VÄGEN FRAM TILL KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR GÖTEBORGS UNIVERSITET

1. VÄGEN FRAM TILL KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR GÖTEBORGS UNIVERSITET Bakgrund och nulägesanalys Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

2. Varför universitetsgemensam kommunikationsstrategi? Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

3. Kommunikationsstrategin ska… …. bidra till att Göteborgs universitet uppnår de övergripande målen i Vision 2020. … bidra till en kommunikation som gör att universitetet upplevs som en sammanhållen organisation med en tydlig avsändare. … bidra till att kommunikationsarbetet bedrivas professionellt – med en tydlig process som innehåller analys, planering, genomförande och utvärdering. … bidra till en samordnad och resurseffektiv kommunikationsverksamhet inom hela universitetet. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

4. Arbetet med kommunikationsstrategin har bestått/består av tre faser • Nulägesanalys april – december 2012 2) Framtagande av kommunikationsstrategi Januari – augusti 2013 3) Införande och förankring Har pågått under hela arbetets gång – men särskilt viktigt våren 2014 Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

5. Kommunikationsstrategi – fram till beslut… • Rektorsbeslut om att ta fram kommunikationsstrategi, februari 2012 • Arbete med förberedelser, upphandling av externt stöd, bemanning av arbetsgrupper mm mars-april • Kickoff för arbetet 19 april 2012 • Framtagning av nulägesanalys april-november • Framskrivning av strategin startar vid årsskiftet 2012/2013 • Första utkast från kommunikationsbyrån Solberg, april 2013 • Slutlig framskrivning av skrivargrupp (GU) på fem personer, april • Styrgrupp, projektledningsgrupp och referenspersoner medverkade • Remiss under sommaren till kommunikationsenhet + IR • Presentation för nya kommunikationschefen Anette Norberg, augusti • Anette har bearbetat texten och presenterat för ledningspersoner • Rektorsbeslut fastställd kommunikationsstrategi 20 januari Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

6. Lite kort om nulägesanalysen • Grunden för kommunikationsstrategin • Togs fram av ett 30-tal personer i sex olika arbetsgrupper • Resulterade i ett dokument på cirka 180 sidor • ”Bilden av GU” – djupintervjuer (gjorda av kommunikationsbyrån Solberg) • ”Bilden av GU” – medieanalys • Undersökning av den interna kommunikationen (Nordisk kommunikation – benchmark) • Inventering av kommunikationsarbetet på GU idag • Benchmark – så arbetar andra organisationer • Slutsatser och rekommendationer inför nästa fas Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

7. Experter inom GU Projektorganisation – nulägesanalysen Styrgrupp: Ann-Charlotte Schützer, ordf./projektägare, Lena Kolvik, Lars-Olof Karlsson, Åsa Kultje, Susanne Fägersten Sabel, Tanja Thompson EventgruppHelena Åberg, Lisbeth Kinnunen, Marie Örninge, Anna Sonberger Referensperson till styrgrupp (Lennart Weibull) Projektledningsgrupp Projektledare: Sofia Wallner/Maria Eriksson samt delprojektledare nedan Referensgrupp* Carina Elmäng Margareta Svedlund Kerstin Eiman Ann-Sofie Steen Pauline Sjöberg Mikael Östblom Göran Liljedahl Karoline Axelsson Malin Carlgren Ulrika Lundin Krister Svahn Torsten Arpi Thomas Melin Jenny Lööf Malin Tengblad Miriam Lieberman Annika Koldenius Helene Backlund Wasling Camilla Persson Stina Björkerud Catharina Jerkbrant Johanna Ahl Mattias Lindgren Kicki Edgren Maria Norrström Carina Krantz *Referensgrupp: Henrik Oscarsson (SOM), Marie Karlsson-Tuula,, Helene Brembeck, Maria Anvret, Magnus Gunnarsson, Magnus Åkesson, Marie Emanuelsson Studenter: Cecilia Jonasson, Eva Fransson, Thomas Hartvigsson Kommunikatörsnätverket för förankring, avstämning och utveckling Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

8. Kommunikationsstrategin - ett stöd för Vision 2020 Interna och externa kommunikativa förutsättningar: intressenter, resurser, omvärldsfaktorer Filtrering Kommunikations-strategi Insatser Föreslagna kommunikativa åtgärder inarbetas i Vision 2020:s handlings- och verksamhetsplaner. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

9. Bilden av Göteborgs universitet Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

10. Sammanfattning – den externa bilden av Göteborgs universitet, enligt nulägesanalysen GU uppfattas som stort och brett – utan internationell spets Breddenskaparotydlighet Många behöver det som erbjuds men bilden av vad som finns spretar Lär känna och lyssna på intressenterna Svårt att hitta ingångar och förstå GU De som har hittat in är oftast nöjda Hantera bilden av “en introvert miljö där det bråkas” Acceptera att rankingarna finns och hjälp omgivningen att förstå dem Våga ta klivet ut i samhället än mer – gör tredje uppgiften viktigare Fira döttrarnas framgång och visa fördelarna med släktskapet Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

11. Våra prioriterade intressenter Forsknings- och utbildnings-organisationer Intresse-organisationer Politiska intressenter Forsknings-finansiärer Presumtiva studenter Studenter Medarbetare Massmedia Allmänheten Näringslivet GU Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

12. Egen framgång som organisation. Alla drivs av egenintresse Vill satsa på “rätt” forskning och visa det. Vara först med nyheten, vara bästa mediet, vara bäst på redaktionen Yrkesstolthet. Trygghet. Ett stimulerande och roligt arbete. Att tjäna pengar. Egen framgång. Tillgodose intressenters behov. Hitta bra jobb. Inspirerande miljö. Hitta rätt utbildning för att få rätt jobb – ”valuta för studielånet”. Självförverkligande. Kompetenshöjning. Identitetsbyggande. Skapa bra nätverk. Trivas. Makt och trovärdighet. Trivas. Skapa bra nätverk. Självförverkligande Kompetenshöjning. Identitetsbyggande. Söka ny kunskap, få svar på frågor, stilla sin nyfikenhet särskilt kring sådant som man kan relatera till (t.ex. hälsa, politik, miljö, konsumtion). Egna framgångar. Utvecklas och tjäna pengar. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

13. Exempel på analys av intressent: Näringslivet • Kännetecken: • Tänker ekonomi och nyttiggöranden. • Ont om tid, kräsna, vill få ut något mätbart av ett samarbete – gärna så fort som möjligt. • Hård konkurrens från lågprisländer. Sverige konkurrerar med effektivitet/förädling/ spetskompetens. • Intresserade av nya marknader. • Drivkrafter: • Egenintresset: Utvecklas och tjäna pengar. • Samhällsintresset: Tillgång till kunskap och samarbete för forskning & utveckling, innovation, framtida arbetskraft • Intressentens betydelse: • Anställer studenter. • Samarbeten kan skapa legitimitet/ökad status för alternativt ett ifrågasättande av forskningen, och därmed uppmärksamhet. • Visst finansiellt stöd. Varierar kraftigt beroende på fakultet/institution och från forskare till forskare. • Beroende av: • Kunnig arbetskraft. • Bra FoU - forskningsresultat. • Kontaktvägar • De positiva associationer som samarbete med ett universitet/lärosäte kan skapa. • Omvärldsfaktorer, generella företagarvillkor, politiska/legala och affärsmässiga beslut. • Kundernas preferenser, t ex design. • God långsiktig lönsamhet. • Näringslivets bild av Göteborgs universitet: • Utbildare av arbetskraft. • Trovärdigt. • Tungrott. • Stort. Brett. Har inte så stor koll på verksamheten. • Viss variation mellan olika institutioner/fakulteter. • Exempel på aktörer: • Internationella företag • Inter-/nationella företag med stark lokal förankring. • Lokala näringslivsföreträdare. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

14. Så här säger de externa intressenterna om oss generellt Stort, brett, lite isolerat och utan internationell spets Många uppfattningar om vad som är universitetets styrkor Svårt att förstå sig på oss En introvert miljö där det bråkas Den som har en relation är dock oftast nöjd Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

15. Detta säger de om vår forskning Det saknas internationellt profilerade spetsområden Forskningen bör vara mer kopplad till utmaningarna i samhället Splittrad bild av vilka forskningsområden som är starka Forskningen anses inte vara så stark som den skulle kunna vara Göteborgs universitet framstår inte som tillräckligt flexibelt Omgivningen bryr sig om rankingar men behöver hjälp med att tolka dem Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

16. Detta säger de om vår utbildning • Ranking anses viktigt för studenter. Relevant förhållningssätt viktigt för Göteborgs universitet • Studentunderlaget väntas minska • Viktigt att vara internationellt konkurrenskraftigt • Priset inte längre konkurrensfördel bland internationella studenter • Göteborgs universitet borde värdera sin grundutbildningsroll högre • Det pedagogiska inslaget är underskattat. Titta på amerikanska universitet – låt t ex professorerna undervisa förstaårsstudenterna • Göteborgs universitet borde fokusera mer på professionsdelarna Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

17. Detta säger de om vår samverkan • Göteborgs universitet behövs i samhällsutvecklingen • Gör det lättare att hitta rätt information • Fråga mera – ta reda på vad intressenterna vill veta • Skapa mötesplatser för olika intressenter. ”Vi vill göra konkreta saker snarare än diskutera” • Finns stort behov av forskningsinsatser hos intresseorganisationer, myndigheter och näringsliv • Bli bättre på att på ett relevant sätt presentera Göteborgs universitet i sin helhet och samtidigt lyfta fram spetsarna Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

18. Detta säger de om vår arbetsmiljö/organisation Inget problem med starka enheter. Bra för universitetet om en institution/fakultet uppfattas som bäst i sitt område Men viktigt att visa nyttan av att tillhöra Göteborgs universitet, internt och externt Ett större externt fokus kan påverka den interna kulturen, som upplevs fokusera på interna svårigheter istället för externa möjligheter Arbetet med Vision 2020 är välkommet. Nu är det upp till bevis Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

19. Intresset har ökat men bilden är oförändrad Intresset för GU Bilden av GU 2012 2020 2003 Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

20. Vi har ingen brist på planer och analyser … däremot har vi varit dåliga på att införa, följa upp och återkoppla Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

21. Så arbetar vi med kommunikation idag Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

22. Sammanfattning - vårt befintliga kommunikationsarbete, enligt nulägesanalysen Förutsättningarna för universitetsgemensamt kommunikationsarbete olika Internkommunikation rymmer den stora förbättringspotentialen Mediearbetet fungerar bra, men behöver en tydlig plan Forskningskommunikationen utmanas av otydlighet kring samverkansuppgiften och kulturproblematiken Kommunikationen med befintliga studenter lider brist på utpekat ansvar och rutiner Avsaknad av ”varumärkespositionering” Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

23. Följande områden har inventerats • Intern • kommunikation • Mediearbete • Forsknings- • kommunikation • Student-relationer • Varumärke/ • Profilering • Omvärld/ • Samverkan Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

24. Förutsättningarna för ett universitetsgemensamt kommunikationsarbete kunde vara bättre… • Olika mandat, benämningar, roller och ansvar centralt, på fakultet och institution • Informationschefer, kommunikationschefer, informationsansvariga, informatörer, kommunikatörer, webbredaktörer, redaktörer, projektledare • Få styrande dokument • Avsaknad av strategi, svårt att göra prioriteringar – du blir en producent och ett redskap för den som skriker högst • Bristande respekt för kommunikation som profession ”vi är alla kommunikatörer” • Otydlig kommunikationsorganisation • Outvecklat gemensamt kommunikationssystem t ex 40 intranät Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

25. Internkommunikation – här finns det utmaningar Källa: Arbetsmiljöbarometern 2011 och Nordisk Kommunikations benchmarkundersökning, oktober 2012 • Arbetar inte medvetet med att sprida och bryta ned övergripande budskap till lokal nivå, t ex rektorsbeslut • Ineffektiva möten • Otydlig och svårnavigerad webb • Cheferna, inklusive universitetsledningen, anses inte ta sitt fulla kommunikativa ansvar • Avsaknad av coachande kommunikatörer • Avsaknad av universitetsgemensam struktur och samordning för våra kanaler, personliga och mekaniska • Brist på tvärfunktionellt samarbete i gemensamma frågor, t ex kommunikation-HR, över fakultetsgränserna Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

26. Lösning: komplett kommunikationssystem VAD (budskap)VisionVärdenMålStrategierFörändringarNyheterOmvärldOperativaSocialaFeedback HUR (kanal)Möten IntranätPersonaltidningNyhetsbrevE-postSociala medierTelefonSMS VEM (aktör)LedningCheferProjektledareMedarbetareFacketMedborgareKundPress/media Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

27. I ett komplett kommunikationssystem för Göteborgs universitet • Utvecklas cheferna till en kommunikationsresurs • Arbetas det medvetet med de övergripande budskapen • Utvecklas ett användarvänligt och individanpassat intranät • Utvecklas nya arbetssätt, t ex tvärfunktionellt • Införs resultatstyrd kommunikation med mätbara mål • Blir vi snabbare, tydligare och mer transparenta • Minskar ryktesspridning genom att tydliga processer införs • Stärks ledningens kommunikation • Utvecklas effektiva möten Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

28. Studentkommunikationen bör segmenteras Innan studenter börjar Styrkor/möjligheter (exempel): • Staden Göteborgs popularitet • Göteborgs universitets goda rykte Svagheter/hot (exempel): • Brist på samordning, otydligt mandat och ojämn resursfördelning • Splittrad bild av Göteborgs universitet • Svårt att marknadsföra ett så brett utbildningsutbud När studenten är hos oss Styrkor/möjligheter (exempel): • Finns ett stort antal eldsjälar som redan idag lever upp till Vision 2020 • Positivt med välkomstvecka för internationella studenter Svagheter/hot (exempel): • Skiftande syn på devisen ”Varje student är viktig” • Befintliga studenter otydlig som målgrupp • Odefinierat ansvar och brist på rutiner • För många kanaler Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

29. Studentkommunikationen – så kan vi bli bättre • Ha studenten i fokus • Kommunicera en enhetlig bild av Göteborgs universitet • Lär känna och kommunicera med studenterna på de arenor där de befinner sig • Skilj på information till befintliga och blivande studenter • Utveckla tydliga kanaler för student, befintlig och blivande • Se betydelsen av det personliga mötet • Arbeta mer med ambassadörskap, använd alumner mer t ex vid arbetsmarknadsdagar men även i undervisning Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

30. Mediearbetet är på många sätt bra – enligt media Pigga på att få ut information. Bra på att föra fram forskning. De ligger på och tänker rätt utifrån ett medialt perspektiv. Fortsätt utvecklas i den riktningen! Delar av GU är bra på att hantera media. Sahlgrenska akademin och naturvetenskapliga är två exempel. Informatörerna är duktiga. Förstår media och är bra på att slussa mig till rätt källa. De har regelbundna arrangemang där man får träffa flera forskare utifrån ett visst tema. En guldgrej. Gav mycket press. Kollar GU:s hemsida titt som tätt. En viktig kanal. Oerhört värdefullt att ha en ”guide” som kan medla mellan oss och forskarna. Någon som förstår de redaktionella villkoren. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

31. Mindre än 5 procent negativ medierapportering Siffor från Infopaq-rapport. Blå tårtbit (95,4%) visar positiv/neutral rapportering, röd tårtbit (4,6%) visar negativ. Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

32. Men vi saknar en plan för mediearbetet • Inga tydliga budskapsmål från ledningen • Vågar inte lyfta spets • Vågar inte bortprioritera medialt ointressanta disputationer • Spretar och brister i uppföljningen, fokus på kvantitet • Bara spridda skurar vad gäller medieträning • Splittrad avsändare ger splittrad bild, för lite gränsöverskridande och behovsanpassat • Hinder för samordning Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

33. Med en plan och mer gemensamt mediearbete kan vi bli mer strukturerade och proaktiva… Förutsättningarna är goda… • Spetsforskning som väntar på att bli framlyft • Pressinformatörer med rätt kompetens • God servicenivå - aktuella, nåbara, kan svara på i princip allt • Bra infrastruktur • Prestigelöst samarbete mellan pressinformatörerna • Många kommunikativa forskare (men det kan bli ännu bättre) Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

34. Samverkan pågår hela tiden och överallt • Har varit svårt att få en samlad bild men… • Mycket bygger på personliga relationer • Många solister • Ansvaret ligger på alla nivåer, varje nivå avsätter sina resurser • Universitetets nyckelintressenter upplever brister i relationer med Göteborgs universitet • VGR-utredningen visar att det finns en stor förbättringspotential Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

35. Samverkansarbetet behöver en karta • Löpande inventering av behov • Från personberoende till ett gemensamt ansvar • Samverka mer gränsöverskridande internt. • Utveckla en strukturerad omvärldsbevakning • Struktur och plan med utgångspunkt i intressentanalysen • Utveckla det kommunikativa stödet för samverkansuppgiften Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

36. Forskningskommunikation har en central plats... …och goda förutsättningar • Ett fantastiskt innehåll att kommunicera • Ett mycket bra pressarbete • Inarbetade populärvetenskapliga plattformar och arenor, t ex Vetenskapsfestivalen och Akademisk kvart • Engagerade forskare och kommunikatörer Men det finns ett par nyckelutmaningar att ta tag i… Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

37. Otydlighet kring samverkansuppgiften Brist på incitament ”Varje gång man gör något med forskningskommunikation så hade man tjänat akademiskt på att jobba på en forskningsartikel istället.” Otydligt uppdrag ”Jag känner att jag har en skyldighet att ställa upp när det efterfrågas, däremot känner jag ingen skyldighet att själv ta initiativ.” Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

38. Den interna kulturproblematiken Jante behöver hanteras ”Det är svårt för mig att prata om det med mina kollegor, då många av dem är lite avundsjuka på att det har varit så lätt för mig att nå ut med min forskning. […] Vissa kanske tycker att man är oseriös, att man ”säljer sig” om man syns mycket i media och samverkar mycket med det omgivande samhället.” Felaktiga förväntningar på stöd ”Frågan är om journalister kommer att anpassa sig till att gå via en kommunikatör för att få kontakt med en forskare, och det ställer också stora krav på GU:s kommunikatörer att sätta sig in i forskningen.” Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

39. Men det finns mer att ta tag i • Tydliga mål och gemensam struktur, ansvarsfördelning och resurser för forskningskommunikation • Hur forskningsresultat kopplar till samhällsnytta • Stora olikheter inom universitetet, på vissa håll en stödstruktur som fungerar, men inte överallt • Chefsansvaret • Paketering och standardisering av stödet till forskarna • Fler samordnade populärvetenskapliga aktiviteter och mötesarenor • Kopplingen till kompletta akademiska miljöer Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

40. ”En varumärkesstrategi och en verksamhetsstrategi ska egentligen vara samma sak. Visionenär det långsiktigt utmanande målet inför framtiden. Varumärkesstrategin bidrar till att nå målet.” Varumärkeoch visuell identitet Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

41. Så här ser det ut idag • Vi har ingen varumärkesstrategi men vi har Vision 2020 • Både interna och externa intressenter uttrycker både direkt och indirekt ett behov av en tydlig: • Varumärkespositionering/-hierarki för Göteborgs universitet och ”döttrarna” • Den otydlighet som intressenterna pekar på, signalerar även ett behov av: • Kärnvärden • Varumärkeslöfte Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

42. Utvecklingsområden Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

43. Tre utvecklingsområden för ett effektivt kommunikationsarbete Om vi inte gör detta riskerar vi: • Minskad attraktionskraft för Göteborgs universitet • Minskade anslag • Minskad kundnöjdhet hos befintliga studenter • Färre studenter och meriterade lärare, forskare och administratörer • Minskat intresse från prioriterade intressenter • Färre ambassadörer för universitetet Från organisationsstyrt till behovsstyrt Från ad hoc till planerat och strukturerat Från dom till vi Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

44. Från organisationsstyrt till behovsstyrt • Prioritera och kommunicera utifrån önskat läge i Vision 2020, • Definiera önskad bild av Göteborgs universitet i media • Satsa på professionell och systematiserad issues-inventering och medieträning • Satsa på systematiserad in- och omvärldsbevakning • Lyssna på de externa intressenterna för att veta deras behov • Utveckla intressentanalysen • Bygg relationer med prioriterade intressenter, t ex politiker, näringsliv och forskningsfinansiärer • Skapa mötesplatser • Utveckla informations- och marknadsföringsmaterial • Utgå från medarbetarnas behov • Skapa prioriterad informationskanal för dem, t ex särskild nyhetskanal som en del av ett personaliserat intranät • Utveckla chefernas kommunikation och tydliggör ansvar för chef och medarbetare Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

45. Från ad hoc till planerat och strukturerat • Utveckla universitetsgemensam kommunikationsstrategi • Ta fram underliggande strategier/planer för internkommunikation, forskningskommunikation, studentkommunikation och mediearbete • Komplettera Vision 2020 med en tydlig varumärkeshierarki • Ta fram konkurrentanalys för att möjliggöra positionering • Utveckla kärnvärden och varumärkeslöfte • Skapa ett komplett kommunikationssystem • Tydliggör universitetets kommunikationsorganisation • Utveckla nya arbetssätt och samarbeta mer tvärfunktionellt Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

46. Från dom till vi • Komplettera Vision 2020 med en tydlig varumärkeshierarki • Skapa ett komplett kommunikationssystem • Identifiera den interna kulturen och inventera kommunikativa hinder/utmaningar till följd av denna • Samarbeta med andra funktioner t ex Kommunikation + HR • Skapa universitetsövergripande funktionsgrupper med syfte att stärka det gemensamma kommunikationsarbetet – ”ett Göteborgs universitet” • Förbered ett generationsskifte strategiskt utifrån att bygga arbetsgivarvarumärket Göteborgs universitet • Universitetet har möjlighet att arbeta aktivt med jämställdhet, jämlikhet och mångfald • Universitetet har möjlighet att ha kreativa och kompletta miljöer för rekrytering Kommunikationsstrategi, nulägesanalys

47. Exempel på ”output” på kort och lång sikt VARUMÄRKES-HIERARKI , KÄRNVÄRDEN, VARUMÄRKESLÖFTE Kommunikationsstrategin är bara början… VISUELL IDENITETET GUIDELINES GRAFISK MANUAL POLICY FÖR INFORMATION OCH KOMMUNIKATION NULÄGESANALYS KOMMUNIKATIONS- STRATEGI UNDERSTRATEGIER internkomm., forskningskomm., studentkomm., mediearbete GÖTEBORGS UNIVERSITET FÖRNYAS OMORGANISATION MARKNADSPLAN- UTBILDNING FORSKNING SAMVERKAN KOMMUNIKATIONS- HANDBOK UTVECKLING KOMMUNIKATIVT LEDARSKAP OCH MEDARBETARSKAP Kommunikationsstrategi, nulägesanalys KARTA LEVERANSER 091217 PROJEKT KOMMUNIKATIONSSTRATEGI