2013 YILI MALİ DESTEK PROGRAMLARI Başlangıç Toplantısı Proje Uygulama Eğitimi

1. 2013 YILI MALİ DESTEK PROGRAMLARI Başlangıç Toplantısı Proje Uygulama Eğitimi

2. İÇERİK

4. YARARLANICI SAYILARI • Destek almaya hak kazanan Başvuru Sahiplerinden 24 tanesi ile sözleşme imzalanmıştır: • ALTERNATİF TURİZM: 7 • TURİZM ALTYAPISI: 17

5. PROJE UYGULAMA SÜRECİ

6. PROJE UYGULAMA SÜRECİNDEKİ REFERANS DOKÜMANLAR • 5449 Sayılı Kalkınma Ajansı Kuruluş Kanunu • Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği • Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri • Sözleşme ve Ekleri • Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri • Satın Alma Rehberi ve Ekleri • Görünürlük Rehberi

7. PROJE UYGULAMA (İZLEME VE DEĞERLENDİRME) SÜRECİ

8. ÖDEMELER %40 Ön Ödeme Ara Ödeme %40 Nihai Ödeme %20

9. ÖDEMELER Damga vergisinin yatırılması koşuluyla, Sözleşme imzalandıktan sonra 45 gün içinde Ön ödeme % 10 teminat şartının yerine getirilmesi koşuluyla, Hak ediş sistemine göre, Ara ödeme Rapor onaylandıktan sonra 30 gün içinde • Ara rapor/ödeme talebinin • uygun bulunması halinde, Ödemeler, mal/hizmet ve yapım işlemleri tamamlandıktan sonra, Nihai ödeme Rapor onaylandıktan sonra 30 gün içinde

10. Örnek: Proje Bütçesi 100.000 TL, Destek Oranı: % 50 Ön Ödeme: Avans olarak yatırılır Ara Ödeme: (a)+(b)+(c)+(d) kadar harcama yapılarak Ara Rapor verilir (c) kadar ödeme inceleme sonucunda ödenir. Nihai Ödeme: (e) ve (f) tutarındaki harcama yapıldıktan sonra Nihai Rapor verilir, (e) kadar ödeme inceleme sonucunda ödenir.

11. ÖDEMELER • Proje bittiğinde toplam bütçe sözleşmede belirtilen tutarın altında kalırsa, Ajans sözleşmede belirtilen destek oranını temel alarak ödeme yapar. • Proje bittiğinde toplam bütçe sözleşmede belirtilen tutarı aşarsa o zaman Ajans sözleşmede belirtilen destek tutarını temel alarak ödeme yapar. Ajans tarafından sağlanan mali destek tutarı hiçbir koşulda sözleşmede belirlenen tutarı geçemez.

12. HARCAMA USULÜ

13. PROJE HESABI • Ajans tarafından yapılan ön ödeme tutarı günlük vadeli mevduat olarak değerlendirilir. • Bu şekilde elde edilen faiz gelirleri Ajansa aittir. • Biriken faiz gelirinin Ajansın kendi hesaplarına iade edilmesi istenebileceği gibi destek yararlanıcısına yapılacak nihai ödemeden de mahsup edilebilir. • Proje hesabı hareketlerinin çıktısı her rapor dönemi için alınarak Proje Dosyasında muhafaza edilmelidir.

14. PROJE HESABI • Kural olarak proje harcamalarının tamamı proje hesabından transfer şeklinde yapılır. • Tek seferde 300 TL’yi aşmamak kaydıyla Aylık 1.000 TL’yi geçmemek üzere elden ödeme yapılabilir. • Yararlanıcının projeye ilişkin ödemeleri bono, çek, kredi kartı kullanarak yapması durumunda, söz konusu harcamanın karşılığı olan tutar da proje uygulama süresi içerisinde hesaptan nakit olarak mahsup edilmiş olmalıdır.

15. PROJE UYGULAMA SÜRECİ (MERKEZİ YÖNETİM KAPSAMINDAKİ KAMU İDARELERİ İÇİN. KAYMAKAMLIK, İL KÜLTÜR TURİZM MD. VB.)

16. ÖDEMELER • Yararlanıcı personel maaşı ile karşılanacak eş finansmanın üzerindeki tutarı proje hesabına aktarır. • Yararlanıcının eş finansmanı proje hesabına yatırmasını takip eden 15 gün içinde Ajans sözleşmede belirtilen destek tutarını proje hesabına yatırır. • Proje harcamalarının tümü bu hesaptan transferlerle gerçekleştirilir.

17. FAİZ HESABI • Proje hesabı üzerinden elde edilen faiz gelirleri proje tamamlanıncaya kadar proje hesabında kalır. Projenin tamamlanmasının ardından varsa artan tutarlar, destek oranı nispetinde ajans ve yararlanıcı arasında paylaşılır. • Yararlanıcının genel bütçeli bir idare olması durumunda proje hesabında kalan tutarlar genel bütçe geliri olarak kaydedilir.

18. SÖZLEŞME YÖNETİMİ

19. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ • Yararlanıcıların projelerini • Ajans ile imzaladıkları • sözleşme hükümleri doğrultusunda, ilk • planlandığı şekilde uygulamaları esastır. • Sözleşme, bildirim mektubu veya zeyilname olmak üzere iki yolla değiştirilebilir. Bu iki tür değişiklik için farklı usuller takip edilir.

20. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Sözleşme değişikliği gerektiği durumlarda, değişiklik taleplerinin nedenleri ve değişiklik gerekçeleri, en uygun şekilde, detaylı olarak ve belgelendirilerek açıklanması gerekir. Değişiklik gerekçesi olmayan, yetersiz ya da dayanaksız olan talepleriniz Ajans tarafından reddedilir. Sözleşme değişiklik talepleri temel olarak, Projenin genel amacını değiştirmemeli ve bu kapsamda diğer başvurulara eşit muamele yapılması ilkesine aykırı düşmemelidir.

21. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ • Sözleşmedeki büyük değişiklikler için uygulamaya geçirilmeden önce, sözleşmeye ilişkin yapılacak resmi bir zeyilnamenin imzalanması gerekmektedir. • Sözleşmede küçük veya büyük değişiklik yapılması planlanıyorsa, talep Ajans’a gönderilmeden önce izleme uzmanına danışılması gereklidir.

22. BİLDİRİM MEKTUBU • Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, • Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, • Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki uygun maliyetlerinin %15’i veya altında olduğu değişiklikler,

23. BİLDİRİM MEKTUBU • Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, • Banka hesabı değişikliği, • Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği, • Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri, • Proje denetçisi değişikliği

24. BİLDİRİM MEKTUBU • Ajansın ön onayı alındıktan sonra değişiklikler yapılmadan önce veya en geç değişiklik yapıldıktan sonraki • 10 gün içinde, EK 1 kullanılarak hazırlanan bildirim mektubu Ajans’a • İletilmelidir.. • Ajans 15 gün içinde olumlu ya da olumsuz bir bildirimde bulunur, herhangi bir bildirim alınmazsa bu küçük sözleşme değişikliğinin kabul edildiğianlamına gelecektir.

25. ZEYİLNAME Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmamalı, başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmemelidir. Geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz. Sözleşmede yapılacak büyük değişiklikler Ajansın ön onayına tabidir. Sözleşmedeki büyük değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz.

26. ZEYİLNAME GEREKTİREN TEMEL DEĞİŞİKLİKLER • Faaliyetlerdekiönemli değişiklikler, • Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin %15’ini aşan değişiklikler, • Bütçeye yeni bir kalemin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması,

27. ZEYİLNAME GEREKTİREN TEMEL DEĞİŞİKLİKLER • Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, • Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, • Sözleşme süresinin uzatılması,

28. ZEYİLNAME TALEBİNİN HAZIRLANMASI • Zeyilnamenin gerekliliği ve uygunluğu konusunda projeden sorumlu izleme uzmanına danışılır. • EK 2’ye uygun bir biçimde, zeyilname başvurusu iki nüsha hazırlanır ve Ajans’a yollanır.

29. ZEYİLNAME TALEBİNİN HAZIRLANMASI • Değişikliğin yürürlüğe girmesi talep edilen tarihten makul bir süre önce Ajans’a zeyilname talebinde bulunulur. • Ajans talebi inceler ve en geç 15 güniçinde gerekçesi yetersiz olan talepleri reddeder veya gerekçesi uygun olan zeyilname taleplerini onaylar.

30. ZEYİLNAME İLE FAALİYET EKLEME • Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için gerekli olduğu belgelerle desteklenerek gerekçelendirilir. • Bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin proje bütçesine eklenmesi için yeterli değildir.

31. ZEYİLNAME İLE SÜRE UZATIMI • Proje veya faaliyetin yürütülmesini büyük ölçüde zorlaştıran veya geçici olarak imkânsız hale getiren, yargı süreci sebebiyle veya PFDY’debelirtilen mücbir sebeplerin varlığı halinde, sözleşme süresi altı ayı geçmemek üzere uzatılabilir. • Destek yararlanıcısı, gerekli durumlarda proje uygulama süresinin bitiş tarihinden makul bir süre önce uygulama süresinin uzatılması talebinde bulunur. • Bir durumun Ajans tarafından mücbir sebep olarak kabulü, destek yararlanıcısının söz konusu durumun ortaya çıktığı tarihi izleyen yirmi (20) gün içinde Ajansa, durumu belgeleri ve gerekçeleriyle bildirmesi ile mümkündür.

32. YARARLANICI YÜKÜMLÜLÜKLERİ Yararlanıcının ana sorumlulukları; • Sözleşme kurallarına, mevzuata, rehbere uygunluk, • Satın alma kurallarına uygunluk • Raporlama yükümlülüklerini yerine getirme, • Dokümantasyon ve Arşivleme, • Görünürlük ve tanınırlık faaliyetleri

33. YARARLANICI YÜKÜMLÜLÜKLERİ!!! • Yararlanıcılar projenin uygulanması konusunda, Ajans’a karşı tek başına sorumludur. • Güney Ege Kalkınma Ajansının iş ve işlemlerini düzenleyen mevzuatına ve destek programına ilişkin bu çerçevede tayin edilmiş esas ve usullere uygun olarak hareket etmekle yükümlüdür. • Proje uygulamalarının sözleşmede belirtilen usul ve esaslara göre yürütülmesi ve belgelendirilmesi, belgelerin proje sona erdikten sonra en az on yıl süreyle muhafazası ve yapılacak denetimlerde bu belgelerin görevlilere ibraz edilmesinden sorumludur.

34. YARARLANICI YÜKÜMLÜLÜKLERİ!!! • Proje sonuçlarının, raporların ve ilgili diğer belgelerin mülkiyeti ve isim hakkı ile fikri ve sınai mülkiyet hakları, destek yararlanıcısına aittir. • Proje kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti destek yararlanıcısına aittir. • Projenin sona ermesinden itibaren 3 yıl süreyle; mülkiyeti devredemez, rehin ve teminat olarak gösteremez, projede tanımlanan iş dışında başka bir iş için kullanamaz, TR32 Bölgesi’nin dışına çıkaramaz. • Aksi durumda, yararlanıcı Ajans’a destek miktarının 3 katı tutarında tazminat öder.

35. YARARLANICI YÜKÜMLÜLÜKLERİ!!! • Proje kapsamında meydana gelen herhangi bir zarardan Ajans sorumlu değildir. • Sözleşme veya Sözleşme ile ilgili ödemeler, Ajansın önceden yazılı rızası alınmaksızın, hiçbir şekilde üçüncü taraflara devredilemez. • Yararlanıcı projenin denetimini gerçekleştirecek YMM’nin oda kayıt belgesi ile iletişim bilgilerini sözleşme imzalandıktan sonraki 30 gün içinde Ajansa bildirir.

36. YARARLANICI YÜKÜMLÜLÜKLERİ!!! • Hâlihazırda herhangi bir mali destek programından mali destek alan ve uygulaması devam eden proje veya faaliyetlere eş zamanlı olarak Kalkınma Ajansı’ndan destek alınamaz. • Yatırımlarda Devlet Yardımları Hakkında Bakanlar Kurulu Kararı kapsamında 14 Nisan 2011 tarihinden sonra alınmış yatırım teşviklerinden faydalanan yatırım unsurları için Kalkınma Ajansı’ndan destek alınamaz.

37. İZLEME ARAÇLARI VE FAALİYETLERİ

38. İZLEME ARAÇLARI

39. İZLEME ARAÇLARI

40. İZLEME ZİYARETLERİ • Proje faaliyetleri ve harcamaların izlenmesi dönemler itibari ile, destek yararlanıcısı tarafından hazırlanacak raporlar ve Ajans tarafından düzenlenecek izleme ziyaretleri aracılığıyla yapılacaktır. • Ajans tarafından, faaliyetlerin projeye ve sözleşmelere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği, destek yararlanıcısının karşılaştığı sorunlara çözüm bulunması ve projelerin uygulanabilirliğinin sağlanması amacıyla yerinde izleme ziyaretleri yapılacaktır.

41. İZLEME ZİYARETLERİ • Her bir projeye, Ajans tarafından en az 3 izleme ziyareti gerçekleştirilir. • İlk izleme ziyareti ve düzenli izleme ziyaretleri dışında; Ajans tarafından anlık izleme ziyaretleri de yapılabilecektir. • İlk İzleme Ziyareti projenin başlangıç tarihinden itibaren 45 gün içinde, destek yararlanıcısıyla birlikte kararlaştırılan tarihte yapılır. Ajans tarafından, yerinde ziyaret sırasındaki izlenim ve bilgileri içeren İlk Veri Giriş Raporu hazırlanır. Bu rapor, her iki tarafça imzalanır.

42. İZLEME ZİYARETLERİ • Düzenli izleme ziyaretleri, ilk izleme ziyareti sırasında Ajans yetkilileri ve destek yararlanıcılarıyla karşılıklı olarak planlanır. • Düzenli ve Anlık izleme ziyaretleri sırasında elde edilen projeye ilişkin veriler de İzleme/Anlık İzleme Ziyareti Raporlarına aktarılır. Bu rapor her iki tarafça imzalanır.

43. İZLEME ZİYARETLERİ KAPSAMI • Satın alma kurallarına uygunluk, • Maliyetlerin uygunluğu, • Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk, • Raporlama Yükümlülükleri, • Dokümantasyon ve arşivleme, • Sözleşme değişiklikleri, • Proje uygulama sürecinde doğabilecek sorunların tespit edilmesi ve bu sorunların giderilmesinde yararlanıcılara destek sağlanmasıdır.

44. İZLEME ZİYARETLERİ Risk Değerlendirmesi Risk, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmedeki herhangi bir başarısızlığın meydana gelme ihtimali olarak tanımlanabilir. Projeler, planlanan bütçe ve zaman içinde tamamlanamama ve hedeflerine ulaşamama risklerine sahip olabilir.

45. İZLEME ZİYARETLERİ Ön Ödeme Risk Puanı • Sözleşme imzalanmasından hemen sonra projenin uygulama süresinin ilk 45 günü içerisinde Ajans tarafından belirlenecektir. • Ön ödeme risk puanının belirlenmesinin amacı, ön ödeme yapılmadan önce yararlanıcının mali desteği kullanma kapasitesini ölçerek, mali kaynağın etkin kullanımını sağlamaktır. • Merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde ön ödeme risk puanı hesaplanmayacaktır.

46. İZLEME ZİYARETLERİ • Ön ödeme, çok yüksek riskli projelere veya projenin yürütülmesi için hayati önem arz eden izinlerin alınmadığı projelere yapılmayacaktır. • Orta riskli projeler için ise ön ödeme oranı %20’den az olmamak kaydıyla yeniden belirlenebilecektir. • Ajans yatıracağı ön ödemelere ve merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerine yatıracağı desteğe blokaj koyacaktır.

47. İZLEME ZİYARETLERİ • Riske bağlı olarak ödemeleri yapılmayan ya da ödeme oranı değiştirilen proje yararlanıcıları risk değerlendirme sonucu hakkında bilgilendirilecek ve risk düzeylerini düşürebilmeleri için bir aya kadar süre tanınacaktır. • Bu sürenin sonunda, risk durumunun devam etmesi ve yararlanıcının sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmede gerekli önlemleri almaması halinde, sözleşme hükümleri gereğince sözleşme feshedilebilir.

48. RAPORLAMA EĞİTİMİ

49. İÇERİK

50. RAPORLAMA Program ve proje düzeyinde uygulamaların izlenebilmesi ve kayıt altına alınabilmesi için çok önemli bir araçtır. Bu nedenle hem Ajansın hem de yararlanıcının izleme ve değerlendirme sürecinde belirli raporlar hazırlamaları gerekmektedir.