Bab 4: Pengurusan Skop Projek

1. Bab 4:Pengurusan Skop Projek Copyright Course Technology 2001

2. Kepentingan Pengurusan Skop Yg Baik • Kajian CHAOS 1995 menamakan penglibatan pengguna, misi yg jelas, dan perancangan teratur sebagai penting untuk kejayaan projek. • Pengurus program di Keller Graduate School of Management menyatakan bahawa definisi projek dan skop sebagai sebab utama kegagalan projek. Copyright Course Technology 2001

3. Apa itu Pengurusan Skop Projek? • Skop merujuk kepada semua kerja yg terlibat dalam menghasilkan produk projek dan proses yang digunakan untuk mencipta produk. • Pengurusan skop projek meliputi proses yg terlibat dalam menakrifkan dan mengawal apa yang perlu dan tidak perlu dimasukkan ke dalam projek. • Kumpulan projek dan pemegang saham mesti mempunyai pemahaman yg sama tentang apa produk yang akan dihasilkan oleh projek dan apa proses yang digunakan dlm penghasilan. Copyright Course Technology 2001

4. Proses Pengurusan Skop Projek • Permulaan: memulakan projek atau bersambung ke fasa seterusnya. • Perancangan skop: menyediakan dokumen sebagai asas untuk keputusan projek masa depan. • Takrifan skop: membahagikan penghantaran atau ‘deliverable’ utama projek ke dalam komponen kecil yang mudah diurus. • Pentahkikan skop: merasminkan penerimaan skop projek. • Kawalan perubahan skop: mengawal perubahan kepada skop projek. Copyright Course Technology 2001

5. Memulakan Projek: Perancangan Strategik dan Pemilihan Projek • Langkah pertama dalam memulakan projek adalah melihat kepada gambaran kasar (umum) atau rancangan strategik organisasi. • Perancangan strategik melibatkan objektif perniagaan jangka panjang. • Projek TM sepatutnya menyokong objektif strategik dan kewangan bisnes. • Analisa SWOT Copyright Course Technology 2001

6. J4-1. Mengapa Firma Melabur dalam Teknologi Maklumat Copyright Course Technology 2001

7. Mengenalpasti Projek Berpotensi • Banyak organisasi mengikut proses perancangan untuk memilih projek TM. • Pertama, sediakan perancangan strategik TM berasaskan perancangan strategik organisasi. • Kedua, lakukan analisa bisnes. • Ketiga, takrifkan projek berpotensi. • Akhir sekali, pilih projek TM dan tentukan sumber. Copyright Course Technology 2001

8. R4-1. Proses Perancangan TM Copyright Course Technology 2001

9. Kaedah Utk Memilih Projek • Biasanya bilangan projek melebihi jumlah masa dan sumber untuk melaksanakan projek. • Penting utk mengikuti proses logikal dalam memilih projek TM utk dilaksanakan. • Kaedah termasuk fokus kpd keperluan meluas, mengkategorikan projek, kaedah kewangan dan model ‘weighted scoring’ Copyright Course Technology 2001

10. Fokus kpd Keperluan Organisasi Yg Luas • Sukar untuk memberikan justifikasi kpd projek TM, tetapi semua bersetuju bhw ia bernilai tinggi. • “It is better to measure gold roughly than to count pennies precisely” • Tiga kriteria penting untuk projek: • Ada keperluan utk projek • Ada dana • Ada kemahuan kuat untuk menjayakan projek Copyright Course Technology 2001

11. Mengkategorikan Projek TM • Satu kategori adalah sama ada projek berkaitan • masalah • peluang • arahan • Kategori lain adalah berapa lama utk menyiapkan projek dan bila ia diperlukan • Yg lain, kepentingan keseluruhan projek Copyright Course Technology 2001

12. Analisa Kewangan Projek • Faktor kewangan adalah faktor penting dalam pemilihan projek • Tiga kaedah utama untuk menentukan ramalan : • Analisa Net present value (NPV) • Return on investment (ROI) • Analisa bayar balik atau payback Copyright Course Technology 2001

13. Analisa Net Present Value • Analisa net present value (NPV) ialah kaedah mengira ramalan keuntungan/kerugian dari projek dengan mengambil kira semua tunai masuk dan keluar (inflows and outflows) tunai kepada titik semasa • Projek dgn NPV positif patut diambilkira jika nilai kewangan adalah nilai utama • Lebih tinggi sesuatu NPV, lebih baik Copyright Course Technology 2001

14. R 4-2. Cth Net Present Value Excel file Copyright Course Technology 2001

15. Return on Investment • Return on investment (ROI) ialah pendapatan dibahagikan dengan pelaburang ROI = (total discounted benefits - total discounted costs) / discounted costs • Lebih tinggi ROI, lebih baik • Byk organisasi mempunyai kadar pulangan tertentu atau kadar minima ke atas pelaburan untuk projek Copyright Course Technology 2001

16. Analisa Bayar Balik atau Payback • Analisa payback adalah satu lagi ukuran kewangan yang penting • Tempoh payback adalah jumlah masa utk mendapatkan semula dalam bentuk tunai masuk (inflow) , wang yang dilaburkan dalam projek • Payback berlaku apabila faedah dan kos terkumpul > 0 • Kebanyakan organisasi mahukan projek TM dengan tempoh payback yang pendek Copyright Course Technology 2001

17. R 4-3. NPV, ROI, dan Analisa Payback utk Projek 1 Excel file Copyright Course Technology 2001

18. R 4-4. NPV, ROI, and Payback Analysis for Projek 2 Excel file Copyright Course Technology 2001

19. Model Weighted Scoring • Model weighted scoring ialah alat yang menyediakan proses sistematik untuk memilih projek berdasarkan byk kriteria • Pertama kenalpasti kriteria yg penting untuk proses pemilihan projek • Kemudian, tetapkan pemberat (peratus) kpd setiap kriteria (jumlah peratus = 100% • Kemudian tentukan skor untuk setiap kriteria utk setiap projek • Darabkan skor dengan pemberat dan dapatkan jumlah skor • Lihat “What Went Right?” utk penerangan bagaimana sykt kewangan gunakan model weighted scoring utk projek IT Copyright Course Technology 2001

20. R 4-5. Sample Weighted Scoring Model for Project Selection Excel file Copyright Course Technology 2001

21. Piagam Projek • Setelah membuat keputusan projek mana akan dilakukan, kita perlu rasmikan projek • Piagam projek ialah dokumen yg mengenali dengan formal kewujudan projek dan berikan tujuan ttg objektif dan pengurusan projek • Pemegang saham projek utama mesti tandatangan piagam projek sebagai persetujuan tentang keperluan dan tujuan projek Copyright Course Technology 2001

22. Jadual 4-2. Cth Piagam Projek Copyright Course Technology 2001

23. Jadual 4-2. Contoh Piagam Projek Roles and Responsibilities: Copyright Course Technology 2001

24. Perancangan Skop dan Pernyataan Skop • Pernyataan skop ialah dokumen yang digunakan utk bangunkan dan sahkan pemahaman tentang skop projek. Ia mengandungi • Justifikasi projek • Penerangan ringkas tentang produk projek • Ringkasan penghantaran atau ‘deliverable’ • Kenyataan tentang apa yang menentukan kejayaan projek Copyright Course Technology 2001

25. Perancangan Skop dan Work Breakdown Structure • Slps perancangan projek disiapkan, langkah seterusnya ialah untuk takrifkan kerja dengan membahagikannya kepada bahagian-bahagian kecil • Definisi skop yg baik • Membantu meningkatkan ketepatan anggaran masa, kos dan sumber • Takrifkan baseline untuk ukuran persembahan dan kawalan propjek • Membantu dalam menyampaikan tanggungjawab kerja yang jelas Copyright Course Technology 2001

26. Work Breakdown Structure • Work breakdown structure (WBS) ialah analisa berorientasikan hasil ttg kerja yang terlibat dalam projek yg menakrifkan skop projek • Ialah dokumen asas dalam PP kerana ia menyediakan asas utk perancangan dan pengurusan jadual, kos dan perubahan Copyright Course Technology 2001

27. Rajah 4-6a. Sample Intranet WBS Organized by Product Copyright Course Technology 2001

28. Rajah 4-6b. Sample Intranet WBS Organized by Phase Copyright Course Technology 2001

29. Jadual 4-3. Intranet WBS in Tabular Form 1.0 Concept 1.1 Evaluate current systems 1.2 Define Requirements 1.2.1 Define user requirements 1.2.2 Define content requirements 1.2.3 Define system requirements 1.2.4 Define server owner requirements 1.3 Define specific functionality 1.4 Define risks and risk management approach 1.5 Develop project plan 1.6 Brief web development team 2.0 Web Site Design 3.0 Web Site Development 4.0 Roll Out 5.0 Support Copyright Course Technology 2001

30. Rajah 4-7. Intranet WBS and Gantt Chart in Project 2000 Project 98 file Copyright Course Technology 2001

31. Rajah 4-8. Intranet WBS and Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups Copyright Course Technology 2001

32. Pendekatan untuk Membangunkan WBS • Gunakan panduan: organisasi seperti DOD, sediakan panduan untuk buat WBS • Pendekatan analogi: Gunakan WBS utk projek yg serupa sebagai panduan • Pendekatan atas bawah: Mulakan dengan butiran terbesar di atas dan terus pecahkan ke butiran yg lebih kecil • Pendekatan bawah atas: Mulakan dengan butiran kecil hingga ke butiran terbesar Copyright Course Technology 2001

33. Prinsip Asas utk Membangunkan WBS * 1. Satu unit kerja wujud sekali shj dlm WBS. 2. Kandungan kerja butir WBS adalah jumlah butiran WBS di bawahnya. 3. Butiran WBS adalah tanggungjawab 1 individu walaupun ramai org yg mengerjakannya. 4. WBS mesti konsisten dengan cara kerja sebenar kerja dilaksnakan; ia patut melayan kump projek dahulu dan tujuan lain hanya jika praktikal. 5. Ahli kump projek sepatutnya terlibat dalam pembangunan WBS ukt tentukan konsistensi dan beli semula. 6. Setiap butir WBS mesti didokumenkan untuk pastikan pemahaman yg tepat tentang skop kerja di dalam dan diluar butiran 7. WBS - satu alat yg fleksibel utk disesuaikan dengan perubahan di samping mengekalkan kawalan ke atas kandunan kerja dalam projek bergantung kepada pernyatan skop. *Cleland, David I.Project Management: Strategic Design and Implementation,1994 Copyright Course Technology 2001

34. Pentahkikan Skop dan Kawalan Perubahan Skop • Bukan mudah utk mencipta pernyataan skop dan WBS projek • Lbh sukar utk mentahkikkan skop projek dan minimakan perubahan skop • Byk projek IT dipengaruhi ‘scope creep’ and pentahkikan skop yg buruk • FoxMeyer Drug ishtihar bankrap setelah projek robot gudang dilanda scope creep • Jurutera di Grumman panggil satu sistem “Naziware” dan enggan menggunakannya Copyright Course Technology 2001

35. Jadual 4-4. Faktor Masalah Projek TM* *Johnson, Jim. CHAOS: The Dollar Drain of Information Technology Project Failures,” Application Development Trends (January 1995) www.standishgroup.com/chaos.html *Johnson, Jim, "CHAOS: The Dollar Drain of IT Project Failures," Application Development Trends, January 1995, www.stadishgroup.com/chaos.html Copyright Course Technology 2001

36. Cadangan untuk Meningkatkan Input Pengguna • Pastikan semua projek ada penaja dari organisasi • Masukkan pengguna ke dalam kumpulan projek • Kerap adakan perjumpaan • Hantar sesuatu kepada pengguna projek dan penaja secara tetap • Tempatkan pengguna dan pembangun di lokasi yg sama Copyright Course Technology 2001

37. Cadangan untuk mengurangkan Keperluan Yg Tidak Lengkap dan Kerap Berubah • Bangunkan dan ikut proses pengurusan perubahan • Gunakan teknik seperti prototaip, guna pemodelan kes atau ‘use case modeling’, dan Joint Application Design utk memahami keperluan pengguna • Letakkan semua keperluan dalan penulisan • Cipta PD pengurusan keperluan • Sediakan pengujian yg mencukupi • Gunakan proses untuk mengulas perubahan dari perspektif sistem • Tekankan tarikh selesai Copyright Course Technology 2001