Från förstudie till sammanslaget system hos Preem

1. Från förstudie till sammanslaget system hos Preem Frank SeverinssonAnneli Dolff Anders Jansson Maximo användarmöteKista 2009-11-04 - 05

2. Innehåll • Bakgrund och lite Preem historia • Förstudie • Koncerngemensamt Maximo • Erfarenheter • Diskussion / Frågor • 10:30 Start • 11:20 kort paus och därefter diskussion/workshop • 12:00 Lunch

3. Framsteg AB ”Framsteg AB levererar lösningar inom beslutsstöd och verksamhetsutveckling.” ”FRAMSTEG – för bättre beslut, bättre beslut ger Framsteg”

4. Företagsfakta Om Framsteg AB Våra partners • QlikTech AB • Pervasive Software • IBM • Path A/S • FSV IT • Grundat 2002 • Lönsamt sen starten • Omsättning 27 MSEK • Högst rating av UC • Störst på QlikView! Våra kunder Våra nyckeltal • Preem • Eka Chemicals • McNeil • Vägverket • Öresundsbron • Sandvik • Ecophon • Kundnöjdhet: 5,0 • Kundfordringar : 0 kr > 60d • Supportärende < 30d • Tillväxt: 50 % • Faktureringsgrad: 81 %

5. Lite om Preem • PREEM AB (publ) är Sveriges största drivmedelsföretag. • Två helägda raffinaderier i Göteborg och Lysekil. • Preem har ca 1300 anställda. • Rikstäckande servicenät med 480 Preemstationer och 215 TruckStops/Tankställen • 3400 medarbetare som möter kunderna under Preems varumärke.

6. Lite om Preem • Omsättning 95,8 miljarder SEK • Ett av Sveriges största exportföretag • Produktionskapacitet på 18 miljoner ton • Över 65 procent av produktionen exporteras. • Svarar för 80 % av den svenska raffinerings-kapaciteten och 30 % av den nordiska. • Levererar energi och drivmedel i Sverige motsvarande 15 % av Sveriges totala energiförbrukning. • Cirka 50 % av alla raffinerade produkter som säljs i Sverige produceras av Preem. Cirka 25 % säljs under eget varumärke.

7. BakgrundLite historia 1996. OK Petroleum byter namn till ”Preem Petroleum AB”. Raffinaderiets namn blir ”Preem Raffinaderi AB 2007. De bägge raffinaderierna fusioneras med moderbolaget och blir ett affärsområde i Preem. Raffinaderiet invigdes 1967, BP Raffinaderi AB 1991 Raffinaderiet fick nytt namn OK Raffinaderi AB 1994 köptes OKP av Mohammed Al-Amoudi. GOR 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010 LYR 2005,bytte raffinaderiet namn till Preemraff Lysekil. 1984 startades den Katalytiska Krackeranläggningen. 1975 invigdes och startade raffinaderiet som fick namnet Scanraff.

8. BakgrundMaximo Roadmap hos Preem Maximo 4.0.3 - 2001 GOR Teroman 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010 LYR Maximo 3 - 1996 Maximo 4 - 1999 Maximo 6 - 2007 Rubin

9. BakgrundKoncerngemensamt Maximo • Gemensamt arbetssätt i den nya raffinaderiorganisationen • Integration av raffinaderierna i ett Maximo • Idag version 6 i Lysekil och version 4 i Göteborg • Göteborg får arbetssättet från inköpsprojektet ”Beställning till betalning”

10. Förstudie - Nuläge 2008 Ritn. liggare Rain- dance Smar- Team P3 Maximo LYR Maximo GOR

11. Tidplan för förstudien Färdigst. Rapport Present. rapport Styr grp möte Styr.grp möte Uppstart med UH-seminarium Styr grp möte Arb.grp möte Arb.grp möte Arb.grp möte Vecka 14 Vecka 15 Vecka 16 Vecka 17 Vecka 5 Vecka 8 Vecka 9 Vecka 10 Vecka 11 Vecka 12 Vecka 13 Vecka 6 Vecka 7 Mellan de fastställda mötestiderna, så pågick fullt arbete på såväl kundsidan som leverantörssidan med dokumentation och framtagning av de olika delarna i slutrapporten.

12. Gemensamma processer Målsättning med KGM Rain- dance Smar- Team P3 Qlick- View Gemensamt Maximo

13. Förstudie - Processarbete • Processmodellering och framtagning av rutinbeskrivningar • Beslutstöd • Konstruktion/Anläggning • Materialförsörjning • Projekt • Arbetsorder • FU • Resurs

14. Förstudie - Nulägesanalys • Beslutstödsprocessen • Anläggnings-/Konstruktionsprocessen • Materialförsörjningsprocessen • Projektprocessen • Arbetsorderprocessen • FU-processen • Resurshanteringsprocessen • Organisation • Användandet av Maximo idag

15. Erfarenheter från Förstudien • En bra genomgång av verksamheten där vi tog pulsen och temperaturen på verksamheten och datasystem. • När man sitter i den egna verksamheten är det ibland svårt att se möjligheter. Då är det bra med nya ögon. • Ofta fokuserar man på det som är närmast sin egen verksamhet och det är bra att få en samlad bild över hela organisationen och det som påverkar. • Framsteg har färdiga arbetsprocesser tillgängliga om man saknar detta, behöver inte uppfinna hjulet på nytt. Preem hade dock sina processer.

16. Erfarenheter från Förstudien • Förstudien tydliggör sambanden och behovet av grunddata till ett användbart beslutstöd. • Definiera datakvalitet för att mäta och uppnå förbättringar för verksamheten, och vilken data som behövs för göra det mätbart. • Bedömning av arbetssätt samt datasystem (workflow, resurshantering etc.) för att uppnå den bästa lösningen för verksamheten.  • Tydliggör den ekonomiska betydelsen som underhåll har, för verksamheten och ledning.

17. Erfarenheter från Förstudien • Vi kunde spenderat mer tid i verksamheten för att få en ännu bättre inblick i Preems arbetssätt och rutiner. • Det positiva var naturligtvis engagemanget bland Preems medarbetare. • Beslutstödet kommer självklart att ge möjlighet att göra bättre och mer relevanta uppföljningar av verksamheten på avdelning, site nivå och hela företaget.

18. Beställning Till Betalning • Maximo inköpssystem för hela Preem (Lysekil, Stockholm och senare Göteborg) • Startade 2007 • Produktionssatt i september 2009 • Tydligt arbetsflöde från beställning till betalning • Ny integration Maximo och Ekonomisystem samt ny fakturaportal • Ny hårdvarustruktur och Maximouppgradering

19. SmarTeam • Ny och bättre integration mellan SmarTeam och Maximo • Startade 2008 • Produktionssättning i februari 2010. • Placeringar och Inventarier från SmarTeam till Maximo. • Arbetsorder och uppgifter med tillhörande materialplan från SmarTeam till Maximo. • Arbetsordrar och Företag från Maximo till SmarTeam

20. Koncerngemensamt Maximo 2008 2009 2010 Datum aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr Definition/Designfas Konfigurering/Systemfas 2009-08-24 – 2009-11-13 2009-10-26 – 2009-11-24 Tester LYR 2009-11-16 – 2010-01-22 Utbildning LYR 2010-01-22 – 2010-01-24 Driftstart KGM Lysekil 2010-01-04 – 2010-01-29 Tester GOR 2009-11-30 – 2010-02-27 Utbildning GOR 2010-02-27 – 2010-03-01 Driftstart KGM Göteborg

21. Designfasen • 22 Workshops genomförda med verksamheten

22. Resultat från Definition/Design • Workshop protokoll och flödesscheman • Utbyte av erfarenheter samt kunnande • Ta med det bästa från varje raff in i KGM • Aktivitetslista • Vissa aktiviteter kunde påbörjas av Preem direkt när det gällde • Nuvarande systemmiljö • Organisation • Systemspecifikation • Applikation, Integrationer och databas • Rapporter inkl. QlikView

23. Konfigurering/Systemarbete • Korta avstämningsmöte varannan dag tillsammans med Preem • Vi reder snabbt ut frågetecken tillsammans med Preem och tar beslut för att komma vidare • Löpande genomgångar av färdig funktionalitet • Det har vi igen senare i testfasen

24. Konfigurering/Systemarbete • Applikation • Konfigurering sker per modul/applikation • Rapporter • Städarbete • Vissa rapporter kunde ersättas med QlikView • Databas • Synkronisera databasmodellerna (GOR <-> LYR) • Konvertering till gemensamma koder • Uppgradering av GOR databas samt Migrering av GOR data till KGM • Integration • Översyn och mindre justeringar

25. Tester • En samlad testgrupp • Tydlig indelning vem som ska testa vad • Återanvända testfall från BtB + nya som tas fram • Dagliga avstämningar • Rättningar genomförs direkt och kan snabbt testas om

26. Tester • Systemtester • Integrationstester • Acceptanstester

27. Utbildning • Delmoment

28. Utbildning • Lärarledd utbildning • Utbildning av lärare • Användarutbildning internt Preem • eLearning • Använda den utbildningsportal som redan finns • Lathundar • Instruktioner

29. Införande • Införande av KGM i Lysekil • I januari 2010 • Innebär mindre förändringar för användarna • Införande av KGM i Göteborg • I februari 2010 • Ett större steg från Maximo 4 till 6 • Mycket större utbildningsinsats • Stöd/Support den första tiden

30. Förvaltningsorganisation Preem har byggt upp en Maximo förvaltningsorganisation bestående av

31. Erfarenheter från KGM • Samordning mellan projekten • Beställning till Betalning • Koncerngemensamt Maximo • Patchning av Maximo • Uppgradering av Raindance • SmarTeam • Resursutnyttjande mellan dessa projekt • Utbilda en kärntrupp hos den site som har äldre version i samband med projektstart

32. Diskussion/Workshop • Vad har ni för erfarenheter från liknande projekt / aktiviteter? • Vilka svårigheter ser ni med denna typ av sammanslagning? • Har ni några förslag/kommentarer på vad vi kunde gjort annorlunda/kan göra annorlunda? • Frågor?