Forum of Canadian Ombudsman/Forum Canadien Des Ombudsmans

1. Forum of Canadian Ombudsman/Forum Canadien Des Ombudsmans Barbara A. McIsaac, Q.C. March/Mars 31, 2003

2. Ombudsmanand/et Privacy Legislation/Les Lois sur La Protection des Renseignements Personnels

3. Privacy Act/ Loi Sur la Protection Des Renseignements Personnels

4. S. 3 – Personal Information – Renseignements Personnels • “Personal Information” : means information about an identifiable individual that is recorded in any form including, without restricting the generality of the foregoing: … • “Reseignements Personnels” : des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable, notamment: …

5. (g) • The views or opinions of another individual about the individual • Les idées ou opinions d’autrui sur lui

6. The head of a government institution may refuse to disclose any personal information requested under subsection 12(1) Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12 (1) 22 (1) (b)

7. 22 (1) (b) • (b) the disclosure of which could reasonably be expected to be injurious to the enforcement of any law of Canada or a province or the conduct of lawful investigations, including, without restricting the generality of the foregoing, any such information • (b) soit dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou au déroulement d’enquetês licites, notamment

8. (i) relating to the existence or nature of a particular investigation (ii) that would reveal the identity of a confidential source of information, or (iii) that was obtained or prepared in the course of an investigation des renseignements relatifs à l’existence ou à la nature d’une enquête déterminée des renseignements qui permettraient de remonter à une source de renseignements confidentielle des renseignements obtenus ou préparés au cours d’une enquête 22 (1) (b)

9. Official Languages Act/ Loi sur les langues officielles

10. Subject to this Act, the Commissioner and every person acting on behalf of or under the direction of the Commissioner shall not disclose any information that comes to their knowledge in the performance of their duties and functions under this Act Sous réserve des autres dispositions de la présente loi, le commissionaire et les personnes agissant en son nom ou sous son autorité sont tenus au secret en ce qui concerne les renseignements don’t ils prennent connaissance dans l’exercice des attributions que leur confère la présente loi S. 72 – Confidentiality/Secret

11. Mr. Lavigne made a complaint in 1992 to the Office of the Commissioner of Official Languages with respect to language of work In 1996, Mr. Lavigne applied to the Federal Court seeking damages as provided for in Part 10 of the Official Languages Act. The Federal Court awarded damages in the amount of $3,000.00 plainte déposée en 1992 par M. Lavigne auprès du Commissariat aux Langues Officielles: plainte portant sur la langue de travail jugée fondée recours juriciaire déposé par Lavigne en vertu de la Partie X de la LLO : en 1996, la Cour fédérale ordonne à DHRC de lui verser le montant de 3,000$ à titre de dommages-intérêts; The Lavigne Case/L’Affaire Lavigne

12. Unsatisfied with the amount, Mr.Lavigne appealed the decision to the Federal Court of Appeal, who upheld the Trial Division’s award of damages. Mr. Lavigne’s application for leave to appeal to the Supreme Court of Canada was denied In 1993, Mr. Lavigne also made a request under the Privacy Act for access to personal information about him in the files of the Office of the Commissioner of the Official Languages. There was personal information about him in the files. This included both the view and opinions of co-workers and the view and opinions of supervisors insatisfait du montant accordé, Lavigne en appelle à la Cour d’appel fédérale qui confirme le jugement de la Division de première instance; la demande d’autorisation d’en appeler de M. Lavigne est rejetée par la Cour suprême du Canada en 1993, M. Lavigne présente au Commissaire à la vie privée une demande de communication en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels afin d’obtenir les renseignments personnels contenus dans les dossiers de plainte du CoLO: opinions et observations de ses collègues et superviseurs à son sujet The Lavigne Case/L’Affaire Lavigne

13. Section 22(1)(b) cannot be applied once the investigation is complete No proof of injury paragraphe 22(1)(b) ne s’applique pas une fois l’enquête close aucun risque de nuire au déroulement d’enquête licites Federal Court/Cour Fédérale

14. The Supreme Court of Canada Cour Suprême du Canada

15. Unique mission is to resolve tension in an informal manner: one reason that the office of ombudsman was created was to address the limitations of legal proceedings His or her duty is to examine both sides of the dispute, assess the harm that has been done and recommend ways of remedying it. The ombudsman’s preferred methods are discussion and settlement by mutual agreement pour mission propre de résoudre les tensions d’une manière informelle. C’est, entre autres, pour répondre aux limites des recours judiciaires que l’ombudsman a été créé il a le devoir d’examiner les deux côtés du litige, apprécier les torts et recommander les moyens d’y remédier. Il privilégie la discussion et l’entente à l’amiable The/L’Ombudsman

16. The Privacy Act must be applied to the Office of the Commissioner of Official Languages in such a way as to recognize the unique context in which the Commissioner’s investigations are conducted Using the procedure for compelling attendance compromises the ombudsman role of the Commissioner The Commissioner must protect witnesses and assist victims in exercising their rights L’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au Commissariat aux langues officielles doit se faire de façon à reconnaître le contexte particulier des enquêtes du commissaire l’utilisation de la procédure de contrainte compromet le rôle d’ombudsman du commissaire le commissaire doit protéger les témoins et aider les victimes à faire respecter leurs droits Confidentiality/Confidentialité

17. No temporal limitation Can be applied even after investigation over if injury can be demonstrated aucune justification de limiter la portée de cette disposition La non-divulgation des renseignements personnels prévue au paragraphe 22(1)(b) est autorisée lorsqu’il existe un risque que la divulgation nuise à l’enquête et un lien clair et direct avec le préjudice allégué S. 22(1)(b)

18. Parliament has made the Office of the Commissioner of Official Languages subject to the Privacy Act, and only when a government institution is able to justify the exercise of its discretion to refuse disclosure may it do so. In the case before us, the appellant has not succeeded in showing that it is reasonableto maintain confidentiality Le législateur a assujetti le Commissariat aux langues officielles à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ce n’est que lorsque l’institution fédérale peut justifier l’exercice de sa discrétion de refuser la divulgation qu’elle peut le faire. Dans le cas qui nous concerne, l’appelant n’a pas réussi à démontrer qu’il est raisonnable de maintenir la confidentialité. Pour ces motifs, je suis d’avis de rejeter le pourvoi principal But/Mais

19. Personal Information Protection and Electronic Documents Act Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électronic

20. Information about an identifiable individual, but does not include the name, title or business address or telephone number of an employee of an organization Tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone Personal information/renseignement personnel

21. Any particular transaction, act or conduct or any regular course of conduct that is of a commercial character, including the selling, bartering or leasing of donor, membership or other fundraising lists Toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d’adhésion ou de collecte de fonds Commercial activity/activité commerciale

22. Upon request, an individual shall be informed of the existence, use, and disclosure of his or her personal information and shall be given access to that information. An individual shall be able to challenge the accuracy and completeness of the information and have it amended as appropriate une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées 4.9 Individual Access/Accès aux renseignements personnels

23. the information was generated in the course of a formal dispute resolution process Les renseignements ont été fournis uniqement à l’occasion d’un règlement officiel des différends S. 9 (3) (d)

24. The Privacy Commission of Canada/Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

25. The grievance documentation by its nature sought to resolve differences between parties Therefore, deems to be a type of formal dispute-resolution process Documentation that was created as part of a human rights investigation was not Not generated for the purpose of settling a dispute Purpose of responding to allegations and providing a defence si la documentation relative au grief visait, de par sa nature, à résoudre des différends entre les parties par conséquent, était considérée comme un type de règlement officiel de différends celle qui avait été produite dans le cadre de l’enquête liée aux droits de la personne ne l’était pas n’avait pas été produite aux fins de régler un différend en vue de répondre aux allégations et d’assurer une défense Decision #88

26. Neither Principle 4.9 nor any other provision of the Act intends a general right of access to representations made to the Commissioner in the course of a complaint investigation Information at issue was thus not subject to right of access at all Was unnecessary for the company to appeal an exemption under the Act in order to exclude the information ni le principe 4.9 ni tout autre disposition de la Loi ne vise à accorder un droit général d’accès aux observations présentées au Commissaire dans le cadre de l’enquête d’une plainte les renseignements en cause ne faisaient pas ainsi l’objet d’un droit d’accès quelconque Inutile pour la compagnie d’invoquer une disposition d’exemption en vertu de la Loi dans le but d’exclure les renseignements Decision #92

27. Conclusion