Observatoire Solfège Provence Alpes

1. Direction Diocésaine de l’Enseignement Catholique -- Réunion des Secrétaires du 1D -- RENTREE 2014/2015 Observatoire Solfège Provence Alpes 09/09/2014

2. Sommaire • Actualités • Nouveautés rentrée 2014 • Chiffres clés rentrée 2014 • Quelques dates • Constat de rentrée dans BE1D • ANGE-1D • Fonctionnement • Nouveautés

3. Les nouveautés de 2014-2015 (1/3) BASE ELEVES : BE1D Base Elève est l’application d’aide à l’inscription et à la gestiondes élèves pour les directeurs d’école et les mairies. C’est un outil de l’Enseignement Public. Les modalités d’utilisation par les établissements privés sous contrat sont décrites dans une convention entre le CAEC et Rectorat signée en mai 2012 : • aucune saisie directe par les établissements, • renseignement uniquement par dépôt de fichier, • seulement pour déclarer les effectifs et les divisions au moment du constat de rentrée auprès des IA. Il n’est plus possible de radier un élève dans BE1D, même pour les gestionnaires de la base à l’IEN. Il faut obligatoirement radier l’élève dans la base établissement et renvoyer la base dans BE1D. Un solution est en cours d’étude… OBii: pour le 2nd degré seulement Pour l’année 2014-2015, GIBII reste l’outil du 1er degré pour la prise en charge par l’élève du suivi de sa formation (items), le suivipédagogique et la validation des competences par les personnelsd’éducationconcernés(validation ou non des items demandés), l’organisation, la gestion des compétences, (demandes de formation... ) par le chef d'établissement. OBii se substituera à terme à GIBIIpour le 1er et 2nd degré.

4. Les nouveautés de 2014-2015 (2/3) • ANGE-1D : • application Web adoptée par l’Enseignement Catholiqueà la rentrée 2012-2013 pour la gestion des effectifs, des moyens et des enseignants. • ANGE-1D permet : • La gestion conjointe des fiches élèves, des fiches enseignants • Lieu de saisie des 2 enquêtes de rentrée : • Flash (anciennement « Constat de rentrée ») • Enquête lourde (« Validation ») • Le transfert de la base élèves par votre prestataire de service (STATIM ou APLON VB) • Le transfert des données élèves vers BE1D

5. Les nouveautés de 2014-2015 (3/3) • ANGE-1D : • Nouveautés dans la V3 : • La saisie des CSP du responsable légal • Edition de listes (Elèves Inscrits, Répartis, Elèves par niveau, date de naissance, ordre alphabétique, liste d’émargement, liste de contacts par division, liste d’élèves par commune, fiche individuelle par élève,...)

6. Les nouveautés de 2014-2015 (3/3) • Gabriel : • Nouveautés : • Export spécifique incluant La saisie des CSP du responsable légal et l’adhésion aux APPEL, l’adhésion de l’établissement aux UGSEL • Transfert du fichier par le chef d’établissement sur une adresse de messagerie spécifique en attente d’un échange interne entre applications

7. Les chiffres clés

8. Quelques dates clés… • Vendredi 5 Septembre au plus tard : • Renseigner le Flash de rentrée dans ANGE1D • Déposer le fichier dans BE1D • Semaine du 8 au 12 Septembre : • Ajuster et corriger les informations parvenues dans BE1D (levée de doutes sur les élèves en doublons ou sans INE) • Mettre à jour la base des enseignants dans ANGE1D (affectations, description des services, mise à jour de l’état civil et des coordonnées) • Du jeudi 18 au lundi 22 Septembre : • Date d’observation et validation de l’enquête BE1D par votre chef d’établissement • Vendredi 26 Septembre : • Validation de l’enquête lourde dans ANGE1D avec les mêmes effectifs que ceux validés dans BE1D

9. Les applications à votre service (1/2) • ANGE-1D : Constituer en interne pour l’Enseignement Catholique une base élèves académique par le transfert de données à partir d’Aplon ou Charlemagne • Activité du SAAR Service accueil et d’accompagnement des enseignants entrant dans l’Enseignement Catholique, dirigé par Gérard ALBERICI. Secrétariat : Jacqueline Chioselli : saar@ecmarseille.fr Site web : www.saar-aix-marseille.fr • Actualisations dans le module Ogec d’Ec~ol des informations : Les locaux : gestion du patrimoine immobilier Les forfaits d’externat : renouvellement des négociations avec les mairies  INDICES: https://www.indices-fnogec.org/ .

10. Les applications à votre service (2/2) • Les enquêtes d’évaluations des élèves : Distinguer les enquêtes nationales et les enquêtes locales. Pour renseigner une enquête, le chef d’établissement reçoit un courrier ou un courriel de l’Inspecteur d’académie et vérifie que le Diocèse a validé cette enquête (exemple sur les langues, le CP …) • Pour les GIBII dans toutes les écoles http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr : JP. Vincent correspondant académique GIbiipour le privé A la demande de l’établissement 1- Activation des écoles 2- Import des élèves présents dans BE1D

11. Principe de base : double transfert (…) GABRIEL CAAC Web EducationNationale EnseignementCatholique BE 1d ANGE-1D Par transfert ou saisie directe Validation par le CE-1D Validation par le CE-1D Par import de fichiers Une saisie unique pour UROGEC Magister NETEC IDSOFT Aplon Statim Etablissement

12. Préalables aux dépôts dans BE1D • Mettre à jour Mozilla Firefox ou Chrome • Vider le cache, les cookies et les fichiers temporaires (aide sur le site du STA (http://caec-aix-marseille.fr.nf) • Vider les fichiers importés dans BE1D durant l’année n-1

13. Constat de rentrée dans BE1D (1/6) Accès au portail de BE1D à partir de Mozilla Firefox ou Chrome (mettre à jour votre navigateur) https://si1d.ac-aix-marseille.fr jdupont5 1234 857914 Code pin + Token de la clé

14. Constat de rentrée dans BE1D (2/6)

15. Constat de rentrée dans BE1D (3/6)

16. Constat de rentrée dans BE1D (4/6) Le lendemain du dépôt de fichier

17. Constat de rentrée dans BE1D (5/6) • Le nombre d’élèves présentés doit correspondre au nombre d’élèves présents dans l’école • Le nombre d’élèves refusés doit être nul

18. Constat de rentrée dans BE1D (6/6) • Le surlendemain du dépôt de fichier : détail des erreurs Sélectionner le type d’élèves recherchés Vous pouvez éditer la liste des erreurs

19. Principales causes de refus des fiches élèves importées (1/2) • Date de début de scolarité • Si l’erreur ne concerne que quelques élèves : • Vérifier la date de début d’année scolaire dans votre logiciel privé pour cet élève. • Date de saisie de la fiche élève / d’entrée ≠ date de début de scolarité • La date d’admission de l’élève doit être égale ou postérieure à la date officielle de début d’année scolaire. • Vérifier la date de présence / d’observation. • Si l’erreur concerne la plupart des élèves : • Vérifier les dates de début et fin d’année scolaire dans votre logiciel privé. • Les dates doivent être celles données par le Ministère, quelles que soient les dates réelles de votre établissement. • Vérifier la date de présence / d’observation.

20. Principales causes de refus des fiches élèves importées (2/2) • Toutes ces erreurs doivent être corrigées dans votre logiciel privé • Refaire ensuite un import dans BE1d Pour toute difficulté jusqu’à ce niveau, contacter votre prestataire (Aplonou Charlemagne) En l’absence de solution, informer Solfège

21. Prise en compte des élèves dans BE1D • Pour être compté dans BE1D, un élève doit être : • admis dans l’établissement sur la période de l’année scolaire • réparti dans une des classes de l’établissement • titulaire d’un Identifiant National Elève (INE)

22. Non attribution d’INE dans BE1D • Au plus tôt 2 nuits après l’import • La BNIE a identifié un doublon possible car : • élève scolarisé dans le public, jumeaux… • élève scolarisé dans un autre ETB privé l’an dernier • Contact par l’IA pour éliminer les incertitudes • Envoyer fichier Excel à l’IA avec ETB et commune d’origine des élèves sans INE

23. Identifier les élèves sans INE (1/2) • Le lendemain de l’import si toutes les fiches ont été intégrées

24. Identifier les élèves sans INE (2/2) • Vous pouvez sélectionner la liste des élèves, { } la copier puis la coller dans un fichier Excel afin de pouvoir la compléter avec les informations nécessaires à l’IA pour constituer le dossier unique de l’élève (Nom ou code RNE de l’établissement d’origine, commune, date d’entrée dans votre établissement).

25. Copier la liste des élèves sans INE dans Excel • Ouvrir un nouveau document Excel • Dans l’application BE1d (cf. diapo 21) sélectionner les élèves sans INE en les surlignant • Appuyer simultanément sur les touches « Ctrl » et « C » • Dans Excel, cliquer sur une cellule puis à partir d’un clic droit « Collage spécial » choisir « texte »

26. Procédure d’échanges avec l’IA • Utiliser la boîte aux lettres académique de l’ETB • Indiquer en signature du message : • Nom et commune de l’établissement • Code RNE • Téléphone • Personne à contacter • A : ghislaine.defres@ac-aix-marseille.fr • Préparer les informations sur les élèves sans INE afin d’aider l’IA à résoudre les conflit d’attribution

27. Procédure du constat de rentrée dans BE1D • Email de l’IA sur la messagerie académique de l’établissement • Date d’observation des effectifs • Date limite de validation • Procédure d’élaboration du constat en 2 phases • Calcul • Validation

28. Constat de rentrée dans BE1d : calcul (1/3) • Prérequis : import réalisé, contrôlé et OK, tous les élèves ont un identifiant   

29. Constat de rentrée dans BE1d : calcul (2/3)

30. Constat de rentrée dans BE1d : calcul (3/3) Vous avez la possibilité de conserver ce calcul d’effectifs en cliquant sur « Enregistrer »  

31. Constat de rentrée dans BE1d : Validation (1/3) • Menu Ecole/Suivi des effectifs /Liste des états d’effectifs Valider

32. Constat de rentrée dans BE1d : Validation (2/3) L’application vous demande de confirmer la validation de l’état d’effectifs

33. Constat de rentrée dans BE1d : Validation (3/3) • La validation apparaît dans la colonne « Statut » de l’écran « Liste des états d’effectifs » • Vous pouvez l’archiver afin de le conserver d’une année sur l’autre :

34. Notes d’attention • Le calcul d’effectifs à la demande de l’IA ne fonctionne que sur la période définie par le Ministère (fin septembre). • Le constat d’effectifs ne sera pas possible avant la date d’observation donnée par l’IA. • Au-delà de la date de clôture, les effectifs ne pourront plus être remontés.

35. Flash et enquête lourde dans ANGE-1D Accès au portail de ANGE-1D à partir de Mozilla Firefox ou Chrome http://ange1d.fr • Les identifiants et mots de passe ont été envoyés par mail fin août 2014 : • Par ex : • id = première lettre du prénom + nom du CE • Mot de passe = RNE • Les demandes sont relayées par l’Observateur Solfège

36. Renseigner ANGE-1D • Le renseignement des fiches élèves, ds enseignants et des divisions dans ANGE-1D est réalisé par transfert de données à partir d’Aplonou Charlemagne • (Vademecum disponible sur http://caec-aix-marseille.fr.nf /1er DEGRE / ANGE-1D

37. Les menus en quelques mots… Validation Divisions et Moyens horaires Enseignants Elèves Export vers BE1D Flash • Gestion des divisions • Création de supports sur lesquels il est possible d’affecter des intervenants rattachés à l’établissement : psychologue scolaire, formateur ICFP, etc... • Création de supports auxquels rattacher des enseignants effectuant des heures autres que des heures d’enseignement : heures de décharge de direction, par exemple • Consultation des fiches de chaque division • Liste des enseignants • Consultation des fiches individuelles d’enseignants • Inscription • Admission • Répartition • Consultation des fiches individuelles des élèves avec leur responsable • Export de la liste des admis (ensemble de l’établissement ou par division) • Export des fichiers pour la base élève de l’Education nationale (uniquement pour les ETB en saisie directe) • Comptage des effectifs au moment de la rentrée • Récapitulatif des divisions et effectifs au moment de l’enquête lourde • Récapitulatif des moyens de l’établissement

38. Les Divisions et Moyens horaires… CLIC TRIER Ouvrir la fiche division en double cliquant dans un des champs de la ligne division souhaitée

39. Contrôler/Modifier une division existante ALERTES Pour info seulement : Modification dans menu Enseignants

40. Créer une nouvelle division • Il est impossible actuellement de supprimer une division. Renommez la « A supprimer » afin de ne pas la sélectionner lorsque vous ferez la répartition des élèves

41. Créer une nouvelle division : Dénomination des divisions Il importe que la dénomination des classes respecte les consignes suivantes : A défaut (dénomination trop longue), vous ne serez pas en mesure de différencier vos divisions dans ANGE

42. La gestion des élèves dans ANGE-1D (1/2) • La gestion des élèves a désormais le même visuel que celle des enseignants • 3menus : • Inscriptions • Admissions • Répartitions

43. La gestion des élèves dans ANGE-1D (2/2) • Les certificats de radiations peuvent être édité à partir de la fiche élève, menu « Gestion »,

44. Menu Enseignants En cliquant sur l’onglet Enseignants, on obtient la liste des maîtres qui étaient présents dans l’établissement lors de la précédente année scolaire Le chef d’établissement est surligné en vert clair. Pour modifier le nom du chef d’établissement, contacter l’Observateur Solfege académique

45. Menu Enseignants : Contrôler/Renseigner une fiche existante (1/2) En double-cliquant sur la ligne d’un Enseignants, vous visualisez sa fiche: Champ Email OBLIGATOIRE

46. Menu Enseignants : Contrôler/Renseigner une fiche existante (2/2) Lorsque vous apportez des modifications dans les rubriques « Informations personnelles » ou « Situation professionnelle », il est impératif de cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour qu’elles soient enregistrées. Lorsque la fonction « Sauvegarder » a besoin d’être utilisée, le mot « Sauvegarder » passe du grisé au noir puis redevient grisé après avoir cliqué sur le bouton.

47. Menu Enseignants : Renseigner affectation(s) et service(s) • Définitions • Affectation :C’est le support de l’emploi. Il comporte • une date de début et dans certains cas une date de fin, • une qualité juridique, • un nombre d’heures total. • L’affectation peut être composée d’un ou plusieurs services. • Un enseignant peut avoir plusieurs affectations dans un ou plusieurs établissements. • Service :C’est la nature de l’activité réalisée par le maître. Il est composé de : • un type d’heures, • une division d’exercice • un nombre d’heures total ou partiel.

48. Menu Enseignants : Renseigner une affectation (1/2)

49. Menu Enseignants : Renseigner une affectation (2/2)

50. Menu Enseignants : Renseigner un service (1/6)