Workshop Informationsqualität bei Weiterbildungsdatenbanken am 8. Oktober 2007 in Berlin

1. WorkshopInformationsqualität bei Weiterbildungsdatenbankenam 8. Oktober 2007 in Berlin Erfahrungen und Qualitätssicherung bei der Informationsgewinnung und Datenpflege Carola Reinhold - Portalmanagement/Online-Redaktion - Lernende Region – Netzwerk Köln e.V.

2. Das Kölner Bildungsportal ist ein Angebot von Vorsitz: Stadt Köln (Amt für Weiterbildung) Mitglieder: Industrie- und Handelskammer zu Köln Handwerkskammer zu Köln Kreishandwerkerschaft Köln Einzelhandels- und Dienstleisungsverband Bezirk Köln Deutscher Gewerkschaftsbund Bezirk Köln Arbeitgeber Köln e.V. Bildungswerk der Erzdiözese Rheinisches Bildungszentrum Arbeitskreis Weiterbildung Köln Kölner Gesundheitsnetzwerk AktiV Qualitätsgemeinschaft Berufliche Weiterbildung – Region KölnIn beratender Funktion: Agentur für Arbeit Köln Schulamt für die Stadt Köln

3. Gefördert durch: Betrieben von:

4. Der Aufbau des Kölner Bildungsportals(seit September 2004 am Netz - 65.000 Visits/Monat) • Redaktionelle Seiten • Rubrikenstruktur bis in die 4. Ebene • Schule | Berufswahl | Ausbildung und Studium | Fort- und Weiterbildung | Beratung | Regionale Projekte • Datenbanken • Schuldatenbank (314) • Datenbank der Beratungsstellen (101) • Weiterbildungsdatenbank • - 196 Anbieter- 6.500 aktuelle Kurse/Seminare zu Semesterbeginn • Service-Angebote • Terminkalender • Link- und Materialbibliothek • Newsletter, Foren, Merkzettel etc.

5. Vorteile der Einbettung der Weiterbildungs- datenbank in das Bildungsportal • Für die Nutzer • steigert die Transparenz und Informationsqualität • bietet stets erreichbar zusätzliche Beratungsangebote • -Datenbank der Beratungsstellen - Orientierungsberatung durch Lernende Region – Netzwerk Köln Für die Anbieter • bietet weitere Möglichkeiten der Selbstdarstellung- z.B. Messen, Sonderveranstaltungen, Ankündigungen • bietet den Arbeitskreisen Möglichkeiten, das Portals als Kommunikationsplattform zu nutzen

6. Enge Zusammenarbeit mit den Arbeitskreisen der Bildungsanbieter vor Ort • an Konzept und Struktur der Weiterbildungsdatenbank • -DIN PAS 1045 Erweiterung z.B. um Ortsangaben (Stadtbezirke und Stadtviertel), weitere Angebotsformen und Veranstaltungsarten • am Preismodell Fachliche Mitwirkung • Möglichkeit der regelmäßigen Teilnahme an den Sitzungen der Arbeitskreise • -Präsentation von Neuerungen im Portal und in der Weiterbildungsdatenbank • - Feedback und Austausch über gewünschte Verbesserungen • - persönlicher Kontakt zu den Ansprechpartnern bei Support Kommunikation

7. Qualitätssicherung hinsichtlich der Anbieter(Aufnahme in die Datenbank) • Anbieter sind in der Mehrzahl Mitglied in einem oder mehreren Arbeitskreisen • - Qualitätssicherungsstandards der AK müssen von Mitgliedern erfüllt werden • - regelmäßiger Abgleich Mitgliedschaft AK / Eintrag Datenbank sichert Aktualität hinsichtlich der Existenz von Anbietern und den Adressdaten • Aufnahmeverfahren durch die Redaktion • - keine automatisierte Eintragung möglich • Abschluss eines Anbietervertrages mit der Lernenden Region • - Verpflichtung zu Qualitätskriterien als Anbieter • - Verpflichtung zu vollständiger und zutreffender Dateneingabe - Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Beachtung der guten Sitten - Haftungsauschluss der Lernenden Region etc. • Vergabe von individueller Benutzerkennung und Passwort zur Datenpflege

8. Qualitätssicherung hinsichtlich der Anbieter(Kontrolle) • Bereitstellung von Masken zur Eingabe der Profildaten mit Pflichtfeldern • Prüfmasken als Kontrollinstanz bei der Dateneingabe • Einsatz eines Tracking-Moduls, das die Logfiles hinsichtlich Zugriffen und Änderungen auswertet • Regelmäßige manuelle Stichproben

9. Qualitätssicherung hinsichtlich der Kursdaten (Eingabe) • Eingabemasken • - Pflichtfelder • - Feldbeschränkungen (z.B. 5-stellige Postleitzahl) • - Qualifizierte Fehlermeldungen • Individuell programmierte Schnittstellen für den Datenimport einzelner Anbieter aus Dump-Datei • - csv • - Excel • - Access • (der Versuch, eine standardisierte Schnittstelle zu schaffen, scheiterte an der heterogenen EDV-Landschaft seitens der Anbieter) • Import aus anderen Datenbanken • - derzeit WIS-Datenbank des DIHK Fehleranfälligkeit

10. Qualitätssicherung hinsichtlich derKursdaten (Kontrolle) • Einsatz eines Tracking-Moduls, das die Logfiles auswertet (mindestens halbjährlich wegen Rechnungslegung) • Regelmäßige manuelle Stichproben • Feedback durch Bildungsträger • - Support bei Maskennutzung • - Fehleranzeige bei WIS-Import • Feedback durch Nutzer des Portals • - insbesondere auch durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Beratungsstellen

11. Häufigste Korrekturarbeiten seitens Technik / Redaktion am Datenbestand • Neuaufnahme / Löschung von Anbietern • Löschen von Kursdaten nach Rücksprache mit Anbietern • - Fehlerquelle ist Schalter „permanentes Angebot“ • Häufigste Fehler beim Datenimport: • - Felder vom Träger schon mit „auf Anfrage“ o.Ä. ausgefüllt • - Textfelder abgeschnitten - Keine korrekten Angaben zu Brutto- /Nettopreis etc. • - Fehlendes „Mapping“ z.B. Kategorie des Angebots / Angebotsform • - Eingabefehler, die bereits in der ausliefernden Kursverwaltung/Datenbank gemacht bzw. zugelassen wurden, werden weitergegeben

12. Zusammenfassung: QS innerhalb der Weiterbildungsdatenbank des Kölner Bildungsportals • Profildaten der Anbieter • QS-Maßnahmen greifen gut • Kursdaten • Werden die Eingabemasken genutzt, greifen die QS-Maßnahmen gut • Eine standardisierte Schnittstelle ist aufgrund der heterogenen EDV-Landschaft nicht zu realisieren • Werden Kursdaten vom Anbieter oder aus anderen Datenbanken importiert, liegt die Fehlerquelle oftmals beim Anbieter selbst, z.B.: • - fehlendes Know-how im EDV-Bereich - finanzielle und personelle Ressourcenknappheit

13. Schlussbetrachtung • Unsere Erfahrung • Qualitätssicherung ist ein permanenter Prozess • Erfolgskriterium ist die Nähe und direkte Kommunikation mit den Anbietern sowie ein umfangreiches Supportangebot • Der personelle Ressourceneinsatz ist hoch und nicht refinanzierbar • Unser Selbstverständnis • bildung.koeln.de übernimmt mit der Weiterbildungsdatenbank eine Infrastrukturaufgabe im Bereich Fort- und Weiterbildung und wird als ein solches Instrument, das Transparenz auf dem Markt schafft, verstanden • In der Landschaft der Weiterbildungsdatenbanken sehen wir uns als regionale Datenbank in einer Art „Staubsaugerfunktion“: • - Aufnahme und Strukturierung der Daten der Anbieter vor Ort • - stetige Qualitätsprüfung und Fehlerkorrektur/Aktualisierung • - Weitergabe der Daten (so vom Anbieter gewünscht) an überregionale und bundesweite Datenbanken über Schnittstelle gemäß DIN PAS 1045

14. Die offenen Fragen hinsichtlich des Datenaustauschs mit anderen Weiterbildungsdatenbanken • Orientierungslosigkeit bei den Bildungsträgern: Wie schafft man Transparenz über die Angebote der verschiedenen Weiterbildungsbatenbanken? • Wie lässt sich der Datenfluss zwischen den Datenbanken für die Bildungsträger transparent machen? • - Wenn Aktualisierung notwendig, muss der Träger die ursprüngliche Datenquelle kennen und dort korrigieren können • Wie lassen sich Doubletten bei den „einsammelnden“ Datenbanken vernmeiden? • Wie lässt sich die Datenweitergabe im urheberrechtlichen Sinne korrekt regeln?