PERSONAL Y DEMANDAS

1. PERSONAL Y DEMANDAS Adiestramientos Auditores Internos de los Municipios y Consorcios Mayra L. Nigaglioni Rodríguez Auditora Senior Abril 2006

2. CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL Confianza Carrera Transitorio Irregular

3. PLANIFICACIÓN • Reglamentación externa • Ley Núm. 81 • Capítulo 11 • Ley 107 del 27 ago 05 • Reglamento Revisado sobre Normas Básicas • Ley de Ética Gubernamental • Reglamentos, cartas circulares y memorandos emitidos por agencias y departamentos • OCAM, ORHELA, Hacienda, OCPR

4. Cartas Circulares vigentes de la OCPR relacionadas al personal • Carta Circular OC-06-08  Autorización a ausentarse de las labores gubernamentales sin cargo a la licencia de vacaciones • Carta Circular OC-03-09  Uso de propiedad y fondos públicos durante el periodo eleccionario y prohibición de participación en actividades político-partidistas de ciertos funcionarios públicos • Carta Circular OC-2001-01  Registro de licencias de los Alcaldes • Carta Circular OC-99-02  Reglamentos que deben aprobar los Municipios

5. PLANIFICACIÓN (cont.) • Reglamentación Interna • Reglamento para la administración del personal • Planes de clasificación y retribución • Sistema de evaluación del desempeño • Reglamentos, procedimientos o planes: • Adiestramientos • Cesantías • Pruebas de sustancias controladas

6. PLANIFICACIÓN (cont.) • Consideración del Ambiente • Procedimientos y reglamentos aprobados • Cuestionario • Revisión Analítica • Estructura Organizacional

7. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO • Nombramientos • Renuncias, cesantías y jubilaciones • Control de asistencia • Proceso de nómina • Pago de horas extras • Pago de licencias en exceso

8. NOMBRAMIENTOS • Realizado de acuerdo con la ley y la reglamentación • Procedimiento de reclutamiento y selección • Puesto y sueldo asignado corresponde a los Planes de Clasificación y Retribución • Evaluación de los expedientes • Completos y organizados

9. NOMBRAMIENTOS (cont.) • Evaluación de las funciones que realizan los empleados • Entrevistas • Traslados • Legalidad y corrección de las licencias transferidas • Compensación adicional y otros beneficios marginales • Justificados y autorizados

10. RENUNCIAS, CESANTÍASY JUBILACIONES • Debidamente autorizadas • Corrección del pago final por servicios y de las licencias • Verificar que no se incluyó en nóminas posteriores. • EJ: Bono navideño

11. CONTROL DE ASISTENCIA • Registros de asistencia • Firmados y aprobados por funcionarios autorizados • Concuerda con los registros de acumulación de licencias • Correctos y actualizados

12. PROCESAMIENTO DE NÓMINA • Deducciones y aportaciones patronales remesadas a tiempo y de acuerdo a la ley • Certificada y aprobada por los funcionarios autorizados • Preintervenida

13. PAGO DE HORAS EXTRAS • Autorización para trabajar horas extras • Corrección de los registros de las horas extras • Verificar la autorización y corrección del pago

14. PAGO DE LICENCIASEN EXCESO • Evaluar la corrección de la acumulación de licencias • Verificar la autorización y corrección del pago

15. OTRAS PRUEBASDE CUMPLIMIENTO • Verificación de las obvenciones a los empleados • De acuerdo a la reglamentación • Aumentos de sueldos y otorgación de diferenciales de sueldos a los empleados • De acuerdo al Plan de Clasificación y Retribución y a la Ley

16. HALLAZGOS MÁS COMUNES • Nepotismo • Pagos indebidos por sueldos concedidos en exceso de las escalas del Plan de Clasificación y Retribución • Puestos ocupados ilegalmente • No cumple con los requisitos de preparación académica o de experiencia • Puesto no está contemplado en el Plan de Clasificación y Retribución • Sin confirmación de la Legislatura Municipal

17. HALLAZGOS MÁS COMUNES (cont.) • Empleados ejerciendo funciones conflictivas • Otorgamiento indebido de diferenciales de sueldo • Empleados transitorios por períodos mayores de un año • Pago de intereses por atraso en las remesas

18. CONCLUSIÓN • Identificar las deficiencias encontradas e informarlas al Alcalde mediante cartas a la gerencia • Redactar un Informe de Auditoría • Sustentar sus hallazgos con evidencia suficiente y competente

19. DEMANDAS

20. DEMANDAS CIVILES • La Ley de Reclamaciones y Demandas Contra el Estado autoriza las demandas contra el ELA en unos casos en particular, como lo son: • acciones por daños y perjuicios • acciones para reivindicar propiedad mueble o inmueble o derechos sobre dicha propiedad • resarcimiento por daños causados por su renta • acciones civiles al amparo de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, las leyes o de algún contrato con el Gobierno

21. PLANIFICACIÓN • Reglamentación externa • Ley Núm. 81 • Reglamento Revisado sobre Normas Básicas • Opiniones del Tribunal Supremo de Puerto Rico • Leyes, Memorandos, Cartas Circulares, Órdenes Ejecutivas aplicables • Reglamentación interna • Acuerdos aprobados por la Legislatura Municipal relacionados con los demandas civiles

22. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO • Solicite al Secretario Municipal o a la División Legal: • una relación de las demandas civiles por o contra el Municipio durante el periodo auditado • Seleccione una muestra de los expedientes de las demandas • Completos y actualizados

23. ESTIPULACIONES • El Alcalde someterá ante la consideración de la Legislatura Municipal toda oferta de transacción que conlleve algún tipo de desembolso económico previo a someter dicha oferta de transacción a la consideración del foro judicial. • mayor de $25,000 [Ley 258 del 7 de septiembre de 2004]

24. SENTENCIAS • Si se dictó sentencia en circunstancias tales como: •  por rebeldía • por estipulación entre las partes • se pagaron honorarios al abogado de la parte demandante como parte de la sentencia impuesta • se estableció el pago de intereses

25. PAGOS • Determine si: • se efectuaron de acuerdo con la sentencia. • se asignaron partidas en el presupuesto y el pago se registró en la partida correspondiente.

26. CONCLUSIÓN • Identificar las deficiencias encontradas e informarlas al Alcalde • Redactar un Informe de Auditoría • Sustentar sus hallazgos con evidencia suficiente y competente

27. MUNICIPIOS QUE PAGARON O TENÍAN SENTENCIAS PENDIENTES DE PAGO POR DESPIDOS, TRASLADOS A OTROS PUESTOS Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS CONTRA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2004 $16,128,049

28. MUNICIPIOS QUE TENÍAN LITIGIOS PENDIENTES DE RESOLUCIÓN POR DESPIDOS, TRASLADOS A OTROS PUESTOS Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS CONTRA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2004 $1,249,755,907

29. Acciones contra empleados

30. REGISTRO DE DEMANDAS • Vigente desde julio de 2003. • Adscrito al Departamento de Justicia • Aplica a sus agencias e Instrumentalidades, los municipios, sus consorcios y corporaciones municipales

31. Cont. REGISTRO DE DEMANDAS • Obligación de notificar al Secretario de Justicia: • toda reclamación de carácter civil, radicada en un Tribunal, por o contra dicha entidad • toda reclamación contra él en su carácter personal relacionada con las funciones de su cargo, y cuyas cuantías excedan $5,000 • procedimiento de "injunction" o "mandamus“ • 30 días siguientes a la fecha de recibir el emplazamiento

32. Cont. REGISTRO DE DEMANDAS • Al concluir el caso: • copia de la sentencia o acuerdo de transacción • 60 días siguientes a la aprobación del acuerdo de transacción o de la notificación del archivo en autos de copia de la demanda • En caso de que el caso sea apelado: • notificar sobre dicho trámite dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que se recibió copia de dicho recurso

33. Informe de relación de casos judiciales por discrimen político y derechos civiles • Requerido por el Artículo 19.005 (k) de la Ley Núm. 81 y por el Memorando 99-05 del 5 abril de 1999 de la OCAM • Enviarse no más tarde de la segunda semana de enero de cada año • Debe incluir un listado de casos resueltos, costo al erario, monto de la sentencia y los honorarios de abogados • Si no tiene sentencias en estos casos deberá enviar una certificación negativa

34. HALLAZGOS MÁS COMUNES • Acciones ilegales contra empleados municipales • Estipulaciones de demandas sin la previa aprobación de la Legislatura Municipal • Expedientes incompletos de las demandas judiciales