • Kome odgovara/koga izveštava • Zadužen je za: • Kratak opis zadatka • Dužnosti

13. REGRUTOVANJE I ODABIR ZAPOSLENIH • Nakon što su urađeni opis posla i specifikacije tražene osobe, njih upotrebljavamo prilikom sastavljanja oglasa i pravljenja pitanja za razgovor sa kandidatima. • Uobičajeni pristup regrutovanju podrazumeva objavljivanje oglasa u lokalnim, regionalnim ili nacionalnim novinama, na internet stranici organizatora ili događaja i na oglasnim tablama. • Drugi pristup je angažovanje agencije za zapošljavanje • Angažovanje volontera u volonterskim organizacijama, školama i univerzitetima

14. SASTAVLJANJE RASPOREDA RADA • Organizovanje podrazumeva i sastavljanje rasporeda rada, pri čemu se posebno moraju imati u vidu međusobno povezani zadaci i njihov redosled. • Kod događaja je vreme između dvaju sesija/programe često veoma ograničeno, a u njemu je potrebno obaviti mnoštvo poslova, što zahteva pravljenje detaljnih planova i rasporeda aktivnosti

15. OBUKA ZAPOSLENIH • Zaposleni moraju proći kroz obuku za tri osnovna područja vezana za ciljeve događaja, prostor događaja i njihove specifične družnosti • Svi zaposleni moraju biti upoznati sa osnovnim crtama događaja, sa njegovom svrhom, temom, ciljevima i organizacijskom strukturom.

16. OBUKA ZAPOSLENIH • Informacije o prostoru – obilaskom prostora zaposleni će se upoznati sa lokacijom svih sadržaja, funkcionalnih područja i organizacijskih delova, te ponuđenim uslugama za gledaoce. • Ovo je ujedno dobro vreme za upoznavanje sa procedurama u slučaju problema, hitnih slučejeva i sl.

17. OBUKA ZAPOSLENIH • Informacije o specifičnim poslovima • Svi zuaposleni moraju znati svoje dužnost i kako bi ih trebali obaviti. • Dani provedeni na obuci su idealno vreme za teambuilding (pa je dobro, pored proba, u obuku uključiti i kvizove, igre i takmičenja koji doprinose izgradnji dobrih međuljudskih odnosa)

18. INFORMISANJE ZAPOSLENIH • Većina zaposlenih na događajima smatra da su na obuci najvažnije specifične informacije o samom događaju – smatraju da je važno da mogu korisnicima/publici pružiti informacije o događaju (i osećaju se loša ako to nisu u stanju) • U toku događaja jako je važno da se zaposleni informišu pri predaji smene – to im omogućava da dobiju potrebne informacije pre nego što poču sa radom.

19. RAZVOJ STRATEGIJA NAGRAĐIVANJA • Nagrađivanje rada i plaćenog osoblja i volontera mođe imati ogroman uticaj na motivaciju. • Jedna od najdelotvornijih strategija podrazumeva određivanje realističnih ciljeva za zaposlene, budući da na taj način oni sami mogu pratiti svoj doprinos uspehu događaja.

20. RAZVOJ STRATEGIJA NAGRAĐIVANJA • Neopipljive nagrade mogu biti: • Pohvale i verbalno nagrađivanje • Edukacija i razvoj veština • Prilika za stvaranje veza i poznanstava • Upoznavanje sportista, muzičara, umetnika, medijskih zvezda • Rad sa ljudima iz inostranstva • Medijska priznanja

21. RAZVOJ STRATEGIJA NAGRAĐIVANJA • Opipljive nagrade mogu biti • Proizvodi sa događaja (kape, majice, torbe...) • Jelo i uniforme • Značke, suveniri • Ulaznice • Zabave nakon događaja • Potvrde o obavljenim poslovima

22. UPRAVLJANJE VOLONTERIMA • Volonteri imaju pravo da se prema njima odnosima kao prema saradnicima • Moramo im odrediti primereni zadatak, zaduženje ili posao • Moraju biti svesni svrhe i osnovnih pravila organizacije • Na poslu se moraju kontinuirano edukovati, te im se moraju davati smernice i upustva

23. UPRAVLJANJE VOLONTERIMA • Moramo im odrediti mesto za rad te im dati odgovarajuće alate i materijale • Moramo im ponuditi mogućnost napredovanja i sticanja raznovrsnog iskustva • Volontere moramo saslušati te im dopustiti da daju predloge • Moraju biti osigurani

24. UPRAVLJANJE VOLONTERIMA • Zauzvrqat, organizator događaja ima pravo od volontera očekivati: • Isti trud i uslugu od volontera, kao i od plaćeno radnika, čak i u kratkom roku • Savestan rad, tačnost i pouzdanje • Entuzijazam i veru u rad organizacije • Vernost organizaciji i isključivo konstruktivne kritike • Jasnu i otvorenu komunikaciju od strane volontera.

25. POSTAVLJANJE DOGADJAJA Doc. dr Predrag Cvetičanin 10.04.2014

26. ODABIR PROSTORA • Važno je odabrati prostor koji je u skladu sa svrhom događaja i njegovom temom. • Prilikom pregleda potencijalne lokacije događaja potrebno je uzeti u obzir tri glavne interesne grupe, čije perspektive mogu biti bitno različite: izvođača, publike i organizatora. • Ali se ne smeju zaboraviti ni potrebe drugih interesnih grupa, poput službe hitne pomoći, vatrogasaca, prodavaca cateringa itd.

27. ODABIR PROSTORA • Izvođači imaju specifične potrebe koje su ključne za uspeh izvođenja, kao što su, na primer, stepen povezanosti sa publikom (koji često zavisi od udaljenosti od publike) ili nivo jačine zvuka. S druge strane, najvažnija potreba publike je da vidi ono što se događaja na sceni. Iz perspektive organizatora, pak, prosto mora osiguravati da se rizici (poput lošeg vremena, nestanka struje, nezgoda ili hitnih slučajeva) svedu na najmanju moguću meru.

28. ODABIR PROSTORA • Među najvažnijim pitanjima prilikom odabira prostora događaja su: • Opseg događaja (uključujući i brojnost publike) • Razmeštaj na lokaciji i njena prikladnost za događanje • Pozornica, igralište ili prostor za nastup • Prevoz i parkiranje • Blizina smeštajnih kapaciteta i drugih potencijalno zanimljivih sadržaja • Pitanja nabavke dobara i usluga kod dobarljača, poput cateringa • Tehnička podrška • Upravljanje prostorom

29. ODABIR PROSTORA • Pregledom lokacije morala bi se otkriti sva ograničenja, a među aspektima koje moramo razmotriti su: • Usklađenost prostora sa temom događaja • Udobnost prostora za publiku • Vidljivost za gledaoce (vidokrug) • Prostori za skladištenje • Ulazi i izlazi • Pozornica (ako je relevantno) • Oprema • Pokrivač u slučaju lošeg vremena • Sigurnost i osiguranje • Pristup za vozila u hitnim slučajevima • Plan evakuacije

30. RAZMEŠTAJ U PROSTORU • Razmeštaj u prostoru u kome se održava događaj jeste jedan od ključnih faktora za uspeh događaja. Bilo ko, ko je radio na konferencijama ili gala večerama, zna da se raspored stolova mora unapred dogovoriti sa klijentima. • Kada planiramo događaje na kojima će gosti sedeti na stolom, važno je planirati raspored uz poznavanje dimenzija stolova. Ako se ne uzmu u obzir dimenzije stolova i stoica, kao i prostor koji će gosti zauzeti kad sednu, možda neće biti dovoljno mesta za prolaz konobara i gostiju.

31. OSVETLJENJE I ZVUK • Muzika snažno utiče na raspoloženje. Važno je da jačina zvuka bude na pravom nivou, tako da svi u publici mogu jasno čuti muziku, posebno ako se događaja odvija na stadionu ili na otvorenom prostoru. • Osvetljenjem se može postići spektakularni učinak, te se zato na događanjima koja se održavaju noću može postići mnogo dramatičniji rezultat nego danju. • Kao što je slučaj i sa zvukom, osvetljenjem se može stvoriti određeno raspoloženje, iako je važno imati na umu da ono mora biti u skladu sa temom događaja.

32. ODRŽAVANJE PROBA • Nikako se ne sme podceniti važnost proba. Oni su prilika da svi uključeni povežu svoja nastojanja – od reditelja (koji je odgovoran za prezentaciju), do onih koji su zaduženi za tehničku podršku (osvetljenje i zvuk). Tehnička proba organizatorima služi kako bi ispitali postavke i proverili da li funkcionišu svi elementi na zadovoljavajuči način. • Tehničke greške na događaju su u najmanju ruku neprofesionalne, i zbog toga je posebno važno imati rezervni plan za sve aspekte prezentacije. Pod njim podrazumevamo po dve kopije svakog video ili zvučnog snimka, prezentacije dijapozitiva u više formata, te više od jednog mikrofona. Za svaki potencijalni problem mora postojati spremno rešenje

33. ODRŽAVANJE PROBA • Konačni aspekt nad kojim organizator događaja nema kontrolu, jeste kvalitet prezentacije koju će govornik održati, posebno na poslovnim ili akademskim konferencijama. Govorniku će mnogo pomoći ako mu damo neke osnovne savete ili ga ohrabrimo pre nastupa. Govornici će biti manje nervozni i opušteniji pred reflektorima nakon obavljene probe i ako steknu utisak da se sve pod kontrolom. Bilo bi dobro imati i „prostoriju za pripreme“ u kojoj se govornik može pripremiti i isprobati prezentaciu pre nego što stupi na pozornicu.

34. PRUŽANJE USLUGA • OSNOVNE KOMUNALIJE • Pod osnovnim komunalijama se misli na struju, vodu i plin. Iako se to čini jednostavnim, često su potrebni različiti izvori struje, uključujući i trofaznu struju za oprema, kao i rezervno napajanje u slučaju nužde. Dovod plina za kuhinju takođe može predstavljati problem. Odabir kompleksne lokacije može stvoriti dodatne probleme u osiguravanju osnovnih usluga na mestu održavanja događaja

35. PRUŽANJE USLUGA • TELEKOMUNIKACIJE • Na nekim događajima postoje posebne komunikacijske potrebe, koje će možda iziskivati i instalaciju celokupne telefonske i komunikacijske mreže

36. PRUŽANJE USLUGA • PREVOZ I UPRAVLJANJE SAOBRAĆAJEM • Ne sme se zaboraviti na prevod do mesta događaja, uključujući i avione, železnicu, autobuse i taksije, kao i pitanje parkiranja i uticaja na lokalni saobraćaj. U nekim slučajevima moraju se zatvoriti ulice, preusmeriti saobraćaja i tražiti posebnu dozvolu u te svrhe, s time da je plan događanja važen element u prijavi događaja odgovarajućim vlastima. • Takođe moramo misliti na prilaz za osobe sa invaliditetom, upravljanje masama, te informisanje preduzeća koja mogu imati teškkoće zbog promena izazvanih organizovanjem događaja.

37. DOGOVARANJE USLUGA • Catering za događaje obično rade preduzeća za catering, koja se brinu za narudžbe jela, pripremu hrane i poslugu. To preduzeće (ili osoblje cateringa koje radi u prostoru gde se odvija događaj) trebalo bi da sastavi jelovnike i odredi troškove zavisno od traženog nivoa usluge. Fotografije ranijih poslova i načina posluživanja jelu mogu biti korisne prilikom odlučivanja. • Mnogo je različitih pristupa cateringu na događajima, ali najčešći su • Određeni jelovnik, s posluživanjem • Švedski sto • Kanapei • Brza hrana

38. PRUŽANJE USLUGA • ORGANIZACIJA SMEŠTAJA • Smeštaj je neizostavni deo paketa za mnoge konferencije, izložbe, nastupe i sportska događanja. Povezivanje putovanja avionom i smeštaja u paket aranžmane iziskuje raniji početak planiranja za takva događanja, kako bi se mogle iskoristiti snižene cene letova i smeštaja. Ako su takva sniženja paketa neophodna za određivanje prihvatljive cene ulaznica, onda bi bilo dobro događanje održati izvan sezone

39. PRUŽANJE USLUGA • UPRAVLJANJE OKRUŽENJEM • Upravljanje otpadom je važno pitanje za sve organizatore događaja. • ZAGAĐENJE • Metode smanjenja uticaja koji buka, zagađenje vazduha i vode imaju na prirodno okruženje moraju biti deo procesa planiranja.

40. PRUŽANJE USLUGA • WC • Pod WC-ima podrazumevamo WC-e u samom prostoru i prenosne WC-e. Broj i vrsta WC-a potrebnih za događaj, uključujući broj broj muških, ženskih i onih za invalide, predstavljaju još jedan deo procesa donošenja odluka. Mora se takođe uzeti u obzir i sastav publike na događaju – broj prisutnih muškaraca i žena i potrebno vreme za korišćenje WC-a. • ČIŠĆENJE • Veliki broj preduzeća za čišćenje je specijaliziran baš za rad na događajima. U većini slučajeva čišćenje se obavlja pre i posle događaja. Održavanje čistoće na vrhuncu događaja predstavlja poseban izazov, posebno ako su razmaci između pojedinih delova programa mali (dodela Oskara)

41. https://www.youtube.com/watch?v=bq6zbVLYz54 • https://www.youtube.com/watch?v=JYp5FFmrzms • https://www.youtube.com/watch?v=K4iBGI4O2Ck