Fundamentos Arquivísticos

1. Fundamentos Arquivísticos Aula 8

2. Conceito de Documento • Documento Diplomático • Documento de Arquivo índice

3. Documento provêm do verbo latim ‘docere’ que significa ensinar instruir. • Em latim empregaria o vocábulo ‘documentum’ para designar o objeto de ação de ensinar e portanto de aprender. • Sentido moderno de escrito probatório de algo: ‘Prova’ 1. Conceito de Documento

4. “Documento como memória da huma-nidade e o veículo por excelência da concentração e di-fusão do pensa-mento e instrumen-to, portanto da in-vestigção, da cultu-ra, da informação e de recreio” (Paul Otlet) • Em todo documen-to aparecem 3 ele-mentos: • O suporte material: duro (pedra, argila, bronze) brando (papi-ro, pergaminho, pa-pel, magnético, ótico) • A linguagem (escrita, alfabética, imagem, digital) • A Informação (conteúdo: carta, lei, textos).

5. Conceitos: • Produto da atividade humana • “Qualquer base de conhecimento fixada mate-rialmente e disposta de modo que se possa uti-lizar para consulta, estudo, prova.” (Dicionário Aurélio) • “Consideram-se documentos quaisquer escritos, instrumentos ou papéis públicos ou particula-res.” (Código do Processo Penal)

6. Classificação do Documento: • A natureza do suporte • maioritariamente usa-se o papel, materiais magnéti-cos, suportes óticos; • Código empregado • textuais, gráficos, figurati-vos, fotográficos, sonoros, trididimensionais, informá-ticos, multimídia. • Rigor científico da men-sagem • científicos, técnicos e de divulgação. • Área do conheci-mento • históricos, econômicos, jurídicos, sociais. • Capacidade de difusão • pública, reservada, pessoal.

7. São aqueles que gerados na gestão dos assuntos púbicos ou privados, por pessoas físicas ou jurídicas, tanto pública como privadas. • Públicas: emanados de uma autoridade pública e for-mam parte do domínio público inalienáveis, imprescri-tíveis e inegociáveis. • Privados: se referem a assuntos de direito privado. • Em todo documento administrativo podemos distinguir: • Elementos materiais: papel, signos e símbolos, fotocópias, minutas. • Elementos subjetivos: autor jurídico (responsável pelo conteúdo), autor material (que as vezes põe suas iniciais), referendadores (complementam a posição do sujeito jurídico, outras testemunhas. • Elementos formais: selo, papel especial, legalização de fórmulas, traduções. Documento administrativo

8. São emitidos por um órgão administrativo; • Produz efeitos (jurídicos, informativos ou comunicativos) frente a terceiros ou na própria organização; • Sua emissão é válida sempre e quando cumpram os requisitos formais exigidos pelas normas da atividade administrativa; • São seriados; • São exclusivos, pois a informação que contem é exclusiva. Características dos documentos administrativos

9. Segundo o critério de divisão de poderes do Estado os documentos públicos se dividem em: • Normativos: relacionados com a atividade legislativa (leis, decretos, resoluções, etc.); • Administrativos: relacionados com a atividade executiva do Estado e seus organismos públicos; • Jurisdicionais: relacionados com o poder judicial. • Obs: • levar em consideração as atividades meios e as atividades fins; • Documentos da administração e documentação dos administrados (sobem e descem). Documentos públicos

10. Documento Histórico: • Para os historiadores positivistas o documento era fundamental para o feito histórico. “Não se entenderá a história sem documentos”. • A partir de 1960 amplia-se este conceito de documento histórico, avançando-se para outros elementos. • Documento Jurídico: • O valor jurídico ocorre quando declarações de vontade ou expressões do pensamento permi-tem a realização de negócios jurídicos, dentro dos requisitos formais em sua criação.

11. “(…) a Diplomática estuda os documentos como entidades individuais (considerado isola-damente), a Arquivologia o faz enquanto agregações (trata como conjunto de documen-tos orgânicos).” (Rondinelli, p.46. 2005) • Por sua parte a Diplomática estuda a tradi-ção, a forma e a elaboração dos documentos resultantes de atos jurídicos e atividades administrativas. • “(…) a noção de documento arquivístico como fonte de prova advém da Diplomática.” (Rondinelli, p.49. 2005) 2. Documento Diplomático

12. CONCEITOS: • “(…) todo testemunho de um aconteci-mento social de caráter jurídico ou não jurídico escrito em materiais brandos em que concorrem determinadas formalida-des (Tamayo, 1996, 55)” • “Testemunho escrito de um feito de natu-reza jurídica, redigido com observações de certas fórmulas estabelecidas as quais vão destinadas a dar-lhe fé e força probatória” (Gomez, 2007, 22)

13. Chama-se processo documental a série de fases em que sucessiva e ordenadamente se desenrola a confecção do documento. • O processo divide-se em: • actio: • a ação ou atuação da ou das par-tes interessadas na criação, modificação ou extinção de uma situação jurídica. • Conscription: • é a colocação por escrito dessa ação jurídica. 2.1 – Processo Documental

14. A Análise Diplomática dos documentos faz-se a partir de 3 elementos distintos: • Protocolo (invocações, intitulação, direção, sauda-ções) • Corpo do Texto (preambulo, notificação, disposição, cláusulas finais) • Escatocolo ou protocolo final (Data, validação). • Atividade 2.2 Análise Diplomática do Documentos

15. “O documento de arquivo nasce como uma ferramenta da administração ante a necessi-dade da gestão (valor administrativo) para conservar as contas e os documentos finan-ceiros (valor contábil) para assinalar como se obtiveram, assinaram, gastaram e justifi-caram (valor fiscal), para ter refenrência so-bre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para salva-guardar direitos e obrigações, patrimônios e rendas (valor jurí-dico), cumprir as exigências da lei (valor le-gal) e reconstruir e revisar o passado (valor histórico e cultural). 3. Documento de Arquivo

16. Imparcialidade Autenticidade • Os documentos de ar-quivo são inerente-mente verdadeiros. As razões de sua produ-ção (para desenvolver atividades) e as cir-cunstâncias de sua criação (rotinas pro-cessuais) asseguram o caráter de prova e fidedignidade; • São autênticos porque são criados, transmi-tidos, mantidos e con-servados sob custódia de acordo com proce-dimentos regulares; Características de um documentos de Arquivo

17. Naturalidade Integridade • Os documentos de arquivo não são co-letados artificial-mente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de uma admi-nistração; • Todos os documen-tos de arquivo são íntegros nas suas partes internas e externas Características de um documentos de Arquivo

18. Unicidade Interrelacionados • não existe um documento igual ao outro. O docu-mento de arquivo é único indepen-dente das cópias que se façam dele. • cada documento está intimamente relacionado com outros e com a sua unidade produtora, no qual está preser-vado o seu signifi-cado (organicida-de). Características de um documentos de Arquivo

19. Contexto: todo documento de arquivo é produto de um encadeamento que lhe confere um traço diferencia-dor (porque foi produzido e quais as etapas e seu trâmite?). • Obs: Se o documento é resul-tado da atividade de uma pes-soa física ou jurídica podemos falar de um caráter orgânico desse registro. A acumulação dos documentos orgânicos de caráter arquivístico dá origem aos arquivos da organização.

20. A acumulação dos documentos orgânicos de caráter arquivístico dá origem aos arquivos da organização. • O documento arquivístico são produzidos como resultado do cumprimento de uma atividade e é mantido como prova dele. (Sousa, 2007, 114) Conclusões