RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

1. RESMİ YAZIŞMA KURALLARI TOKAT- 2011 HAZIRLAYAN Bekir YÜKSEL Eğitim Müfettişi Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

2. HİZMETİÇİ EĞİTİMİ NEDEN YAPILIR ? 1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak, 2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki yanlışları düzeltmek, 3- Hizmette, personel arası uyumu sağlamak, 4- Yenilikleri aktarmak, için yapılmaktadır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

3. RESMİ YAZIŞMAKURALLARI DEĞİŞTİ 17.02.1994 ve 1994/4 sayılı genelge ile uygulanan Resmi yazışma kuralları yürürlükten kaldırıldı. Yeni Resmi Yazışma Kuralları 03.12.2004 Tarih ve 25659 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girdi. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

4. YASAL GEREKÇE • 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649(1991/17) sayılı Başbakanlık genelgesi ile 01/01/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan “ Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi ” ne ve(Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı genelgesi’ne göre mutlaka uyulacaktır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

5. YAZININ BÖLÜMLERİ BAŞLIK SAYI BİRİM KOD NUMARASI- STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI KONU TARİH GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK DAĞITIM PARAF Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

6. BAŞLIK Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve Kağıda ortalanarak yazılmalıdır. T.C. TOKAT VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

7. Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur. İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

8. 2 KOL ARALIĞI T.C. TOKAT VALİLİĞİ Atatürk İlköğretim Okulu Müdürlüğü Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

9. T.C.ALMUS KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

10. T.C.MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞIArşatırma Geliştirme Daire Başkanlığı Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

11. KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

12. *BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN SOL KENARINDAN, 12 KARAKTER İÇERİDEN BAŞLANARAK Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ KONUR. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

13. T.C.TOKAT VALİLİĞİMilli Eğitim Müdürlüğü 2 ARALIK Sayı : 12 ARALIK Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

14. KOD NUMARASI VERİLİR, KOD NUMARASINDAN SONRA ( - ) İŞARETİ KONULARAK STANDART DOSYA NUMARASI, SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK KAYIT NUMARASI YAZILIR. GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

15. T.C.TOKAT VALİLİĞİMilli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.00-660.00- 85 EVRAK KAYIT NUMARASI KOD NUMARASI STANDART DOSYA NUMARASI Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

16. Konu Grupları Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

17. TOKAT İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜGÜ STANDART BİRİM DOSYA PLANI Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

18. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

19. T.C. • TOKAT VALİLİĞİ • Milli Eğitim Müdürlüğü • Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.00- 774.08.09-185 10/01/2011 • Konu: Protokol Kuralları Semineri. • ALMUS KAYMAKAMLIĞINA • (İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü) • İlgi: a) 31/12/2010 tarihli ve B.08.4.MEM.60.00.13-…...-… -17 sayılı yazı. • b) 28/12/2010 tarihli ve B.08.04.MEM.60.00.13- …..-…-21 sayılı yazı. • Eğitim Müfettişleri Başkanlığı’nın…(1. paragrafta yazılacak yazının amacı belirtilir- Eğer cevabi yazı ise “ilgi” bir cümle ile özetlenir.)………. • Müdürlüğümüzce, ... (2. paragrafta yazıya bir görüş istenir- cevabi yazıda ise olumlu/olumsuz bir görüş belirtilir/verilir)…………………………………………………………………………………………………………………….. • …………………….. • Bilgilerinizi ve gereğini arz/ arz ve rica/rica ederim (3. paragrafta bunlardan uygun olanı ile bitirilir.). • imza • Hulusi KELEŞ • (Ünvan) • EKLER: • 1-……..’nın ilgi (a) yazısı. • 2-………’nün ilgi (b) yazısı. • DAĞITIM: • Gereği : Bilgi: • (Alt birimler belirtilir) (Üst birim belirtilir) • 05/01/2011 Memur: A. UZUN (paraf) • 05/01/2011 Şef : Ş.AYKUT (paraf) • 05/01/2011 Müd.Yar. N.AKIN (paraf) • ______________________________________________________________________________________________________________ • Adres: Tokat MEM Valilik Binası Kat:3 TOKAT Tel: 0-356-2141017 fax: 2141186 e-posta: tokatmem@meb.gov.tr Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

20. GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE YAZILMAZ. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

21. KONU *Konu sayının bir aralık altına “Konu”yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.”kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

22. Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

23. *Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. *İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu:sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. *Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

24. GÖNDERİLEN MAKAM *Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. *Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır. * Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle, *Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

25. T.C.TOKAT VALİLİĞİMilli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.06-660.00-35 .../01/2011 Konu: Teftiş Tebliği 2-4 Aralık TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim Müfettişleri Başkanlığı) Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

26. *Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda;“ Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır.. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

27. T.C. TOKAT VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.00-774.04-135 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın: Doç. Dr.Ayşe UYANIK Bahçelerçıkmazı Mah. Kaleyolu Cad. Şair Sokak No: 9 60100 TOKAT Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

28. Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine küçük harflerle yazılır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

29. T.C. ALMUS KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı:B.08.4.MEM.4.60.00.00-774.09-51 …/01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın: Ahmet MUTLU Devlet Hastanesi Müdürü ALMUS Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

30. Kuruluş dışı yazılarda,gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

31. T.C. TOKAT VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı :B08.4.MEM.4.60.00.00-774.09-107 .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA Kızılay Caddesi No : 25/5 Tokat Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

32. İLGİ *YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

33. Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol kenarından 12 karakter içerden başlanır ve “İlgi” sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti konulur. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

34. Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir. İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

35. “Fax” ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

36. T.C. TOKAT VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM.4.60.00.00-774.09-75 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2005 tarih ve 1549 sayılı yazımı Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

37. İlgi: 15/03/2010 tarih ve B.08.4.MEM.4.60.00.00- 929.01-1189 sayılı yazı. ÖRNEK-1 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

38. İlginin birden fazla olması halinde ; “a,b,c,d” gibi küçük harfler kullanılır. İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur ve bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir, Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

39. İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır. ÖRNEK2 İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı, Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

40. İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır. İlgi tarih sırasına göre yazılır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

41. T.C. TOKAT  VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B.104.KM.4.10.0010-                              .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim TOKAT SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

42. METİN “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

43. T.C. TOKAT  VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı: B.10.4.IKM.4.100.00.10-                                                                .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık) 19ARALIK(satırbaşı) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1Aralık XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 12ARALIK (Boşluk) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

44. METİNLERDEUYULACAK KURALLAR Şekil Yönünden İçerik Yönünden Metin yönünden Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

45. ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR *Metin bölümü maddeler halinde yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır. *Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

46. Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır. Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

47. Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır. Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

48. İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR *Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır. *Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir. *Kısaltma yapılmamalıdır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

49. Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar. “Arz ve rica ederim” Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

50. İMZA Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık bırakılır. İmzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerine atılır. Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle yazılır. Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi