Selbstbewertung für Bildungseinrichtungen

1. Selbstbewertung für Bildungseinrichtungen

2. Qualität in der Organisation • Der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa (CQAF in VET) verlangt es, regelmäßig Selbstbewertungen durchzuführen. • Auch „kundenseitig“ stehen kommerzielle Trainingsorganisationen und öffentliche Bildungseinrichtungen immer öfter der Forderung gegenüber, einen Qualitätsnachweis zu erbringen. • Der weitverbreitete ISO 9000 Standard ist hier als Mindestanforderung zu sehen, die eigentlich übertroffen werden sollte. • Dabei brauchen die Organisationen oft nur kleine Hinweise, um die nächsten Verbesserungsschritte auf dem Weg zurExzellenz jenseits der ISO vornehmen zu können. • Die Herausforderung ist es, dies in angemessenen und leicht verständlichen Schritten anzubieten, um es der Organisation zu ermöglichen, sich kontinuierlich zu einem international anerkannten Exzellenz-Niveau weiterzuentwickeln.

3. Jenseits der ISO: EFQM • Die Basis hierzu wurde von der European Foundation for Quality Management unter dem Namen EFQM Exzellenz-Modell entwickelt. • Um die Lücke zwischen ISO 9000 und dem ganzheitlichen Ansatz des EFQM Modells zu schließen, reicht es aber nicht aus, lediglich andere Bemessungskriterien anzulegen. • Vielmehr müssen zuerst einige Grundlagen geschaffen werden, um einen optimalen Nutzen aus dem Exzellenz-Modell ziehen zu können. • Durch den Einsatz eines EFQM-basierten Ansatzes wird es auch leichter, eine Selbstbewertung durchzuführen, wie sie der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa (CQAF in VET) verlangt.

4. Wozu EFQM? • Hilft, die “Temperatur” in der Organisation zu fühlen. • z.B.: • Wo klemmt es? • Wie sehen es die Mitarbeiter/Kunden/Interessengruppen? • Wo können wir am schnellsten etwas bewegen? • Von wem können wir etwas lernen (Benchmarking)?

5. Wobei hilft mir eine Selbstbewertung? • Selbstbewertung ist als eine • umfassende • regelmäßige • systematische • Überprüfung von Tätigkeiten und Ergebnissen der eigenen Organisation zu verstehen. • Ziel der Selbstbewertung ist • die Überprüfung der eigenen Leistung • die ständige Verbesserung der Organisationsaktivitäten.

6. Was bringt mir die Selbstbewertung? Gründe • Ermittlung eines Ist-Zustands • Vergleichszwecke • Identifikation von Stärken/Schwächen • Verbesserungsaktivitäten in der Organisation • auf Fakten basierende Bewertung • Vergleichbarkeit mit Ergebnissen Anderer • auf alle Unternehmensbereiche anwendbar Vorteile • Einbindung der obersten Leitung • aktive Beteiligung aller Kernbereiche • Information aller Mitarbeiter • dem Gefühl der Kontrolle von oben entgegenwirken • Schaffen eines TQM-Verständnisses Voraussetzungen

7. Wozu eine Selbstbewertungs-Software? • Wer es mit Selbstbewertungen ernst meint, muss hierzu regelmäßig Erhebungen durchführen! • Bereits die eingesparten Personal- und Zeitressourcen einer einzigen Erhebung können die Kosten einer Unterstützungssoftware kompensieren. • Die regelmäßige Abfrage von Stärken/Schwächen erlaubt einen mit der Strategie abgestimmten Ansatzpunkt für den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

8. Wozu eine Selbstbewertungs-Software? • Durch die Software wird das EFQM Modell “erklärt”: • Ich brauche kein EFQM-Buch zu lesen, sondern werde “an die Hand genommen”. • Selber programmieren (etwa mit Excel) kostet deutlich mehr als GOA/SAETO - ist aber längst nicht so leistungsfähig. • Eine standardisierte Software: • verringert den Personal- und Zeitaufwand • erleichtert die Reproduzierbarkeit der Ergebnisse • führt durch das Modell • minimiert den Schulungsaufwand

9. Wozu eine Umfrage-Software? • Selbstbewertung verlangt nach systematisch erhobenen Ergebnissen. • Erhebungen können bei Bedarf anonym durchgeführt werden. • Kritisch vor allem bei Zufriedenheitsumfragen (SchülerInnen/KursteilnehmerInnen, Personal, Teambildung, 360°Management Feedback, ...) • Umfragen zur Zufriedenheit erlauben eine schnelle Reaktion auf gefühlte „kleinere“ Übel und fördern somit stark die Motivation. • Zufriedenheitsumfragen können als wertvoller Input für den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess verwendet werden.

10. Wozu eine Umfrage-Software? • Elektronische Umfragen sind schnell und kostengünstig durchführbar. • Die für GOA/SAETO angebotenen Wissensbasen geben ein fundiertes Gerüst, Inhalte und Formulierungen für die organisationsspezifischen Umfragen vor. • Die in GOA/SAETO angebotenen Wissensbasen bieten eine ausgereifte und praxiserprobte Grundlage, auf der organisationsspezifische Inhalte und Formulierungen aufbauen können.

11. Planung(Zweckund Plan) Methodik Überprüfung(Feedback und Verfahren zur Einleitung von Veränderungen) Durchführung Evaluierung und Bewertung Wo liegt der Zusatznutzen von SAETO? • Kopenhagen Prozess:Selbstbewertung wird zur Grundlage aller Verbesserungsprozesse für Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen in Europa • Der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa(CQAF) verpflichtet zur Einführung eines ständigen Verbesserungs-prozesses. • SAETOerfüllt alle Anforderungen von CQAF.

12. Was unterscheidet SAETO von anderen Lösungen? • Lösung ist vollständig kompatibel mit ISO und EFQM und von EFQMlizenziert • Für den Bildungssektor angepasste, umfangreicheUmfragenkataloge zur Unterstützung der Selbstbewertung • Skalierbarer Ansatz für Einsteiger bis zum Experten • An die spezifischen und individuellen Anforderungen der Organisation anpassbar • Gesammelte Verbesserungsvorschläge können mittels Balanced Q-Card sofort in den KVP übernommen und bearbeitet werden • Integration von Methodik, Schulungsmodulen und Anwendungssoftware • Unterstützung durch internationales Netzwerk von Experten • Europäische Lösung mit multinationaler Validierung

13. Kompatibilität • SAETOist kompatibel mit allen wichtigen Qualitätsstandards im Bildungsbereich, wie z.B.: • CQAF: Gemeinsamer Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa • ANECA: Nationale Spanische Agentur für Qualität und Akkreditierung • eduQua: Schweizer Qualitätszertifikat für Bildungseinrichtungen • Gütesiegelverbund Weiterbildung, Deutschland • LQW: Lerner-orientierte Qualität in der Weiterbildung, Deutschland

14. Was bieten die SAETO Software-Module? • Die Selbstbewertungskataloge wurden inhaltlich und sprachlich auf den Bildungssektor abgestimmt. • Die Selbstbewertung ist skalierbar nach Organisationsgröße und Anforderungen und deckt je nach Modul neben CQAF/EFQM auch ISO 9001 ab. • Die Fragenkataloge wurden einerseits auf Basis einer Analyse der Interessengruppen erstellt, bauen andererseits auf Erfahrungen auf, welche Kataloge am häufigsten bei Evaluationen in Berufsbildungsinstitutionen eingesetzt werden. • Der modulare Aufbau der jeweiligen Fragenkataloge erlaubt je nach Bedürfnis eine kleine oder eine eingehende Befragung der Zielgruppe.

15. Vorteile der GOA/SAETO WorkBench • Ist EFQM-modellkonform und immer aktuell • Unterstützt Methodik und strukturiertes Vorgehen • Bietet neben der Selbstbewertung zahlreiche Umfragen zur Erhebung der Rahmendaten • Minimiert den Schulungsaufwand für EFQM • Firmenspezifisch anpassbar • Mehrsprachiger Fragenkatalog • Schnelles und effizientes Berichtswesen • Weiterverfolgung der Verbesserungsvorschläge und Unterstützung des KVPs durch Balanced Q-Card

16. GOA Basic Assessment GOA Basic/Easy Assessment Module sind branchenspezifisch vereinfachte Übersetzungen des EFQM Modells, bei denen Umfang und Komplexität der Erhebungskataloge stark reduziert wurden, um eine einfache und leicht verständliche Selbstbewertung zu erlauben. Die dabei erreichte Vereinfachung ist dabei so groß, dass schon nach kurzer Einführungszeit die Selbstbewertung an nur einem Tag durchgeführt werden kann. Die nachfolgende Kurzeinführung gibt einen Überblick des Moduls Basic Assessment Education, das im Rahmen des EU-Projekts SAETO (Rahmenprogramm „Leonardo da Vinci“) für die spezifischen Anforderungen von Bildungseinrichtungen angepasst wurde.

17. Projekt anlegen Wenn Sie die Applikation öffnen, öffnet sich das nachstehende Fenster. Durch Anklicken der Schaltfläche „Neu“ erhalten Sie eine Eingabeaufforderung zum Anlegen eines neuen Projekts. Hier klicken

18. Projekt anlegen In dem Projekt erhalten Sie eine Übersicht in neun Kapiteln, entsprechend den 9 Bewertungs-Kriterien nach EFQM. Sollten Sie hingegen ein bereits existierendes Projekt aufrufen, sehen Sie gleichzeitig eine Übersicht der bereits erhaltenen Punkte je Kapitel sowie deren Hochrechnung über alle Kriterien.

19. Bewertung starten Durch das Anklicken eines Kriteriums öffnet sich die Liste der dazugehörigen Fragen, wobei diese bereits von der EFQM-Originalformulierung in einen dem Bildungsbereich entsprechenden Fragentext „übersetzt“ wurden. Hier klicken

20. Bewertung starten Wenn Sie eine Frage anklicken, öffnet sich ein Kontext-Fenster mit einer Erläuterung des betriebswirtschaftlichen Hintergrunds der Frage. Sie können dieses Fenster an eine beliebige Position auf Ihrem Bildschirm verschieben. Dieses Fenster kann über den Menüpunkt Ansicht ein- und ausgeblendet werden. Hier klicken

21. Einzelne Fragen beantworten Zu der jeweiligen Frage wird der momentan erreichte Erfüllungsgrad sowie der Handlungsbedarf bei diesem Punkt bewertet. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Nachweise zu notieren und Verbesserungsmaßnahmen vorzuschlagen. Punktevergabe durch „Ziehen“ an den Schiebern Ruft Schreibfelder auf

22. Einzelne Fragen beantworten Zur besseren Lesbarkeit erscheint die Frage noch einmal in größerer Schrift im blauen Feld unterhalb der Auswahllisten. Beim Anklicken des Punkteschiebers wird dieser aktiviert und färbt sich orange. Anklicken und ziehen

23. Maßnahmen und Nachweise Ein Klick auf Nachweise oder Maßnahmen öffnet ein Fenster zum Eintragen der gewünschten Informationen. Sie können mehrere einzelne Einträge erfassen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden. Hier Klicken

24. Maßnahmen vorschlagen Erfassen Sie mit der Schaltfläche „Neu“ mehrere einzelne Nachweise bzw. Maßnahmen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden können.

25. Maßnahmen vorschlagen Erfassen Sie mit der Schaltfläche „Neu“ mehrere einzelne Nachweise bzw. Maßnahmen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden können. Nicht benötigte Einträge löschen Sie mit der „Papierkorb“-Schaltfläche.

26. Maßnahmen vorschlagen Erfassen Sie mit der Schaltfläche „Neu“ mehrere einzelne Nachweise bzw. Maßnahmen, die in Folgeprozessen individuell weiterverarbeitet werden können. Nicht benötigte Einträge löschen Sie mit der „Papierkorb“-Schaltfläche. Blättern Sie mit der Bildlaufleiste durch mehrere Einträge.

27. Fragen bearbeiten Ob eine Frage oder ein Kapitel bereits bewertet wurde, lässt sich an der Färbung des Textes erkennen. BLAU = noch unbearbeitet Schwarz = bereits bearbeitet Bearbeitet Unbearbeitet

28. Reports erstellen Zum Aufruf der Reportfunktion klicken Sie auf den Menüpunkt „Report“. Aus dem erscheinenden Untermenü können Sie dann den gewünschten Report-Typ auswählen. Hier klicken

29. Reports erstellen Folgende Reportarten stehen zur Verfügung: • Exzellenz Report erstellt ein Worddokument mit den Ergebnissen der Bewertung, des Handlungsbedarfs und den während der Selbstbewertung festgehaltenen Nachweisen. • Verbesserungspotentiale erstellt ein Worddokument mit den während der Selbstbewertung zu den Fragen gesammelten Verbesserungsvorschlägen. • Alle Daten exportiert die gesammelten Daten in einem komma-separierten Format. Dieses Datei-Format kann in herkömmliche Tabellen-Verarbeitungs-Programme wie MS Excel importiert werden, um dort Informationen zu filtern oder individuelle Berechnungen anzustellen.

30. Easy Assessment Team Neben dem kostenlosen Basic Assessment gibt es auch die kommerziell verfügbare Easy Assessment Version, die bei gleichem Look & Feel eine Reihe von Zusatzfunktionen anbietet. • Die Wichtigsten sind: • Verteiltes Team-Assessment erlaubt es, einzelne Fragen, Kapitel oder auch den ganzen Fragenkatalog elektronisch zu verteilen und durch Kollegen oder ein Expertenteam bewerten zu lassen. • Sämtliche Umfragen lassen sich mehrsprachlich durchführen, die Fragen können durchnumeriert sowie Fragentexte angepasst werden. • Der zusätzliche Report ISO-Referenz-Dokumente enthält alle während der Selbstbewertung gesammelten Nachweise, die relevant für ein ISO-Handbuch sein könnten. Dabei wird in einem Unterverzeichnis ...\ISO für jedes ISO-Handbuch-Kapitel eine MS Word-Datei angelegt. Die Regeln, welche Kriterium-Frage für welches ISO-Kapitel relevant ist, sind bereits in GOA hinterlegt. • Die im Assessment gesammelten Verbesserungsvorschläge lassen sich mittels Link zur Balanced Q-Card weiterverfolgen und in professionell durchgeplanten Verbesserungsprojekten ausbauen.

31. Hintergrund zu Basic & Easy Assessment GOA Basic & Easy Assessment entstanden als elektronische Umsetzung und Weiterentwicklung des Konzepts “Fit für Spitzenleistungen” von Dr. Fritz Ospelt, TRIGONUM AG, Liechtenstein. Inzwischen existiert der Easy Assessment Ansatz für unterschiedliche Managementansätze (Business Excellence, Project Excellence, Basel II, etc.) sowie für verschiedene Einsatzgebiete (Mittelstand, Bildungswesen, öffentliche Verwaltung, etc.).

32. GOA/SAETO-Tools im Überblick Die GOA/SAETO Software bietet zahlreiche, skalierbare Selbstbewertungs- und Umfrage-Module zur Unterstützung des Exzellenzgedankens.

33. Selbstbewertungs-Module GOA unterstützt ein breites Spektrum an Selbstbewertungsmodulen für internationale Standards wie CAF (Common Assessment Framework), EFQM Excellence, ISO 9004 oder Project Excellence. Dabei gibt es für die einzelnen Ansätze sowohl skalierbare Varianten (für Einsteiger bis professionelle Assessoren-Teams) als auch branchenspezifische Anpassungen (Industrie, Bildungswesen, etc.)

34. Umfrage-Module GOA Inquiry bietet Unterstützung bei der Erstellung, Durchführung und Auswertung von Umfragen aller Art. Die allgemeine Lösung kann dabei um eine Reihe von Wissensbasen mit aufgabenspezifischen Fragenkatalogen und Abarbeitungsregeln erweitert werden. Dabei besteht die Möglichkeit, verschiedene Sprachen zu kombinieren und so z.B. mit der deutschen Version eine Umfrage für englischsprachige Kunden zu entwerfen. Beispiele für typische Umfragemodule sind:- Analyse der Lernenden Organisation - Firmenzielerhebungen - Innovationskulturbewertung - Kunden- & Mitarbeiter-Zufriedenheitsanalysen - Teameffektivitätsanalysen Zu den “normalen” Umfragen kommen noch Erhebungen mit der 360° Feedback Methode zum Einsatz, wie zum Beispiel bei der Analyse der Führungseffizienz.

35. GOA-Umfragen zum EFQM Exzellenz-Modell Team Effectiveness LOP Inventory Objectives InnoMan Kultur People Inquiry Organisationsklima Customer Inquiry KVP WorkBench Project Excellence InnoMan Process & Project Objectives 360° Management Feedback Lieferantenaudits (Inq. Prof) Basell II Inquiry Prof.

36. KVP-Unterstützung • Die Balanced Q-Card (BCQ) unterstützt die Weiterverarbeitung von Verbesserungsvorschlägen sowie die Planung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen und -Projekten. • BQC hilft bei: • Filterung und Auswahl von Ideen aus Befragungen und Selbstbewertungen • Ideengenerierung • Priorisierung von Verbesserungsaktionen, wahlweise unter Einbezug der gesamten Belegschaft. • Beschreibung von Verbesserungsaktionen • Projektvorbereitung und -management • Übersicht des Status verschiedener Projekte • BQC ist einsetzbar als: • Einzelanwendung am stand-alone PC • Teamanwendung im Web

37. Vorteile von GOA/SAETO • Vollständiges Lösungspaket für Selbstbewertung, Zufriedenheits-erhebung sowie für die Auswahl und Unterstützung von Verbesserungsmaßnahmen • Modular aufgebaut und skalierbar nach Organisationsgröße und Anforderungen. • Minimiert den Schulungsaufwand für EFQM, ist modellkonform und immer aktuell • Die GOA/SAETO Lösung ermöglicht es, mit geringem Aufwand eine Selbstbewertung durchzuführen, wie sie der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa (CQAF in VET) verlangt.

38. Fachinformation und Bibliothek GOA/SAETO Pilot-Anwender (Auszug) Weitere Informationen:www.goa-workbench.com

39. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Bitte beenden Sie die Präsentation mit der ESC-Taste.