26.6.2008 Hradec Králové

1. SEMINÁŘ PRO KONEČNÉ PŘÍJEMCE ze 2. výzvyv rámci Programu „ Posilování sociálních, vzdělávacích a zdravotnických služeb v Královéhradeckém kraji“ financovaného z FM EHP/Norska a Královéhradeckým krajem 26.6.2008 Hradec Králové

2. Všeobecné informace o průběhu 2. výzvy

3. Průběh 2. výzvy • do 14:00 dne 7.3.2008 odevzdáno 36 žádostí • alokovaná částka – 1.209.931,50 EUR + využití přebytku z 1. výzvy (7.343,28 EUR) = 1.217.274,78 EUR fixní kurz: 1 EUR = 27,84 Kč • požadovaná finanční podpora kumulativně dosahovala 3.562.647,18 EUR => 3x více než alokovaná částka • I. fáze hodnocení (posuzování formálních náležitostí a oprávněnosti) probíhala do 1.4.2008 => všechny předložené žádosti postoupily do dalšího kola hodnocení (hodnocení kvality)

4. Průběh 2. výzvy • II. fáze hodnocení (hodnocení kvality) probíhala do 30.4.2008 (jednání Komise Rady KHK pro mezinárodní záležitosti) => proveden předvýběr sub-projektů s doporučením na projednání Radě KHK Maximum – vážený počet = 20 Nejvyšší dosažený vážený počet = 19,0 Nejnižší dosažený vážený počet = 4,6 • Fáze předběžných kontrol u předvybraných sub-projektů – 5.5.-16.5.2008 • 14.5.2008 – jednání Rady KHK – projednání předvybraných sub-projektů s doporučením k projednání Zastupitelstvu KHK • 19.6.2008 – jednání Zastupitelstva KHK – definitivní schválení sub-projektů – celkem 12 (1.217.274,78 EUR)

5. Průběh 2. výzvy Kumulativní součet indikátorů za všechny předložené žádosti

6. Průběh 2. výzvy Zaměření předložených sub-projektů

7. Naplnění indikátorů po schválení sub-projektů v rámci obou výzev Průběh 2. výzvy

8. Harmonogram dalšího postupu

9. Harmonogram • Doručení potřebných dokumentů, které jsou podmínkou pro podpis Smlouvy – konečný termín pro doručení je 15.7.2008 (do 12:00) => čím dříve tím lépe (tento den je poslední možný pro zadání materiálů do Rady KHK, nebude-li včas dodáno, nebude Váš projekt projednán na Radě 23.7.2008 => posune se datum podpisu Smlouvy) • Jednání Rady KHK – schválení znění Smlouvy s KP – dne 23.7.2008 • Podpis Smlouvy ze strany KP(počátek srpna) • Podpis Smlouvy ze strany Zprostředkovatele (v návaznosti na podpis konečného příjemce)

10. Podmínky uzavření Smlouvy o poskytnutí finanční podpory

11. Smluvní strany 1.Královéhradecký kraj jako Zprostředkovatel Programu 2. Konečný příjemce Konečný příjemce je povinen realizovat sub-projekt, naplnit jeho výstupy a udržet je v souladu s podmínkami Smlouvy o poskytnutí finanční podpory.

12. Před podpisem Smlouvy nutno doložit*: • Stavební povolení s nabytím právní moci (včetně projektové dokumentace) nebo jiný relevantní doklad např. souhlas stavebního úřadu s ohlášenou stavbou • Doklad o zajištění finančního krytí (usnesení zastupitelstva obce nebo kraje, vpis z účtu, úvěrová smlouva, apod.) • Identifikace bankovního účtu (nadefinovaný formulář) • Aktualizovaný rozpočet sub-projektu (+položkový rozpočet) - podpis+razítko • Fotodokumentaci stávajícího stavu před začátkem realizace sub-projektu (na CD) Termín odevzdání: 15.7.2008 * pokud nebyly odevzdány a jsou relevantní

13. Aktualizovaný rozpočet sub-projektu • formulář byl rozeslaný na jednotlivé KP, popř. je ke stažení na našich www stránkách (dodatečně opravena položka 5% => 9% v kapitole DPH-IV a DPH-NIV) • podstatné změny oproti formuláři P2a (odevzdán se žádostí): a) rozčlenění DPH na DPH-IV a DPH-NIV => nutno rozpočítat b) byly upraveny názvy některých kapitol • správné zařazení položek mezi investice či neinvestice (přesuny – např.: stavební dozor, opravy, apod.) • možno doplnit detailnější specifikaci u obecnějších položek • nelze narozpočtovat novou položku v rámci kapitoly, ve které původně žádná položka nebyla uvedena

14. Aktualizovaný rozpočet sub-projektu • částky by měly být v souladu s původním rozpočtem (změny vyplývající již z výsledků výběrového řízení doporučujeme zapracovat, v případě vyšší ceny => přesun do neoprávněné části rozpočtu („vícenáklad“) • schválené finanční prostředky nelze měnit, resp. navyšovat => vše co bude nad rámec schválené finanční podpory = vícenáklad (neoprávněná část rozpočtu)

15. Rozvržení žádostí o platbu (KP 85%, KP 90%) • mělo již být doloženo (elektronicky i v listinné podobě) • důležitý dokument pro rozvržení žádostí o platbu za celý Program • 3-měsíční nebo 6-měsíční režim • upozorňujeme na poddimenzování plateb = > př. pokud za dané období bude proinvestováno více než jste měli plán žádosti o platbu = problém s proplacením => důležitost předfinancování a dostatku finančních prostředků

16. Povinnosti konečného příjemce

17. Termíny zahájení a ukončení sub-projektu • Termíny zahájení a ukončení - uvedeny ve Smlouvě a jsou pro KP závazné => KP má povinnost zahájit a ukončit práce na sub-projektu datem uvedeným ve Smlouvě • od podpisu Smlouvy je na realizaci max. 24 měsíců (s ohledem na uvedenou dobu realizace) Ukončení sub-projektu • Ukončení prací na sub-projektu => uzavření všech aktivit sub-projektu v souladu se Smlouvou, popř. jejími dodatky (zdokladování této skutečnosti) • Finanční ukončení sub-projektu => dokončení všech plateb spojených s realizací sub-projektu a vyplacení zádržného.

18. Zvláštní bankovní účet • KP je povinen vést (v korunách) zvláštní účet nebo podúčet ke svému bankovnímu účtu • Musí být předem specifikován ve Smlouvě • Financování je povoleno i z úvěrového účtu (musí být uveden ve Smlouvě) • Platby v hotovosti do 5.000 Kč => pro platby v hotovosti je povinnost vést zvláštní pokladnu pro sub-projekt (výše zůstatku v pokladně je max. 20.000 Kč) • Bankovní poplatky zahrnuté do rozpočtu sub-projektu jsou oprávněnými náklady – jedná se však pouze o poplatky za vedení zvláštního účtu

19. Účetnictví a doklady • Povinnost vést oddělenou analytickou účetní evidenci (soulad se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví) nebo vést daňovou evidenci (soulad s §7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu => specifikace viz PPP(str.16-17))=> transakce související se sub-projektem musí být oddělené od transakcí, které se sub-projektem nesouvisí • Všechny přijaté faktury musí být vystaveny na KP a musí být podloženy objednávkami nebo smlouvami o dodávce služeb, zboží nebo stavebních prací

20. Archivace • Povinnost uchovávat všechny účetní písemnosti, veškerou dokumentaci sub-projektu (Smlouvu o poskytnutí finanční podpory včetně veškerých dalších materiálů), inventurní soupisy i další písemnosti v písemné podobě, na technických nosičích dat nebo na mikrografických záznamech • Vše uchovávat na jednom místě po dobu minimálně 10 let od ukončení sub-projektu

21. Veřejné zakázky • Povinnost zadávat veřejné zakázky dle postupů uvedených v zákoně č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách • Při zakázkách malého rozsahu (do 5.000 EUR v přepočtu cena v Kč bez DPH) => nutno dodržet zásady uvedené v §6 zákona č. 137/2006 Sb. – princip transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení • Při zakázkách malého rozsahu (nad 5.000 EUR v přepočtu cena v Kč bez DPH) je povinné oslovení alespoň 3 firem a získání alespoň 3 finančních nabídek pro danou zakázku • Lhůta mezi výzvou dodavatelům a termínem pro předložení jejich cenových nabídek – musí být min. 10 kalendářních dní

22. Veřejné zakázky • Veškerá dokumentace zadávacího řízení musí být uchována po dobu 10 let po ukončení realizace sub-projektu • Dodávky zboží, služeb nebo prací nad 5.000 EUR mohou být realizovány jen na základě písemné smlouvy => podrobnosti, ke kterým musí být dodavatel zavázán jsou uvedeny v PPP (str.18)

23. Upozornění 5.000 EUR – přepočet na CZK => v Pokynech pro příjemce (str. 19); platí, že pro přepočet mezi EUR a CZK se použije směnný kurz platný pro měsíc, ve kterém byla veřejná zakázka vyhlášena, publikovaný v sérii C Úředního věstníku Evropských společenství http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/ => Zde doplníte CZK

24. Pojištění • Veškerý pojistitelný majetek musí být proti poškození, zničení a ztrátě pojištěn neprodleně od jeho pořízení • Z pojistné smlouvy nebo jiného dokladu toto pojištění musí být zřejmé • Doba pojištění musí být minimálně stejně dlouhá jako doba udržitelnosti sub-projektu • Pojistné události je povinnost neprodleně hlásit projektovým manažerům

25. Publicita • KP je povinen zajistit všechny formy publicity a informovanosti, ke kterým se zavázal již v Žádosti o poskytnutí finanční podpory • Vše označeno logy Programu a formulací:„Podpořeno Programem financovaným z prostředků Islandu, Lichtenštejnska a Norska v rámci Finančního mechanismu EHP a Norského finančního mechanismu a Královéhradeckým krajem.“ • Loga ke stažení na www.eeagrants.cz(vektorový formát) • Podrobnosti k jednotlivým typům publicity viz kapitola 5.7 PPP (str. 21-22) • publikace „Publicita: Propagační materiály – technické podmínky“ (také součást PPP – příloha č.7)

26. Udržitelnost a údržba Udržitelnost sub-projektu • KP je povinen prokazatelně a plně splnit účel sub-projektu • Investice do nemovitostí a pozemků => doba udržitelnosti je 10 let • V případě pořízení pouze hmotného a/nebo nehmotného majetku => doba udržitelnosti je 5 let • Monitorována ročně na základě „Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti sub-projektu“, předkládá se do 10 dnů od ukončení ročního monitorovacího období Údržba • KP povinen zajistit min.1% z celkových nákladů sub-projektu na údržbu => ročně po dobu udržitelnosti => převést na zvláštní účet sub-projektu (výpis ze zvláštního účtu se přikládá k „Monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti sub-projektu“) => pravděpodobně bude ještě specifikováno po schválení změn KFM

27. Šetrné zacházení s veškerým použitým materiálem • KP je povinen zajistit, že veškerý materiál ze staveniště je znovu použit, recyklován a je s ním nakládáno a/nebo je uložen způsobem šetrným k životnímu prostředí => zdokladováno (povinně odevzdávána příloha o nakládání s odpady)

28. ZMĚNY V SUB-PROJEKTU

29. KP je povinen hlásit jakékoliv změny v sub-projektu • Typy změn: • nepodstatné změny sub-projektu • podstatné změny sub-projektu

30. Nepodstatné změny sub-projektu • neovlivní charakter sub-projektu • KP o nich informuje v nejbližší monitorovací zprávě Příklady: • Formální změny v průběhu monitorovacího období (změna adresy pro doručení, změna statutárních zástupců, kontaktních osob, apod.) • Věcné změny v průběhu monitorovacího období (změna realizačního týmu, nepodstatná změna harmonogramu realizace jednotlivých aktivit, apod.) • Změny rozpočtu v rámci etapy (mezi jednotlivými kapitolami => do 15% rozpočtu kapitoly ze které jsou finanč. prostředky přesouvány a zároveňdo 15% rozpočtu kapitoly do které jsou finanč. prostředky přesouvány) • Přesun finančních prostředků mezi jednotlivými etapami v rámci stejné rozpočtové kapitoly (do 15% - podmínky viz výše)

31. Podstatné změny sub-projektu • ovlivní charakter sub-projektu (př. cíle sub-projektu, monitorovací indikátory, apod.) • KP musí podat Žádost o změnu v sub-projektu (nejpozději do 60-ti dnů před termínem ukončení sub-projektu) => podmínkou implementace změny je souhlas Zprostředkovatele • KP nesmí změnu zahájit před jejím odsouhlasením • Zakládají povinnost vypracovat Dodatek ke Smlouvě

32. Podstatné změny sub-projektu Příklady: • Změna data ukončení sub-projektu • Jakákoliv změna týkající se monitorovacích indikátorů • Změna bankovního účtu sub-projektu • Změna z plátce na neplátce DPH • Finanční přesuny mezi kapitolami - vyšší než 15% • Finanční přesuny mezi etapami v rámci stejné rozpočtové kapitoly - vyšší než 15% • Jakýkoliv přesun finančních prostředků mezi etapami v rámci různých kapitol • Každá změna, která ovlivní efektivnost sub-projektu

33. Upozornění V žádném případě nelze nárokovat navýšení schválené finanční podpory! Upozorněnípokud si nejste jisti, o jakou změnu se jedná a jak dál postupovat, v předstihu ji zkonzultujte.

34. MONITORING A KONTROLY SUB-PROJEKTU

35. Monitoring sub-projektu • Viz kapitola 6 Monitoring sub-projektu PPP a přílohy PPP č. 5 • publikace Průvodce vyplněním monitorovacích zpráv • Formulář vlastní monitorovací zprávy • Formuláře příloh k monitorovacím zprávám • Vše k dispozici ke stažení na našich www stránkách a také je vše součást Pokynů pro příjemce

36. Monitoring sub-projektu • KP je povinen předkládat pravidelné monitorovací zprávy, a to nejpozději do 1 měsíce od ukončení monitorovacího období • Monitorovací období je 3 měsíce(počítáno od data zahájení sub-projektu uvedeném ve Smlouvě) • Formulář „Průběžná/Závěrečná monitorovací zpráva bez žádosti/s žádostí o platbu“ (bude k dispozici ke stažení z internetu + každému zaslán emailem)=> nutno upravit dle potřeby a typu monitorovací zprávy Průběžná MZ bez žádosti/se žádostí o platbu • Liší se seznamem dokládaných povinných příloh • Nežádáte-li o platbu, většinu povinných příloh; žádáte-li o platbu, povinné přílohy dokládáte • Ke každé monitorovací zprávě se předkládají pouze ty přílohy, které souvisí se zrealizovaným obdobím

37. Monitoring sub-projektu Závěrečná monitorovací zpráva se žádostí o platbu • KP žádá o platbu • Vyhodnocuje realizaci a potvrzuje dosažené výstupy (naplněné monitorovací indikátory) • Po jejím schválení je KP vyplaceno zádržné (20% z finanční podpory) Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti sub-projektu • Odevzdávána každý rok po dobu udržitelnosti sub-projektu • Do 10-ti kalendářních dnů od uplynutí každého roku • Přílohy – výpis ze zvláštního účtu potvrzující vynaložené 1% z celkových nákladů na údržbu a doklad o zaplacení pojištění

38. Monitoring sub-projektu Obsah monitorovacích zpráv • Technická část – shrnuje průběh realizace a dosažení cílů • Finanční část – přehled o finančním plnění (skutečné výdaje) Povinné přílohy (při předložení žádosti o platbu) • Žádost o platbu (formulář) • Kopie dokladů souvisejících se zadávacím řízením na dodavatele – odevzdat i s MZ bez žádosti o platbu • Kopie uzavřených smluv - odevzdat i s MZ bez žádosti o platbu • Kopie účetních dokladů • Výpisy ze zvláštního účtu • Čestné prohlášení KP o nakládání s odpady v průběhu realizace sub-projektu - odevzdat vždy i s MZ bez žádosti o platbu • Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu - odevzdat vždy i s MZ bez žádosti o platbu • Další požadované dokumenty viz PPP (str.24-25) a součást formuláře monitorovací zprávy

39. Kontroly Administrativní a fyzický průběh • Administrativní průběh – kontrola dokladů (součást MZ, oznámení změny) • Fyzický průběh – kontrola na místě (ověření skutečného stavu) Typy kontrol: Předběžná kontrola • Byla uskutečněna Průběžná kontrola(ověření plnění smluvních podmínek) • Bez žádosti o platbu – administrativní kontrola MZ • S žádostí o platbu – administrativní a fyzická kontrola, popř. namátková kontrola zadávacího řízení, kontrola při žádosti o změnu Následná kontrola • Kontrola Závěrečné zprávy (administrativní + fyzická => naplnění indikátorů) Kontrola udržitelnosti • Administrativní kontrola – vždy • Fyzická kontrola – na základě analýzy rizik

40. Kontroly Kontrolní orgány • KFM • Výbor FM EHP • Ministerstvo zahraničních věcí Norska • Rada auditorů ESVO • Úřad generálního auditora • Nejvyšší kontrolní úřad • Národní kontaktní místo (Ministerstvo financí ČR) • Místně příslušné finanční úřady • Královéhradecký kraj • Jakýkoliv jiný orgán pověřený ke kontrole

41. Kontroly Upozornění Konečný příjemce je povinen podrobit se kontrolám po dobu 10-ti let od ukončení sub-projektu. Stejně tak i dodavatel, který je smluvně zavázán ve smlouvě s konečným příjemcem, je povinen podrobit se těmto kontrolám. • ke kontrolám dále podrobněji viz PPP (str. 27-30)

42. FINANČNÍ ŘÍZENÍ

43. Finanční řízení • Zásada spolufinancování – dle typu žadatele • Není poskytována záloha => zpětné proplácení • Žádost o platbu – četnost dle nastavených požadavků v tabulce Rozvržení žádostí o platbu • Po ukončení monitorovacího období lze požádat o refundaci těch výdajů, které byly v tomto období prokazatelně zaplaceny Upozornění Rozhodující je datum provedení platby dodavateli/zhotoviteli ze zvláštního bankovního účtu.

44. Finanční řízení • Zádržné – 20% z poskytnuté finanční podpory => vyplaceno po schválení Závěrečné monitorovací zprávy s žádostí o platbu • Proplaceny jsou pouze oprávněné náklady => neoprávněné náklady a vícenáklady hradí KP • Veškeré výdaje doloženy účetními doklady • Bezhotovostní platby (hotovostní platby pouze do 5.000 Kč)

45. Finanční řízení Předkládá KP Provádí ZP Vystavuje ZP koneč. příjemci Předkládá KP Provádí ZP Provádí ZP

46. Oprávněné náklady • podrobně viz Pokyny pro příjemce str.33 - 36 • Platí, že: • oprávněný náklad je uznatelný od data rozhodnutí Zastupitelstva Královéhradeckého kraje o poskytnutí finanční podpory; • oprávněné náklady jsou v souladu s cíli a aktivitami Programu; • jsou nevyhnutelné k realizaci sub-projektu a jsou zdůvodnitelné dle principů efektivního finančního řízení; • jakýkoliv výnos vytvořený sub-projektem, který je financován v rámci Programu, není možné zahrnout jako součást rámce spolufinancování sub-projektu a zároveň musí být odečten od celkových oprávněných nákladů. V opačném případě je to důvod k zamítnutí finanční podpory; • vícenáklady je konečný příjemce povinen hradit ze svých vlastních zdrojů.

47. Oprávněné náklady Oprávněné investiční náklady • stavební práce ! • nákup nezastavěného pozemku (pokud se jedná o investici vyvolanou rekonstrukcí nebo výstavbou sportovišť nebo relaxačních zón (max. 10% celkových oprávněných nákladů) • nákup samostatných movitých věcí (> 40.000 Kč) • nákup hardware a software (náklady jsou oprávněny pouze pokud přispějí k dosažení vyšší efektivity poskytovaných služeb) • nákup použitého strojního a technologického zařízení • nákup specifického dopravního prostředku (pokud je prokazatelně nezbytný pro udržitelnost sub-projektu)

48. Oprávněné náklady Oprávněné neinvestiční náklady • osobní náklady na zaměstnance konečného příjemce – nutno postupovat dle Pokynu č. 1 NKM – Oprávněnost osobních výdajů na zaměstnance a externí experty - závazné • nákup služeb ! • nákup drobného hmotného majetku • režijní náklady (nesmí překročit 5% z celkového oprávněných nákladů sub-projektu) • finanční a jiné náklady - pouze poplatky za vedení účtu • právní služby • notářské poplatky • odborné posudky • náklady na publicitu • DPH (je oprávněným nákladem, pokud žadatel není plátcem DPH) DPH-IV x DPH-NIV

49. Neoprávněné náklady • náklady na přípravu dokumentace k Žádosti o poskytnutí finanční podpory • bytová výstavba • stabilizační náklady na zaměstnance • režijní náklady nesouvisející se sub-projektem • nákup osobních automobilů • kancelářské vybavení • DPH (je neoprávněným nákladem, pokud žadatel je plátcem DPH) • daně • náklady na opravu • poplatky charakteru sankce a pokut • manka, škody

50. Neoprávněné náklady • náhrady na soudní spory • náklady související s odměnami • správní poplatky • leasing • marže a akontace u leasingu • úroky z úvěru