FRONT OFFICE WALK IN GUEST

1. FRONT OFFICEWALK IN GUEST OLEH ABDUL RAHMAN

2. WALK IN GUEST • Aktivitas Dasar Penerimaan Tamu ( Basic Check-In Activities ) Proses penerimaan tamu dapat dibagi menjadi 5 tingkatan dasar Preparationfor guest arrival Room assigment and determinationof room rate Registration Checking the methode of payment Issuing the room key and escorting the guest

3. KATEGORI TAMU TIBA • GUARANTEED RESERVATION TAMU-TAMU YANG TELAH MEMILIKI PEMESANAN KAMAR DENGAN DENGAN JAMINAN DAN BIASANYA PEMESANAN KAMARNYA TELAH DIKONFIRMASI • NON GUARANTEED RESERVATION TAMU-TAMU YANG TELAH MEMESAN KAMAR SEBELUMNYA, NAMUN BELUM MEMILIKI JAMINAN. • WALK-IN TAMU-TAMU YANG TIBA TANPA MEMILIKI PEMESANAN KAMAR TERLEBIH DAHULU.

4. PREPARATION OF GUEST ARRIVAL • READ THE LOG BOOK • ACCURACY OF THE ROOM RACK • ACCOUNT ROOM FOR AVAILABILITY FOR WALK-IN • BLOCKING ROOM • ROOM STATUS REPORT • EXPECTED ARRIVAL LIST • GUEST HISTORY RECORD • EXPECTED ARRIVAL WITH SPECIAL REQUEST • LIST OF IMPORTANT GUEST • OTHER PREPARATION FOR GUEST ARRIVAL

5. PENDAFTARAN TAMU ( REGISTRATION) • TUJUAN UNTUK MENDAPATKAN CATATAN TENTANG KEDATANGAN TAMU TERMASUK INFORMASI DETIL DATA DIRI TAMU ( PERSONAL DETAILS ) • MENURUT PERATURAN PEMERINTAH PERATURAN PEMERINTAH NO 45 TAHUN 1945 PASAL 5 AYAT 3 KEPADA SEMUA TAMU YANG MENGINAP 1 X 24 JAM WAJIB MENDAFTARKAN DIRI DENGAN MENGISI KARTU REGISTRASI

6. 1. PENDAFTARAN UNTUK TAMU DENGAN RESERVASI • UNTUK TAMU YANG TELAH MELAKUKAN RESERVASI, MAKA PROSES PENDAFTARAN MENJADI LEBIH SIMPLE DAN MUDAH. DATA TAMU DAPAT DIPEROLEH DARI SURAT KONFIRMASIPEMESANA. PENETAPAN KAMAR DAPAT PULA SEGERA DILAKUKAN PADA SAAT KEDATANGAN. PETUGAS PENERIMA TAMU, DAPAT MEMINTA TAMU UNTUK MELENGKAPI DAN MENANDATANGANI FORMULIR PENDAFTARAN

7. 2. PENDAFTARAN UNTUK TAMU TANPA RESERVASI • JIKA TAMU YANG TIBA ADALAH WALK IN GUEST, MAKA PETUGAS PENERIMA TAMU HARUS MEMERIKSA TERLEBIH DAHULU APAKAH KAMAR YANG DIMINTA TAMU TERSEDIA SEBELUM MELAKUKAN PENDAFTARAN.DALAM HAL INI JUGA,PETUGAS PENERIMA TAMU PERLU MELAKSANAKAN TEKHNIK PENJUALAN. BILA KAMAR YANG DIINGINKAN TAMU TERSEDIA, MAKA TAMU HARUS DIBERITAHUKAN SELURUH INFORMASI PEMBAYARAN ATAS SEWA KAMAR DAN MEMINTA TAMU UNTUK MELEGKAPI PENDAFTARAN

8. DAILY RECEPTION REPORTS • GUEST IN THE HOUSE LIST DAFTAR YANG MENCANTUMKAN SEMUA TAMU YANG TINGGAL DI HOTEL PADA WAKTU ITU. DASAR UNTUK PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH PADA ROOM RACK DAN DIBUAT PADA MALAM HARI, KEMUDIAN PADA PAGI HARINYA AKAN DIDISTRIBUSIKAN KE MASING-MASING DEPARTEMEN OLEH BELLBOY

9. FORMAT GUEST IN THE HOUSE LIST DATE :

10. LANJUTAN • Expected departure list LAPORAN TENTANG TAMU-TAMU YANG MERENCANAKAN BERANGKAT PADA SUATU HARI / TANGGAL TERTENTU. LAPOTAN INI DIBUAT SEHARI SEBELUM TAMU BERANGKAT. DATA DAPAT DIPEROLEH DARI ROOM RACK SLIP. ATAU PADA ARRIVAL & DEPARTURE BOOK.

11. Format expected departure list DATE :

12. LANJUTAN • ROOM DESCRIPANCY REPORT LAPORAN INI MERUPAKAN SUATU KEADAAN DIMANA KETERANGAN TENTANG STATUS KAMAR YANG ADA DI ROOM RACK DI DEPT FO.BERBEDA DENGAN HOUSEKEEPER’S REPORT.

13. FORMAT ROOM DESCRIPANCY REPORTDATE :

14. LANJUTAN • CHANGE OF ROOM OR RATE LAPORAN INI TENTANG TAMU YANG PINDAH KAMAR KARENA SUATU HAL DALAM HOTEL YANG SAMA.PERUBAHAN KAMAR INI HARUS DIKETAHUI OLEH FO CASHIER DAN UNIFORMED SERVICE.

15. LANJUTAN • GUEST HISTORY RECORD LAPORAN INI BIASANYA DIBUAT DALAM SEBUAH KARTU YANG DISEBUT GUEST HISTORY CARD. KARTU INI DIPERGUNAKAN UNTUK MENCATAT INFORMASI TAMU YANG TELAH TINGGAL DI HOTELSEBAGAI BAHAN DASAR UNTUK DAPAT MEMBERIKAN PELAYANAN YANG LEBIH BAIK

16. LANJUTAN • ROOM REPORT LAPORAN INI MEMUAT INFORMASI MENGENAI KAMAR-KAMAR DAN TAMU-TAMU YANG TIBA DAN BERANGKAT.LAPORAN INI DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN OLEH BELLBOY KEBERBAGAI DEPARTEMEN. DASAR PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH ROOM RACK

17. LANJUTAN • ROOM COUNT SHEET LAPORAN INI BERISI PERINCIAN HASILPENJUALAN KAMAR SELAMA 24 JAM. DIBUAT OLEH RECEPTIONIST PADA MALAM HARI, KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN KE DEPARTEMEN LAIN

18. LANJUTAN • ROOM SALES RECAPITULATION LAPORAN INI BERISIKAN RANGKUMAN PENDAPATAN PENJUALAN KAMAR SELAM 24 JAM DISERTAI KETERANGAN STATISTIK,LAPORAN INI DIBUAT SETELAH LAPORAN PERINCIAN PENJUALAN KAMAR SELESAI DIBUAT

19. LANJUTAN • FOREIGN GUEST LIST LAPORAN INI MENGENAI TAMU-TAMU ASING YANG TINGGAL DIHOTEL PADA HARI ITU , LAPORAN INI JUGA DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN PAGINYA DILAPORKAN PADA KEPOLISIAN TERDEKAT. INFORMASINYA DIAMBIL DARI FORMULIR REGISTRASI “A’’

20. FORMAT LAPORAN TAMU DOMESTIK

21. KETERANGAN FORMAT • NO : DIISI NOMOR URUT TAMU YANG MENGINAP • NAMA : DIISI NAMA TAMU YANG MENGINAP • NO KAMAR : DIISI NO KAMAR AYNG DITEMPATI TAMU • NOMOR KARTU : DIISI NO KARTU TANDA PENDUDUK ( KTP,SIM ) • TGL MASUK : DIISI TANGGAL KEDATANGAN TAMU • TGL BRGKT D.A : DIISI TANGGAL KEBERANGKATAN TAMU • KETERANGAN : DIISI KETERANGAN TAMBAHAN

22. FORMAT LAPORAN TAMU ASING

23. KETERANGAN FORMAT • NO : NO URUT NAMA TAMU • NAMA : NAMA TAMU YANG MENGINAP UNTUK DILAPORKAN • KELAMIN : DIISI JENIS KELAMIN TAMU ( L/P ) • UMUR : UMUR TAMU YANG MENGINAP • PEKERJAAN : PEKERJAAN TAMU DAN ALAMAT TAMU • KEBANGSAAN : SESUAI DENGAN KEBANGSAAN TAMU • JENIS DOK : YANG DIBAWA OLEH TAMU YANG DATANG SEPERTI PASSPORT • MASA BERLAKU : LAMA / MASA BERLAKU PASSPORT • DIKELUARKAN : TEMPAT DIKELUARKANNYA DOKUMEN • TGL / DATANG : TANGGAL KEDATANGAN DAN NEGARA ASAL TAMU • TGL / BERANKT : TANGGAL KEBERANGKATAN DAN NEGARA TUJUAN TAMU SELANJUTNYA • MAKSUD KEDATNGN : MAKSUD KUNJUNAGAN TAMU • FORM A : NO REGISTRASI PADA FORMULIR “A” • NO ROOM : NOMOR KAMAR TAMU YANG MENGINAP

24. KETERANGAN FORMAT • DATE : TANGGAL PEMBUATAN LAPORAN • ROOM NO : NOMOR KAMAR YANG DITEMPATI TAMU • NAME : NAMA TAMU YANG MENGINAP • PERSONS : JUMLAH TAMU YANG MENGINAP • EXPECT.DP : TANGGAL TAMU YANG DIHARAPKAN BERANGKAT • REMARK : PERMINTAAN KHUSUS TAMU

25. THANK TOU BY ABDUL RAHMAN