工作說明書

工作說明書 人力資源管理報告指導老師：楊泰和組員： 4990L094　　李宗嶺 4990L078　　蔡亞涵 4990L024　　李家雯組員： 4990L028　　劉元明　　　　♥ 4990L100　　楊怡評

前文什麼是工作說明書？它是陳述某一職位的任職者，實際做了什麼、如何做、以及為什麼做的書面文件。又稱『職位說明書』

工作說明書的內容 • 負責範圍 • 挑戰及判斷 • 內／外應對能力 • 該職位設立目的 • 主要工作及責任 • 具備哪些知識及技術

工作說明書的功用 • 作為人員訓練的依據 • 作為訂定員工薪資的基礎 • 作為甄選與解職的依據 • 作為評估組織結構的參考 • 作為績效考核的依據 • 促使新進人員快速進入職場最重要同工同酬，適才適所

工作說明書撰寫的項目 • 所需知能或技術 • 工作條件 • 工作規範 • 績效標準 • 所在單位 • 工作職別 • 工作摘要 • 職責&職務

工作說明書格式

工作說明書撰寫注意事項 • 職務內容應儘量詳細，但卻不可詳細到很白話 • 敘述要清楚完整、明確指出職權的範圍 • 用字遣詞力求簡單、精確

工作說明書撰寫注意事項 • 依重要性高低、耗用時間多寡順序排列 • 檢視此一工作說明書能否使讀者瞭解

工作說明書的實質益處Ⅰ • 從工作說明書中可明確看出主管對每個職位的想法 • 員工從書面的工作說明書上，可以知道主管對他的工作的期望 • 主管可以了解每位員工工作的責任及工作量，給予適當的分配

工作說明書的實質益處Ⅱ • 可做為工作績效考核的依據 • 可做為工作評價的參考資料 • 可做為招考新進員工補缺的要求標準 • 可提供訓練需求的資訊

工作說明書案例

個案討論 繆天華在出版公司服務整整三年，從事蛋白版發印工作。最近繆天華有意往編輯發展，遂向公司總經理莊欽仁申請調職。莊總經理認為繆天華天性負責，做事認真，有意順從其調職之申請，惟新人不熟發印工作，若立即調職，發印工作恐怕受到影響。

在左思右想、深思熟慮後，莊總經理在下列條件下，允許繆天華調職之申請：在左思右想、深思熟慮後，莊總經理在下列條件下，允許繆天華調職之申請： 1.撰寫完整的發印工作說明書 2.依工作說明書訓練新人 3.訓練後再輔導新人一個月於是，繆天華遵從總經理提出的三個條件，撰寫完整的工作說明書，依工作說明書訓練新人。

1.遵守一般規定 ●獨立規劃與作業　●規劃發印經課長審核後，負責執行發印之所有作業 2.先行作業 ●檢視發打課交來的雪銅紙打字稿： (1)打字部分是否清晰 (2)打字格式是否妥當 (3)頁碼順序是否有誤

個案討論 ●檢視美工課交來的封面稿 (1)封面規格是否準確 (2)顏色是否有誤差 ●檢視合格，即進入下一作業，若不合格或有瑕疵，則退回並進行修正

3.規劃作業

個案討論 將工作進度表(16個工作天完成)呈發行部課長核准。

4.品質控制 ●驗收依驗收規範處理；依抽樣檢驗發法進行抽驗。 ●品質合格，則允收。給予1%的獎勵金。 ●品質嚴重缺點算作不良，輕微缺點算作瑕疵。 ●品質若有瑕疵視為允收。瑕疵三項算作不良。

個案討論 ●品質不良批，以退貨為原則，請對方全檢或重製。再交貨若允收則扣款2%。 ●若不良，則仍以退貨為原則，經對方全檢或重製。再交貨若允收，則再扣款2%若不良，則仍然以退貨為原則。

5.價格控制 ●製版價格一律依事先比價過後決定採用的估價單 ●印刷價格一律依事先比價過後決定採用的估價單 ●上光價格一律依事先比價過後決定採用的估價單 ●裝訂價格一律依事先比價過後決定採用的估價單

6.請款 ●每月月底整理輸出製版、印刷、裝訂、紙行各公司送來的帳單，核計請款，给發行部課長核算。 ●課長核算後，交由出納審核後付款

個案討論 • 問題1：繆天華所撰寫的工作說明書有何不盡妥當處？因為缪天華撰寫的工作說明書內容清晰，順序完整，並且可以讓新人容易看了就瞭解，加上他有解說給新人聽，不懂之處可以有一份說明書做參考，所以我們不認為有那裡是不盡妥當的。

個案討論 • 問題2:你認為每個人離開職位前所撰寫的工作說明書會達到繆天華的水準嗎? 不一定，因為有些人會因想要去別的職位發展，會完整的寫出自己所擔任的工作內容，讓新人接手與了解，但有些人在離開職位前未必會做出完整的工作說明書，如果是抱著這家公司負我的心態，多半會寫的哩哩拉拉。

個案討論 • 問題3：你認為每個人離開職位前都會像繆天華那樣，盡心盡力訓練並輔導新人來接班嗎？不一定，如果一名要離職的員工是因為不滿意公司，或是無心在工作上的人，那不管是訓練新人、還是寫工作書等等，從事任何的事情都會很草率的解決，相反的，如果員工真心想為公司付出一份心力，那就會盡力地配合公司所做的要求及條件。

實務演練

問題與討論

有獎徵答

The End 謝謝大家

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