Meetingmanagement Tourismus N

1. MeetingmanagementTourismus NÖ

2. Ergebnisse?Erfolg?Effizienz?Frust?Langeweile?.....

3. A) Vorbereitung Inhaltliche Formale Technische Organisation

4. Inhaltliche Organisation Titel Thema Ziel Prioritäten setzen Inhaltsverantwortlicher pro Thema

6. Prioritäten setzen

7. Formale Organisation angemessene Einladung versenden Klärung, wie die einzelnen Beiträge formal sein sollen

8. Einladung zu einer Besprechung - Muster

11. Klärung, wie die einzelnen Beiträge formal sein sollen Vortrag Präsentation Diskussion Visualisierung

12. Technische Organisation Räumlichkeiten Geräte (Verpflegung)

13. Zusamenfassung –Vorbereitung einer Besprechung

14. Durchführung Inhaltlich Formal Kommunikationsbezogen Zeitmanagement

15. Inhaltlich Wer ist inhaltsverantwortlich? Wer ist prozessverantwortlich? Rollendefinitionen Prioritäten bestätigen, zielorientiert vorgehen

16. Formal Begrüßung Agenda Vorstellung Besprechungsablauf klären Dokumentation

17. Agenda Themen Ziele Zeitpläne Verantwortlichkeit

18. Besprechungsablauf klären z.B. erst Input- dann Fragephase- dann Diskussion- dann Entscheidung- dann Maßnahmenplan

19. 6 Stufen Modell der Problemlösung

20. Klassische Moderation: Ablauf „Anwärmen“ Fragestellung Kärtchenabfrage Strukturierung Überschriften finden Themenspeicher/Bewertung Bearbeitung ausgewählter Themen z.B. Kleingruppenarbeit Umsetzungsorientierung

21. Vorbereitung Flipchart Kärtchen Überschriftenstreifen Plakatschreiber Pinwand Pins Selbstklebepunkte

22. 1. Anwärmen Ziel: Die Teilnehmer sollen Sich mit dem Thema auseinandersetzen Hemmschwellen abbauen Bereitschaft für weitere Teamarbeit entwickeln

23. 2. Fragestellung Nur 1 Thema pro Runde! Frage: präzise, verständlich, eindeutig, auf Flipchart Nachfragen: Aufgabestellung für jeden TN völlig klar.

24. 3. Kärtchenabfrage 1 Idee pro Karte Schrift: > 2,5 cm Frage: Wie viele Kärtchen brauche ich Eventuell: Zeitlimit setzten Beispiel: Mindestens 3, max. 5 Kärtchen, 5 Minuten Zeit

25. 4. Strukturierung Ziel: Thematische Beziehung herstellen Alle Kärtchen sind gleichwertig! Alle Kärtchen aufhängen! Auch doppelte!

26. 4. Strukturierung Wenn Anonymität nötig: Kärtchen mischen, ggf. selber neu schreiben Über Zuordnung entscheidet die Gruppe! Im Zweifelsfall: Klärende Frage an den Autor Falls 2 Zuordnungen möglich: Kärtchen duplizieren

27. 5. Überschriften finden Ziel: Überbegriffe für Kärtchen jeder Gruppe finden Nur mit reduzierten Themenmenge kann sinnvoll weitergearbeitet werden! Benennen bringt Konsens.

28. 6. Themenspeicher und Bewertung:

29. 6. Themenspeicher und Bewertung Ziel: Prioritäten festlegen: Welche Themen sind für die Gruppe besonders wichtig/ Vorrangig zu behandeln? Bewertung durch Vergabe von Punkten: N/2 – 1 Reihung nach Punktesumme

30. 7. Bearbeitung der:ausgewählten Themen Beispiel: Problemlösungssuche zu den einzelnen Punkten entsprechend der Prioritätenreihung (Brainstorming, Gruppenarbeit, etc.)

31. 8. Umsetzungsorientierung

32. Entscheidungsfindung Perfekte Entscheidung versus Satisfaktionsprinzip Kosten der Infoanalyse in Relation zum Nutzen der Entscheidung Entscheidungseffektivität als Funktion von Qualität und Akzeptanz Einzel- oder Gruppenentscheidung

33. Gruppenentscheidungsmöglichkeiten Vorgabe durch Leiter Abstimmung Kompromiss Konsens (Delegieren)

35. Das Mind-Map:

36. Repräsentationssysteme

37. Just to rememberGrundsätze der Visualisierung

38. Just to rememberSchrift Die Größe: 1-3 Kästchen FlipChart 1-3 Zeilen Moderationskarten 16-36 pt PowerPoint Groß- und Kleinbuchstaben Druckschrift Kurze Über- und Unterlängen eng schreiben mit der breiten Stiftseite

39. Just to rememberGestaltung von FlipCharts

40. Just to rememberEinsatz von PinWänden:

41. Methoden zur Inhaltsvermittlung –Kleingruppenarbeit Gruppenbildungsmöglichkeiten: Namen (ABC) Geburtsdatum Wählen Sie jemanden, mit dem Sie bisher wenig (gar nicht) gearbeitet haben... Schuhgröße, Geschwister, Quersummen (Größe, Alter..)etc.... „Paare suchen“ Gleiche Bonbons...

42. Dokumentation Wer protokolliert WIE mit? Wann gilt das Protokoll als commitet? Wer muss welche Info erhalten? Wer von den Abwesenden braucht ein cc? (TATSÄCHLICH!)

43. Kommunikation in Meetings Spielregeln Umgang mit schwierigen Situationen Umgang mit herausforderndem TN-Verhalten Kommunikation zwischen Leitung/Moderator/TN Umgang mit Hierarchien in Meetings Umgang mit Killerphrasen

44. Kommunikation ist...

45. Kommunikationsregeln Sender Empfänger

46. Zuhören – Entscheidendes x 4 Wiederholen Nachfragen Zusammenfassen Interjektionen

47. Das - Gespräch

48. Gesprächsaufbau

49. Wie kann ich emotional intelligente Kommunikation am besten verhindern?! Abwerten: Davon haben Sie keine Ahnung!

50. Zeitmanagement Zeitdiebe Durch andere herbeigeführt Zeitfallen Selbst erzeugt

51. Zeitdiebe mangelnde Technik mangelnde Rahmenbedingungen Raum Beleuchtung Verkehr Parkplätze Unbeeinflussbares Wetter Überraschende wichtige Ereignisse

52. Zeitfallen schlechte Organisation der Leitung Titel Thema Ziel Zeitrahmen TN in welcher Funktion Rollenverteilung von Inhalt und Prozess schlechte Vorbereitung einzelner TN keine klaren Spielregeln bzw. Nichteinhaltung, wenn vorhanden keine klare Rollenverteilung bzw. Nichteinhaltung, wenn eine vereinbart wurde undisziplinierte TN ungelöste Konflikte im Team

53. Zeitmanagement in Meetings

54. 4 Gründe, warum

55. Nachbereitung

56. Maßnahmenkataloge Was wird bis wann gemacht mit welchem Zeitaufwand von wem? Timelines nutzen! klares, einheitliches Layout benutzen ev. Farbcodes nutzen

57. Dokumentation - aber wie? Protokoll Ablage des Protokolls erfolgt... Bei gut gestalteter Einladung - Protokoll auf Basis der Einladung erstellen

58. Protokoll Was muss drinstehen? Wer muss es lesen mit welcher Reaktion? Wie wird es weiterverwendet? Wie ist das Layout? Wer protokolliert mit? Wer muss das Protokoll... in welchem Zeitraum

59. Wer muss das Protokoll... in welchem Zeitraum erfüllen bestätigen bearbeiten lesen erhalten

60. Ablage des Protokolls erfolgt... Wie Wo Wann Durch Wen?

61. Eisbergmodell Bauchebene ca.80-90% Kopfebene ca. 10-20% wenn es auf der Bauchebene brodelt wird auf der Kopfebene ineffizient gearbeitet

62. Eskalationsstufen Meinungsverschiedenheit Verhärtung d Standpunkte Polarisation Argumentationstechniken Taten statt Worte Empathie geht verloren Man sucht Koalitionspartner Feindbilder Gesichtsverluste d Gegners werden gesucht Drohgebärde Aktive Kampfführung Zersplitterung des Gegners Gemeinsam in den Abgrund

63. Die 4 Harvard-Prinzipien Mensch und Sache auseinander halten und getrennt behandeln! Interessen, nicht Positionen in den Mittelpunkt stellen! Optionen entwickeln, welche die Interessen beider Partner befriedigen! Messbare, neutrale Kriterien vereinbaren!

64. 6 Prinzipien der Lösungsorientierung Problemlösen heißt, sich von Problemen lösen Ausnahmen verweisen auf Lösungen Konzentration auf das, was gelingt / Ressourcen für die Lösung identifizieren Der Gesprächspartner ist Experte für die Lösung Zielzustand ermitteln und Handlungsmöglichkeiten schaffen Wer andere Antworten haben will, muss andere Fragen stellen 3) (Ressourcenorientierung, Umdeuten, Detailziele – Lösungen in kleinen Schritten, Nicht – funktioniert nicht) 4) (Angenommen dass, Wunderfrage, Anderer Kontext, fremde Sichtweise, offen für Neues, Wirkung erzielen über Berücksichtigung von Wechselwirkungen) 6) (Sei neugierig) 3) (Ressourcenorientierung, Umdeuten, Detailziele – Lösungen in kleinen Schritten, Nicht – funktioniert nicht) 4) (Angenommen dass, Wunderfrage, Anderer Kontext, fremde Sichtweise, offen für Neues, Wirkung erzielen über Berücksichtigung von Wechselwirkungen) 6) (Sei neugierig)