Andreas Schneider Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions

1. Andreas Schneider Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions

2. Records Management und digitale Akte so geht es einfach und intuitiv

3. Agenda • Kurzvorstellung HENRICHSEN AG • Verständnis Records Management und digitale Akte • Vorstellung ECM ARENA • Input einfach managen • Digitale Akten - Dokumente und Informationen im Sinnzusammenhang • Die Umsetzung der 8 Grundprinzipien von GARP • Einfachheit und Intuition als weitere Prinzipien

4. Kurze Vorstellung der HENRICHSEN AG Andreas Schneider, Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions

5. Was macht HENRICHSEN? • Seit 30 Jahren führender Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse und digitaler Aktenlösungen • Dokumentenmanagement (DMS) • Enterprise Content Management (ECM) • Business Process Management (BPM) • Als konsequente Weiterentwicklung beschäftigt sich HENRICHSEN mit dem Thema Informationslogistik

6. Quick Facts

7. Records Management und digitale Akte aus Sicht der HENRICHSEN AG

8. Worum geht es uns? Menschen einfach und ressourcenschonend die Informationen zur Verfügung stellen, die sie zum Arbeiten brauchen.

9. Unsere Zielgruppe Mittelständische Unternehmen aus den Sektoren Fertigung, Handel und Dienstleistung. Wir sprechen im Zusammenhang mit der vorgestellten Lösung nicht von Akten, wie sie typischerweise in öffentlichen Verwaltungen verwendet werden.

10. Unser Aktenverständnis • Digitale Akten sind Informationsobjekte, die Daten und Dokumente, in einem sinnvollen Zusammenhang darstellen, zum Beispiel Daten und Dokumente zu einem Kunden, Lieferanten, zu einem Auftrag oder einer Bestellung. • Es müssen Unterstrukturen (z.B. Unterakten/Vorgänge) gebildet werden können, z.B. eine Kundenakte die Vorgangsakten für Angebote, Aufträge, Projekte und Reklamationen enthalten kann. • Mehrfachzuordnungen von Dokumenten und Akten müssen möglich sein.

11. Unser Aktenverständnis • Akten, Vorgänge und Dokumente können sich im bearbeitbaren oder archivierten (unveränderbaren) Zustand befinden. Die Akten müssen alle Dokumente – unabhängig von ihrem Zustand enthalten. • Dokumente müssen nach einer sinnvollen Systematik klassifiziert werden um sie leicht nach einer für den Benutzer verständlichen Regel gruppieren zu können. • Mit Akten und Dokumenten soll „gearbeitet“ werden können, so sollen z.B. Aufgaben und Wiedervorlagen, Weiterleitungen und Delegationen möglich sein, genau so wie das Erzeugen von neuen Dokumenten aus der Akte heraus.

12. Herausforderungen • Meist fehlt das „bigpicture“, in der Folge entstehen Insellösungen für einzelne Fachabteilungen. • Geschäftsprozesse werden beim Design nicht genügend berücksichtigt • Zahlreiche und immer wieder unterschiedliche Schnittstellen zu umliegenden Systemen • Benutzerakzeptanzleidet durch erhöhten Aufwand beim „Einbringen“ von Dokumenten und bei der Indizierung  es entstehen unvollständige Akten • Zeitaufwand und Kosten der Einführung

13. … unsere Antwort:

14. ready to work Mailroom, digitale Akten, revisionssicheres Archiv, Geschäftsprozesse, Teamarbeit.

15. Posteingang Das „Big Picture“… Anfrage Auftrag Rechnung Verkauf Entwicklung Produktion Versand Leistung Bedarf Beschaffung Rechnung Einkauf Rechnungwesen, Vertragsmanagement, QM/ISO, …. …muss sich an Geschäftsprozessen orientieren

16. Aufbau der ECM ARENA CRM Fibu ERP ARENA DB Dokumentklassen DMS / Archivkomponenten: EASY Documents + EASY Archiv (EE.i/EE.x/EASY Documents Archive)

17. Abbildung des Purchase-to- Pay Prozesses mit weiteren Modulen Web Formular Dokument ERP System

18. Input einfach managen

19. Wir machen‘s einfach! • Dokumente in die digitale Akte zu bringen soll so einfach wie möglich sein. • Wir wollen vermeiden, dass ein ECM Client gestartet sein muss um ein Dokument in eine Akte abzulegen. • Das manuelle Klassifizieren oder Indizieren von Dokumenten soll so einfach wie möglich gemacht werden oder ganz unterbleiben können. • Die Funktionen zum Ablegen von Dokumenten sollen sich nahtlos in gewohnte Umgebungen wie z.B. Outlook einfügen.

20. Input Kanäle Drag & Drop aus Outlook oder vom Filesystem Scan-/Capture Arbeitsplätze Belege Multifunktionsgeräte Dateien aus dem Filesystem Office Integration E-Mail Postfächer Arbeitsplatzscanner SmartPhone Fotos / Apps Fax

21. Mailroom Aktenplan Archiv ARENA DB Stamm- und Bewegungsdaten

22. Posteingang über Dienstleister Webservice

23. ARENA Smartbox • Kann als Dropzonemit oder ohne anschließender automatischer Klassifizierung verwendet werden. • Kann per Drag&DropDokumente einer Akte zuordnen.

24. ARENA Smartbox • Kann mit eingeblendetem Aktenplan vollständig und intuitiv per Drag&Dropklassifizieren.

25. Einfache Suche Ablagestruktur ECM ARENA Office

26. ECM ARENA Office

27. Digitale Akten Dokumente und Informationen im Sinnzusammenhang

28. Dynamische Aktenstrukturen Die Akten zeigen alle Dokumente zu Kunden, Aufträgen, Lieferanten sowie Bestellungen gruppiert nach den Dokumentenarten im Aktenplan an. Ein automatisch generierte Aktendeckel zeigt auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen zur Akte an.

29. Dynamische Aktenstrukturen Über Ampelfunktionen wird dem Benutzer der aktuelle Status der Aufträge oder Bestellungen dargestellt Über das detaillierte Berechtigungsmodel kann der Zugriff auf Akten und Dokumente auf Basis von Rollen, Gruppen und Benutzern gesteuert werden

30. Arbeiten mit Akten Die Akte kann mit Wiedervorlagen versehen werden oder als Aufgabe mit Termin an andere Personen oder Gruppen „versandt“ werden. Der Bearbeitungsstatus kann jederzeit im Aufgabenreiter eingesehen werden.

31. Transparenz Über die Monitorfunktion kann die Bearbeitungshistorie von Akten und Dokumenten eingesehen werden.

32. Neue Dokumente erzeugen Über die Vorlagenbibliothek können neue Dokumente erzeugt werden. Metadaten wie z.B. Adressen oder Bearbeiter können bei der Erzeugung des Dokuments automatisch eingefügt werden

33. Dokumente erzeugen

34. HENRICHSEN ECM ARENA Einfach – Clever - Machbar • Kunden, Auftrags, Lieferanten und Bestellakte • Vorkonfigurierte Eingangskanäle • Konfigurierbarer Aktenplan mit Dokumentenklassen, Aufbewahrungsfristen und Workflow Aktionen • Posteingang mit Weiterleitungs- und Rückfragefunktionen • Wiedervorlagen, Termine, Aufgaben, ad hoc Workflow • Vorlagenbibliothek für Office Dokumente • Als komplettes Setup installierbar • Über Skins an die Kundenumgebung anpassbar • Modular oder individuell erweiterbar

35. GARP Generally Accepted Records KeepingPrinciples Umsetzung der 8 Grundprinzipien

36. GARP • Verantwortlichkeit • hauptsächlich organisatorische Aufgabe • Berechtigungen im System mit Personen, Gruppen und Rollen • Integrität • Authentifizierung • Protokollierung • Sicherung • Zugriffsberechtigung auf Akten, Vorgänge und Dokumente • Administrationsrechte • Funktionale Berechtigungen (z.B. Download) • Compliance • Revisionssicheres Archiv • Verfahrensdokumentation und Handlungsanweisungen

37. GARP • Verfügbarkeit • Digitale Akten mit Aufgaben- und Rollenbezug • Funktionen für Wiedervorlage, Aufgaben zur Akte, Weiterleitungs- und Delegationsfunktionen • Aufbewahrung • Abhängig von der Art (Aufbewahrungsfrist) und dem • Status (Bearbeitung / Archiviert) • Entsorgung • Derzeit kein „Automatismus“ • Transparenz • Struktur der Informationsobjekte • Protokollierung • Dokumentation und Organisation

38. Einfachheit und Intuition als weitere Prinzipien

39. Einfachheit und Intuition • ECM und Records Management müssen subsidiär zu den führenden Anwendungen sein. • Eigene Clients sollen nur dort erscheinen wo unbedingt notwendig. • Input muss einfach und mit möglichst wenig Benutzerinteraktion in das DMS System eingebracht, klassifiziert und indexiert werden

40. Einfachheit und Intuition • Aufbewahrungspflichtige Dokumente brauchen einen verlässlichen Index und Ablageort - semantische Suchen können sinnvoll ergänzen • Stamm- und Bewegungsdaten für die eindeutige Indizierung müssen in einer verlässlichen Qualität und Struktur vorhanden sein. • Das „anreichen“ sinnvoller Information sollte unser Leitbild sein, das „suchen“ eher die Ausnahme.

41. KONTAKT HENRICHSEN AG Geschäftsstelle Freiburg Andreas Schneider Tel. +49 7641 954 16-0 Leiter Geschäftsbereich DMS Mobil. +49 171 337 5053 Email andreas.schneider@henrichsen.de Straße Denzlinger Str.14 PLZ Ort 79312 Emmendingen