PROCESO PROMOCION- MATRICULA Y RETIRO EN SIMAT Vigencia 2014

1. PROCESO PROMOCION- MATRICULA Y RETIRO EN SIMAT Vigencia 2014 SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

2. PROCESO PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO EN SIMAT El objetivo de este proceso es matricular alumnos antiguos en el Sistema de Matriculas Estudiantil, del Ministerio de Educación Nacional. Con las herramientas explicadas en el presente documento es posible llevar a cabo la matrícula de los estudiantes que tienen un cupo asignado en la Institución, así como registrar o modificar el estado de los estudiantes reprobados de forma ágil.

3. La promoción permite trasladar la población matriculada en 2013 a la siguiente vigencia (2014), el proceso es fácil de ejecutar y posibilita reprobar, retirar, promocionar y matricular estudiantes, permitiendo a la institución la verificación de los alumnos registrados en el momento de la promoción y matricula. Todas las instituciones deben realizar la promoción y matrícula, de no hacerlo en las fechas establecidas el sistema iniciara la vigencia 2014 y no encontraran alumnos en la institución, lo que implica un esfuerzo mayor por parte de la institución la cual debe matricular uno a uno los estudiantes.

4. PASO 1: Crear grupos PASO INDISPENSABLE PARA DAR COHERENCIA AL PROCESO EN MATERIA DE LA CAPACIDAD DE CUPOS Y GRUPOS QUE SE OTORGARÁN EN CADA GRADO Ubicada en la barra de herramientas opción Instituciones-grupos Nota: Para realizar este proceso remitirse a la guía rápida suministrada

5. PASO 2: Registro Reprobados Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Registrar reprobados”. Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que reprobarán el año y marcarlos como “Reprobado”. 1. Opción Matrícula / Registrar reprobados Paso 1. Registro Reprobados

6. REGISTRO REPROBADOS Código DANE Institución Ingresar Código DANE Institución Dar click en Buscar instituciones Click en seleccionar

7. REGISTRO REPROBADOS • A continuación aparecen los campos para búsqueda y registro de reprobación. • Año de reprobación 2013 Año Reprobación 2013

8. REGISTRO REPROBADOS 2. Buscar 1. Seleccionar Grado • Seleccionar el grado en el cual la institución marcará reprobación en el año lectivo actual antes de realizar la correspondiente promoción y matrícula al siguiente año lectivo • Marcar la opción buscar (lupa)

9. El sistema reporta en orden alfabético los alumnos registrados en el grado seleccionado para el año lectivo 2013. • 1. Seleccionar en la casilla de REPROBADOS el alumno(s) correspondiente(s) • Se puede marcar varios alumnos reprobados en el mismo grado • 2. Guardar cambios 2. Guardar 1. Seleccionar Alumno(s) reprobado(s)

10. Desplazamiento a otras páginas de registros NOTA:No olvide que el sistema le permite desplazarse por varias páginas en las cuales encuentra la totalidad de alumnos que ha registrado la institución de acuerdo al grado seleccionado.

11. Reporte exitoso del cambio a alumno(s) reprobado(s) Reporte exitoso!

12. ANULACION REPROBADOS Si la institución por error involuntario, registró uno o varios estudiantes como Reprobados en el sistema, éste le permite anular el registro a través de la opción «Anular Reprobados» 1. Opción MATRICULA / ANULAR REPROBADOS 1. Anular Reprobados

13. ANULACION REPROBADOS Código DANE Institución Dar click en Buscar instituciones Click en seleccionar

14. ANULACION REPROBADOS 2. Buscar 1. Seleccionar grado a corregir • Seleccionar el grado en el cual se requiere realizar la corrección de estudiante(s) reprobado • Marcar la opción buscar

15. ANULACION REPROBADOS El sistema reporta únicamente los alumnos que fueron registrados como reprobados. 1. Marcar el (los) estudiante(s) para anular la reprobación 2. Guardar cambios 2. Guardar 1. Seleccionar estudiante (s)

16. ANULACION REPROBADOS Reporte exitoso de anulación de reprobados El alumno regresa al estado que tenia antes de ser reprobado Reporte exitoso! Anulación reprobado

17. PASO 3: Promoción-Matrícula y Retiro 2014 El objetivo del proceso de promoción y matrícula es tomar los alumnos matriculados actualmente y llevarlos al grado siguiente para el próximo año lectivo, previo registro de reprobados. Es importante verificar los estudiantes matriculados y retirar del sistema a los que ya no se encuentran en la institución educativa en el presente año lectivo, para que sus registros puedan ser liberados y matriculados por la nueva institución educativa que los ha acogido.

18. PASO 3: Promoción-Matrícula y Retiro 2014 Nota: Es importante tener en cuenta que si se trata del último grado (11º), los alumnos no se promocionan-matriculan, se gradúan, solo en el caso de que se tenga la certeza; puesto que el registro del estudiante quedara bloqueado y ya no se podrán hacer modificaciones. (remitirse a la opción matricula-novedades)

19. PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014 • Esta opción permite promocionar los alumnos que aprobaron el grado en el año actual, y que serán matriculados en el siguiente grado en el posterior año lectivo. • Opción Matrícula / MATRICULAR Matricular

20. PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014 1. Ingresar Código DANE Institución 2. Dar click en Buscar instituciones 3. Click en seleccionar 4. Click en ver sede

21. PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014 • Seleccionar Jornada 1. Seleccionar jornada Año 2014 El sistema predetermina que el año en el que van a quedar promocionados y matriculados los estudiantes es el siguiente año lectivo (2014)

22. PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014 • 1. Seleccionar Grado al cual la institución va a promocionar al estudiante (s) para el siguiente año lectivo. • 2. Marcar la opción buscar (lupa) Seleccionar Grado para el año 2014 • Ejemplo: Si la institución requiere promocionar los alumnos de 1º (primero) al siguiente grado 2º (segundo) para el año lectivo 2014, deberá seleccionar el grado «SEGUNDO»

23. PROMOCIÓN-MATRICULA 2014 • El sistema muestra el listado en orden alfabético de estudiantes registrados en la vigencia actual 2013, los cuales serán trasladados al siguiente año lectivo. NOTA: De acuerdo al ejemplo anterior, al seleccionar el grado 2º el sistema trae el listado de alumnos registrados en grado 1º del año 2013.

24. PROMOCION-MATRICULA Y RETIRO 2014 • Seleccionar el estudiante • Seleccionar el Estado «MATRICULADO» o «RETIRADO» 2. Estado Matriculado o Retirado 1. Seleccionar el estudiante NOTA: En esta opción no sólo permite matricular en el siguiente año lectivo, igualmente se puede realizar el «RETIRO» de estudiantes cuando la institución tiene la certeza del cambio de estado del estudiante.

25. SI SELECCIONÓ RETIRADO SIGA LOS SIGUIENTES PASOS

26. RETIRAR 2014 1. Una vez se ha identificado dentro de la lista al o a los estudiantes que se desean retirar, elija dicha opción 2. Luego Marque el o los retiros, en la opción seleccionar 2. Marcar el o los retiros 1. verificar y seleccionar retirado

27. RETIRAR 2014 3. Indique el motivo del retiro dentro de las opciones que despliega el sistema 4. Seleccione el grupo en el cual será matriculado 3. Indicar motivo de retiro 4. Seleccionar grupo

28. RETIRAR 2014 5. Seleccione la opción ninguno para internado 6. Dar clic en el botón guardar 6. Guardar 5. Seleccione ninguno

29. RETIRADO 2014 Reporte final: Cambios realizados en: con Éxito Cambios realizados en: con Éxito! NOTA: Una vez realizado este proceso con cada uno de los cursos de la institución, se finaliza y se guardarán los cambio de retiro del o los estudiantes del año lectivo 2013 al siguiente año lectivo 2014.

30. Desplazamiento a otras páginas de registros NOTA:No olvide que el sistema le permite desplazarse por varias páginas en las cuales encuentra la totalidad de alumnos que ha registrado la institución de acuerdo al grado seleccionado y que podrá ubicar para retirar si es el caso.

31. SI SELECCIONÓ MATRICULADO SIGA LOS SIGUIENTES PASOS

32. PROMOCION Y MATRICULA 2014 1. Seleccionar el grupo en el cual se va a matricular el estudiante. 2. En la opción INTERNADO, simplemente seleccionar «NINGUNO» 4. Seleccionar opción NINGUNO 3. Seleccione el grupo

33. PROMOCION-MATRICULA 2014 Una vez seleccionadas todas las opciones que el sistema requiere para realizar la promoción-matricula 3. Guardar cambios 5. Guardar

34. PROMOCION Y MATRICULA 2014 Reporte final: Cambios realizados en: con Éxito Cambios realizados en: con Éxito! NOTA: Una vez realizado este proceso con cada uno de los cursos de la institución, se finaliza la promoción y matricula de estudiantes del año lectivo 2013 al siguiente año lectivo 2014.

35. Desplazamiento a otras páginas de registros NOTA:No olvide que el sistema le permite desplazarse por varias páginas en las cuales encuentra la totalidad de alumnos que podrá matricular en la institución de acuerdo al grado seleccionado.

36. Observación final Luego de terminar este proceso, si se identificaron estudiantes que no fueron ubicados en la lista que arroja la opción matricula-matricular, debido a que se registran por primera vez en el SIMAT o en la institución educativa, deben buscarlos primero por la opción matricula-novedades y si allí se encuentran sin retirar, solicitar su retiro a la institución educativa en la que figuran. Si el estudiante a buscar, no se logra localizar por esta opción, por favor remitirse a la opción estudiante-registro de estudiantes y efectuar su matrícula. Todo ello con el ánimo de registrar el número real de estudiantes matriculados para el año electivo 2014 y que concuerden o se acerquen a las cifras que se irán a reportar en los formularios c600. Nota: Para mayor información de novedades remitirse a la guía rápida.