Piiri 1410 Hankehallinnon seminaari

1. Piiri 1410 Hankehallinnon seminaari

2. Tarkoitus • Ymmärtää kuinka Rotarysäätiön apuraha toimii • Oppia taloudenpidon odotukset • Valmistella klubit implementoimaan MOU • Kvalifioida klubit vastaanottamaan apurahojen varoja

3. Apurahojen hallinnointi • Varmistaa, että projekteilla • On tarkoituksenmukainen taloudellinen valvonta • Pitävät kiinni teknisistä • normeista • Kohtaavat avunsaajientarpeet • Täyttävät niiden tavoitteet • Suojaavat varat

4. Onnistuneet apurahaprojektit • Kohtaavat yhteisön tarpeet • Sisältävät jatkuvan osapuolten yhteydenpidon • Omaavat toteutussuunnitelman • Ovat kestäviä • Ylläpitävät tarkoituksenmukaisen varojen taloudenpidon

5. Taloudenpito • Taloudenpito tarkoittaa vastuullista johtoa ja apurahojen valvontaa, mukaan luettuna: • Rotaryjohto • Talousasiakirjojen tarkastaminen • Varojen valvontaa • Poikkeamien raportointi • Säännöllinen raportointi

6. Kvalifiointi vaatimukset • Osallistuminen “Hankehallinnon seminaariin” • Klubin MOU:n hyväksyminen ja allekirjoitetun MOU:n toimittaminen piirille

7. Kvalifioinnin ehdot • Voimassa yhden vuoden • Klubin vastuu apurahan varoista • Tuoda esiin intressiristiriidat • Tehdä yhteistyötä kaikkien tilintarkastajien kanssa • Käyttää apurahan varat tarkoituksenmukaisesti • Klubin MOU:n täytäntöön paneminen

8. Osa 1 Projektin suunnitteleminen

9. Oppimisen tavoitteet • Tunnistaa parhaat käytännöt projektin suunnittelemiselle • Laatia suunnitelma projektinne toteuttamiselle • Ymmärtää miten luodaan mitattavia tavoitteita

10. Onnistuneet apurahaprojektit Todelliset yhteisön tarpeet Säännöllinen yhteydenpito kumppanin kanssa Toteuttamissuunnitelma Pysyvä Tarkoituksenmukainen varojen hoito

11. Arvioi tarpeet • Perusta projekti yhteisön tarpeelle • Arvioi klubisi ja potentiaalisen kumppanisi resurssit • Puhu yhteisölle

12. Kumppanit • RI Kongressi • Projekti-markkinat • LinkedIn • www.matchinggrants.org/global • Kansainväliset kokoukset • Rotary Showcase / Facebook

13. Projektinsuunnittelu • Muodosta kolmejäseninen apurahakomitea (säätiökomitea) • Jaa roolit • Toteutussuunnitelma • Talousarvio • Varasuunnitelma (Contingency plan) • Asiapaperien säilytyssuunnitelma

14. Talousarvion luominen • Realistinen • Tarjouskilpailu • Kohtuulliset hinnat • Intressiristiriitojen paljastaminen

15. Tavoitteiden asettaminen • Mitattavia • Kestäviä • Laadullisia (descriptive) • Määrällisiä (numeric)

16. Tavoitteiden asettaminen • Kerää perustiedot • Aseta tavoitteet • Määrittele mittausmenetelmä

17. Oppimistavoitteet • Tunnistaa parhaat käytännöt projektin suunnittelemiselle • Tehdä suunnitelma projektisi toteuttamiseksi • Ymmärtää kuinka luodaan mitattavia tavoitteita

18. Osa 2Apurahan hakeminen ja toteuttaminen

19. Oppimistavoitteet • Laadi onnistunut apuraha hakemus • Tiedosta apurahan rahoitus • Keskustele arvion tärkeydestä

20. Rotarysäätiön apurahat • District grants = Piiriapurahat • Global grants = Globaalit apurahat • Packaged grants = Paketoidut apurahat

21. Globaalien apurahojen hakeminen • Kaksivaiheinen online-hakuprosessi • Tavoitteiden kohdistaminen keskittämisalueille • Oltava kestävä • Yhdistää kahden piirin rotaryklubit • Minimi talousarvio on USD 30 000 • Piiri vahvistaa, että klubi on kvalifioitunut

22. Keskittämisalueet • Rauhan ja konfliktien ehkäiseminen • Sairauksien ehkäisy ja hoito • Vesi ja hygienia • Äidin ja lapsen terveys • Perusopetus ja lukutaito • Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehitys

23. Kestävät projektit • Antaa yhteisölle taidon ja tiedon ylläpitää projektin tuloksia pitkällä tähtäimellä sen jälkeen kun apurahan varat on kulutettu.

24. Globaalienapurahojenensiaskeleet Mene www.rotary.org -sivujen ”grant application” -osioon ja etene siellä ohjeiden mukaisesti

25. Application/Hakemus

26. Globaalinapurahanrahoitus • DDF tuplaantuu 100% Maailmanrahastosta • Rotarien keräämät käteisvarat kasvavat 50%:lla Maailmanrahastosta • Ei-rotarien käteistuki

27. Talousohjeet Rotarien lahjoitukset Varat, joita ei voida nostaa edunsaajilta apurahojen vastikkeeksi Varoja ei voi siirtää muista granteistä Luotolla lahjoittajalle tulleita varoja

28. Täytäntöönpano • Tiedotus • Talousjohdon suunnitelma • Asiakirjojen säilytys • Alkuperäinen suunnitelma

29. Arviointi (Evaluation) • Avustaa raportoinnissa • Parantaa tulevaisuuden projekteja • Perustettu tavoitteille • Jatkuva prosessi • Tunnistaa onnistumiset

30. Oppimistavoitteet Laatia onnistunut apurahahakemus Ymmärtää apuraharahoitus Keskustella evaluoinnin (arvioinnin) tärkeydestä

31. Osa 3Valvonta ja raportointi

32. Oppimistavoitteet • Tunnistaa parhaat käytännöt rahastojen hallinnointiin ja asiakirjojen säilyttämiseen • Tunnistaa mitkä asiakirjat ovat välttämättömiä säilyttää • Ymmärtää raportoinnin vaatimukset

33. Talousasioidenhallinnointi- suunnitelma • Pankkitili varoja varten (erillinen) • Varojen siirtäminen • Käytä shekkejä/pankkikorttia to track funds(?) • Yksityiskohtaiset tilikirjat • Huomioida paikalliset lait

34. Resurssit • Asiakirjojen säilyttämisen muistilista • Talousasioiden hallintasuunnitelman muistilista • Pankkitilin talletussiirto • Enemmän: Rotary.org

35. Asiakirjojen säilyttäminen • Hankkia pääsy?? • Säilytettävä vähintäin viisi vuotta • Tehdä kopioida

36. Piiriapurahojen Raportit • MITÄ VAATIMUKSIA PIIRIAPURAHOJEN RAPORTOINNILLE??? • Mitä tehty? • Mitä saavutettu? Konkreettiset tulokset • Talousraportti • Yhteenveto

37. GlobaaliapurahojenRaportit: Lukumäärä • Etenemisraportit • 12 kk:n kuluessa ensimmäisestä maksusta • Jokaisen 12 kk:n kuluessa projektin (grant) olemassa olon aikana • Loppuraportti 12 kk:n kuluessa loppuun saattamisesta

38. Globaaliapurahojen Raportit: Sisältö Miten osapuolet ovat päässeet sisään projektiin Aktiivisuuden taso Projektin päämäärien arviointi Miten päämäärien kohdealueet on tavoitettu Kuinka varat on käytetty Edunsaajien lukumäärä ja heidän hyötymisensä (?)

39. Intressiristiriita • Esiintyy silloin kun rotarit hyötyvät taloudellisesti tai henkilökohtaisesti apurahasta (grantista) • Hyöty voi olla suoranaista (hyötyä rotarille) tai epäsuoraa (rotarihyötyä kumppanille)

40. Oppimistavoitteet Tunnistaa parhaat käytännöt varojen hallinnoimiseksi ja asiakirjojen säilyttämiseksi Tunnistaa mitkä asiakirjat tarvitsee säilyttää Ymmärtää raportoinnin vaatimukset.

41. Osa 4Kvalifiointi

42. Oppimistavoitteet Ymmärtää kvalifioinnin vaatimukset Klubinne kvalifiointi

43. Kvalifioinnin vaatimukset Osallistuminen Hankehallinnon seminaariin Jättää allekirjoitettu klubin Mou

44. Klubien toimintasuunnitelma Osallistuminen Piirin koulu-tukseen (yksi tai useampi Jäsen) MOU -allekirjoi- tus -sitoutu-minen Projekti-suunnittelu 1.11.13-31.3.14 Klubin projekti-ehdotuk-set Piirille 31.3.14 mennessä Klubin TRF-organisaa-tio (mahdollinen komitea globaali apurahoja varten) Tilaisuudet alueilla? PETS 3/14 Allekirj. MOU Lähetetään piirille (Pentti Aspila)

45. Piirin käytettävissä oleva DDF -raha vuonna 2013-14 Globaalit apurahat 50% DDF:stä • Edellytys min. Budjetti 30.000 USD • - esim. suuret kv-projektit • - ammatilliset koulutustiimit • koulutusapurahat Vuosirahas-tolahjoitus Piirissa 1410 V. 2010-2011 Piirille palautuva DDF-raha= 50% (2013-14) 16450 + + tältä vuodelta siirtyvät DDF-rahat (76403) 65800 USD 32900 Piiriapurahat Piirin projektit 50% DDF:stä • Esim-paikalliset projektit • VTT-tiimit (kuten GSE-ennen) • -koulutusapurahat 16450

46. Kvalifioinnin ylläpitäminen • Seuraa klubin MOU:n ehtoja • Nimeä klubin jäsen / komitea huolehtimaan klubin kvalifioinnista • Laita täysin täytäntöön taloudenhoidon käytännöt varojen väärinkäytön ehkäisemiseksi

47. Oppimistavoitteet • Ymmärtää kvalifioinnin vaatimukset • Klubin kvalifiointi

48. Keneltä piirissä voi kysyä apua? • Pentti Aspila, piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja 2013-2016, yhteystiedot: mobil 040-5803631; email pentti.aspila@mtt.fi

49. Kiitos!