Laadunvarmistusjärjestelmä LVJ

1. LaadunvarmistusjärjestelmäLVJ 07_2008 / KEK

2. Mistä tässä on kysymys ? Oman toiminnan tietoisesta kehittämisestä, toimintatavoista, TKK-tavasta toimia, ja toiminnan laadun varmistamisesta 07_2008 / KEK

3. Taustalla Bolognan prosessi • * Korkeakoulutuksen kansainvälistyminen, kaupallistuminen ja liikkuvuuden lisääntyminen • * Euroopan korkeakoulutusalueen (EHEA) luominen vuoteen 2010 mennessä • Prosessin kuusi tavoitetta; • 1. ymmärrettävät tutkintorakenteet • 2. yhdenmukaiset tutkintorakenteet (BA / MA) • 3. opintojen mitoitusjärjestelmien käyttöönotto • 4. liikkuvuuden lisääminen • 5. laadunarvioinnin eurooppalainen ulottuvuus • 6. korkeakoulutuksen eurooppalainen ulottuvuus (verkostoituminen) 07_2008 / KEK

4. Arvioinnit Yliopistolain mukaan; Yliopistojen tulee arvioida koulutustaan, tutkimustaan ja taiteellista toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta. Yliopistojen on myös osallistuttava ulkopuoliseen toiminnan arviointiin. Yliopistojen tulee julkistaa järjestämänsä arvioinnin tulokset. (5§) 07_2008 / KEK

5. Laatutyöllä • luodaan läpinäkyvyyttä organisaatioon (tiedon lisääminen, organisaation muistin lisääminen, vuorovaikutus, ymmärryksen lisääminen) • lisätään kokonaisuuden hallintaa • selkeytetään rooleja ja vastuita • edistetään hyviä käytänteitä • vahvistetaan sidosryhmien luottamusta • Laatutyö on • = organisaation tietoista kehittämistä (toiminnanohjaus) • = toiminnan jatkuvaa parantamista 07_2008 / KEK

6. TKK:n laatutoiminnan historiaa • 1990-luvun lopulla useita henkilöstökoulutuksen tilaisuuksia, joissa todettiin tarve yksiköiden toimintojen selkeyttämiseen ja yhdenmukaistamiseen • -> Tavoitteeksi asetettiin yhdenmukaisten käytäntöjen (best practices) luominen ja saattaminen kaikkien saataville sekä parannetaan niitä toimintoja, jotka (pahiten) ontuvat • 2001-02 Pilottitoimintaa, laatukoulutuspäiviä • 2002-04 Pilottiryhmien työn pohjalta laadittiin verkkosivuille seuraavat menettelyohjeluonnokset: yksikön organisaatio, laadunhallinta, työntekijän vastaanotto ja perehdyttäminen, projektitoiminta, raportointi ja julkaiseminen • 2005 perustettiin laatutoimikunta valmistelemaan TKK:n laatujärjestelmää ja auditointiin osallistumista • 2006-2007 LVJ:n rakentamista, työryhmiä eri toiminta-alueilta, infoja , koulutustilaisuuksia, yksiköiden laaturinki, valmistautuminen KKA:n auditointiin 07_2008 / KEK

7. Suunnittele toiminta tavoitteiden mukaan Toiminnan- kehittämis- systematiikka Paranna ja kehitä toimintaa Toteuta suunnitelmien mukaan Arvioi, mittaa ja tee johtopäätökset Laatuympyrä PDCA KEHITÄ (tee tarvittavat parannukset); Arviointitulosten perusteella toimenpiteitä, hyvien käytänteiden hyödyntäminen, uusien tavoitteiden asettaminen SUUNNITTELE (mitä teet); Toiminta-ja taloussuunitelmat, strategia, opetussuunnitelmat, opetuksen kehittämissuunnitelma TOTEUTA (tee se mitä suunnittelit); Toimintatavat, prosessikuvaukset tietojärjestelmät, työkalut, Mittarit, palautteen keruu, tilastointi, opinto-oppaat ARVIOI, TARKISTA (kuinka hyvin onnistuit); Mittaristojen hyödyntäminen Itsearvioinnit, opiskelija- palaute, ulkoinen arviointi 07_2008 / KEK

8. Mitä LVJ:llä tarkoitetaan ? • Laadunvarmistusjärjestelmä (LVJ), quality assurance system, kattaa niin laadun hallinnan kuin laadun kehittämisen. LVJ viittaa kokonaisuuteen, joka muodostuu organisaatiosta, vastuunjaosta, menettelytavoista, prosesseista ja resursseista. (KKA) • Eli LVJ on menettelytapojen ja prosessien kokonaisuus, joilla turvataan ja kehitetään korkeakoulun, sen järjestämän koulutuksen ja muun toiminnan laatua 07_2008 / KEK

9. Laadun- varmistus- järjestelmä L V J Lähde:KKA Millaista laatua tavoitellaan? Huippulaatua, tasalaatua, asiakaslaatua? Kustannustehokkuutta tai toiminnan aikaansaama muutosta? Millä menettelytavoilla/prosesseilla/ mittareilla/ohjeilla/toimintatavoilla tunnistetaan hyvä/riittämätön laatu? Millainen kokonaisuus laadun hallinnan ja kehittämisen menetelmistä ja mekanismeista muodostuu? Kattaako se korkeakoulun tehtävät ja yksiköt? Tuottaako LVJ tarkoituksenmukaista tietoa ja johtaako se toiminnan muutoksiin? 07_2008 / KEK

10. Laadun- varmistus- järjestelmä LVJ TKK:lla Huippulaatua. Huippututkimus ja korkeatasoinen opetus. (Strategia 2015 ja Innovaatioyliopisto) • yhteiset ja yhtäläiset menettelytavat • eritt. toistuvaluonteisissa prosesseissa • säännöt & ohjeet, joita myös noudatetaan • toimintojen läpinäkyvyys, tiedotus • seuranta, analysointi, hyödyntäminen • toimijat; roolit, vastuut • prosessit ja niitä tukevat (IT)järjestelmät • johtaminen, toimintatavat käytäntöön • palautteet, arvioinnit, tilastot hyödyntäminen • laadun hallinnan ja toiminnan kehittämisen • kokonaisuuden kuvaus 07_2008 / KEK

11. Mistä auditoinnissa on kysymys ? • Auditointi on riippumatonta laadunvarmistusjärjestelmän ulkopuolista arviointia • Auditoinnissa arvioidaan sitä, millaisilla menettelytavoilla TKK toteuttaa ja seuraa oman toimintansa (koulutuksen, tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen) laatua ja millaisen kokonaisuuden eli laadunvarmistus-järjestelmän (LVJn) nämä menettelytavat muodostavat. • Lisäksi arvioidaan sitä, miten TKK käyttää kerättyä seurantatietoa hyväkseen toimintansa kehittämisessä. • lisätietoa www.kka.fi 07_2008 / KEK

12. LVJ ja Auditointi Auditointi Tulevaisuus Nykytilanne LVJ prosessit, menettelytavat TAVOITTEET Tulossopimukset Strategiat TOIMINTA Opetus, Tutkimus Tukitoiminnot 07_2008 / KEK

13. Auditoinnin kohde ja kriteeerit • Kohdentuu kahdelle tasolle • Korkeakoulun laadunvarmistuksen kokonaisuus • - omat lähtökohdat ja tavoitteet • 2. Perustehtävien laadunvarmistus • - perustehtäviin liittyvät prosessit • Seitsemän auditointikohdetta, joita arvioidaan • kriteerein; puuttuva, alkava, kehittyvä ja edistynyt. • Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointi. Auditointikäsikirja vuosille 2008–2011 07_2008 / KEK

14. Auditoinninkohde Laadunvarmistusjärjestelmän kattavuus, toimivuus, avoimuus, viestivyys, vaikuttavuus sekä jatkuva kehittäminen Peruskysymykset: Kattavuus : Kattaako laadunvarmistusjärjestelmä koko korkeakoulun toiminnan? Toimivuus ja Ovatko laadunvarmistuksen menettelytavat ja vaikuttavuus rakenteet toimivia? Miten tietoa käytetään toiminnan kehittämiseen? Avoimuus ja Onko LVJ:n tuottama tieto tarkoituksenmukaista ja viestivyys avointa sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta 07_2008 / KEK

15. Auditoinnin 2007 tulos • TKK:n laadunvarmistusjärjestelmä ei täytä kaikkia KKA:n asettamia LVJ:n kriteereitä ja LVJ auditoidaan uudestaan parin vuoden päästä • uusinta-auditointi kohdistuu KKA:n päätöksen mukaisesti LVJ:n välttämättömiin kehittämiskohteisiin • * LVJ:n kokonaisuus ja sen kattavuus • * LVJ:n toiminnan seuranta, arviointi ja kehittäminen • * Yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vaikuttavuus • raportti http://www.kka.fi/pdf/julkaisut/KKA_108.pdf 07_2008 / KEK

16. Uusinta-auditoinnista • - uusinta-audiotinnissa edellytetään näyttöä siitä, että LVJ:n kehittämisessä on selvästi edistytty • LVJ:n kehittämisen toimintasuunnitelma tehty kevään aikana ja sen jälkeen sovitaan TKK:n ja KKA:n välillä uusinta-auditoinnista (alkuvuonna 2010). • aineisto: koostuu etukäteen toimitettavasta kirjallisesta raportista näyttöineen sekä 2 pv auditointivierailusta • auditointipaneeli tulee muodostumaan uusista sekä samoista jäsenistä kuin 2007 (tavoite) 07_2008 / KEK

17. LVJ:n tyypillisiä ongelmia yleisesti KKA:n auditoineissa havaittuja; • Järjestelmä ei kata kaikkia perustehtäviä • Kerättyä palautetietoa tai järjestelmän tuottamaa muuta tietoa ei hyödynnetä • Dokumentaatio on puutteellista, vastuiden määrittely puuttuu tai on sekavaa • Opiskelijoiden osallistuminen puutteellista (AMK) • Tiedonkulku eri osien välillä ei toimi 07_2008 / KEK

18. Mitä nyt ? • selkeytettävä yksikön toimijat; roolit, vastuut ja valtasuhteet • tehtävä yhteisten (toistuvaluonteisten) prosessien yhtenäistämistä tarkoituksenmukaisesti • analysoitava arviointi/tutkimusraportteja ja selvityksiä, em. pohjalta toimenpide-ehdotusten priorisointia ja tehtävä toteuttamistoimenpiteet • pohdittava, keskusteltava ja sitouduttava toiminnan tietoiseen kehittämiseen 07_2008 / KEK

19. Meillä on uusi organisaatio 07_2008 / KEK

20. Meillä on toimijat (tdk /laitos) 07_2008 / KEK

21. Meillä on Tietoa; mm. tutkimuksia, raportteja, selvityksiä Vuosi 2008 : 1/2008 Auditointiraportti vuosi 2007 : 12/2007 Henkilöstöhyvinvointiselvitys 10/2007 Opintojen eteneminen-raportti05/2007 perusopetuksen kehittäminen-selvitys 04/2007 IT-toiminnanauditointi 03/2007 Kirjastotoimen selvitys 02/2007 Opiskelijat osana yliopistoyhteisöä 01/2007 Kurssipalautejärjestelmä selvitys vuosi 2006: 10/2006 R-osaston toiminnan kv-arviointi 09/2006 Hankintatoimen selvitys 07_2008 / KEK

22. Suunnittele toiminta tavoitteiden mukaan Toiminnan- kehittämis- systematiikka Paranna ja kehitä toimintaa Toteuta/toimi suunnitelmien mukaan Arvioi, mittaa ja tee johtopäätökset PDCA (Opintojen eteneminen) KEHITÄ (tee tarvittavat parannukset); - Arviointitulosten perusteella toimenpiteitä, hyvien käytänteiden hyödyntäminen, uusien tavoitteiden asettaminen Uusi tutkintosääntö 2005, tutkinto-ohjelmat ja opintopolut, opinto-oppaat, ohjeet, rehtorin päätökset TOTEUTA (tee se mitä suunnittelit); OPS-prosessi toimintatavat, opetus- järjestelyt, lukujärjestykset, opinto- ohjaus, opetusta tukevat tietojärjestelmät (Oodi, Noppa,…), • ARVIOI, TARKISTA • (kuinka hyvin onnistuit); • opintojen seurantaraportit • perusopetuksen kehittämisraportti • KKAn auditointi 3.4.2008 / KEK

23. 07_2008 / KEK

24. LVJ TKK:lla • TKK - taso • Tiedekunta – taso • Laitos - taso 07_2008 / KEK

25. Käytännön tehtäviä TKK:lla • Nykytoimintojen kartoitus (lähtötilanne) - mitä, kuka, miten ja miksi • Tavoitteiden määrittelyt (strategiat, TuSot) - mihin keskitytään • Ydintoiminnot, tukiprosessit - tunnistaminen, kuvaaminen, arviointi, kehittäminen • Johtaminen (toimijat, roolit ja vastuut) • Toiminta- ja laitoskäsikirja (toiminnan kuvaus) • Laatuorganisaatio, toimijat • eLaatu-tietojärjestelmä (dokumenttien hallinta) 07_2008 / KEK

26. LVJn rakenne TKK-tasolla, ”toiminta/laatukäsikirja runko” • Teknillinen Korkeakoulu • - johdanto, yleisesittely, missio, visio, strategia, LVJ • 2. Johtaminen • - näkemys laadusta, laatutavoitteet, mittarit, johtamiskäytännöt • 3. Voimavarat • - henkilöstö, rahoitus, tilat , laitteet • 4. TKKn toiminnan kuvaus • - ydinprosessit, tukiprosessit • 5. Toiminnan laatu ja jatkuva parantaminen • - prosessien mittaus ja tulosten hyödyntäminen, arvioinnit, ohjeet 07_2008 / KEK

27. Laadunvarmistuksenmekanismeja • Palautejärjestelmä (kurssi-, valmistumis-, työnantaja-, henkilöstö-,ym. palautteen keruu, analysointi ja hyödyntäminen kehittämisen välineenä) • Arvioinnit (itse-arviointi, sisäiset, ulkoiset) • Opintojen ohjaus (tutor, HOPS, …) • Osaamisen kehittäminen (täydennyskoulutus/ kieli-, atk- esimies-, YOOP-, ym. –koulutus) • (Tutkimus)projektien hallinta (HALLI) • Vastuiden ja roolien selkeyttäminen (UPJ) 07_2008 / KEK

28. Laaturinki Laatutoimikunta LVJ-kehitysryhmä Rehtori Vararehtori Laatuvastaavat Laitokset Laatukoordinaattori Hallinto-osasto (KEH) Laatuvastaava Tiedekunnat/erillisaitokset 07_2008 / KEK

29. Kokonaisuus Laatutyön lähtökohdat, periaatteet Prosessikuvaukset, rakenteet, organisoituminen Tukeminen, tekemisen malli 07_2008 / KEK

30. Jos prosessia • ei ole tunnistettu, emme tiedä mitä tapahtuu • ei ole kuvattu, emme tiedä miten tapahtuu • ei ole yhteydessä strategiaan, emme tiedä tapahtuuko oikeita asioita • ei ole omistajaa, niin emme tiedä kuka vastaa • ei mitata ja arvioida, emme tiedä mitään • ei toimi PDCA-periaatteella, emme kehity (PDCA = ”Plan, Do, Check, Act” eli suunnittele, tee kuten suunnittelit, arvioi tekemisiä ja kehitä toimintaa arvioiden pohjalta) 07_2008 / KEK

31. Mitä tarkoitusta varten prosessien mallintamista tehdään • Toiminnan nykytilan/lähtötilan analysointia ja kehitystarpeiden tunnistamista varten • Organisaation toiminnankuvausta varten • Laatujärjestelmäkuvausta varten • Prosessin kuvauksen tarkkuus ja dokumentoinnin yksityiskohtaisuus riippuu kuvauksien käyttötarkoituksesta • Prosessien parantaminen/kehittäminen edellyttää tarkempaa tietoa prosessin eri vaiheista ja niiden järjestyksestä ajan ja paikan suhteen. Informaation kulku ja rajapinnat mallinnettava 07_2008 / KEK

32. Koulutusprosessi Luonnos Haku 2.Valinta ”Hävikki” M Haku 1.Valinta Kandi- vaihe DI-vaihe M T Y Ö E L Ä M Ä M M Jatko-opinnot M Täydennyskoulutus M=mittari 07_2008 / KEK

33. Koulutuksen laadunvarmistus Raaka-aine Toiminta Tuote L a a d u n v a r m i s t u s Tekniikan kandidaatti Diplomi-insinööri Arkkitehti Tohtori Opiskelija Opetus Opiskelu 07_2008 / KEK

34. Opetusprosessi Luonnos Palaute Opetuksen suunnittelu Opetuksen toteuttaminen Opiskelijan oppiminen Opetuksen tuotos Opetuksen tarve Vrt. PDCA-sykli Tukiprosessit, toimintatavat 07_2008 / KEK

35. Koulutussykli (PDCA) Seuranta ja kehittäminen Koulutuksen suunnittelu Opetussuunnitelmatyö Resurssit Ohjeistus Koulutuksen toteuttaminen Opetus ja oppiminen Opintoneuvonta Ohjaus Koulutuksen arviointi Palautejärjestelmä Oppimistulokset vrt. opetusprosessi 07_2008 / KEK

36. Toiminnan laatu • syntyy yhdessä toimien, ” yhdessä tekemisen meininki ” • vaatii panostusta kehitystyöhön • konkretisoituu palautteena • voi merkitä tarkoituksenmukaisuutta, kun tavoitteena on täyttää sidosryhmien asettamat vaatimukset/odotukset • voi merkitä muutosta, kun tavoitteena on muutos nykytilasta ideaaliin tavoitetilaan 07_2008 / KEK

37. ”Laadunvarmistuksen prosessikuvaus” Sidosryhmät tarpeet, odotukset TKKn strategia P a l a u t e P a l a u t e Toiminnanohjaus Johtamisprosessi Koulutus / Opetus Tutkimus Tukipalvelut Tutkinnot Tutkimustulokset Laadunhallinta 07_2008 / KEK

38. Dokumentointi on tärkeää, jotta •  Luodaan organisaation muisti • * varmistetaan yhtenäinen työkäytäntö, tapa toimia •  selkeytetään vastuut ja valtuudet • tunnetaan toisten tekemä työ •  muutoksia ja parannuksia helpompi suunnitella, kun • tiedetään miten nyt toimitaan • kerrotaan toiminnasta ulkopuolisille • tukee perehdytystä (valmista perehdytysaineistoa) •  muisti (voi) pettää •  käytetään ajan tasalla olevia ohjeita, lomakkeita •  toiminta hoituu myös lomakausina ja sijaistuksissa  myös harvoin tehtävät työt hoituvat 07_2008 / KEK

39. Mitä etuja LVJ:llä voidaan saavuttaa ? 07_2008 / KEK

40. LVJ - summasummarum; tehdään oikeita asioita oikealla tavalla oikeaan aikaan ja oikeiden ihmisten toimesta Lisätietoa laatu.tkk.fi laatu@tkk.fi 07_2008 / KEK