Subcomité de Documentación IRAM

1. Subcomité de Documentación IRAM • Esquema A (en preparación) de la Norma • IRAM 32062 Información y documentación. Indicadores de desempeño de bibliotecas. • 16.04.2003

2. Subcomité de Documentación IRAM – Normas por estudiar • Directivas para la aplicación de la norma IRAM-ISO 9001:2001 en las bibliotecas. • Indicadores de desempeño para los servicios electrónicos de las bibliotecas.

3. Norma IRAM 32062 Indicadores de desempeño de bibliotecas • ISO 11620:1998 Library performance indicator. • DRAFT AMENDMENT 1 Additional performance indicators for libraries. • Norma española UNE 50137:2000 Indicadores de rendimiento bibliotecario.

4. Norma IRAM 32062 Indicadores de desempeño de bibliotecas • Introducción • Esta norma trata de la EVALUACIÓN de TODO TIPO DE BIBLIOTECAS. • No incluye indicadores sobre • SERVICIOS DE INFORMACIÓN • FORMACIÓN DE USUARIOS • SERVICIOS ELECTRÓNICOS EN GENERAL

5. 1 Objeto y campo de aplicación • Esta norma es aplicable a todo tipo de bibliotecas. • Esta norma no pretende excluir la utilización de indicadores de desempeño no especificados en ella (ver el capítulo 6).

6. 2 NORMAS PARA LA CONSULTA ISO 2789:1991 Information and documentation. International library statistics.

7. 3 DEFINICIONES • Para los fines de esta norma se aplican las siguientes definiciones. (3.1- 3.26) • 3.2 adecuación Grado de aplicabilidad de un indicador para evaluar una actividad específica. • 3.4 calidad Grado en que el conjunto de las características de un producto o servicio contribuye a la capacidad de la biblioteca de satisfacer necesidades declaradas o implícitas.

8. 3 DEFINICIONES • 3.7 eficacia Medida del grado de cumplimiento de los objetivos propuestos. • 3.8 eficiencia Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. • 3.9 evaluación Proceso de estimación de la eficacia, eficiencia, utilidad y relevancia de un servicio.

9. 3 DEFINICIONES • 3.13 Indicador de desempeño Expresión numérica o verbal (derivada de estadísticas y datos de la biblioteca) y utilizada para caracterizar su desempeño.

10. 4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO • 4.1 Introducción • 4.1.1 El objetivo de los indicadores de desempeño bibliotecario es servir de herramienta para evaluar la calidad y eficacia de los servicios prestados por una biblioteca, así como valorar la eficiencia de los recursos asignados por la biblioteca a tales servicios y a otras actividades.

11. 4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO • 4.1.2 El anexo B de esta norma incluye indicadores de desempeño cuya utilidad ha quedado suficientemente demostrada. • 4.2 Criterios Un indicador adecuado debe cumplir con los siguientes criterios. • Contenido informativocomo herramienta para medir una actividad, identificar tanto los logros como los problemas y deficiencias, con el objetivo de poder actuar para remediarlos.

12. 4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO • Fiabilidad Un indicador de rendimiento debe ser confiable, en el sentido que produzca el mismo resultado cuando se utilice repetidamente bajo las mismas circunstancias. • Validez El indicador, debe medir lo que intenta medir.

13. 4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO • Adecuación El indicador debe ser adecuado al objetivo para el que se ha formulado. Las unidades y escala deben ser las adecuadas, y las operaciones necesarias para implementar el proceso de medición deben ser compatibles con los procedimientos habituales de la biblioteca, su distribución física, etc.

14. 4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO • Practicidad El indicador debe ser práctico, en el sentido que utilice datos que resulten accesibles para la biblioteca, con un esfuerzo razonable en términos de tiempo y capacitación del personal, costos operativos, y tiempo y paciencia de los usuarios.

15. 4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO • Si el indicador se aplica a la comparación entre bibliotecas, ( Sexto criterio). • Comparabilidad Un indicador de desempeño bibliotecario permite la comparación entre bibliotecas si el mismo resultado, una vez considerado el margen de error, significa que el nivel de calidad de servicios o de eficiencia de las bibliotecas comparadas es el mismo.

16. 4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO • 4.3 Marco descriptivoLos indicadores se describen de acuerdo con el siguiente marco • Nombre. Único y descriptivo. • Objetivo. Cada indicador debe tener un objetivo explícito, formulado en función de servicios o actividades a ser evaluados. • Campo de aplicación. Establecer los tipos de bibliotecas a las que se puede aplicar.

17. 4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO • Definición del indicador. Se debe definir únicamente respecto a los datos que se han de recoger y/o a la relación que se debe establecer entre los mismos. • Método. Se deben describir de forma concisa los datos que hay que recoger y los cálculos que hay que realizar.

18. 4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO • Interpretación y factores que afectan al indicador. Puede incluir información sobre la variabilidad esperada (estacional, hora del día), factores internos o externos a la biblioteca que puedan afectar a los resultados. • Fuentes (opcional). Se pueden proporcionar referencias bibliográficas de la fuente del indicador. • Indicadores relacionados. Cuando se considere oportuno.

19. 5 UTILIZACIÓN DE INDICADORES • Los indicadores deberían vincularse con las metas y la planificación y evaluación sistemáticas de la biblioteca. Los procesos de medición y evaluación se deberían llevar a cabo regularmente. • Los resultados se deberían presentar de tal forma que proporcionen información para los procesos de toma de decisiones y demuestren cómo la biblioteca cumple su misión.

20. 5.2 Selección de los indicadores de desempeño • Los indicadores incluidos en esta norma son los que se han considerado mas útiles para las bibliotecas en general. • Las bibliotecas deben decidir qué indicadores son más apropiados en cada situación, considerando la misión, metas y objetivos de la biblioteca. Es deseable que todas las partes estén de acuerdo en la idoneidad de los indicadores utilizados.

21. 5.2 Selección de los indicadores de desempeño • Para seleccionar los indicadores se deberían tener en cuenta los siguientes factores : • a) Servirá de ayuda el indicador de desempeño a la gestión de la biblioteca, al organismo financiador y a la población a servir ?. • b) El bibliotecario tiene conocimiento de que una actividad o área en particular no funciona como debiera ?.

22. 5.2 Selección de los indicadores de desempeño • c)Qué nivel de esfuerzo se puede pedir al personal para recopilar y analizar los datos necesarios para elaborar los indicadores. • El bibliotecario tiene que ser consciente, al seleccionar los indicadores de desempeño, que éstos deben ser los más apropiados para la evaluación del funcionamiento de la biblioteca en relación con objetivos y metas.

23. 5.3 Limitaciones • Mejora de los resultados de los indicadores. Los resultados de los indicadores se deben interpretar considerando lo que la biblioteca quiere conseguir, y no simplemente para mejor los resultados de los indicadores específicos.

24. 5.3 Limitaciones • Grado de precisión. • La falta de precisión en la medición puede deberse a: • Errores de muestreo. • Aspectos subjetivos. • Tiempo o recursos insuficientes. • Indicadores imprecisos.

25. 5.3 Limitaciones • Relacionar recursos con servicios. • No existe necesariamente una relación directa entre los recursos asignados y la calidad de los servicios.

26. 5.3 Limitaciones • Comparabilidad de los datos de los indicadores de desempeño. • El objetivo principal de la utilización de indicadores de desempeño bibliotecario es el autodiagnóstico.

27. 5.3 Limitaciones • Un objetivo secundario es fomentar comparaciones útiles y significativas entre bibliotecas. • Estas comparaciones se deberían hacer con precaución, teniendo en cuenta las limitaciones de tales comparaciones.

28. 5.3 Limitaciones • Aspectos por comparar de cada biblioteca. • a) misión, metas y objetivos. • b) desempeño de una serie de indicadores. • c) recursos. • d) tipo de usuarios. • e) estructura de gobierno. • f) procedimientos.

29. ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. • Percepción del usuario: • Satisfacción del usuario • Servicios públicos: • Porcentaje de la población destinataria alcanzado • Costo por usuario • Visitas a la biblioteca per capita • Costo por visita a la biblioteca

30. ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. • Suministro de documentos: • Disponibilidad de títulos -------------------B.2.2.1 • Disponibilidad de títulos solicitados • Porcentaje de títulos solicitados existentes en la colección • Uso de materiales en sala per cápita • Proporción de acervo no usado • Ubicación correcta en el estante • ________________________________________

31. ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. • Recuperación de documentos: • Tiempo medio recuperación de documentos desde depósitos cerrados • Tiempo medio de recuperación de documentos en áreas de libre acceso • Préstamo de documentos: • Volumen de préstamos • Préstamos per capita • Documentos en préstamo per cápita

32. ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. • Costo por préstamo • Préstamo por empleado • Proporción del acervo en préstamo • Suministro de documentos de fuentes externas: • Rapidez del préstamo interbibliotecario • Servicio de referencia e información: • Tasa de respuestas correctas

33. ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. • Búsquedas de información: • ....... • Instalaciones: • ...... • Servicios técnicos: • ...... • Servicios a los usuarios: • ......

34. ANEXO BDescripción de los indicadores • En la sección Método de cada indicador, (algunas descripciones) incluyen la expresión “extracción de una muestra representativa (aleatoria)”. • Debe ser obtenida de tal manera que sea una muestra representativa de la población y tomada al azar. • Deben usarse como guía obras clásicas de métodos estadísticos.

35. B.2.2 Suministro de documentos • B.2.2.1Disponibilidad de títulos (Indicador de desempeño) • B.2.2.1.1 Objetivo • Evaluar hasta que punto los títulos de la biblioteca están realmente disponibles para el usuario en el caso de que fueran solicitados.

36. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • B.2.2.1.2 Campo de aplicación • Todas las bibliotecas. Se deben evaluar por separado las colecciones de referencia y de préstamo. • Se puede utilizar para colecciones específicas, áreas temáticas, sucursales, o períodos de tiempo. • Se puede utilizar para comparar bibliotecas con la misma misión. (mismo método)

37. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • B.2.2.1.3 Definición del indicador • Porcentaje de títulos de la biblioteca que están disponibles para los usuarios inmediatamente. • Disponiblesignifica, para el propósito de este indicador, que hay ejemplares de los títulos en la biblioteca para préstamo o para la consulta en sala.

38. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • Los ejemplares en proceso técnico , catalogación, clasificación, encuadernación, reorganización de las estanterías etc. y los ejemplares no localizados por robo, colocación equivocada, etc.. Se cuentan como no disponibles, pero los títulos se incluyen en el número total de títulos. • Los títulos, pueden incluir,(artículos de revistas, libros),debe expresarse claramente

39. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • B.2.2.1.4Método • Seleccione una muestra representativa (aleatoria) de los títulos de la biblioteca. Registre para cada título de la muestra, si hay un ejemplar disponible. • Medida aproximada: verifique con los registros de la biblioteca. • Medida más precisa:comprobar si existen los ejemplares.

40. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • La disponibilidad de títulos es: • donde • A es el número de títulos disponibles en la muestra. • B es el número total de títulos en la muestra. • Redondee al número entero mas próximo.

41. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • La bibliotecas con variaciones pronunciadas, por ejemplo variaciones estacionales, podrán obtener un indicador más preciso midiendo, disponibilidad a intervalos de tiempo y calculando después la disponibilidad media

42. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • B.2.21.5 Interpretación y factores que afectan el indicador • El indicador es un número entero entre 0 y 100. Estima la probabilidad de que un título seleccionado aleatoriamente en la biblioteca esté disponible. Un valor alto significa una disponibilidad elevada.

43. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • Las variaciones estacionales, semanales o a lo largo del día. • Otros factores: • el número de ejemplares de cada título, especialmente los de mucha demanda; • el período estándar de préstamo, los períodos especiales para títulos de mucha demanda. El número de documentos que pueden obtenerse simultáneamente.

44. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • En el resultado pueden influir factores secundarios como: • Número de títulos obsoletos y duplicados que ya no se necesitan. • Número de títulos en (encuadernación u otros procesos). • Rapidez de reubicación en las estanterías.

45. B.2.2.1Disponibilidad de títulos • B.2.2.1.6 Fuentes bibliográficas (ver anexo c) • [3] (“Disponibilidad de materiales”) • [17] p. 300 • B.2.2.1.7 Indicadores relacionados • Tasa de uso de documentos. Disponibilidad de instalaciones. Disponibilidad de sist. automatizados

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