FACTORES CLAVES PARA ORGANIZAR SU PROPIO DESPACHO CONTABLE

1. FACTORES CLAVES PARA ORGANIZAR SU PROPIO DESPACHO CONTABLE Expositora: Licda. Elizabeth Madrigal V.

2. Me falta experiencia pero tengo un título No tengo clientes, pero tengo los recursos para tener oficina • Despacho Contable: “Organización de profesionales que presta servicios de naturaleza administrativa, contable, financiera, laboral y/o tributaria” COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

3. Definición del sueño vs realidad Puede existir un vacío entre un sueño y la realidad que sólo se puede eliminar con planes cuidadosos. Como emprendedor de un despacho contable se requiere: • Plan para evitar obstáculos • Plan a donde vamos y cómo lo vamos a lograr • Orden y precisión en las acciones • Confiar en los planeamientos y presupuestos. COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

4. PLAN DE NEGOCIOS Plasmar las ideas, clarificarlas, aclararlas, pulirlas, dentro de lo posible… Herramienta de reflexión…

5. HACIA LA META!!! • Definición de los pasos que debo realizar a partir de este momento para lograr mi objetivo. • Iniciar un despacho contable • Fortalecer el despacho contable • Especialización y alianzas estratégicas • Es momento de que el despacho crezca • Contratar personal más especializado • Es el momento de ser el Director General COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

6. Plan de negocios • Diagnóstico personal • Capacidades • Aspectos económicos • Viabilidad de la idea • Despacho contable • Servicio externo sin oficina formal • Servicios brindados después de la jornada laboral • Crecimiento y diversificación del Despacho COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

7. Plan de negocios • Detallar la naturaleza propia de la idea • Oportunidad de iniciar el proyecto • Cuáles beneficios tendrán los clientes? • Cuáles servicios se pueden brindar? • Diagnóstico • Foda • Fortalezas con las que se cuenta • Oportunidades externas que favorecen • Debilidades que debo mejorar • Amenazas que no favorecen la idea COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

8. Plan de negocios • Plan de Mercadeo • Definir el nicho o sector empresarial • Mezcla de mercadeo • Precios bajos vs precios competitivos • Forma de promocionarse • Definir la imagen • Valores- Misión – Visión- Colores- Logo COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

9. ANALISIS DEL MERCADO ¿Conoce cuáles serán los clientes? ¿Entiende sus necesidades y deseos? ¿Ofrecerá el tipo de servicio que los clientes pagarán? ¿Serán sus servicios competitivos en calidad y en precio? ¿Tiene un plan efectivo de promoción? ¿Sabe cómo comparar su negocio con la competencia? ¿Tiene su negocio la ubicación adecuada para la gente a la que se propone servir? COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

10. Ideas Fundamentales • Crear marca: posicionamiento y la diferenciación • Forma de tratar al cliente • El servicio que se brinda • El servicio abarca todas las necesidades administrativas- contables- financieras vs el servicio es especializado. • Identificación con un logo, imagen, valores COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

11. Ideas Fundamentales • Promocionarse como expertos: opciones sutiles. • Colaboraciones con medios de comunicación especializados o generales. • Asesoramiento constante • Constante actualización de directrices legales y tributarias. • Darse a conocer en grupos organizados o profesionales. • Estar donde está el cliente • Dar clases o escribir artículos y libros COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

12. Ideas Fundamentales • Cuáles son las necesidades de nuestros clientes? • Cumplimiento de obligaciones tributarias • Exactitud • Puntualidad • Responsabilidad • Costos bajos • Ahorro COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

13. El fracaso en la confección de un logo…. COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

14. Plan de negocios • Presupuesto • Ventas • Servicios de contabilidad • Servicios de auditoría • Servicios tributarios • Certificaciones • Consultorías • Gastos • Gastos iniciales • Gastos fijos • Gastos Variables COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

15. ASPECTOS LEGALES Y TRIBUTARIOS

16. Aspectos Normativos y Tributarios • Cuál es la figura legal más apropiada. Persona Jurídica o Persona física para ejercer liberalmente la profesión? Diferencias: • Impuesto de renta • Gastos deducibles • Financiamiento • Libros legales • Impuesto a las Sociedades • Mercadeo • Desarrollo de una marca PROFESIONALES LIBERALES? COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

17. IMPUESTO POR PAGAR Monto exento y créditos familiares COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

18. Cuales gastos generaría un despacho contable? • Alquiler de oficina (porcentaje si es la casa de habitación) • Agua, electricidad y teléfonos • Papelería y útiles de oficina • Depreciación de mobiliario y equipo de cómputo • Depreciación de Vehículo • Mantenimiento de Vehiculo y Seguros • Mantenimiento de oficina • Gastos de publicidad COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

19. Cuales gastos generaría un despacho contable? • Servicio de mensajería • Servicio de Limpieza • Atención a clientes (gasolina, parqueos, peajes) • Viáticos por servicios brindados • Gastos de Representación*** • Seguros INS contra robos o incendio sobre mobiliario y equipo de la oficina • Gastos financieros por préstamos (Despacho) COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

20. Si se tienen colaboradores • Salarios • Beneficios laborales (aguinaldo, cesantía, pago de vacaciones) • Gastos CCSS • Servicios Profesionales que no generen relación de dependencia • Póliza de Riesgos de Trabajo INS COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

21. Gastos no autorizados • Gastos relacionados a la supervivencia • Supermercados • Colegiaturas de hijos • Gastos médicos • Gastos de recreación • Gimnasios, salones de belleza • Vestimenta COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

22. Área de producción Preguntas fundamentales: • ¿Qué se requiere para ordenar todos los procesos y producir lo que el mercado quiere? • ¿Deseamos ser líderes del servicio? • ¿Qué se necesita para satisfacer las necesidades de los clientes? • ¿Qué forma básica debe adoptar nuestra estrategia? COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

23. Organización Preguntas fundamentales: • ¿En que medida se debe centralizar o descentralizar la autoridad para tomar decisiones? • ¿Cómo se deben diseñar los puestos? • ¿Cuántos puestos y personas son necesarios para lograr los objetivos? COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

24. Aspectos organizativos… • Crear un equipo que inspire total confianza y aumente el prestigio del Despacho. (prestigio del contador) • Delegación que genere al cliente tranquilidad, al saber que hay más de una persona que le puede resolver un problema. • Buscar profesionales complementarios de tal forma que se cubran todas las necesidades del cliente. • Generar un buen soporte administrativo: Gestión de clientes, información y logística. • Apoyar la formación y el crecimiento profesional COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

25. ASPECTOS FINANCIEROS

26. Área financiera Preguntas fundamentales: • ¿Cuál es nivel de ventas a alcanzar? • ¿Cuál es la rentabilidad que se puede lograr? • ¿Cuáles son los costos y gastos asociados? • ¿Cuál es el presupuesto que todos en la organización debemos alcanzar? COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

27. Recordemos…. • Cuentas bancarias – ahorro del negocio separadas del familiar • Presupuesto de gastos separado • Mezcla de deudas del negocio vs deudas familiares • Gastos del negocio vs gastos familiares • Definición de ingresos del dueño • Si se toma dinero… préstamo • Muchas personas pueden colaborar y cumplir más de un rol pero solo una persona se encargará del $$$ • Cautelosos en decisiones importantes de inversión COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

28. DEFINICION DE PRECIOS

29. COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

30. Definición de precio:PUNTO DE EQUILIBRIO Separar los costos de ventas y los gastos operativos en costos operativos fijos y variables • Los costos fijos son una función de tiempo, no del volumen de ventas, y comúnmente son contractuales • Los costos variables cambian en proporción directa con las ventas o la producción, y son una función del volumen, no del tiempo. COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

31. COSTOS VARIABLES COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

32. Costos Fijos COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

33. PUNTO DE EQUILIBRIO COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

34. COSTO DE HORA PROFESIONALSALARIOS I SEMESTRE 2011 • Salario Mínimo del Contador…. ¢283.944.47 (TMED) • Auxiliar de Contabilidad…………. ¢266.658.97 • Grado Académico Según decreto actual • Diplomado ¢ 377.937.81 • Bachiller ¢ 428.670.94 • Licenciado ¢ 514.422.75 COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

35. COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

36. Cobro de servicios de contabilidad externos? • Definición de horas • Definición de servicios por brindar • Definición de responsabilidades • Monto definido por el Colegio de Contadores Privados: • Hora Profesional ¢ 13.596.20 (2006) COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

37. Formalización de los servicios ofrecidos • Confección de Contratos formales • Tipo de servicios ofrecidos • Plazo • Precio • Responsabilidades • Confidencialidad • Revisión de Tarifa COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

38. CUIDADO DE LOS CLIENTES

39. Servicios: la tendencia actual En esencia, el cliente percibe el nivel de calidad del servicio como la diferencia entre el servicio que espera y el servicio que recibe. Por eso siempre debemos combinar un servicio y un producto, no vender solo uno de los dos. COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

40. Las determinantes de un servicio de calidad actual son: • Confiabilidad: implica la constancia y coherencia del desempeño. • Capacidad de respuesta: se refiere a la disposición o actitud de los empleados para proporcionar el servicio. • Competencia: significa poseer las habilidades y conocimientos necesarios para proporcionar el servicio. • Acceso: implica facilidad de acercamiento y contacto COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

41. Las determinantes de un servicio de calidad actual son: • .Cortesía: significa amabilidad, respeto, consideración y actitud amistosa en el momento de brindar el servicio. • Comunicación: significa mantener a los clientes informados en un lenguaje que puedan entender. • Credibilidad: implica confianza, convencimiento y honestidad. • Seguridad: es estar libre de peligros, riesgos o dudas con respecto al servicio. • Entender al cliente: significa hacer un esfuerzo por entender sus necesidades. COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA

42. CONCLUSION En el mercado, el éxito está reservado para unas pocas empresas. Anualmente nacen y mueren gran cantidad de negocios… algunos logran mantenerse durante mucho tiempo en el filo de su punto de equilibrio, subsistiendo, pero nunca alcanzan a desarrollarse y crecer. Sin embargo, un grupo reducido y selecto crece hasta obtener la condición de líderes… COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA