DuPont E-Sourcing Participação do Fornecedor - RFX

1. DuPont E-Sourcing Participação do Fornecedor - RFX • Janeiro 2012

2. Table of Contents • Introdução Slide 3 • Definições Slide 4 • Cadastro do Fornecedor Slide 5 • Accessando DuPont E-Sourcing Slide 6 • Termos e Condições de Uso do Sistema Slide 10 • Bancada do Fornecedor Slide 13 • RFX – RFI; RFP; RFQ Slide 17 • Funcionalidade da ferramenta Slide 28 E-Sourcing Supplier Participation Guide

3. DuPont E-Sourcing – Introdução à Participação do Fornecedor • O E-Sourcing é umaaplicação web-based quepermiteaosCompradores da DuPont e aosfornecedoresselecionados, colaborareletrônicamente (on-line) e acelerar o processo de compras. • Existemdiversostipos de eventosque um Comprador podecriar: • um Pedido de Informação (Request for Information - RFI) • um Pedido de Proposta (Request for Proposal - RFP) • um Pedido de Cotação (Request for Quote - RFQ) • um Leilão (Auction) • umaNegociaçãoEletrônica (eNegotiation) • O evento, oudocumentos do tipo RFI, RFP e RFQ tambémsãoreferenciadoscomo RFX, um Pedido de X. • Este documentoiráfocarnamaneiracomoosfornecedoresdeverão responder aos RFX`s. E-Sourcing Supplier Participation Guide

4. DuPont E-Sourcing – O que é um RFx? • O que é um RFx? • RFx é um termo genérico que se refere a um evento de qualquer tipo dentro do eSourcing. Este termo pode ser aplicado para um Pedido de Informação (RFI - Request for Information), um Pedido de Proposta (RFP – Request for Proposal), ou um Pedido de Cotação (RFQ – Request for Quotation).Um RFX pode ser pensado como um mecanismo geral que permite que compradores e vendedores conduzam um determinado negócio: muitas vezes a troca de itens específicos por um determinado preço, mas também o intercâmbio de informações, tais como capacidade ou interesse em negociar. E-Sourcing Supplier Participation Guide

5. DuPont E-Sourcing – Cadastro do Fornecedor • Accessando o DuPont E-Sourcing • O fornecedorprecisaprimeiramenteteracesso à extranet da DuPont, onde o E-Sourcing reside. O Comprador precisainiciar o processofazendo o pré-cadastro do fornecedornaaplicação E-Sourcing da DuPont. • O que se espera do Cadastramento • O Comprador deveenviaraocontato do fornecedor um formulárioparaserpreenchido com as informaçõesbásicas da companhia e da pessoa de contatoespecíficaqueestaráparticipando do evento. • Uma vezque é dado acessoaocontato do fornecedor, emails serãoenviados com o hyperlink para o acessoao site, o username dele oudela, e a password. Adicionalmente, o contato do fornecedoriráreceber um email conviteemseparado, com osdetalhes do evento. E-Sourcing Supplier Participation Guide

6. Acessando o DuPont E-Sourcing E-Sourcing Supplier Participation Guide

7. DuPont E-Sourcing – Acessando o Sistema E-Sourcing • Log-on inicial • O contato do fornecedordeveconfirmarimediatamente, queele/elaconsegueacessar o sistemaassimquechegar o email com o link, o username e a password. Se houveralgumproblema com o acesso, o fornecedorpoderácontatar o Time de Suporte Global do E-Sourcing da DuPont. Informações de contatopodemserlocalizadas no Service Center da DuPont. • Acessando o Evento • A maneiramais simples de encontrar um evento é utilizando o hyperlink queestá no email convite; no entanto, o eventotambémpodeseracessadoatravés do endereço: https://strategicsrc.dupont.com • Para acessar o DuPont E-Sourcing, sigaospassos do próximo slide. E-Sourcing Supplier Participation Guide

8. DuPont E-Sourcing – Acesso ao Fornecedor Click here to return to slide 30. Click here to return to slide 40. E-Sourcing Supplier Participation Guide

9. DuPont E-Sourcing – Acesso ao Fornecedor E-Sourcing Supplier Participation Guide

10. DuPont E-Sourcing – Condições de Aceite • A DuPont solicita a todososfornecedores, queconcordem com osTermos e Condições de Uso do Site da DuPont, aoContrato de Confidencialidade de Informação, e aoAcordo do Proponente. A pessoa de contato do fornecedorprecisaaceitartodosostermosparaquepossaprosseguir. O aceite dos termos é requeridosomente no log-in inicial. Se o contato do fornecedortiveraceitoostrêsdocumentosanteriormente, o sistemairápularesteprocesso e vaidirecionardiretamentepara a Bancada do Fornecedor (Workbench). • Clique no documentoparavisualizarosTermos e Condiçõesqueprecisamseraceitaspelofornecedor. E-Sourcing Supplier Participation Guide

11. DuPont E-Sourcing – Condições de Aceite (exemplo) Esta tela é para os Termos e Condições da SAP. O Fornecedor precisa clicar no botão Accept para continuar. E-Sourcing Supplier Participation Guide

12. DuPont E-Sourcing – Condições de Aceite (exemplo) Esta tela é para os Termos e Condições da DuPont. O Fornecedor precisa clicar no botão Accept para continuar. E-Sourcing Supplier Participation Guide

13. Bancada do Fornecedor E-Sourcing Supplier Participation Guide

14. DuPont E-Sourcing – Bancada do Fornecedor • Uma vezquetenhaacessado com sucesso e tenhaaceitoostermos, a área de trabalho do fornecedorseráexibida. Abaixo, um exemplo da parte superior da bancada. Clique na data do calendário para visualizar os eventos, com vencimento em uma data específica. Clique no título do eventoparaacessarosdetalhes. A seção de Alertas do Fornecedor mostra atualizações sobre as ações tomadas. E-Sourcing Supplier Participation Guide

15. DuPont E-Sourcing – Bancada do Fornecedor (cont.) • Abaixo, um exemplo da parte intermediária da bancada do fornecedor. A seçãoRelatórios (Reports) trazumalista de relatóriosdisponíveispara o fornecedor. Informação de Contatosparaajuda (Help) aofornecedor. A seção de Ativostraz o status e os links paraoseventosqueestiveremativos. E-Sourcing Supplier Participation Guide

16. DuPont E-Sourcing – Bancada do Fornecedor (cont.) • Abaixo, um exemplo da parte inferior da bancada do fornecedor. A seção Vencidos (Awarded) fornece links para eventos que o fornecedor tenha ganho. A seção Novos Debates (New Discussions) fornece um resumo das discussões em aberto que foram iniciadas durante os eventos As seções de Acordos Ativos e dos Scorecards Atuais não estão sendo usadas ​​pela DuPont. E-Sourcing Supplier Participation Guide

17. RFX – Pedido de: Informação Proposta Cotação E-Sourcing Supplier Participation Guide

18. DuPont E-Sourcing – Localizando um Evento Clique no link do evento E-Sourcing Supplier Participation Guide

19. DuPont E-Sourcing – Visualizando os Detalhes de um Evento E-Sourcing Supplier Participation Guide

20. DuPont E-Sourcing – Viewing the Event Details Caixas de Ação Abas do Evento E-Sourcing Supplier Participation Guide

21. DuPont E-Sourcing – Visualizando os Detalhes do Evento • A aba Cabeçalho (Header) inclui informações gerais sobre o evento e o seu status. • A aba Taxa de Câmbio (Exchange Rate) fornece taxas de conversão, se for o caso para o evento. • A aba Programação (Schedule) fornece os detalhes dos tempos do evento. • A aba Informações (Information) contém todas as informações do escopo e das especificações dos serviços ou produtos licitados. • A aba Perguntas (Questions) contém todas as questões que exigem respostas do fornecedor. • A aba Item de Linha (Line Item) traz os itens de produto ou serviço que requerem uma proposta de preço. E-Sourcing Supplier Participation Guide

22. DuPont E-Sourcing – Preparação para o Evento • O passomaisimportante é a preparaçãopara o evento. O tempo podeser um limitante, umavezque o eventocomece a aceitarrespostasoupropostas, portanto, vale a penadefinir com bastanteantecedênciatoda a estratégia da licitação. • O fornecedordeve se preparardurante o período de Prévia (Preview), se disponível, revisando as abasInformações e Item de Linha, e dependendo dos requerimentos do Comprador, realizarváriasações, taiscomo: • baixaranexos. • usar o “Discussion Board” online paraperguntardetalhesao Comprador. • desenvolveroslimites de preço da proposta. • estudar as especificações do produto/serviço. • preparar a devolução das especificações. • verificar a capacidade e disponibilidade de materiais, serviços, matérias-primas, etc. E-Sourcing Supplier Participation Guide

23. DuPont E-Sourcing – Respondendo a uma RFI E-Sourcing Supplier Participation Guide

24. DuPont E-Sourcing – Submitting RFI Responses E-Sourcing Supplier Participation Guide

25. DuPont E-Sourcing – Respondedndo a um RFP ou RFQ • A aba Cabeçalho (Header) inclui informações gerais sobre o evento e o seu status. • A aba Taxa de Câmbio (Exchange Rate) fornece taxas de conversão, se for o caso para o evento. • A aba Programação (Schedule) fornece os detalhes dos tempos do evento. • A aba Informações (Information) contém todas as informações do escopo e das especificações dos serviços ou produtos licitados. • A aba Perguntas (Questions) contém todas as questões que exigem respostas do fornecedor. • A aba Item de Linha (Line Item) traz os itens de produto ou serviço que requerem uma proposta de preço. E-Sourcing Supplier Participation Guide

26. DuPont E-Sourcing – Respondendo uma RFP ou RFQ O Fornecedordigitaosvalores da propostaoucotaçãonalinha do item apropriado, paratodosositensrequeridos. E-Sourcing Supplier Participation Guide

27. DuPont E-Sourcing – Submetendo uma Proposta ou Cotação E-Sourcing Supplier Participation Guide

28. E-Sourcing – Funcionalidade da Ferramenta E-Sourcing Supplier Participation Guide

29. Funcionalidade da Ferramenta – Visão Geral de uma RFX (RFI, RFP, and RFQ) • O E-Sourcing possue uma funcionalidade que facilita os porocessos RFx. Esta seção vai cobrir esta funcionalidade. • A barra inicial de abas do evento, consiste de: • Gravar (Save) • Desfazer (Undo) • Documento (Document) • Ações (Actions) • Relatórios (Reports) • Anexos (Attachments) • Discussões (Discussions) • Conversa (Chat) • Status • Submeter (Submit) E-Sourcing Supplier Participation Guide

30. Funcionalidade da Ferramenta para RFx • A primeira aba nabarra de ferramentas é da funcionalidadeSalvar(Save). Elapermiteque o fornecedor grave o trabalhoassimquetodososcamposrequeridosforemcompletados. Gravar o documento NÃO querdizerque a propostafoisubmetida. Gravar, simplesmenteirásalvar o trabalhoqueacabou de serterminado. • A aba Desfazer (Undo) permiteque o fornecedorcancele a últimaaçãotomada. • A aba Documento(Document ) não é usadanoseventosRFx. • A aba de Ações(Actions) permiteque o fornecedorfaçaumacópia do documentoem PDF. E-Sourcing Supplier Participation Guide

31. Funcionalidade da Ferramenta – Relatórios do RFx • A aba Relatórios (Reports) possui o link que leva o Fornecedor para as Perguntas Não Respondidas (Unanswered Questions), dentro do evento. També existe um link para levar ao Resumo de Alterações da Rodada (Round Change Summary). E-Sourcing Supplier Participation Guide

32. Funcionalidade da Ferramenta – Anexos do RFx • A função da ferramenta Anexos (Attachment) leva o fornecedor para os links de todos os anexos que o Comprador tenha fornecido no evento. • Esta seção também oferece ao Fornecedor a possibilidade de anexar arquivos simplesmente clicando no botão Anexar Arquivos (Attach Files). Clique no link do documento para visualizar o anexo.. E-Sourcing Supplier Participation Guide

33. Funcionalidade da Ferramenta – Discussões do RFx • A ferramenta Discussões (Discussions) permite que o Comprador e o Fornecedor comuniquem problemas ou perguntas relativas ao evento. • Uma vez que o Fornecedor clique na aba Discussões, uma nova janela será aberta. Clique no botão de Nova Mensagem (New Message) para iniciar a mensagem. Esta tela também permite que o Fornecedor veja as mensagens postadas pelo Comprador. E-Sourcing Supplier Participation Guide

34. Funcionalidade da Ferramenta – Conversa no RFx • A funçao Conversa (Chat) funciona de forma similar ao “instant messaging”. Para visualizar mensagens de Conversa clique no botão “Chat”. • A tela abaixo será exibida: O Fornecedor pode responder ou enviar uma mensagem digitando-a na caixa apropriada e clicando no botão Enviar (Send). E-Sourcing Supplier Participation Guide

35. Funcionalidade da Ferramenta – Status do RFx • O botãoStatusindicaemquefase o evento se encontra. Clicando no botão Status (nestecaso o eventoestá “In Progress”) o Fornededorserálevadopara a tela “Change Phase”. OsFornecedorespodemalterar a fasequeestiver sob a suaresponsabilidadeclicandonascaixasqueestiveremativas, marcadasemazul. Caixas Ativas E-Sourcing Supplier Participation Guide

36. Funcionalidade da Ferramenta – Submetendo um Lance/ Proposta no RFx • O botão Enviar (Submit) permite que o fornecedor envie uma resposta para o RFx, ao Comprador. Alguns eventos podem ser configurados para que o fornecedor apresente uma Oferta Inicial e uma Resposta Firme. Portanto, pode ser necessário submeter duas vezes. Uma vez para a Oferta Inicial e outra vez para a Resposta Final. • Funcionalidade Adicional • Existem mais alguns pontos úteis que o fornecedor deve estar ciente. Sempre que um fornecedor quiser sair de uma janela, clicando sobre o levará ele/ela de volta para a tela anterior. Clicando na trilha de links, também poderá ajudar a navegação através do evento. Trilha de “links” para a página designada E-Sourcing Supplier Participation Guide