TKK:n LVJ Sisäiset auditoinnit ja KKAn uusinta-auditointi

1. TKK:n LVJSisäisetauditoinnitjaKKAnuusinta-auditointi 19.1.2010 19.1.10 KEK

2. TKK:n LVJ:n kehittämistyö 2008-2009 Johtaminen ja Prosessit ja Toimintakulttuuri Strateginen suunnittelu rakenteet • * LVJ:n viestiminen ja ymmärryksen lisääminen • Arviointi- ja palautejärjestelmien kehittäminen*Sidosryhmäyhteis-työ (ml. opiskelijat) • * Tiedon saatavuus, läpinäkyvyys • *Organisaatiomuutos • * Strategiarakenteen selkeyttäminen • * Johtamisprosessin aukipurku* PDCAn kytkeminen kaikkeen toimintaan • Toimintakäsikirjan päivittäminen • * Sisäiset auditoinnit • Ydin- ja tukiprosessien kuvaukset • *Organisoituminen • Prosessien aukipurku yksiköissä • * Sisäiset auditoinnit* Tietojärjestelmät tukemaan

3. Sisäisen auditoinnin tarkoitus On suunniteltua ja riippumatonta sisäistä tarkastelua, jolla selvitetään sitä • Onko toiminta sovittujen pelisääntöjen mukaista • Onko käytännön toimitavat käsikirjassa esitettyjen / viitattujen prosessikuvausten ja ohjeistuksen mukaista • Onko ohjeistusta sopivasti • Keskustellaan ja vaihdetaan mielipiteitä, opitaan toisiltamme • Kerätään hyviä käytäntöjä • Muutosten/uudistusten perillemenon todentaminen 19.1.10 KEK

4. Auditointiprosessi,päävaiheet Uusi / päivitetty suunnitelma Auditointisuunnitelma 2009 19.1.10 KEK

5. Sisäinen auditointi 2009, kohteet Kevät 2009 Auditoitiin yksiköiden laadunvarmistusjärjestelmän yleiskuvaus ja ydinprosessien implementointia. Tiedekuntatasolla keskityttiin LVJ:n yleiskuvaukseen (sis. Johtaminen, organisoituminen) sekä YVV- ja perustutkintokoulutusprosessien (tutkinto-ohjelma)-taso toteutukseen. Laitostasolla tarkasteltiin LVJ:n yleiskuvausta sekä projektimaisen tutkimustoiminta- ja perustutkintokoulutus prosessien (kurssit) toteutusta. 19.1.10 KEK

6. Kokemuksia keväältä • Auditoitu 33 yksikköä (tiedekunnat laitoksineen) • Auditoijaringissä mukana 58 henkilökuntajäsentä ja 27 opiskelijaa • Kehittämiskohteita kirjattiin yli 100 (joista osa samoja) - dokumentaation päivittäminen ja täsmentäminen sekä niiden saatavuus - palautekäytäntöjen puuttuminen ja/tai kirjavuus- yhteistyö tutkinto-ohjelman sisällä / välillä • Raportit ja niiden vastineet löytyvät laadun www-sivuiltahttp://laatu.tkk.fi/fi/lvj-kehitys/auditointi/sisainen/raportit/ • Käsitelty TKK:n joryssä, LVJ-ryhmässä ja tiedekuntien /laitosten laaturyhmissä 19.1.10 KEK

7. Sisäinen auditointi 2009, kohteet Syksy 2009 Auditoitiin tiedekuntien ja laitosten osalta jatkokoulutusprosessi ja tarkasteltiin sitä kuinka yksiköissä on toteutettu kevään auditointitulosten pohjalta esitettyjä kehittämis/ muutostoimenpiteitä. Myös tukiprosesseja (perehdyttäminen, osaamisen kehittäminen) käsiteltiin yksikkötasolla Auditoitiin erillislaitosten LVJ:t (organisoituminen ja avainprosessit) ja hallinto-osasto/tukiprosessit (viestintä, tutkimuksen tukipalvelut, kv-toiminta ja tietohallinto) 19.1.10 KEK

8. …. syksyltä • Auditoitu 36 yksikköä (tiedekunnat laitoksineen, erillislaitokset ja hallinto) • Auditoijaringissä mukana 67 henkilökuntajäsentä ja 26 opiskelijaa • Auditointiraportit viety laatusivuillehttp://laatu.tkk.fi/fi/lvj-kehitys/auditointi/sisainen/raportit_syksy_2009/ • Kehittämiskohteita kirjattu satakunta- Dokumentaation luominen, päivittäminen, tarkentaminen - jatkokoulutusprosessin kuvaus / jalkauttaminen - perehdyttämiskäytännöissä kirjavuutta • Kehittämisraportit osittain vielä työn alla, viedään tammikuun loppuun mennessä verkkosivuille 19.1.10 KEK

9. Kommentteja auditoinneista • Suurin hyöty on ollut asioiden ajatteluun ohjaaminen • Laatutyö alkaa pikku hiljaa toimia hapuilevan alun jälkeen • Mielenkiintoista ja opettavaa kuulla muiden käytännöistä • Sisäiset auditoinnit ainakin pakottavat tekemään kirjalliset työt ajoissa • Laitosjohtajan näkökulmasta sisäinen auditointi auttaa levittämään hyviä käytäntöjä • Yhteistyö TKK:n sisällä on lisääntynyt 19.1.10 KEK

10. Seuraavaksi • Tiedekuntien / laitosten laaturyhmät käyvät läpi sisäisen auditoinnin tuloksia • Laitosinfot/kokoukset, suositeltava ajankohta vko 7- käsitellään sisäisen auditoinnin sujumista ja uusinta-auditointia • Johdonkatselmus vko 9 • Sisäisen auditointi-prosessin kehittäminen (kevät 2010) • LVJ:n jatkokehittämisen suunnitelma seuraaville vuosille 19.1.10 KEK

11. KKAnuusinta-auditointi 19.1.10 KEK

12. KKA:n uusinta-auditointi Uusinta-auditoinnissa edellytetään korkeakoululta näyttöä siitä, että se on selvästi edennyt laadunvarmistus- järjestelmänsä kehittämisessä välttämättömien kehittämistarpeiden osalta ja että LVJ on uusinta- auditoinnissa tarkasteltavilta osa- alueiltaan kriteeristön perusteella vähintään vaiheessa ”kehittyvä”. 12.1. KEK 19.1.10 KEK

13. Välttämättömät kehittämistarpeet Uusinta-auditointi kohdistuu seuraaviin Korkeakoulujen Arviointineuvoston vuosille 2008–2011 laatiman auditointikäsikirjan mukaisiin auditointikohteisiin: ■ Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen, vaikuttavuuden ja aluekehitystyön laadunvarmistuksen kattavuus ja vaikuttavuus ■ Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen ■ Laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuus. 19.1.10 KEK

14. KKAn uusinta-auditointi • Auditointivierailu to 11.3.2010- johdon, opiskelijoiden, henkilökunnan ja ulkoisen sidosryhmän haastattelut • Etukäteismateriaali toimitettava 29.1.2010 - raportti LVJ:n kehittämistyöstä, näytteet YVV:stä, LVJ:n arvioinnista, seurannasta ja kehittämisestä sekä LVJ:n kokonaisuudesta 19.1.10 KEK

15. Auditointiryhmä Professori Erkki Uusi-Rauva, Tampereen teknillinen yliopisto Toimitusjohtaja Erkki Karppanen, Lahden seudun kehittämisyhtiö Laatujohtaja Helka Urponen, Lapin yliopisto Tekn.yo. Nadja Kiiskinen, Tampereen teknillinen yliopisto Ryhmän sihteerinä toimii Karl Holm KKA:sta 19.1.10 KEK

16. Auditointikohde (2c) ■ Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen, vaikuttavuuden (ja aluekehitystyön) laadunvarmistuksen kattavuus ja vaikuttavuusKriteeri kehittyvä:-> YVV-tietoa käytetään koulutuksen ja muun toiminnan laadunhallinnan ja kehittämisen välineenä. Suuri osa kerättävästä palautteesta hyödynnetään. 19.1.10 KEK

17. Auditointikohde (2c) ■ Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen, vaikuttavuuden laadunvarmistuksen kattavuus ja vaikuttavuus Suunnitellut näytteet; * YVV prosessikuvaus • Koulutuksen YVV:- Uuden tutkinto-ohjelman perustaminen (KM-tdk)- valmistuneiden sijoittumisseuranta, tohtoriselvitys • Tutkimuksen YVV- Tutkimuksen arviointi TKK:n osalta- Tutkimusprojektien seuranta • SHOKeihin osallistumien 19.1.10 KEK

18. Auditointikohde (6 & 7) • Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta,arviointi ja jatkuva kehittäminen • Laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuus. Kriteeri kehittyvä: -> Korkeakoulu seuraa laadunvarmistusjärjestelmän toimintaa ja sen kehittäminen on suunnitelmallista ja dokumentoitua Laadunvarmistus kattaa suuren osan korkeakoulun toiminnoista. LVJ:n vaikuttavuudesta toiminnan kehittämiseen on selkeää näyttöä. Laadunvarmistuksen menettelytavat muodostavat melko hyvin toimivan järjestelmärakenteen. 19.1.10 KEK

19. Auditointikohde (6 & 7) • LVJ:n toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen ja kokonaisuuden hallinta Suunnitellut näytteet; • LVJ-ketju: Jory LVJ-ryhmä tiedekuntien laaturyhmät laitosten / tukipalveluiden laatuvastaavat • Sisäiset auditoinnit • Tuso kytkentä • Kurssipalautejärjestelmä • Kattava dokumentaatio, www-sivut • Opintojen sujuvuuden edistäminen • Noppa-portaali 19.1.10 KEK

20. Lisätietoa Laatusivuilta www.laatu.tkk.fi http://laatu.tkk.fi/fi/lvj-kehitys/auditointi/sisainen/index/ http://laatu.tkk.fi/fi/lvj-kehitys/auditointi/ulkoinen/uusinta- auditointi_2010/ http://www.kka.fi/Manuaali kirsi.eulenberger-karvetti@tkk.fi, p. 2506 19.1.10 KEK