Komunikasi

1. Komunikasi Berkesan

2. SKOP PERSEMBAHAN • DEFINISI • JENIS KOMUNIKASI • FUNGSI KOMUNIKASI • MODEL KOMUNIKASI • HALANGAN DALAM KOMUNIKASI • KOMUNIKASI BERKESAN • PENUTUP 5

3. SESUATU PROSES PEMINDAHAN MAKLUMAT PERASAAN, IDEA DAN PEMIKIRAN DARIPADA SESEORANG INDIVIDU KEPADA INDIVIDU YANG LAIN. • SUATU SENI MENYALURKAN, IDEA-IDEA DAN SIKAP DARIPADA SEORANG INDIVIDU KEPADA SEORANG YANG LAIN.

4. SECARA LISAN • MENGGUNAKAN SUARA YANG DIFAHAMI OLEH PENYAMPAI DAN PENERIMA • BUKAN LISAN • MENGGUNAKAN MEMEK MUKA • GERAK BADAN • BAHASA ISYARAT • PERGERAKAN MATA

5. FUNGSI KOMUNIKASI • PEMINDAHAN MAKLUMAT • PEMBELAJARAN • PEMUJUKAN (INFLUENCE) • HIBURAN • SOSIALISASI MANUSIA

6. FILTERING DISTORTION NOISE EFFECT SENDER MESSAGE CHANNEL RECEIVER MAKLUMBALAS MODEL KOMUNIKASI

7. SEMANTIC PROBLEMS PERCEPTUAL DISTORTIONS STATUS EFFECTS NO FEEDBACK SENDER RECEIVER CULTURAL DIFFERENCES PHYSICAL DISTRACTIONS POOR CHOICE OF COMMUNICATION CHANNELS HALANGAN DALAM KOMUNIKASI

8. MEMBENTUK IDEA • APAKAH YANG INGIN DISAMPAIKAN • MENGUBAH IDEA KE DALAM BENTUK SIMBOL • DALAM BENTUK PERKATAAN • BENTUK RAJAH ATAU SIMBOL • MENGHANTAR MESEJ • PENGHANTAR MENETAPKAN CARA YANG PALING SESUAI UNTUK MENGHANTAR MESEJ TERSEBUT • MELALUI MEMO, TELEFON ATAU HANTAR SENDIRI • HANTAR MESEJ PADA MASA YANG SESUAI • CUBA ELAKKAN MESEJ DARIPADA GANGGUAN • PASTIKAN MESEJ SAMPAI KEPADA PENERIMA DAN DAPAT PERHATIAN

9. MENERIMA MESEJ • JIKA PENGHANTAR MESEJ SECARA LISAN MAKA PENERIMA MESEJ HENDAKLAH MENDENGAR DENGAN TELITI. • MEMAHAMI MESEJ • PENERIMA AKAN CUBA MEMAHAMI MESEJ YANG DIHANTAR • PROSES KOMUNIKASI DIANGGAP BERJAYA JIKA MESEJ YANG DIHANTAR TELAH DIFAHAMI SEPENUHNYA OLEH PENERIMA.

10. MENGAMBIL TINDAKAN • PENERIMA MENGAMBIL TINDAKAN SEWAJARNYA KE ATAS MESEJ YANG DITERIMANYA. • HASIL PROSES KOMUNIKASI AKAN DAPAT DILIHAT. • TIGA KEMUNGKINAN AKAN BERLAKU. • MESEJ DITERIMA • MEMBERI KEPUASAN KEPADA PENGHANTAR • MESEJ TIDAK DITERIMA/TIDAK DIFAHAMI • PERASAAN PENGHANTAR AKAN HAMPA • MESEJ YANG DITERIMA LAIN DARI APA YANG DIMAKSUDKAN OLEH PENGHANTAR • MENIMBULKAN PERSELISIHAN FAHAM DI ANTARA SI PENGHANTAR DAN SI PENERIMA

11. KOMUNIKASI BERKESAN ADALAH BERPANDUKAN KEPADA “7K” • KEPERCAYAAN • PENYAMPAI HARUS MEMPEROLEHI KEPERCAYAAN DARIPADA PENDENGAR • DAPAT TARIK PERHATIAN DAN TUMPUAN PENDENGAR • DAPAT MEMBANTU KELANCARAN PENYAMPAI MAKLUMAT • PENYAMPAI AKAN LEBIH YAKIN DALAM PENYAMPAIANNYA • KONTEKS • MESEJ BAGI SESUATU KOMUNIKASI HENDAKLAH MEMPUNYAI KEBENARANNYA • TERUTAMA DALAM KONTEKS YANG TERTENTU

12. KANDUNGAN • HENDAKLAH MEMPUNYAI MAKNA • MAKNA AKAN MEMPENGARUHI PENDENGAR UNTUK BERTINDAK • KEJELASAN • MESEJ SEHARUSNYA TIDAK MENGELIRUKAN • PEMILIHAN KATA-KATA ATAU SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN KETIKA BERKOMUNIKASI HARUSLAH JELAS • KEUPAYAAN PENDENGAR • TAHAP KEUPAYAAN PIHAK PENDENGAR AKAN MENENTUKAN KEKESANAN KOMUNIKASI • JIKA TINGGI TAHAP PEMAHAMAN PENDENGAR, PENYAMPAI HARUS GUNA AYAT YANG SESUAI DENGAN ILMU PENDENGAR • LEBIH SESUAI JIKA DIGUNAKAN AYAT-AYAT YANG MUDAH DIFAHAMI

13. KAEDAH • KOMUNIKASI HARUS MELALUI BEBERAPA SALURAN YANG DIPILIH • KOMUNIKASI HENDAKLAH SESUAI DENGAN TUJUAN PENYAMPAIAN MAKLUMAT • PENYAMPAI HARUSLAH MEMPERTIMBANGKAN TENTANG • APAKAH KUMPULAN SASAR • BERAPAKAH SAIZNYA • KESINAMBUNGAN • KOMUNIKASI ADALAH SATU PROSES YANG BERTERUSAN • KOMUNIKASI PERLU BERULANGAN UNTUK MENARIK PERHATIAN PENDENGAR • SUSUNAN AYAT-AYAT MESTI ADA HUBUNGKAIT UNTUK MELICIN PENERIMAAN PENDENGAR INI AKAN MENGUATKAN FAKTA-FAKTA YANG TELAH DISEBUTKAN

14. DEFINISI SATU PROSES PENYAMPAIAN MAKLUMAT YANG BERKESAN DAN DAPAT MENGWUJUDKAN PERASAAN PUASHATI, RASA DIHARGAI DAN KEINGINAN UNTUK SALING BEKERJASAMA ANTARA KEDUA YANG TERLIBAT.

15. KOMUNIKASI MESRA • FAHAM KEADAAN PELANGGAN • BERCAKAP DALAM KEADAAN HORMAT • TINGKAT KEMAHIRAN MENDENGAR • JUJUR KEPADA DIRI SENDIRI • SENTIASA KEMAS

16. …..sambungan • SENTIASA BERSEDIA • WUJUDKAN SUASANA MESRA • KAWAL PERILAKU, KESOPANAN & KEHALUSAN BUDI PEKERJA • GUNA PERKATAAN TEPAT, RINGKAS & TEKANAN SUARA YANG LEMBUT DAN JELAS • MENGAWAL MIMIK MUKA & PERGERAKAN DIRI

17. …..sambungan • BERSEDIA UNTUK BERKHIDMAT & BERI KERJASAMA • CUBA FAHAMI MASALAH ORANG LAIN • ELAK PERKATAAN YANG BOLEH MENYINGGUNG PERASAAN ORANG • SENTIASA INSAF & BERFIKIRAN TERBUKA

18. SATU PROSES PENYAMPAIAN MAKLUMAT DARI PENYAMPAI KEPADA PENERIMA YANG AKAN MENGHASILKAN MAKLUMBALAS DAN TINDAKBALAS SEPERTI YANG DIHARAPKAN • SATU PROSES YANG AKAN DAPAT MENGUBAH CARA SESEORANG BERFIKIR DAN MENGUBAH KELAKUAN SESEORANG

19. CUBA FAHAM KEADAAN PELANGGAN • JADIKAN PELANGGAN MERASA DIUTAMAKAN • BERI PELUANG PELANGGAN CERITA MASALAH • SENTIASA BERSEDIA MEMBANTU PELANGGAN • KATAKAN SESUATU DENGAN HORMAT • KEMASKAN DIRI SUPAYA ELOK DIPANDANG

20. ANDA HENDAKLAH BERLATIH UNTUK MEMPUNYAI FIKIRAN YANG TERBUKA. • KIKISKAN SEGALA PRASANGKA TERHADAP INDIVIDU-INDIVIDU LAIN. • PASTIKAN MESEJ YANG HENDAK DISAMPAIKAN JELAS. • PASTIKAN BAHASA YANG DIGUNAKAN JELAS SERTA MUDAH DIFAHAMI. • PASTIKAN AIR MUKA SEJAJAR DENGAN MESEJ YANG DISAMPAIKAN. • PASTIKAN PENDENGAR FAHAM TENTANG MESEJ YANG ANDA SAMPAIKAN. • BINA SIFAT-SIFAT PERCAYA MEMPERCAYAI DI KALANGAN RAKAN-RAKAN ANDA.

21. BAHASA TIDAK JELAS • LATARBELAKANG BERBEZA • PERSEKITARAN • SALAH TAFSIR • KESESUAIAN MASA/EMOSI • SIKAP PENGHANTAR • CARA PENYAMPAIAN/KAEDAH SALURAN • ORANG YANG BERCAKAP

22. MEMEK MUKA (PETUNJUK EMOSI) • PERTENTANGAN MATA (PERLU DIHADKAN) • PERGERAKAN TANGAN (KESOPANAN) • PERAWAKAN/GERAK-GERI (PETUNJUK TAHAP KETENANGAN) • SENYUMAN (PERLU DIPRAKTIKKAN)

23. SENTIASA BERFIKIRAN TERBUKA • MEMBERI TUMPUAN • MENCATAT PERKARA-PERKARA PENTING • TAHU DI MANA PERLU MENYAMPUK • BERTANYA SEKIRANYA KURANG FAHAM

24. KOMUNIKASI : • Hubungan Antara Ketua Dan Kakitangan • PRINSIP ORGANISASI • Mempunyai tujuan yang jelas • Tujuan organisasi mesti di fahami setiap ahli • Tujuan organisasi di terima ahli • Perlu ada keselarasan arahan supaya aktiviti dapat dijalankan dengan berkesan (unity of direction) • Perlu ada keselarasan perintah yang dapat menjamin kelancaran pentadbiran (unity of command)

25. Perlu ada keseimbangan antara kecekapan dan tanggungjawab seseorang dalam organisasi • Perlu terdapat pembahagian atau pengkhususan tugas bagi melahirkan kecekapan dan tgjawab seseorang • Struktur organisasi perlu disusun dengan rapi sesuai dengan keperluan penyelarasan dan pengawasan • Dasar umum organisasi perlu kekal secara relatif walaupun struktur organisasi akan berubah mengikut tuntutan perkembangan dan kemajuan

26. Perlu ada jaminan jabatan yang menghadkan kuasa pemimpin agar tidak memperlakukan kuasa sewenang-wenang pada orang bawahan • Perlu berikan ganjaran setimpal kepada ahli yang menjalankan tugas yang baik dan berjasa • Perlu menempatkan pekerja yang sesuai dengan keahliannya di dalam organisasi

27. JARINGAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI • KOMUNIKASI KE ATAS • KOMUNIKASI KE BAWAH • KOMUNIKASI MENDATAR • RANGKAIAN KOMUNIKASI RANTAI • RANGKAIAN KOMUNIKASI TIDAK FORMAL

28. KOMUNIKASI KEORGANISASIAN YANG BERMAKNA • SETIAP ANGGOTA SENSITIF DAN PEKA PADA PERUBAHAN • PIHAK PENGURUSAN MEMBERI INSPIRASI DAN DORONGAN • PIHAK PENGURUSAN MAHIR MEMBUJUK • KERJA PAKAR DAPAT DISEPADUKAN • SETIAP ANGGOTA MEMAHAMI TG. JAWAB • ORANG YANG BERKUASA DI HORMATI DAN DI PERCAYAI • SETIAP KUMPULAN DILAYAN SECARA ADIL

29. KERJA KUMPULAN YANG SEPADU DAN • PRODUKTIF • KOMUNIKASI DARI ATAS KE BAWAH YANG • BERKESAN • PROSES KOMUNIKASI YANG CEKAP • KEMAHIRAN SETIAP INDIVIDU: • - Bertutur • - Mendengar • - Menulis • - Panggilan Telefon • - Membuat keputusan • - Menyelesaikan masalah

30. BELAIAN SECARA PSIKOLOGI • BERI PUJIAN SECARA JUJUR • MULAKAN PERCAKAPAN DENGAN ‘YA’ • ANGGAP SETIAP SOALAN DAN MASALAH • ORANG LAIN PENTING • ANGGAP SETIAP PENDAPAT BETUL DAN • MENARIK • BERI PERHATIAN DAN LAYAN SECARA NORMAL • TUNJUKKAN YANG KITA MENGAMBIL BERAT

31. BELAIAN SECARA FIZIKAL • GUNAKAN JARAK YANG SESUAI DAN MESRA • JABAT TANGAN DENGAN ERAT DAN • PANDANG KE MUKA SERTA SENYUM • PEGANG, TEPUK, GOSOK-GOSOK, URUT- • URUT DAN SEBAGAINYA • PANDANG DENGAN PENUH MAKNA BILA • BERCAKAP DAN MENDENGAR • MENDENGAR DENGAN TELITI DAN PENUH • SIMPATI DAN EMPATI • MEMBERI HADIAH, SURAT, KAD DAN • SEBAGAINYA

32. ASAS KOMUNIKASI KEPIMPINAN DALAM ORGANISASI • KOMUNIKASI DALAM DIRI • PEMBENTUKAN JARINGAN KOMUNIKASI • YANG BAIK • 3. KETERAMPILAN BERTUTUR DI KHALAYAK • PENGURUSAN BERTERASKAN KEAGAMAAN • MEMAHAMI KOMUNIKASI NON-VERBAL • 6. BERSIKAP KOMUNIKASI TERBUKA • 7. MEMUPUK RASA TANGGUNGJAWAB • 8. PEMBENTUKAN NILAI-NILAI KERJA • YANG BAIK

33. MELAHIRKAN KUMPULAN MUTU KERJA • MEWUJUDKAN KUMPULAN PENILAIAN PRESTASI • MEMBENTUK PEMIKIRAN KREATIF/ KRITIS • MEMPUNYAI KEGHAIRAHAN MENUNTUT ILMU • MENONTON / MENDENGAR RANCANGAN DI • MEDIA YANG BERUNSUR PENGURUSAN DAN • KEPIMPINAN • 14. MENANAM TABIAT SUKA MEMBACA • 15. PENGOTOMASIAN PEJABAT – MEMO, TELEFON • PAPAN KENYATAAN, TALIAN TELEFON, KOMPUTER • 16. MEMBINA SUASANA FORMAL – MESYUARAT, • DIALOG, KAUNSELING, PETI CADANGAN • 17. PEMBENTUKAN KOMITI PENERBITAN – NEWSLETTER, • LAPORAN KEWANGAN, MAJALLAH • 18. BINA DASAR PINTU TERBUKA

34. 19. PENYELESAIAN MASALAH DENGAN SEGERA • MEMBINA SIKAP SANGGUP DI KRITIK. • BINA SIKAP SUKA DI DAMPINGI • 22. KETEKUNAN PEKERJA PERLU DI PUJI DAN • KESILAPAN PEKERJA PERLU DI NASIHATI • BUKAN DIKEJI • 23. JADIKAN PEKERJA SEPERTI KELUARGA SENDIRI • 24. ZIARAH PEKERJA JIKA PERLU • 25. WUJUDKAN KEMESRAAN DALAM ORGANISASI • 26. JADIKAN DIRI SEBAGAI PEMIMPIN YANG DI • HORMATI DAN BUKAN DI TAKUTI

35. Takrifan Sebenar Mengenai KOMUNIKASI

36. TAKRIFAN • SATU PROSES PENYAMPAIAN MAKLUMAT DARI SATU PIHAK (penyampai) KEPADA SATU PIHAK YANG LAIN (penerima)

37. DEFINISI “SATU SENI MENYALURKAN MAKLUMAT, IDEA-IDEA DAN SIKAP-SIKAP DARI SESEORANG KEPADA SESEORANG YANG LAIN.” • EMERY AULT DAN AGEEL

38. KOMUNIKASI LISAN • Satu proses Komunikasi yang melibatkan Suara. • Menitikberatkan kepada: • Nada Suara • Bahasa yang digunakan • Kefasihan Sebutan • Kelancaran perkataan yang digunakan. • Setiap perkataan yang diucapkan hendaklah selari/sejajar dengan pergerakan anggota badan, memek muka dan gerak mata.

40. HALANGANKOMUNIKASI *Pemesongan (Distortion) • Bahasa tidak jelas (guna perkataan-perkataan yang susah, jargon dan susah difahami • Kesan ‘halo’ Penilaian pertama terhadap penyampai.

41. Perbezaan Latarbelakang Kasar Lemah Lembut Taraf Pendidikan

42. *Sebahagian sahaja (omission) • Persekitaran Bising, jarak jauh, gelap, kebersihan • Melalui pihak ketiga Kurang/ tambah • Salah tafsiran

43. *Bebanan (Overload) • Telah sedia ada maklumat (bosan , sudah tahu) • Beri perhatian kepada perkara lain • Tidak dapat menerima maklumat baru

44. *Ketepatan Masa • Masa yang sesuai untuk sampaikan maklumat • Situasi yang tegang

45. *Emosi/ Sikap Penyampai/ Penerima • Marah • Sedih • Keliru • Tekanan

46. HALANGAN KOMUNIKASI YANG BERPUNCA DARI • KEPERCAYAAN Manusia mendengar dan melihat apa yang mereka mahu dengar dan lihat sahaja. Contoh Pekerja yang sering ditegur tentang kerja, sesuatu hari mendapat pujian tentang kerja- (susah hendak mempercayai yang didengar dan hendak nilai mesej yang tersirat

47. SIKAP  Tindakan seseorang individu adalah kuat dipengaruhi oleh sikap • PRASANGKA  Kenyataan / maklumat yang diterima bercanggah dengan apa yang disangka lebih awal akan menghalang individu untuk terus mendengar dan menerima mesej

48. PERSEPSI  Penerimaan dan tafsiran terhadap sesuatu mesej adalah dipengaruhi oleh latar belakang pelajaran, pendidikan dan penerima mesej • ISTILAH  Sesuatu perkataan mungkin membawa erti yang berbeza antara individu dengan individu yang lain

49. 3 Tingkat kemahiran mendengar - Peranan pendengar amat penting dalam menentukan keberkesanan komunikasi • 4 Jujur kepada diri sendiri - Jika tidak faham,terus terang dengan pelanggan

50. 5 Sentiasa kemas - Pelanggan tidak mahu mendekati orang yang selekeh - Kepercayaan/ keyakinan hilang • 6 Sentiasa bersedia - Imej profesional - Dapatkan keyakinan pelanggan