Présentation de la place de marché Service Public Défense Rencontre Industriels de l’armement

1. Présentation de la place de marché Service Public Défense Rencontre Industriels de l’armement 20 Septembre 2007

2. Les achats du ministère : nombreux, divers, formes multiples • Environ 17 Md€ par an • Plus de 3.000 consultations formalisées par an • Plus de 200 entités d’achat au ministère de la défense Respect des principes fondamentaux de l’achat public • Liberté d’accès à la commande publique • Égalité de traitement des candidats • Transparence des procédures Respect de l'obligation légale d’accepter la transmission des réponses des candidats par voie électronique (art.56 du code des marchés publics) • Place de marché service public défense conforme dès fin 2002 Les enjeux de la démarche e-achat

3. Un projet DGA … • Lancement effectif du projet en mai 2000 • Démonstrateur "ixarm.com" mis en ligne en décembre 2000 … Devenu un projet ministériel • Approbation par le cabinet du ministre de l’extension de la démarche à tout le ministère en novembre 2001 • Mise en place de groupes de travail avec les différentes entités d’achat du ministère • Mise en ligne des portails " ixarm.com " et "achats.defense.gouv.fr " avec la place de marché service public défense fin novembre 2002 • Refonte de portails " ixarm.com" et "achats.defense.gouv.fr " avec une nouvelle version mise en ligne le 24 Janvier 2005 • Développement d’une nouvelle version de la salle d’acquisition dématérialisée en cours (juin 2006) … Destiné à devenir interministériel • Travaux de convergence avec la DGME en 2006, puis avec l’ACA en 2007 La création de la place de marché service public défenseUne démarche volontariste du MINDEF

4. 2 portails d’accès et une unique salle d’acquisition dématérialisée www.achats.defense.gouv.fr Pour les Fournisseurs du MINDEF : Fournitures, Infrastructure, Nourriture, Informatique & Réseaux, Carburants, Equipts de santé www.ixarm.com Pour les Industriels du secteur de la Défense : Armes, munitions, matériels de guerre L’architecture dela place de marché service public défense

5. Architecture de la place de marché service public défense La salle d’acquisition Dématérialisée www.achats.defense.gouv.fr Pour les Fournisseurs du MINDEF : Fournitures, Infrastructure & Equipt, Nourriture, Habillement, Informatique & Réseaux, Carburants, Equipements de santé www.ixarm.com Pour les Industriels du secteur de la Défense : Armes , munitions, matériels de guerre Avis Consultation Retrait DCE Présentation des avis Gestion des alertes sur les avis Dépôt des plis - réponses

6. 255 entités d’achat soit 2 535 acheteurs 12 140 entreprises référencéessoit 16 553 utilisateurs industriels Le déploiement de la place de marché service public défense Statistiques d’utilisation 2006 : • 9 530 consultations mises en ligne • Supérieur à 110 600 retraits de DCE • 843 remises de plis réelles • 753 sur les marchés formalisés – soit, en moyenne, 22 %, • 90 sur les MPPA Statistiques d’utilisation 2007 (11/09/2007) : • 7 563 consultations mis en ligne 83 106 retraits de DCE • 1 017 remises de plis réelles : • 931 sur les marchés formalisés – soit, en moyenne, 33.3 %, • 86 sur les MPPA

7. Page d’accueil : Utilisateur Anonyme

8. Page d’accueil : Utilisateur Anonyme

9. Portails  achats.defense.gouv.fr  et ixarm.com  • Création/gestion de données annuaires : • des entités d’achat • des entreprises inscrites • Inscription (identifiant, mot de passe) / gestion des droits fonctionnalités offertes: • des acheteurs et personnes publiques • des membres des entreprises inscrites • Authentification unique : single sign on • Identification et gestion des utilisateurs • Présentation de contenus informationnels « grands publics » • Mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour les membres inscrits

10. Comment inscrire une société et devenir membre du portail ixarm ?

11. Devenir membre Inscrire une «société» non encore enregistrée

12. Devenir membre : Inscrire une «société» non encore enregistrée Une fois la demande traitée, un courriel de notification est envoyé

13. Ou Devenir membre d’une «société» enregistrée

14. Portails  achats.defense.gouv.fr  et ixarm.com  Sur IXARM : • Le secteur de l’armement : • Fiches systèmes d’armes • Europe de l’armement • Fiche produits Armement • Espace Partenaires Les deux portails : • Annuaire des entreprises • Armement sur ixarm.com • Fournitures courantes sur achats.defense • Travailler avec la défense • Marchés et opportunités • Identification et gestion des utilisateurs • Présentation de contenus informationnels « grands publics » • Mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour les membres inscrits

15. Le secteur de l’armement

16. Contenu industriels : Fiches société & produits Accès via « Industriels Services » Exemple recherche « Essais » :

17. Exemple de fiche industriel réalisée par « DE CELM »

18. Exemple de fiche produit réalisée par « DE CELM »

19. Portails  achats.defense.gouv.fr  et ixarm.com  • Secteur de l’armement • Travailler avec la défense Sur les deux portails : • Annuaire des entités d’achat du MINDEF • Documentation de référence (indices Psd, Protection du secret – habilitation, référentiel normatif, …) • Méthodologie Marchés publics Particularités sur IXARM : • La DGA et les PME-PMI • Les capacités technologiques • Marchés et opportunités • Identification et gestion des utilisateurs • Présentation de contenus informationnels « grands publics » • Mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour les membres inscrits

20. Travailler avec la défense

21. Portails  achats.defense.gouv.fr  et ixarm.com  • Secteur de l’armement • Travailler avec la défense • Marchés et opportunités : • Article 133 • Intentions d’achat Particularités sur IXARM : • Les études de défense : EOTO, EPMES, PEA , • Dispositifs particuliers (REI, OSEO, MRIS, RFI) • Plans d’acquisition • Identification et gestion des utilisateurs • Présentation de contenus informationnels « grands publics » • Mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour les membres inscrits

22. Marchés et opportunités

23. Liste de marchés passé par le Mindef en 2005(conformément à l’article 133 du CMP 2006 (ex. 138)

24. Exemple de dispositif particulier : les demandes d’information

25. Exemple de dispositif particulier : les plans d’acquisition

26. Portails  achats.defense.gouv.fr  et ixarm.com  Sur les deux portails : • Renseignement de fiches sociétés • Base de données des candidats (renseignements administratifs) • Délivrance de certificats électroniques pour les Personnes Publiques Sur IXARM uniquement: • Dispositifs dynamiques (réponse aux plans d’acquisition, aux demandes d’information • Renseignement de fiches produits … • Identification et gestion des utilisateurs • Présentation de contenus informationnels « grands publics » • Mise à disposition de fonctionnalités spécifiques pour les membres inscrits

27. Accédez à son espace d’admin. : • s’identifier (identifiant/mot de passe) • cliquez sur « mon espace »

28. Définition & rôle de l’« Administrateur » : Rappel Chaque société inscrite désigne un «Administrateur» : • Par défaut c’est la personne ayant inscrit la société la première fois (les autres membres s’inscrivant dans la société par la suite étant nommés « collaborateurs ») • C’est l’UNIQUE point de contact avec la DP portail armement • Seule la DP portail armement peut changer l’administrateur d’une société (en cas de changement d’activité de celui-ci ou de départ) Ses obligations (et ses responsabilités) : • Gérer les collaborateurs : validation, modification ou suppression des comptes utilisateurs – affectation des droits de production • Gérer les contenus « industriels » de sa société présentée sur le portail : fiche société & données (BDC), fiches produits, Plan d’acquisition.  l’Administrateur peut déléguer à certains de ses collaborateurs une partie ou la totalité de ses tâches

29. Tableau de bord général: • tâches en attente • menu de gestion (colonne de gauche)  en tant qu’administrateur vous avez toutes les actions autorisées

30. Gestion de mes informations  Tout est modifiable sauf votre identifiant

31. Gestion des collaborat. : TdB de «mes utilisateurs»  Le statut vous permet de voir qui est en attente de validation

32. Gestion de la fiche société – 1/2 Menu « Fiche société » Pour mettre à jour la fiche cliquez sur «modifier» Possibilité de visualiser la « fiche en ligne »

33. Gestion de la fiche société – 2/2 (partie inférieure) Après avoir mis à jour les champs, 3 possibilités : • Enregistrer (brouillon) : permet de garder la fiche localement pour retravailler dessus • Soumettre : la fiche est transmise pour validation à la DGA avant mise en ligne • tant qu’elle n’est pas validée elle n’est plus modifiable • Annuler : abandon des modifications faites  Possibilité pour l’administrateur de donner le droit « Fiche société » à un membre du service COM…

34. Gestion des fiches produits (et services) – 1/2 Menu « Fiche produits » Pour créer une fiche cliquez sur « Créer » Pour mettre à jour la fiche cliquez sur la fiche « publiée »

35. Gestion des fiches produits – 2/2 (partie inférieure) Création ou mise à jour démarche identique. En final 3 (ou 4) possibilités : • Enregistrer (brouillon) : permet de garder la fiche localement pour retravailler dessus • Soumettre : la fiche est transmise pour validation à la DGA avant mise en ligne • tant qu’elle n’est pas validée elle n’est plus modifiable • Annuler : abandon des modifications faites • Supprimer : uniquement si la fiche existe déjà et est en ligne  Possibilité pour l’administrateur de donner le droit « Fiche produits » à un membre du service COM…

36. La Base de Données des Candidats La « Base de Données Candidats » (BdC) fait partie intégrante des portails DGA (www.ixarm.com et www.achats.defense.gouv.fr). Cette base permet aux candidats de maintenir à jour les pièces administratives à joindre lors d’une réponse à candidature et à fournir lors de l’attribution d’un marché. La base de données des candidats n’est pas ouverte à la personne publique. Seuls les extraits effectués lors de la constitution de la candidature sont visibles des personnes publiques autorisées du marché (en CAO).

37. La Base de Données des Candidats Lors de la remise d’un pli, les grandes étapes de la constitution du pli, avec la BDC, deviennent : • Lorsque la société répond, la liste des pièces disponibles sur la BdC lui est présentée, en indiquant notamment la date de mise à jour et la date de validité de la pièce. La société a le choix d’utiliser la pièce de la BdC ou non. • Pour le DC5, la SACD présente à la société le formulaire DC5 vide. Un bouton permet à l’utilisateur d’initialiser le formulaire avec les champs disponibles sur la BdC • La société finalise son dépôt en effectuant une remise de pli « classique » • La salle d’acquisition constitue le dossier complet à partir des documents sélectionnés dans la BDC

38. Gestion des données société (BDC) – (1/2) Menu «Renseignements administratifs» Pour accéder aux différentes rubriques de la BDC cliquez sur «modifier» au niveau de l’item correspondant

39. Gestion des données société (BDC) (2/2) Exemple de formulaire : « Déclaration fiscale et sociale » La BDC est une sorte de « coffre fort » des données de la société. Seuls les membres de la société ayant droits peuvent y accéder • Pas de processus de validation des données par la DGA • Alertes par courriel quand les dates de validité des documents (mentionnées par la société) arrivent à échéances

40. Les principales fonctionnalités de la salle d’acquisition dématérialisée • Pour les entreprises : • Accès aux annonces du ministère de la défense • Accès aux consultations ouvertes + restreintes si l’entreprise a été sélectionnée • Accès gratuit au retrait de DCE • Possibilité de soumettre leur réponse par voie électronique • Pour les entreprises membres : • Possibilité supplémentaire d’alléger la phase de candidature en recourant à la base de données des candidats (BDC) , espace dédié mis à disposition des entreprises, La BDC permet de stocker et de maintenir à jour les pièces administratives à joindre lors d’une réponse à candidature et à fournir lors de l’attribution d’un marché • Accès à un dispositif d’alerte par courriel sur les annonces publiées • Accès à la plate-forme d’entrainement

41. Présentation des annonces et des consultations • Possibilité de rechercher des annonces en sélectionnant plusieurs critères de recherche NB : Chaque annonce est liée à la consultation et au DCE

42. Gestion desalertes sur les annonces • Possibilité de paramétrer des alertes sur les nouvelles annonces publiées dans la SACD • Accès rapide aux annonces • Notification quotidienne par courriel en cas de nouvelles annonces • 5 alertes maximum par utilisateur

43. Téléchargement d’un DCE • Le contenu du dossier de consultation des entreprises (DCE) est présenté sous la forme d’une liste de pièces: • les pièces dématérialisées • les pièces non dématérialisées • Seules les pièces dématérialisées peuvent être retirées • Télécharger quelques pièces du DCE • Dans le tableau listant les pièces composant le DCE, cochez les cases associées aux pièces que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur le bouton « Valider » • Télécharger le DCE complet • Dans le tableau listant les pièces composant le DCE, cochez toutes les cases, puis cliquez sur le bouton « Valider » • Retour à la gestion de la consultation • En cliquant sur « Retour », en bas de page, vous revenez à l’onglet « En cours » de la consultation

44. Remise des plis électroniques • Gestion de la co-signature dans le cas de co-traitance • Garantie parfaite de la confidentialité des plis avec le chiffrement des plis de bout en bout, c’est-à-dire, depuis le poste de l’entreprise jusqu’au poste de la CAO • La réception des plis est horodatée par le cachet électronique de La Poste • La taille maximale du pli fixée à 100 Mo • Possibilité de remettre un pli signer ou non signer selon la procédure et la demande de l’acheteur

45. Transmission de réponses électroniques En quelques clics, la société peut transmettre sa réponse électronique signée avec un certificat - Les envois sont chiffrés pour garantir la confidentialité des offres - Un espace d’entraînement à la remise de réponses électroniques est proposé aux entreprises inscrites

46. Plate-forme d’entraînement • Pour les entreprises membres • Accès à des consultations « permanentes » pour tester exclusivement le dépôt de plis • Les plis déposés par les entreprises ne sont pas visibles des personnes publiques

47. Support utilisateur - Rappel Objectif : accroître la réactivité dans le traitement des problèmes Webdesk (par courriel) : • webmaster@ixarm.com ou webmaster@achats.defense.gouv.fr • domaine concerné : difficultés concernant l’inscription, l’identification, la connexion aux portails, l’obtention d’un certificat (pour les personnes publiques) • Support-sacd@ixarm.com : • domaine concerné : difficultés concernant des annonces, la création/gestion des consultations, le retraits des plis, l’ouverture des plis

48. Un mode d’emploi sur chaque page • A partir de chaque écran de la SACD, il est possible d’accéder à une page d’aide dédiée à l’écran considéré • Le mode d’emploi est fonction du type d’utilisateur connecté • L’aide est accessible en cliquant sur l’icône

49. Des Foires aux questions (FAQ) • Les « Foires Aux Questions » (FAQ) fonctionnelles sont regroupées par thèmes • A noter que les FAQ accessibles aux opérateurs économiques et visiteurs ne sont pas nécessairement les mêmes que celles accessibles à la Personne Publique • Les FAQ sont mises à jour régulièrement par l’équipe portail en fonction des problèmes remontés par le support de la place de marché Service Public Défense

50. Des manuels d’utilisation de l’application • Les manuels d’utilisation sont proposés aux personnes publiques et aux entreprises à partir du lien « Manuels »