Išlaidų tinkamumas ir biudžeto pildymas

1. Išlaidų tinkamumas ir biudžeto pildymas 2014 m.sausio mėn. 2009–2014 m. Europos ekonominės erdvės finansinis mechanizmas Tarptautinės paramos finansų skyriaus finansininkė Jelena Žitlinskaitė, vyresnysis finansininkas Laurynas Salys

2. Toliau kalbėsime • Išlaidų tinkamumą reglamentuojantys dokumentai • Išlaidų tinkamumo reikalavimai • Netinkamos išlaidos • Netiesioginių išlaidų apskaičiavimas • Atsiskaitymas tarp projekto vykdytojo ir partnerio (-ių) • Biudžeto pildymas Tarptautinės paramos finansų skyrius

3. Reikalavimai nustatyti: Tarptautinės paramos finansų skyrius

4. Tinkamos projekto išlaidos (I) Numatytos projekto įgyvendinimo sutartyje (toliau - PĮS) • Patirtos išlaidų tinkamumo finansuoti laikotarpiu: Tarptautinės paramos finansų skyrius

5. Tinkamos projekto išlaidos (II) • Būtinos projektui įgyvendinti • Išlaidų būtinumas turi būti pagrįstas paraiškoje • Naudojamos tik projekto tikslams ir rezultatams pasiekti • Atitinka skaidraus finansų valdymo, sąnaudų pagrįstumo ir efektyvumo principus • Patirtos projekto vykdytojo ar partnerio (-ių) Tarptautinės paramos finansų skyrius

6. Tinkamos projekto išlaidos (III) • Įtrauktos į projekto vykdytojo mokėjimo prašymus • Deklaruotos, realios ir pagrįstos išlaidų tinkamumą įrodančiais dokumentais • Avansas projekto vykdytojui – iki 30 proc. (su finansų įstaigos garantija ar draudimo įmonės laidavimo raštu) • Jei deklaruojamos valstybės donorės partnerio išlaidos – teikiama audito išvada • Netiesioginės išlaidos apskaičiuotos pagal vienodo dydžio normą (angl. „Flat rate“) neturi būti grindžiamos išlaidų pagrindimo dokumentais Tarptautinės paramos finansų skyrius

7. Tinkamos projekto išlaidos (IV) • Išankstinio apmokėjimo sąskaitos • Tik su banko ar kitos finansinės įstaigos garantija ar draudimo įmonės laidavimo dokumentu avansinio mokėjimo sumai • Iki projekto pabaigos turi būti pateiktos prekės, suteiktos paslaugos ar atlikti darbai, dėl kurių buvo išmokėtas avansas • Patirtos ir apmokėtos nepažeidžiant ES, Lietuvos Respublikos, valstybių donorių teisės aktų ir Lietuvos Respublikos tarptautinių sutarčių reikalavimų • Įtrauktos į pareiškėjo ar partnerio (-ių) apskaitą, nustatomos, patikrinamos ir patvirtinamos apskaitos dokumentais • Projekto apskaita turi būti vedama atskirai • Turi matytis pilna projekto apimtis su nuosavu įnašu Tarptautinės paramos finansų skyrius

8. Tinkamos projekto išlaidos (V) • Pirkimai atlikti vadovaujantis LR viešųjų pirkimų įstatymu ir (ar) Juridinių asmenų, kurie nėra perkančiosios organizacijos pirkimų vykdymo ir priežiūros tvarkos aprašu • Partneriai, kurie yra juridiniai asmenys, registruoti valstybėse donorėse, pirkimus projekte vykdo vadovaudamiesi savo šalių teisės aktų nuostatomis • Išlaidos negali būti pakartotinai kompensuotos kitų programų lėšomis • Nustačius dvigubą finansavimą gali būti nutraukta projekto įgyvendinimo sutartis ir susigrąžintos paramos bei bendrojo finansavimo lėšos Tarptautinės paramos finansų skyrius

9. Tinkamos projekto išlaidos (VI) • PVM tinkamas, jei projekto vykdytojas ar partneris (-iai) negali jo susigrąžinti arba atskaityti • Patvirtinimas paraiškoje nurodant PVM straipsnį • Interneto svetainėje www.cpva.lt pateikta PVM atmintinė • Projekte įsigyjamas materialusis turtas iki jo įsigijimo turi būti naujas (nenaudotas) Tarptautinės paramos finansų skyrius

10. Išlaidų skirstymas pagal priskyrimo projektui būdą Tarptautinės paramos finansų skyrius

11. Netinkamos išlaidos • PVM, jeigu jį galima susigrąžinti • Išlaidos patirtos ir apmokėtos ne išlaidų tinkamumo laikotarpiu • Įnašas natūra • Patirtos naudotam materialiajam turtui įsigyti ir jo nusidėvėjimo išlaidos • Patirtos pažeidžiant projekto įgyvendinimo sutartį • Patirtos pažeidžiant teisės aktus • Nenumatytos biudžete • Nustatytos Reglamento 7.6 straipsnyje Tarptautinės paramos finansų skyrius

12. Atsiskaitymas tarp projekto vykdytojo ir partnerio (-ių) • Finansavimą tiesiogiai gauna tik projekto vykdytojas, kuris yra atsakingas už išlaidų deklaravimą CPVA • Tinkamas partnerio (-ių) padarytas išlaidas kompensuoja projekto vykdytojas per 5 darbo dienas nuo lėšų gavimo • Projekto vykdytojas negali naudoti partneriui skirto finansavimo savo išlaidų apmokėjimui Tarptautinės paramos finansų skyrius

13. Projekto biudžeto pildymas

14. Projekto biudžetas • Konkrečios biudžeto eilutės, leistinos Jūsų planuojame projekte, numatytos Gairių 50 punkto lentelėje, kurioje atspindimos projekto išlaidos pagal jų rūšis, veiklas ir finansavimo kryptį Išlaidų dalis nuo viso planuojamo biudžeto Išlaidų skaidymas pagal veiklas Išlaidų kategorija Biudžeto eilutė Atkreipkite dėmesį, kad skirtingoms finansavimo kryptims kai kurios biudžeto eilutės skiriasi.

15. 3. Statyba, rekonstravimas, remontas ir kiti darbai Apribojimai Pagrindimas Išlaidos, finansuojamos pagal 3.1 biudžeto išlaidų eilutę, turi sudaryti ne daugiau kaip 60 % lėšų nuo visos projekto biudžete numatytos tinkamos finansuoti išlaidų sumos Naujų statinių statybos išlaidos negali viršyti 10 % lėšų nuo visos projekto biudžete numatytos tinkamos finansuoti išlaidų sumos • Darbų objektinės sąmatos • Trys komerciniai pasiūlymai • Techniniai projektai • Ekspertų išvados, kad patalpos neatitinka keliamų reikalavimų (pavyzdžiui, higienos normų) Tarptautinės paramos finansų skyrius

16. 4. Įranga, įrenginiai ir kitas turtas Pagrindimas • Trys komerciniai pasiūlymai • Panašios turimos sutartys • Nuorodos į viešai prieinamą informaciją (pavyzdžiui, elektroninės parduotuvės) • Licencijų / patentų / prekės ženklų kainos pagrindžiamos pateikiant konkretaus tiekėjo komercinį pasiūlymą (jei įmanoma, kelių tiekėjų) arba viešai prieinama informacija • Pavyzdžiui, Microsoft Corp. elektroninėje parduotuvėje pateikta kaina, jei perkamas MS Office paketas • Nusidėvėjimo (amortizacijos) skaičiavimo metodika • Organizacijos tvarka dėl turto priskyrimo trumpalaikiam turtui Tarptautinės paramos finansų skyrius

17. 4. Įranga, įrenginiai ir kitas turtasApribojimai 4 ir 5 grupių išlaidos negali viršyti 60 % visų projekto tinkamų išlaidų sumos. Šis apribojimas netaikomas priemonei „Kompetencijų kėlimas“. Visos įrangos, įrenginių ir kito turto įsigijimo išlaidos tinkamos tik tuo atveju, jei taikoma išimtis pagal Reglamento 7.3 straipsnio 1 c punktą Tuo atveju, kai nėra taikoma išimtis pagal Reglamento 7.3 straipsnio 1 c punktą ir eksploatavimo laikotarpis yra ilgesnis negu projekto įgyvendinimo trukmė, tinkamos yra tik nusidėvėjimo išlaidos Tarptautinės paramos finansų skyrius

18. 5. Paslaugos Pagrindimas Apribojimai Statinių projektai turi atitikti Gairėse nurodytų reglamentų reikalavimus Išlaidos projekto dalyvių maitinimui renginių metu negali viršyti LRV nustatytų normų 4 ir 5 grupių išlaidos negali viršyti 60 % visų projekto tinkamų išlaidų sumos. Šis apribojimas netaikomas priemonei „Kompetencijų kėlimas“ • Trys komerciniai pasiūlymai • Panašios turimos sutartys • Nuorodos į viešai prieinamą informaciją (pavyzdžiui, elektroninės parduotuvės) Tarptautinės paramos finansų skyrius

19. 6. Projekto dalyvių išlaidos 6.2. Dalyvių kelionės, komandiruotės ir dalyvavimas renginiuose • Komandiruotės grindžiamos laisva forma pateikiant dienpinigių apskaičiavimą bei bilietų, apgyvendinimo paslaugų komercinius pasiūlymus, kitus pagrindžiančius dokumentus • Komandiruočių tvarka projekte negali skirtis nuo įprastos organizacijos tvarkos (išskyrus, jei projekte taikomi didesni apribojimai) • Rekomenduojame neviršyti LRV nustatytų normų Tarptautinės paramos finansų skyrius

20. 7. Projekto administravimas ir vykdymas 7.1. Darbo užmokestis Pagrindimas Apribojimai 7.1 ir 7.2 grupių išlaidos negali viršyti 10 procentų visų projekto tinkamų išlaidų sumos. Šis apribojimas netaikomas priemonei „Kompetencijų kėlimas“ • Įstaigos buhalterio (arba vadovo) patvirtinta pažyma apie atitinkamų specialybių (ar kiek įmanoma artimesnės specialybės) darbuotojų darbo užmokesčio vidurkį per 6 mėnesius iki paraiškos pateikimo momento • Apskaičiuojant DU, rekomenduojame į biudžetą įtraukti ir atostoginius • Darbo užmokesčio dydis turi būti logiškas ir pagrįstas • Projekto finansininko darbo užmokestis neturėtų prilygti projekto įgyvendinimui reikalingo aukštos kvalifikacijos mokslininko darbo užmokesčiui Tarptautinės paramos finansų skyrius

21. DU apskaičiavimo rekomendacija Valandinis darbo užmokestis (įskaitant privalomus mokesčius) Darbo valandų skaičius Atostogų koeficientas 1,0767 15 Lt / val.*(1+0,3098+0,002)*100 val.*(1+(28/365)) = 2118,6468 Lt Į biudžetą traukiame 2118,65 Lt Tarptautinės paramos finansų skyrius

22. 7. Projekto administravimas ir vykdymas 7.1. Komandiruotės • Komandiruotės grindžiamos laisva forma pateikiant dienpinigių apskaičiavimą bei bilietų, apgyvendinimo paslaugų komercinius pasiūlymus, kitus pagrindžiančius dokumentus • Komandiruočių tvarka projekte negali skirtis nuo įprastos organizacijos tvarkos (išskyrus, jei projekte taikomi didesni apribojimai) • Rekomenduojame neviršyti LRV nustatytų normų Tarptautinės paramos finansų skyrius

23. 7. Projekto administravimas ir vykdymas 7.4. Viešinimas • Viešinimas – būtinas visuose projektuose. Atkreipiame Jūsų dėmesį, kad viešinimo priemonės ir išlaidos turi būti proporcingos projekto apimčiai • Kiti PĮS nustatyti įsipareigojimai (vertimai, finansinės garantijos, laidavimo raštai, kita) • Išlaidos grindžiamos: • 3 komerciniais pasiūlymais • Turimomis panašiomis sutartimis • Nuorodos su atspausdinta informacija į viešai prieinamą informaciją (pavyzdžiui, elektroninės parduotuvės) 7.5. Auditas 7.6. Kita Tarptautinės paramos finansų skyrius

24. Nuosavas indėlis ir jo pagrindimas • Ne mažiau kaip 10 proc. visų tinkamų finansuoti išlaidų turi padengti pareiškėjas ir (arba) partneris (partneriai) • Įsipareigojime turi būti nurodyta nuosavo įnašo ir netinkamų išlaidų: • Suma • Procentas (nuosavo įnašo) • Lėšų šaltinis • Turi būti pateikti lėšų šaltinį ir dydį pagrindžiantys dokumentai (kredito įstaigos garantinis raštas, įstaigos balansas, pelno (nuostolio) ataskaita, pinigų srautų ataskaita, kredito sutartys ir t.t.) • Įsipareigojimą prisidėti prie projekto įgyvendinimo pasirašo tam teisę turintis asmuo Tarptautinės paramos finansų skyrius

25. Trumpai • Išlaidų tinkamumas apibrėžtas Reglamente, Taisyklėse, Gairėse, projekto įgyvendinimo sutartyje • Projekto išlaidos turi būti racionalios, būtinos, skaidrios • Tik į projekto biudžetą įtrauktos išlaidos gali būti pripažintos tinkamomis • Netiesioginių išlaidų procentas nustatomas paraiškos vertinimo metu ir patirtos išlaidos vėliau neturi būti grindžiamos tai patvirtinančiais dokumentais • Pareiškėjas privalo užtikrinti nuosavo indėlio ir netinkamų išlaidų padengimą Tarptautinės paramos finansų skyrius

26. Paraiškų pildymo klausimais galite konsultuotis: el. p. eeagrants@cpva.lt Europos ekonominės erdvės ir Norvegijos programų skyriaus viršininkė Sandra Remeikienė, s.remeikiene@cpva.lt, (8 5) 274 8736; Projektų vadovė Lina Benetė, l.benete@cpva.lt, (8 5) 274 8738; Projektų vadovė Jūratė Sabaitė, j.sabaite@cpva.lt, (8 5) 219 1347. Išlaidų tinkamumo ir biudžeto sudarymo klausimais galite konsultuotis: Tarptautinės paramos ir finansų skyriaus vyresnysis finansininkas Laurynas Salys, l.salys@cpva.lt, (8 5) 274 8723; finansininkė Jelena Žitlinskaitė j.zitlinskaite@cpva.lt, (8 5) 251 4387.

27. AčiūVšĮ Centrinė projektų valdymo agentūraS. Konarskio g. 13, Vilniuswww.cpva.lt