291320 Business Information System

1. 291320Business Information System บทที่ 7 ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning) อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ thararat@buu.ac.th

2. แนวคิดของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร(Enterprise Resource Planning : ERP) • การนำระบบสารสนเทศต่าง ๆ มาใช้ในองค์กรนั้น อาจนำระบบมาใช้ในเวลาที่แตกต่างกันหรือนำแต่ละระบบมาใช้ในแต่ละส่วนงานขององค์กร • หากไม่มีการวางแผนการเชื่อมโยงระบบเหล่านี้เข้าด้วยกันแล้ว เมื่อมีความต้องการเรียกดูข้อมูลและติดตามผลการดำเนินงานในภาพรวมจากระบบต่าง ๆ อาจทำได้ยากและได้ข้อมูลล่าช้า • องค์กรจึงมองหาแนวทางในการเชื่อมโยงระบบงานสำคัญเหล่านี้เข้าด้วยกันเพื่อช่วยให้ผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลและรับรู้สภาพหรือสถานการณ์ของงานต่าง ๆได้ทันที ทำให้สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

3. ความหมายของการวางแผนทรัพยากรองค์กร(Enterprise Resource Planning : ERP) • ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรหรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า ERP ซึ่งย่อมาจาก Enterprise Resource Planning • เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์กร • เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล ฯลฯ เข้าด้วยกัน • โดยเชื่อมโยงกันแบบเรียลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศโดยภาพรวมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพและทันท่วงที

4. ความเป็นมาของ ERP • ระบบ ERP เดิมในวงการอุตสาหกรรม ประมาณช่วงทศวรรษ 1960 ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยในการผลิตด้านการคำนวณความต้องการของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material Requirement Planning (MRP) • จะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบหรือ Material ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น

5. ความเป็นมาของ ERP • ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น • จึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตด้านเครื่องจักร (Machine) และส่วนของเรื่องการเงิน (Money) • ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า Manufacturing Resource Planning (MRP II)

6. ความเป็นมาของ ERP • แต่การนำเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรนั้น ยังไม่สามารถที่จะ Support การทำงานทั้งหมดในองค์กรได้ • จึงได้รวมการจัดการทางด้านทรัพยากรบุคคลเข้ามาในระบบด้วย • ซึ่งก็คือรวมเอาส่วนของ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงาน จึงเป็นที่ระบบที่เรียกตัวเองว่า ERP • ระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร(Enterprise Wide) • หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ 4 M ซึ่งจะประกอบไปด้วย Material, Machine, Money และ Manpower

7. สภาพของระบบสารสนเทศ ก่อนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร ขาดความสามารถด้าน Globalization ระบบสารสนเทศไม่ยืดหยุ่น ขาดการประสานรวมกันของระบบงาน ไม่สามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว สภาพระบบสารสนเทศในองค์กร ข้อมูลซ้ำซ้อนและขาดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน องค์กรขาดความสามารถในการแข่งขัน

8. จุดเด่นของ ERP • การบูรณาการระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP • การบูรณาการระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่ การจัดซื้อ จัดจ้าง การผลิต การขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล • ซึ่งแต่ละส่วนงานจะมีความเชื่อมโยงในด้านการไหลของวัตถุดิบสินค้า (material flow) และการไหลของข้อมูล (information flow) • จะทําให้การบริหารจัดการงานในกิจกรรมต่างๆ ที่เชื่อมโยงกันให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด • พร้อมกับสามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที ทําให้สามารถตัดสินใจแก ้ ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็ว

9. จุดเด่นของ ERP • รวมระบบงานแบบ real time ของระบบ ERP • การรวมระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP จะเกิดขึ้นในเวลาจริง (real time) อย่างทันที • เมื่อมีการใช้ระบบ ERP ช่วยให้สามารถทำการปิดบัญชีได้ทุกวัน เป็นรายวัน คำนวณ ต้นทุนและกำไรขาดทุนของบริษัทเป็นรายวัน

10. จุดเด่นของ ERP • ระบบ ERP มีฐานข้อมูล(database) แบบสมุดลงบัญชี • การที่ระบบ ERP สามารถรวมระบบงานต่าง ๆ เข้าเป็นระบบงานเดียวแบบ Real time ได้นั้น ก็เนื่องมาจากระบบ ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี • ซึ่งมีจุดเด่น คือ คุณสมบัติของการเป็น 1 Fact 1 Place • ซึ่งต่างจากระบบแบบเดิมที่มีลักษณะ 1 Fact Several Places ทำให้ระบบซ้ำซ้อน ขาดประสิทธิภาพ เกิดความผิดพลาดและขัดแย้งของข้อมูลได้ง่าย

11. จุดเด่นของ ERP • ระบบ ERP มีฐานข้อมูล(database) แบบสมุดลงบัญชี

12. กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP • ระบบ ERP ช่วยในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ทั้งหมดในองค์กร • ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิตสินค้า กระบวนการฝ่ายการเงินและการบัญชี กระบวนการขายและการตลาด กระบวนการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และอื่น ๆ • เพื่อให้กระบวนการทำงานภายในองค์กรเป็นไปโดยอัตโนมัติ รวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน และสามารถช่วยลดต้นทุนทั้งระบบได้

13. กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP ภายในระบบ ERP ประกอบด้วยระบบงาน (Application) ต่าง ๆ หลายระบบเพื่อรองรับงานในแต่ละส่วนงานหรือแผนกในองค์กร

14. ประโยชน์ของระบบ ERP • กระบวนการบริหาร • ระบบสามารถรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรงและเป็นปัจจุบัน • ช่วยให้ผู้บริหารรับทราบข้อมูลทางการเงินซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบให้เป็นหนึ่งเดียวกันโดยการใช้ระบบเดียวกัน • และสามารถตัดสินใจด้านการบริหารได้อย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น • ระบบ ERP ช่วยให้กระบวนการทำงานขององค์กรเป็นไปในแนวทางเดียวกัน

15. ประโยชน์ของระบบ ERP • เทคโนโลยีพื้นฐาน • ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์กร • ข้อมูลจากส่วนต่าง ๆ จะถูกเก็บไว้ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางรวมกันและมีมาตรฐานเดียวกัน • จะช่วยลดเวลาและจำนวนคนในการทำงาน ลดขั้นตอน และค่าใช้จ่าย

16. ประโยชน์ของระบบ ERP • กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว • การบูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกันทำให้ประสานการทำงานได้ทั่วทั้งองค์กร • ซึ่งทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว • ผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานสามารถติดตามความก้าวหน้าของงานได้ผ่านระบบเดียวกันทำให้การตัดสินใจในด้านต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น

17. ความท้าทายของระบบ ERP • การนำเอาระบบ ERP ต้องใช้เวลาและเงินทุนสูงมาก เพื่อให้เข้ากับรูปแบบการทำงานขององค์กร • รวมถึงต้องใช้ความพยายามในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์กร • ดังนั้น ความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นจากระบบ ERP มีดังนี้

18. ความท้าทายของระบบ ERP • 1. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์กร • ความท้าทายก็คือการค้นหาว่าขั้นตอนการทำงานใดที่สมควรจะต้องได้รับการปรับเปลี่ยนและจะทำการเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับ ERP อย่างไร • การเปลี่ยนแปลงอาจก่อให้เกิดวัฒนธรรมใหม่ๆ ในองค์กร มีการรับเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ซึ่งจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมให้กับพนักงานให้ดีพอ

19. ความท้าทายของระบบ ERP • การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์กร • การปรับเปลี่ยนใด ๆ ย่อมมีผลกระทบต่อการทำงาน อำนาจและบทบาทหน้าที่ของพนักงานในองค์กร • โดยเฉพาะจากพนักงานที่ยึดติดกับวิธีการทำงานแบบเดิม ๆ จึงต้องมีการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดี • มิฉะนั้นอาจทำให้เกิดการต่อต้านจากพนักงานไม่ยอมรับระบบซึ่งจะนำมาซึ่งความล้มเหลวของระบบได้

20. ความท้าทายของระบบ ERP • 2. การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่และค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง • การพัฒนาระบบ ERP จะมีค่าใช้จ่ายสูงในตอนเริ่มต้น • แต่อาจจะยังไม่ได้รับหรือประเมินประโยชน์ได้อย่างชัดเจน จนกว่าจะมีการนำระบบไปใช้ • ซึ่งประโยชน์จะค่อย ๆ เพิ่มขึ้นเมื่อบุคลากรสามารถใช้ระบบและมีความชำนาญมากขึ้น

21. ความท้าทายของระบบ ERP • 3. ความไม่ยืดหยุ่นในการปรับซอฟต์แวร์ • ถึงแม้ว่าผู้ขายซอฟต์แวร์ (Vendors) จะสร้างสินค้าให้มีความยืดหยุ่นบ้างแต่องค์กรก็จะต้องดำเนินการให้อยู่ในกรอบที่สามารถปรับได้ • หลายองค์กรพบว่ามีความยุ่งยากเนื่องจาก ERP เป็นการบูรณาการของซอฟต์แวร์ต่าง ๆ เข้าด้วยกัน การจะปรับเปลี่ยนส่วนใดส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์อาจกระทบกับส่วนอื่น ๆ ได้ • หรืออาจจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์ทั้งหมด ดังนั้นก่อนนำระบบมาใช้งานจะต้องมีการพิจารณาอย่างรอบคอบ

22. ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ การศึกษาและวางแนวคิด การวางแผนนำระบบมาใช้ การพัฒนาระบบ การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ • 1. การศึกษาและวางแนวคิด • ต้องทำการศึกษาถึงสภาพปัจจุบันขององค์กรว่ามีความจำเป็นต้องนำ ERP มาใช้หรือไม่ อย่างไร • ต้องมีการศึกษาและทำความเข้าใจถึงรูปแบบทางธุรกิจ (Business Scenario), กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ปัญหาขององค์กรและสภาพแวดล้อมภายนอกที่มีอยู่ในปัจจุบัน • และจากสภาพปัจจุบันนี้ต้องพิจารณาถึงในอนาคตว่าต้องการให้องค์กรมีสภาพเป็นอย่างไร

23. ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร • 2. การวางแผนนำระบบมาใช้ • เมื่อผู้บริหารอนุมัติให้มีการนำเอาระบบ ERP มาใช้ในองค์กร ควรมีการจัดตั้งคณะกรรมการในการกำกับดูแลให้การคัดเลือกระบบ ERP เป็นไปในทิศทางที่ต้องการและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร • คณะกรรมการและคณะทำงานจะดำเนินการเกี่ยวกับการกำหนดลำดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจใหม่ กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายและขอบข่ายในการนำ ERP มาใช้ รวมถึงวิธีการของการนำระบบมาใช้

24. ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร • 3. การพัฒนาระบบ • เป็นขั้นตอนที่ลงในรายละเอียดของการพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับองค์กร • ประกอบไปด้วยการจัดทำแผนโครงการพัฒนาโดยละเอียด กำหนดงานที่จะต้องทำพร้อมทั้งระบุเวลาและเป้าหมายที่จะได้รับ • สำรวจระบบงานปัจจุบันว่าจะต้องปรับปรุง ลดขั้นตอน หรือเปลี่ยนแปลงงานอย่างไร สรุปความต้องการจากส่วนงานต่าง ๆ ขององค์กรว่ามีความต้องการซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถอะไรบ้าง • แล้วกำหนดรูปแบบทางธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจที่น่าจะเป็นและนำกระบวนการนี้มาเปรียบเทียบกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีให้เลือกจากซอฟต์แวร์ ERP

25. ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร • 4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ • การใช้ระบบ ERP จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมและให้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ • เพื่อให้บุคลากรมีความรู้ความเข้าใจขั้นตอนการทำงานและช่วยให้สามารถใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ • หลังจากมีการติดตั้งและใช้ระบบแล้วจะต้องมีการประเมินผลจากการนำระบบ ERP มาใช้เป็นระยะ และนำผลการประเมินนั้นมาปรับปรุงระบบต่อไป

26. ซอฟต์แวร์ ERP • คือ ซอฟท์แวร์ ที่เข้าไปช่วยบริหารทรัพยากรทั้งองค์กรรวมทั้งระบบบัญชี (Accounting) การเงิน(Financial) การจัดส่ง (Logistic) จัดซื้อ (Purchasing) การขาย (Sales Processing) การผลิต(Manufacturing) บุคคล (Payroll) และ ทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources) • แต่ ในปัจจุบันซอฟท์แวร์บางตัว ไม่มีระบบบริหารการผลิต ไม่มีระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ ก็ เรียกตัวเองว่าเป็น ERP Software แล้ว • ดังนั้นความหมาย ERP ที่กล่าวนี้อาจจะหมายถึง ซอฟท์แวร์ที่ครอบคลุมถึงระบบ Financial Account และ Distribution เป็นอย่างน้อย

27. ERP Package • เป็นApplication Software Package ซึ่งผลิตและจำหน่ายโดยบริษัทผู้จำหน่าย โดยรวมระบบงานทุกอย่างไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน จุดเด่นของ ERP Package • เป็น Application Software ที่รวบรวมงานหลักอันเป็นพื้นฐานของการสร้างระบบ ERP ขององค์กร • สามารถเสนอ Business scenario และ Business Process ซึ่งถูกสร้างเป็น Pattern ไว้ได้ • สามารถจัดทำและเสนอรูปแบบ Business Process ที่เป็นมาตรฐานสำหรับองค์กรได้

28. Function ของ ERP Package • ระบบบัญชี • - บัญชีการเงิน • - บัญชีการบริการ • ระบบการผลิต • - ควบคุมการผลิต • - ควบคุมการคงคลัง • - การออกแบบ • - การจัดซื้อ • - ควบคุมโครงการ • ระบบริหารการขาย • Logistics • ระบบบำรุงรักษา • ระบบบริหารบุคคล

29. ชนิดของ ERP Package • ERP ที่ใช้กับธุรกิจหรือเฉพาะทางธุรกิจ • ERP package โดยทั่วไปส่วนมากถูกออกแบบให้สามารถใช้ได้กับงานแทบทุกประเภทธุรกิจ   • แต่งานหลักของธุรกิจซึ่งได้แก่ การผลิต การขาย Logistics ฯลฯ มักจะมีความแตกต่างกันตามประเภทของธุรกิจ • ดังนั้นจึงมี ERP package ประเภทที่เจาะจงเฉพาะบางธุรกิจอยู่ในตลาดด้วย • เช่น ERP package สำหรับอุตสาหกรรมเคมี   อุตสาหกรรมกระดาษ อุตสาหกรรมยา เป็นต้น

30. ชนิดของ ERP Package • 2. ERP สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือสำหรับ SMEs • คือ ERP package ที่ออกแบบโดยเน้นสำหรับการใช้งานในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมโดยเฉพาะ • แต่เดิมนั้น ERP package ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในธุรกิจขนาดใหญ่อย่างแพร่หลาย    • ต่อมาตลาดเริ่มอิ่มตัว ผู้ผลิตจึงได้เริ่มหันเป้ามาสู่บริษัทขนาดกลางและขนาดย่อม มากขึ้นเรื่อยๆ • ระบบและเนื้อหาของระบบงานหลักต่างๆจะไม่แตกต่างกันมาก เพียงแต่ในธุรกิจขนาดใหญ่จะมีปริมาณของเนื้องานมากขึ้น  

31. ชนิดของ ERP Package 2. ERP สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือสำหรับ SMEs เช่น • - Oracle Application/Oracle • - People Soft- SAP • - CONTROL • - IFS Application • MFG/PRO- J.D. Edwards • Formular ERP

32. ตัวอย่าง ERP Package • SAP ตัวอย่างหน้าจอ SAP Material Management

33. ตัวอย่าง ERP Package • PeopleSoft

34. ตัวอย่าง ERP Package • J.D. Edwards ตัวอย่างหน้าจอ JD Edwards EnterpriseOne Version 9.0.

35. โครงสร้างของซอฟต์แวร์ ERP • ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module) • ได้แก่ โมดูลที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์กร นอกจากจะทำงานเฉพาะแล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้

36. โครงสร้างของซอฟต์แวร์ ERP • ฐานข้อมูลรวม (Integrated Database) • ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึง (Access) ฐานข้อมูลรวมได้โดยตรงและสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้ • ข้อมูลในเรื่องเดียวกันที่ได้จากการประมวลผลของซอฟต์แวร์โมดูลต่าง ๆ จะถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐานและนำมาเก็บไว้ที่เดียวกัน • ทำให้ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล โดยการบริหารจัดการข้อมูลนั้นจะมีซอฟต์แวร์ที่เรียกว่าระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ซอฟต์แวร์โมดูลในการใช้งานข้อมูล

37. โครงสร้างของซอฟต์แวร์ ERP • ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility) • เป็นส่วนที่สนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การลงทะเบียนและกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การบริหารเครือข่าย รวมถึงการสำรอง (Backup) ฐานข้อมูล เป็นต้น

38. โครงสร้างของซอฟต์แวร์ ERP • ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization Utility) • เป็นส่วนที่สนับสนุนการพัฒนาหรือการปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์กร • ความยาก/ง่ายในการปรับเปลี่ยนขึ้นอยู่กับแต่ละซอฟต์แวร์ ERP (ERP Package)

39. ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP • การพิจารณาว่าจะใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือไม่ • องค์กรจำนวนมากที่เลือกใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเพราะการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองนั้นจะมีค่าใช้จ่ายในการพัฒนาและบำรุงรักษาสูง • ควบคุมงบประมาณค่อนข้างยาก ใช้เวลานาน • บุคลากรด้านสารสนเทศขององค์กรเองที่รับผิดชอบในการพัฒนาระบบมักขาดมุมมองด้านธุรกิจและประสบการณ์ • รวมทั้งมีความเชี่ยวชาญน้อยกว่าบุคลากรของบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ซึ่งมีการพัฒนาซอฟต์แวร์อยู่ตลอดเวลาทำให้เป็นมืออาชีพมากกว่า

40. ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP • 2. ฟังก์ชันของ ERP สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการในการนำมาใช้งานขององค์กร • หากพิจารณาไม่รอบคอบพอเมื่อซื้อหรือนำซอฟต์แวร์มาใช้แล้วพบว่าความสามารถของซอฟต์แวร์ไม่ตรงกับความเข้าใจในบางประเด็น • หรือมีข้อจำกัดบางอย่างซึ่งอาจทำให้เกิดความยุ่งยากกับผู้ขายโดยเฉพาะในกรณีที่มีการชำระเงินหมดหรือเกือบหมดแล้ว

41. ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP • 3. ความยืดหยุ่นในการปรับแก้ซอฟต์แวร์ (Customization) • ระบบ ERP จะต้องมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับแต่ง (Customization) ได้เพื่อให้ตรงกับความต้องการขององค์กร • หรือเมื่อความต้องการขององค์กรเปลี่ยนไปตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ • อย่างไรก็ตามการปรับซอฟต์แวร์ที่มากเกินไปจะทำให้มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลาเพิ่มขึ้นจนอาจทำให้ได้รับประโยชน์จากข้อได้เปรียบจากวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practice) ของ ERP ลดน้อยลงไป

42. ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP • 4. ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP (Cost of Ownership) • องค์กรควรคำนึงถึงความเหมาะสมและเปรียบเทียบผลประโยชน์ที่ได้รับกับต้นทุนทั้งหมดทั้งที่เป็นต้นทุนในระยะสั้น และระยะยาว • โดยต้นทุนจะประกอบด้วยต้นทุนของซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ต้นทุนการนำระบบไปปฏิบัติ ต้นทุนการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ ค่าใช้จ่ายและเวลาที่ใช้ไปในการอบรมและพัฒนาบุคลากร ค่าที่ปรึกษา • รวมถึงค่าใช้จ่ายในการย้ายและแปลงข้อมูลจากระบบเก่าไปสู่ระบบ ERP

43. ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP • 5. การบำรุงรักษาระบบ • เมื่อการพัฒนาระบบ ERP เสร็จสิ้นและเริ่มมีการใช้งานจริง จะต้องมีการบำรุงรักษาระบบอย่างต่อเนื่อง • ผู้บริหารควรจะต้องสร้างบุคลากรเพื่อทำหน้าที่ในการดูแลบำรุงรักษาระบบให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ • กรณีบุคลากรขององค์กรไม่สามารถบำรุงรักษาระบบได้เอง และจำเป็นต้องให้บุคคลหรือหน่วยงานภายนอกดำเนินการ • ควรพิจารณาปัจจัยด้านประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญ

44. ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP • 6. รองรับการทำงานหรือเทคโนโลยีในอนาคต • กระแสของธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ (E-Business) ประกอบกับความต้องการในการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับลูกค้าหรือคู่ค้ามากขึ้น • จึงควรพิจารณาซอฟต์แวร์ที่มีการเตรียมการสำหรับการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกได้ง่าย

45. ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP • 7. ความสามารถของผู้ขาย (Vendor) ซอฟต์แวร์ • องค์กรจะต้องประเมินความสามารถ และศักยภาพของผู้ขาย • โดยครอบคลุมด้านบริการหลังการขาย สถานะการเงินและความเชื่อถือได้ของผลงาน • ผู้ขายหรือตัวแทนขายจะต้องได้รับสิทธิในการแก้ไขซอฟต์แวร์ และมีซอสโค้ด (Source Code) ด้วย • เพราะหากไม่ได้รับสิทธินี้การขอปรับแต่งซอฟต์แวร์อาจเป็นเรื่องยุ่งยากจนเกิดเป็นประเด็นข้อพิพาทกับผู้ขายได้