6 . – 7. 4. 2011

1. Aktivity v rámci projektu„Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadu Plzeňského kraje”Zvýšení kvality řízení - Workshop A2, A4, A5 6 . – 7. 4. 2011

2. Projektem „Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadu Plzeňského kraje“ řešené oblasti • A1 - Strategie řízení lidských zdrojů • A2 - Strategie řízení zřizovaných (příspěvkových) organizací • A3 - Informační strategie • A4 - Návrh a zavedení systému poskytování a sledování dotací • A5 - Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení projektů • A6 - Návrh a zavedení systému řízení kvality

3. Aktivita číslo 2 – Strategie řízení zřizovaných organizací 3

4. Realizace místních šetření na úrovní kraje/krajského úřadu Realizace místních šetření na úrovni ZO Realizace dotazníkového šetření Analýza dostupných dat – finance a výkony Analýza interní dokumentace Analýza legislativy Postup realizace 4

5. Klasifikace veřejné služby 5

6. Katalog služeb • Veřejná služba (název) • Právní předpisy související se službami • Kdo je uživatelem – zákazníkem veřejné služby • Garant veřejné služby • Poskytovatel služby • Zajištění distribuce služby 6

7. Katalog služeb • Způsob financování • Kontrola poskytované služby a sankce • Zpětná informační vazba • Funkční zapojení služby v rámci procesů organizace a interní dokumentace • Alternativní způsob zajištění 7

8. Karta doplňkové činnosti 8

9. Karta doplňkové činnosti 9

10. Karta doplňkové činnosti 10

11. SWOT – procesní oblast 11

12. SWOT – legislativa 12

13. Další zjištění legislativa • Nedostatek kapacit na veřejnosprávní kontrolu. • Více článků se zapojuje do financování organizace mimo odvětvový odbor. • Realizace projektů spolufinancovaných z EU není dostatečně komunikována z centrální úrovně • Při rozhodování, zda je majetek hmotný, nebo nehmotný zatíží/nezatíží rozpočet, není postupováno dle relevantních metod a není toto většinou reálně vyčíslováno, i když to směrnice upravuje. 13

14. SWOT – šetření 14

15. Následné kroky I • Zavedení společných služeb pro všechny subjekty na úrovni skupiny Plzeňského kraje • Způsob zajištění vybraných služeb • Nastavení koordinační úrovně ve vybraných oblastech směrem k ZO 15

16. Následné kroky II • Řídit organizace, nebo jim nechat stejnou autonomii? • Síťovat organizace a moderovat jejich komunikaci? • Vytvářet dodatečné kapacity na některé z organizací (i když to bude kraj) a selekce na jiné? • Způsob sběru ukazatelů a podkladů pro centrální zajištění sběru dat. • V jakých oblastech zajistit centrální správu a řízení? • Jak rychle a v jakých krocích systém implementovat? • Jak se postavit k optimální struktuře veřejných služeb? • Jak řídit ekonomickou činnost organizací? 16

17. Pokračování • Návrh a definice aktualizačních mechanizmů katalogu služeb zřizovaných organizací • Návrh zadávací dokumentace na vytvoření IS o zřizovaných organizacích • Strategie řízení ZO • Manuál ředitele ZO • Návrh vnitřní a vnější marketingové strategie změny (change management) • Vytvoření školicích materiálů a „Plánu vzdělávání a školení“ – dostatečně popsáno v rámci ZD. • Návrh změn interních dokumentů 17

18. Připomínkovací proces • LEGISLATIVA PRO OBLAST ŠKOLSTVÍ – DOPLNĚNO • KOMUNIKAČNÍ A KOORDINAČNÍ SCHÉMA – CHYBÍ ODDĚLENÍ – DOPLNĚNO • STATISTICKÉ ZDROJE A GARANT DAT – JE TO Z MD, ALE STEJNÉ JE ČSÚ • DOMOV KLIDNÉHO STÁŘÍ V ŽINKOVECH – DOPLNĚNO • 5131 – POTRAVINY – DOPLNĚNO • NAHRADIT POJEM VÝNOSY POJMEM PŘÍJMY – DOPLNĚNO • LEGISLATIVA PRO OBLAST SOCIÁLNÍCH VĚCÍ - DOPLNĚNO

19. Připomínkovací proces • p. PALAS – nutno individuální konzultace připomínek

20. Aktivita číslo 4 – Návrh a zavedení systému poskytování a sledování dotací 20

21. Realizované aktivity • Analýza aktuálních potřeb žadatelů • Analýza nastavení stávajícího systému prostřednictvím přímých rozhovorů • Analýza nastavení stávajícího systému prostřednictvím studia interní dokumentace úřadu a dokumentace související s dotačními • Definice požadavků na nastavení systému prostřednictvím druhého kola místních šetření • Analýza potřeb zaměstnanců na nastavení systému poskytování dotací prostřednictvím realizace workshopu • Analýza možnosti využití IS pro podávání žádostí a jejich administrace 21

22. Výstupy místních šetření • Žadatelé/příjemci jsou se stávajícím systémem více než spokojeni • Žadatelé jsou ochotni ve většině případů žádat elektronickou cestou. • Posledním hlavním zjištěním je skutečnost, že žadatelé a stejně tak i příjemci uvítají širší metodickou podporu ze strany kraje. 22

23. Výstupy místních šetření I • Duplicita zadávání dat • Není přehled o struktuře a výši dotací napříč. Nedostatečný přehled se promítá primárně do těchto úrovní: • Finanční – porušení zákona o krajích • Finanční – vazba na schvalování • Finanční – neexistuje přehled pro plánování rozpočtových výdajů. • Finanční – neexistuje průběžné řízení výdajů a sledování čerpání • Duplicita – duplicita tematického zaměření žádosti od jednoho žadatele. • De-minimis – není možné dohledat, jestli žadatel podporu z kraje obdržel. • De-minimis –není možné vést operativně a stále aktuálně databáze. 23

24. Výstupy místních šetření II • Neexistence vize pro potřeby rozdělování dotací • Necílené vyhlašování výzev • Nejednotný přístup k řízení dotačních titulů což generuje: • nejednotnost dokumentace, • nejednotnost priorit, • zvýšení náročnosti na zajištění dotačního titulu – potřeba vyšších personálních kapacit. • Nesystémovost – neprovázanost s dalšími systémy, a to jak procesními, tak IT 24

25. Výstupy místních šetření III • Neexistence centrálních evidencí: • žadatelé – není nikde přehled o všech žadatelích, • příjemci – mnohdy není patrné kdo, kolik a kdy obdržel. • Potřeba cílení rozvoje krajských organizací • Veřejnosprávní kontrola • Vymezení personálních a dalších nákladů na řízení systému poskytování dotací • Nejednotnost propagace dotačních titulů • Zavádějící názory na fungování úřadu 25

26. Výstupy místních šetření IV • Chyby v administraci dotací • Politická situace – ta se promítá primárně do ad-hoc dotací, zde neexistuje jasný klíč pro jejich výběr a preferenci • Neustálé opakování jednorázových akcí i několikrát ročně • Existence systému pro žádání o dotace v oblasti lesnictví a doplňkově včelařství • Nedostatky v oblasti interní kontroly 26

27. Data KEVIS 27

28. Data KEVIS 28

29. Doplnění KEVIS • GARANT ZA DOTAČNÍ TITUL – ODBOR, JMÉNO • VÝŠE VEŘEJNÉ PODPORY DLE REŽIMU • APLYKACE PRO ŘÍZENÍ KONTROL: • PLÁN • ZÁZNAM • PLNĚNÍ OPATŘENÍ • JINÉ ZDORJE FINANCOVÁNÍ NA PROJEKT • ZDROJ • VÝŠE • ÚČEL 29

30. Další směr systému I • Centrální koordinace systému poskytování dotací a lokální distribuce a řízení dotací (všechny druhy): • osvěta, • řízení strategie, • správa dat, • metodická podpora interní • Plošné zavedení elektronického sběru žádostí o dotaci pro všechny žadatele: • mimoprogramové a mimoprogramové pravidelné, • programové. • Doplnění a revize veškeré interní dokumentace 30

31. Struktura řízení dotací PK - organizace 31

32. Další činnosti • Návrh varianty zajištění řízení poskytování dotací a doporučení nejvhodnější varianty – duben 2011 • Stanovení vhodného modelu poskytování a sledování dotací, grantů a darů – duben 2011 • Zpracování zadávací dokumentace na systém pro poskytování dotací – duben 2011 • Návrh komunikační strategie s žadateli a příjemci – květen 2011 • Definice rolí v rámci vypisování dotací na KÚPK, stanovení metodického koordinátora v rámci struktury KUPK – duben 2011 32

33. Další činnosti • Vytvoření jednoduchého a srozumitelného návodu pro potenciální žadatele o krajské dotace – červenec 2011 • Plán implementace navrhovaných změn a opatření – průběžně – první duben 2011 • Návrh metodiky vyhodnocování plnění stanovených strategických cílů – červen 2011 • Zadávací dokumentace pro výběr SW na elektronizaci dotací – duben 2011 • Návrh unifikované dokumentace pro vypisování a administraci výzev PK – první verze květen, dopracování říjen dle IS atp. 33

34. SWOT analýza 34

35. SWOT analýza 35

36. Připomínkovací proces • ODBOR EKONOMICKÝ ADMINISTRUJE DOTACE? • NESOUHLAS S KONCEPCÍ ŘEŠENÍ ORR? • STATISTIKA – OBCE? • NEJASNÁ DEFINICE ZNÁMKOVÁNÍ? • ZAŘAZENÍ BEZPEČNÝ KRAJ – VYPOŘÁDÁNO. • OSTATNÍ TITULY ZA BEZPEČNÝ KRAJ • ČETNOST DOTACÍ ZA OBLAST SOCIÁLNÍCH VĚCÍ – DOTAZNÍK JE NIŽŠÍ NEŽ SKUTEČNOST. • ÚVAZKY ZA OBLAST SOCIÁLNÍCH VĚCÍ?

37. Připomínkovací proces • VOLENÉ ORGÁNY MĚSTA – NAHRAZENO KRAJE. • OKŘ – PROGRAMOVÉ/MIMOPROGRAMOVÉ – DOPLNĚNO • OKŘ – REVIZE DOPLNĚNÍ STRUKTURY DOTAČNÍCH TITULŮ – BUDE DOPLNĚNO NA ZÁKLADĚ KONZULTACE • OKŘ – VAZBA NA ZJIŠŤOVÁNÍ POTŘEB – BUDE DOPŘESNĚNO